Vorlage zur Dokumentenverfolgung im Bauwesen

Diese interaktive Excel-Datei ist bereits mit den Formeln ausgefüllt, die Sie benötigen, um sofort mit dem Ausfüllen und der Nutzung zu beginnen.

Bei fast jedem Bauprojekt fällt eine enorme Menge an Daten an, die nachverfolgt und organisiert werden müssen. Darüber hinaus müssen im Verlauf des Projekts neue Informationen hinzugefügt und bestehende Informationen aktualisiert werden.

Diese Daten können alles umfassen – von ersten Entwürfen und Genehmigungen über detaillierte Zeichnungen und Spezifikationen bis hin zu täglichen und wöchentlichen Fortschrittsberichten und Inspektionen.

Unsere Vorlage zur Nachverfolgung von Baudokumenten bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, all Ihre Dokumentation an einem Ort zu speichern, damit sie schnell und einfach abgerufen und gepflegt werden kann.

In der Baubranche gibt es einen Berg an Papierkram, der unser Leben bestimmt – von Verträgen, Lizenzen und Genehmigungen bis hin zu Zeichnungen, Spezifikationen, Ausschreibungsanfragen, Änderungsaufträgen und Inspektionsberichten. Es ist eine Realität, mit der sich die meisten von uns lieber nicht auseinandersetzen würden, aber es führt kein Weg daran vorbei. Was Sie jedoch tun können, ist sicherzustellen, dass Ihre Interaktionen im Zusammenhang mit Unterlagen weniger überwältigend und einigermaßen stressfrei sind.

Um Ihr Leben zu vereinfachen, können Sie ein funktionales Dokumentenmanagementsystem implementieren, mit dem Sie problemlos neue Inhalte hinzufügen, diese bearbeiten, prüfen und mit den für das Projekt relevanten Personen teilen können. Das klingt kompliziert, ist es aber nicht. Ein solides Dokumentenmanagementsystem sollte über Dateien verfügen, die auf logische Weise kategorisiert sind und Ihnen (die Möglichkeit geben), innerhalb von Sekunden auf jeden benötigten Datensatz zuzugreifen. Es sollte eine skalierbare Lösung sein, die sich problemlos an wachsende Umgebungen anpassen lässt, wenn dem Projekt neue Elemente hinzugefügt oder zusätzliche Projekte parallel verwaltet werden. Es sollte sicher sein, um unbefugten Zugriff auf XXX-Daten zu verhindern, und sich dennoch problemlos mit den Beteiligten teilen lassen, die Zugriff benötigen. Die einfachste Lösung für die meisten Unternehmen besteht darin, einen der gängigen Cloud-Dienste wie Google Drive zur Speicherung von Dateien zu nutzen, kombiniert mit einem Tracker. Für größere Unternehmen mit mehr parallel laufenden Prozessen ist es üblich, entweder eine vorgefertigte Softwarelösung einzusetzen oder Software maßgeschneidert entwickeln zu lassen.

Vor allem müssen Sie die Zustimmung der Personen gewinnen, die das System nutzen werden, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Schritte befolgen, damit das System effektiv funktioniert. Sie sollten die Beteiligten von Anfang an einbeziehen und in jeder Phase ihr Feedback einholen. Kommunizieren Sie die Änderungen in allen Bereichen und stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wie das neue System sein Arbeitsleben verbessern wird.