Australiens Mindestlohnerhöhung 2026: Eine Lohnabrechnungs-Checkliste für kleine Arbeitgeber

Das Mindestlohn-Update in Australien für 2026 bringt für kleine Arbeitgeber mehrere Prüfungen in der Lohnabrechnung mit sich. Das Merkblatt des Fair Work Ombudsman zu Mindestlöhnen bestätigt, dass der nationale Mindestlohn ab der ersten vollständigen Lohnabrechnungsperiode, die am oder nach dem 1. Juli 2026 beginnt, 26,44 AUD pro Stunde bzw. 1.004,90 AUD pro Woche beträgt. Auch die Mindestlöhne nach den Awards wurden um 4,75 % erhöht.

In der Praxis geht es nicht einfach darum, eine Zahl im Lohnabrechnungssystem zu ändern. Arbeitgeber sollten prüfen, welche Sätze für die einzelnen Beschäftigten gelten, entsprechende Zuschläge und Strafzuschläge kontrollieren und sicherstellen, dass Zeiterfassung und Lohnberechnungen bereit sind, bevor die betroffenen Arbeitsstunden abgerechnet werden.

1. Ermitteln, bei welchen Beschäftigten und Vergütungssätzen Änderungen erforderlich sind

Beginnen Sie mit einer Liste der Beschäftigten, deren Vergütung von der Änderung betroffen sein könnte. Dazu gehören Beschäftigte, die nach dem nationalen Mindestlohn bezahlt werden, ebenso wie Beschäftigte, für die ein Award mit aktualisierten Mindestsätzen gilt.

Gehen Sie nicht davon aus, dass für alle Beschäftigten dieselbe Anpassung erforderlich ist. Die Einstufung nach einem Award kann von der ausgeübten Tätigkeit, dem Beschäftigungslevel und weiteren Angaben abhängen, die in den Beschäftigungsunterlagen und im Lohnabrechnungssystem hinterlegt sind. Überprüfen Sie die Einstufung aller betroffenen Beschäftigten und vergleichen Sie sie mit ihrer aktuellen Rolle und ihren tatsächlichen Aufgaben.

Eine sinnvolle Prüfung sollte vier Fragen beantworten:

• Welche Beschäftigten werden nach dem nationalen Mindestlohn bezahlt?
• Für welche Beschäftigten gilt ein Award?
• Welche Award-Einstufung und welcher Mindestsatz gelten für die jeweilige Person?
• Gibt es Beschäftigte, die zwar über dem geltenden Mindestlohn bezahlt werden, deren Vergütung aber dennoch mit Award-basierten Berechnungen verknüpft ist?

Die letzte Frage ist wichtig, weil ein Gehalts- oder Stundenlohn mit weiteren Verpflichtungen in der Lohnabrechnung zusammenhängen kann. Am sichersten ist es, die aktualisierten Mindestlöhne mit den bereits hinterlegten Vereinbarungen zu vergleichen, statt die gesamte Belegschaft pauschal um denselben Prozentsatz anzuheben.

Dokumentieren Sie, welche Vergütungssätze geprüft wurden, welche Einstufung verwendet wurde und warum die Vergütung einer Person geändert oder unverändert gelassen wurde. So haben Lohnbuchhaltung und Führungskräfte eine klare Grundlage für den nächsten Abrechnungslauf.

2. Casual-Zuschläge und Strafzuschläge separat prüfen

Casual-Zuschläge und Strafzuschläge sollten im Rahmen derselben Prüfung berücksichtigt werden. Sie sind jedoch nicht mit dem Grundlohn gleichzusetzen. Die jeweils geltende Berechnung kann von der Einstufung, der Award-Zugehörigkeit und dem Zeitpunkt abhängen, zu dem die Arbeitsstunden geleistet wurden.

Bei Casual-Beschäftigten sollten Sie sicherstellen, dass das Lohnabrechnungssystem den korrekten Casual-Zuschlag für den jeweiligen Vergütungssatz verwendet. Prüfen Sie, ob der Zuschlag auf Grundlage des aktualisierten Grundlohns berechnet wird und ob das System ihn sowohl auf die regulären Arbeitsstunden als auch auf andere Stunden anwendet, für die eine abweichende Berechnung erforderlich ist.

Überprüfen Sie anschließend die Strafzuschläge. Vergleichen Sie die Systemeinstellungen mit den aktualisierten Award-Informationen für die Schichten, die Ihre Beschäftigten tatsächlich übernehmen. Dies kann Arbeitszeiten mit unterschiedlichen Vergütungssätzen umfassen. Prüfen Sie deshalb die Bedingungen für die jeweiligen Lohnarten, statt nur den regulären Stundenlohn zu ändern.

Die Prüfung sollte Folgendes abdecken:

• reguläre Arbeitsstunden;
• Casual-Zuschlag;
• Strafzuschläge;
• Überstunden und andere zusätzliche Vergütungskategorien, die im Lohnabrechnungssystem eingerichtet sind; sowie
• Urlaubsvergütung und andere Zahlungseinstellungen, bei denen ein Stundenlohn oder ein Award-basierter Satz verwendet wird.

Treffen Sie keine Annahmen allein aufgrund der Stellenbezeichnung. Die Einstufung und die erfassten Arbeitsstunden sind wichtige Berechnungsgrundlagen. Wenn der korrekte Vergütungssatz unklar ist, halten Sie die Änderung zurück und bestätigen Sie die geltenden Award-Informationen, bevor Sie die Lohnabrechnung abschließend verarbeiten.

