Bezahlte Freistellung für den Geschworenendienst in Illinois: Worauf sich Arbeitgeber vor Januar 2027 vorbereiten müssen
Arbeitgeber in Illinois haben noch Zeit, ihre Abläufe für Geschworenendienst und Lohnabrechnung zu überprüfen, bevor eine neue Pflicht zur bezahlten Freistellung in Kraft tritt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber mit 26 oder mehr Beschäftigten ihren Beschäftigten für die bereits bestehende, arbeitsplatzgeschützte Freistellung für den Geschworenendienst deren regulären Stundenlohn zahlen.
Die Änderung wurde durch House Bill 4844 verabschiedet und am 31. Juli 2026 von Gouverneur J.B. Pritzker unterzeichnet. Sie ändert den Illinois Jury Act und den Illinois Jury Commission Act. Die Zusammenfassung der Änderungen zur bezahlten Freistellung für den Geschworenendienst in Illinois von Amundsen Davis hebt einen wichtigen Punkt für die Planung hervor: Die neue bezahlte Freistellung ist weder durch Obergrenzen noch durch andere Einschränkungen begrenzt.
Für Arbeitgeber beginnt die praktische Umsetzung bereits vor dem Inkrafttreten. Prüfen Sie, wer unter die Regelung fällt, wie der Geschworenendienst erfasst wird, wie Arbeitspläne angepasst werden und wie die Lohnabrechnung bezahlte Freistellung für den Geschworenendienst von anderen Abwesenheitszeiten unterscheidet.
Welche Arbeitgeber in Illinois müssen sich vorbereiten?
Die neue Pflicht gilt für Arbeitgeber in Illinois mit 26 oder mehr Beschäftigten. Unternehmen sollten prüfen, ob sie diesen Schwellenwert erreichen, und ein einheitliches Verfahren zur Überwachung ihrer Beschäftigtenzahl einrichten. Diese Prüfung sollte nicht bis zur ersten Lohnabrechnung warten, auf die die neue Regelung Anwendung findet.
Das Gesetz betrifft Beschäftigte, die die bestehende, arbeitsplatzgeschützte Freistellung für den Geschworenendienst in Anspruch nehmen. Die Änderung schafft daher nicht einfach eine neue Kategorie allgemeiner bezahlter Freistellung. Arbeitgeber sollten die Freistellung für den Geschworenendienst in ihren Richtlinien und Lohnabrechnungssystemen getrennt von Urlaub, persönlicher Freistellung, Krankheitsurlaub und anderen bezahlten Abwesenheitszeiten behandeln.
Die Quelle beschreibt die Zahlungspflicht als Zahlung des regulären Stundenlohns der beschäftigten Person. Arbeitgeber sollten daher prüfen, wie dieser Lohn in ihrem Lohnabrechnungssystem hinterlegt ist und wie das System ihn anwendet, wenn eine beschäftigte Person wegen Geschworenendienstes abwesend ist. Wenn sich der maßgebliche Stundenlohn aufgrund der Vergütungsvereinbarung oder des Arbeitsmusters nicht eindeutig bestimmen lässt, sollten Sie qualifizierten arbeitsrechtlichen Rat oder eine Fachkraft für Lohnabrechnung hinzuziehen, statt eine informelle Regel zu schaffen.
Die Quelle enthält nicht für jede denkbare Situation von Beschäftigten sämtliche administrativen Einzelheiten. Arbeitgeber sollten nicht davon ausgehen, dass ihre bestehenden PTO-Regelungen alle Fragen zur Freistellung für den Geschworenendienst beantworten. Überprüfen Sie stattdessen die neue Pflicht gemeinsam mit den geltenden Richtlinien und holen Sie für alle nicht eindeutigen Situationen fachlichen Rat ein.
Aktualisieren Sie die Verfahren für Arbeitsplanung und Abwesenheiten
Der Geschworenendienst kann die Personalplanung auch dann beeinträchtigen, wenn die beschäftigte Person rechtzeitig Bescheid gibt. Führungskräfte müssen möglicherweise Schichten anpassen, Ersatz organisieren und vermeiden, eine geschützte Abwesenheit als Anwesenheitsproblem zu behandeln. Ein schriftliches Verfahren kann Vorgesetzten helfen, einheitlich zu reagieren.
Legen Sie zunächst fest, wem Beschäftigte Informationen zum Geschworenendienst melden sollen. Das Verfahren kann beispielsweise eine Führungskraft, eine Ansprechperson in der Personalabteilung, die für die Einsatzplanung zuständige Person oder eine andere benannte Stelle vorsehen. Wichtig ist, dass Beschäftigte dieselbe Abwesenheit nicht mehreren Personen erklären müssen oder sich auf eine informelle Nachricht verlassen, die übersehen werden könnte.
Ihr Verfahren für die Arbeitsplanung sollte Folgendes ermöglichen:
- Die voraussichtlichen Termine des Geschworenendienstes zu erfassen.
- Die beschäftigte Person für die betroffenen Schichten als nicht verfügbar zu kennzeichnen.
- Zu verhindern, dass die Abwesenheit als nicht genehmigte Abwesenheit behandelt wird, wenn die Freistellung ordnungsgemäß gemeldet wurde.
- Den Arbeitsplan zu aktualisieren, falls sich der Zeitraum des Geschworenendienstes ändert.
- Nur die Informationen weiterzugeben, die Führungskräfte für die Einsatzplanung benötigen.
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, zu überprüfen, wie Schichtleitungen über Änderungen im Arbeitsplan informiert werden und darauf reagieren. Die Hinweise in Effektive Kommunikation für Schichtleitungen sind hier relevant, denn eine Regel zur Lohnabrechnung kann weiterhin zu betrieblichen Problemen führen, wenn das Team für die Einsatzplanung nicht mit denselben Informationen arbeitet.
Versprechen Sie keine feste Anzahl bezahlter Tage und führen Sie keine Obergrenze ein, sofern eine solche Einschränkung nicht durch geltendes Recht und rechtliche Beratung gestützt ist. Die Zusammenfassung von Amundsen Davis weist ausdrücklich darauf hin, dass die neue bezahlte Freistellung weder Obergrenzen noch andere Einschränkungen vorsieht. Arbeitgeber sollten insbesondere darauf achten, keine Begrenzungen aus einer anderen Freistellungsregelung in das Verfahren für den Geschworenendienst zu übernehmen.
Bereiten Sie Lohnabrechnung und Dokumentation vor
Die Lohnabrechnung benötigt eine klare Aufzeichnung darüber, wann die Freistellung für den Geschworenendienst genommen wurde und wie sie vergütet wurde. Richten Sie einen eigenen Zeit- oder Lohncode für die bezahlte Freistellung für den Geschworenendienst ein, statt diese Zeit einer allgemeinen Abwesenheitskategorie zuzuordnen. Ein eigener Code erleichtert die Prüfung der Lohnabrechnung, die Beantwortung von Fragen der Beschäftigten und die Feststellung, ob das Verfahren einheitlich angewendet wird.
Überprüfen Sie vor dem 1. Januar 2027 die folgenden Punkte:
- Den für die Zahlung verwendeten regulären Stundenlohn der beschäftigten Person.
- Die als Freistellung für den Geschworenendienst erfassten Daten und Stunden.
- Die Verbindung zwischen Arbeitsplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung.
- Die Genehmigung oder Mitteilung, die die Abwesenheit dokumentiert.
- Den Lohnabrechnungsbericht, aus dem die Zahlung unter dem Code für den Geschworenendienst hervorgeht.