3. Lohnabrechnung und Zeiterfassung vor dem nächsten Abrechnungslauf aktualisieren

Sobald die geltenden Vergütungssätze bestätigt sind, aktualisieren Sie das Lohnabrechnungssystem und alle damit verbundenen Zeiterfassungstools. Eine Änderung kann übersehen werden, wenn ein System aktualisiert wird, während ein anderes weiterhin alte Lohnarten oder bereits genehmigte Arbeitsstunden übermittelt.

Überprüfen Sie die folgenden Einstellungen:

• grundlegende Stundenlöhne;
• Wochenlöhne, sofern verwendet;
• Award-Einstufungen;
• Regeln für Casual-Zuschläge;
• Strafzuschläge und andere zusätzliche Vergütungssätze;
• Gültigkeitsdaten; sowie
• Zuordnungen von Beschäftigten und Lohnarten.

Der für das Update des Fair Work Ombudsman maßgebliche Zeitpunkt ist die erste vollständige Lohnabrechnungsperiode, die am oder nach dem 1. Juli 2026 beginnt. Verwenden Sie diesen Zeitpunkt bei der Prüfung des Abrechnungskalenders und achten Sie darauf, die neuen Einstellungen nicht auf den falschen Zeitraum anzuwenden. Wenn sich eine Lohnabrechnungsperiode über den relevanten Stichtag hinaus erstreckt, prüfen Sie, wie Ihr System mit den betreffenden Arbeitsstunden umgeht, statt anzunehmen, dass für die gesamte Periode derselbe Vergütungssatz gelten muss.

Auch die Zeiterfassung ist Teil dieser Kontrolle. Genehmigte Beginn- und Endzeiten, Pausen, Schichtarten und Beschäftigteneinstufungen wirken sich allesamt auf das Ergebnis der Lohnabrechnung aus. SINC kann dabei helfen, diese Angaben gemeinsam mit Ihrem übrigen Prozess zur Vermeidung von Fehlern in der Lohnabrechnung zu verwalten – insbesondere dann, wenn Führungskräfte die Arbeitsstunden vor der Lohnabrechnung genehmigen.

Testen Sie vor der eigentlichen Lohnabrechnung einige ausgewählte Beispiele. Berücksichtigen Sie mindestens eine reguläre Schicht, sofern relevant eine Casual-Beschäftigte bzw. einen Casual-Beschäftigten sowie jedes gängige Schichtmodell, für das ein Strafzuschlag gilt. Vergleichen Sie das erwartete Ergebnis mit der Ausgabe des Systems und korrigieren Sie die Konfiguration, bevor Sie den vollständigen Abrechnungslauf starten.

4. Bereits verarbeitete Lohnabrechnungen erneut prüfen

In der Zusammenfassung des Fair Work Ombudsman wird darauf hingewiesen, dass Arbeitgeber die aktualisierten Vergütungssätze auch dann überprüfen sollten, wenn sie die Lohnabrechnung für betroffene Arbeitsstunden bereits durchgeführt haben. Die Checkliste sollte daher nicht mit dem nächsten Abrechnungslauf enden.

Prüfen Sie die erste betroffene Lohnabrechnungsperiode rückwirkend und ermitteln Sie, bei welchen Beschäftigten Arbeitsstunden möglicherweise noch mit den alten Einstellungen bezahlt wurden. Kontrollieren Sie für diese Stunden den Vergütungssatz, die Einstufung, den Casual-Zuschlag und die Berechnung der Strafzuschläge. Wenn die Prüfung eine Abweichung ergibt, dokumentieren Sie die betroffene Lohnabrechnungsperiode und die zu überprüfende Berechnung, bevor Sie entscheiden, wie Unterlagen und Auszahlung korrigiert werden sollen.

Es lohnt sich außerdem zu prüfen, wie die Änderung intern kommuniziert wurde. Führungskräfte müssen Löhne nicht manuell berechnen, sollten aber wissen, welche Angaben korrekt erfasst sein müssen und wann Genehmigungen erforderlich sind. Klare Anweisungen können verhindern, dass eine korrekte Konfiguration der Lohnabrechnung durch unvollständige oder falsch codierte Zeiterfassungen beeinträchtigt wird. Der SINC-Leitfaden zur effektiven Kommunikation für Schichtleiter kann dabei helfen, diese Übergabe zu strukturieren.

Eine kurze schriftliche Checkliste reicht in der Regel aus: Einstufung der beschäftigten Person bestätigen, Arbeitsstunden korrekt erfassen, Zeiterfassung genehmigen und die Informationen bis zum vereinbarten Stichtag an die Lohnbuchhaltung übermitteln.

Die Erhöhung für 2026 sollte als Überprüfung der gesamten Lohnabrechnung verstanden werden und nicht lediglich als Eingabe eines neuen Vergütungssatzes. Beginnen Sie mit den offiziellen Informationen zu Mindestlöhnen und Awards, ordnen Sie jede betroffene Person der korrekten Einstufung zu, testen Sie die damit verbundenen Zuschläge und Strafzuschläge und prüfen Sie sowohl anstehende als auch bereits verarbeitete betroffene Arbeitsstunden. Dieses Vorgehen ist zuverlässiger, als die Vergütung pauschal zu erhöhen und darauf zu hoffen, dass die übrigen Einstellungen der Lohnabrechnung automatisch folgen.