Bewahren Sie Unterlagen auf, aus denen hervorgeht, was gemeldet wurde, wie die Abwesenheit erfasst wurde und wie die Zahlung berechnet wurde. Die Zusammenfassung der Quelle nennt keine gesonderte Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen. Arbeitgeber sollten daher keine eigene Frist festlegen. Halten Sie die geltenden Dokumentationspflichten sowie die Anweisungen Ihrer Rechtsberatung ein.
Ein eigener Code kann außerdem helfen, typische Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden, etwa eine Vergütung der Freistellung mit dem falschen Lohnsatz, eine weiterhin eingeplante Schicht, die die beschäftigte Person nicht arbeiten kann, oder eine Behandlung der Abwesenheit als unbezahlte Zeit. Eine umfassendere Prüfung Ihrer Kontrollen in der Lohnabrechnung finden Sie unter 5 Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung.
Überprüfen Sie Richtlinien und schulen Sie die beteiligten Personen
Mitarbeiterhandbuch, Anwesenheitsrichtlinie, Richtlinie zum Geschworenendienst, Anweisungen zur Einsatzplanung und Verfahren für die Lohnabrechnung sollten eine einheitliche Sprache verwenden. Wenn ein Dokument den Geschworenendienst als unbezahlt beschreibt, während ein anderes auf die allgemeine PTO-Regelung verweist, können Beschäftigte und Führungskräfte widersprüchliche Anweisungen erhalten.
Ihre aktualisierte Richtlinie sollte erläutern, wo Beschäftigte ihren Geschworenendienst melden, wie sie das Unternehmen informieren und wie die Abwesenheit in der Einsatzplanung und Lohnabrechnung erscheint. Sie sollte außerdem klarstellen, dass die bezahlte Freistellung für den Geschworenendienst gegebenenfalls getrennt von anderen Freistellungsarten behandelt wird.
Führungskräfte, die Stundenzettel genehmigen oder Schichten zuweisen, sollten eine kurze Erklärung des neuen Verfahrens erhalten. Sie müssen wissen, welchen Code sie verwenden sollen, an wen sie sich bei Fragen wenden können und dass die Abwesenheit wegen Geschworenendienstes über das dafür vorgesehene Verfahren behandelt werden muss. Das Team der Lohnabrechnung sollte den Code und die Berichte vor der ersten betroffenen Abrechnung testen, statt ein Problem erst nach der Auszahlung festzustellen.
Eine Überprüfung Ihres gesamten Freistellungsrahmens kann ebenfalls hilfreich sein. Eine PTO-Richtlinie für Ihr Bau- oder Handwerksunternehmen erstellen erläutert, wie wichtig es ist, den Umgang mit verschiedenen Arten von Abwesenheitszeiten zu dokumentieren. Die Freistellung für den Geschworenendienst sollte in diesen Rahmen aufgenommen, jedoch nicht als gewöhnliche, freiwillig gewährte PTO behandelt werden.
Was Sie vor dem 1. Januar 2027 tun sollten
Arbeitgeber in Illinois mit 26 oder mehr Beschäftigten sollten die Monate bis zum Inkrafttreten nutzen, um den Geltungsbereich zu bestätigen, den maßgeblichen Lohnsatz für die Lohnabrechnung zu bestimmen, einen eigenen Freistellungscode einzurichten und die Abläufe für Einsatzplanung und Genehmigungen zu testen. Anschließend sollten sie ihre schriftlichen Richtlinien aktualisieren und Führungskräfte sowie Beschäftigte über das Verfahren informieren.
Das praktische Ziel ist ein nachvollziehbarer Prozess, der die Mitteilung über den Geschworenendienst, den betroffenen Arbeitsplan, die genehmigte Freistellung und die Zahlung des regulären Stundenlohns miteinander verknüpft. Wenn dieser Prozess im Voraus eingerichtet wird, lässt sich die Änderung ab dem 1. Januar 2027, wenn die bezahlte Freistellung für den Geschworenendienst beginnt, leichter umsetzen.