Allgemeinverbindliche Tarifverträge: Was Arbeitgeber prüfen müssen

Ein Tarifvertrag kann sich auf die Lohnabrechnung auswirken, auch wenn ein Unternehmen keinem Arbeitgeberverband angehört. Entscheidend ist nicht nur, ob der Arbeitgeber einen Vertrag unterzeichnet hat, sondern auch, ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag das Unternehmen, seine Tätigkeiten und das Gebiet, in dem es tätig ist, erfasst.

Das deutsche Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat sein Register der allgemeinverbindlichen Tarifverträge aktualisiert. Die Aktualisierung umfasst unter anderem Tarifverträge über die Entlohnung im Sicherheitsgewerbe in Sachsen-Anhalt, Rheinland-Pfalz und dem Saarland. Wie das BMAS-Register der allgemeinverbindlichen Tarifverträge erklärt, können diese Tarifverträge auch Arbeitgeber binden, die keiner Arbeitgeberorganisation angehören, sofern sie innerhalb des fachlichen und räumlichen Geltungsbereichs des Tarifvertrags tätig sind.

Für kleine Unternehmen besteht die praktische Aufgabe darin, diese Informationen in eine wiederholbare Prüfung für die Lohnabrechnung zu übertragen. Bevor Sie einen Stundenlohn verwenden, Schichten veröffentlichen oder Arbeitszeiten freigeben, sollten Sie prüfen, welche Regelungen für die ausgeübte Tätigkeit gelten.

1. Prüfen Sie, ob das Unternehmen in den Geltungsbereich des Tarifvertrags fällt

Beginnen Sie mit dem Register, statt sich auf Annahmen über eine Mitgliedschaft zu verlassen. Ein Unternehmen entgeht einem Tarifvertrag nicht automatisch, nur weil es keinem Arbeitgeberverband angehört. Der Tarifvertrag kann gelten, wenn das Unternehmen in der entsprechenden Branche und Region tätig ist.

Erstellen Sie für jeden Standort und jede Art von Tätigkeit eine einfache Checkliste zum Geltungsbereich:

• In welchem Bundesland oder Gebiet wird die Arbeit ausgeführt?
• Welche Geschäftstätigkeit übt das Unternehmen aus?
• Führen die Beschäftigten Tätigkeiten aus, die vom Tarifvertrag erfasst werden?
• Bezieht sich der Tarifvertrag auf das gesamte Unternehmen, einen bestimmten Betrieb oder bestimmte Tätigkeiten?
• Gibt es mehrere Standorte mit unterschiedlichem räumlichem Geltungsbereich?

Die aktualisierten Informationen des BMAS beziehen sich ausdrücklich auf Sachsen-Anhalt, Rheinland-Pfalz und das Saarland, darunter Tarifverträge über die Entlohnung im Sicherheitsgewerbe. Das bedeutet nicht, dass automatisch jeder Arbeitgeber in diesen Bundesländern erfasst ist. Der fachliche und räumliche Geltungsbereich muss weiterhin mit dem tatsächlichen Unternehmen und den ausgeübten Tätigkeiten abgeglichen werden.

Bewahren Sie eine Kopie oder einen internen Nachweis des Registereintrags auf, den Sie geprüft haben, und vermerken Sie das Datum der Prüfung. So entsteht eine nachvollziehbarere Dokumentation als durch einen Eintrag wie „Tarifvertrag geprüft“, ohne weitere Angaben.

2. Prüfen Sie die Entgeltregelungen vor der Lohnabrechnung

Sobald ein möglicherweise relevanter Tarifvertrag ermittelt wurde, sollten Sie keinen Lohnsatz in die Lohnabrechnung übernehmen, ohne zu prüfen, wofür dieser Satz steht. Ein Tarifvertrag kann Regelungen enthalten, die der jeweiligen Funktion oder der ausgeübten Tätigkeit zugeordnet werden müssen. Die verfügbare Quelle nennt Tarifverträge über die Entlohnung, enthält in der Zusammenfassung des Registers jedoch nicht alle Entgeltsätze oder Eingruppierungen. Arbeitgeber sollten daher den jeweils geltenden Tarifvertrag selbst heranziehen, um die Vergütungsregelungen zu bestätigen.

Vergleichen Sie den Tarifvertrag mindestens mit den folgenden Angaben in Ihrer Lohnabrechnung:

• der Funktion oder Eingruppierung der beschäftigten Person;
• der ausgeübten Tätigkeit oder erbrachten Dienstleistung;
• dem der Tätigkeit zugeordneten Gebiet;
• dem Grundstundenlohn oder einer anderen Entgeltregelung;
• etwaigen im Tarifvertrag vorgesehenen Unterscheidungen zwischen verschiedenen Schichten oder Aufgaben;
• dem Zeitraum, für den die Regelung gilt.

Wenn das Unternehmen mehrere Lohnsätze verwendet, dokumentieren Sie, warum jede beschäftigte Person einem bestimmten Satz zugeordnet ist. Vermeiden Sie es, für alle Beschäftigten pauschal denselben Satz für „Sicherheitsmitarbeiter“ zu verwenden, sofern der geltende Tarifvertrag eine solche Behandlung nicht vorsieht. Aufgaben, Einsatzort oder Einsatzbereich können eine andere Konfiguration der Lohnabrechnung erfordern.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um den gesamten Prozess der Lohnabrechnung zu überprüfen. Unser Leitfaden 5 Tipps zur Vermeidung von Fehlern in der Lohnabrechnung zeigt, wie wertvoll einheitliche Prüfungen vor der endgültigen Abrechnung sind. Die Prüfung eines Tarifvertrags sollte Teil dieses Prozesses werden und nicht erst als einmalige Korrektur erfolgen, nachdem ein Mitarbeiter seine Bezahlung beanstandet hat.

3. Gleichen Sie geplante, erfasste und vergütete Arbeitszeiten ab

Entgeltregelungen funktionieren nur dann korrekt, wenn die zugrunde liegenden Arbeitszeitaufzeichnungen stimmen. Prüfen Sie, ob die für die Lohnabrechnung verwendeten Stunden eindeutig erkennen lassen, wo die Arbeit ausgeführt wurde, welche Art von Schicht geleistet wurde und welcher Mitarbeiter sie ausgeführt hat.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder wechselnden Einsatzorten kann eine sinnvolle Dokumentation Folgendes enthalten:

• den Namen des Mitarbeiters;
• das Datum sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit;
• den Arbeitsort;
• den Einsatz oder die ausgeübte Tätigkeit;
• die Genehmigung oder Korrektur durch einen Vorgesetzten;
• den Abrechnungszeitraum, in dem die Stunden vergütet wurden.

Das ist besonders wichtig, wenn unterschiedliche Gebiete oder Tätigkeiten zu einer unterschiedlichen Vergütung führen können. Wechselt ein Mitarbeiter zwischen verschiedenen Einsätzen, muss das Lohnabrechnungsteam diese Stunden unterscheiden können, statt auf den gesamten Zeitraum denselben Satz anzuwenden.

Eine digitale Arbeitszeiterfassung kann diese Prüfung erleichtern. Das Tool entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von der Verantwortung, die relevanten Kategorien korrekt einzurichten. Wenn eine Standorterfassung eingesetzt wird, sollten Sie ihren Zweck erläutern und sicherstellen, dass die Daten auf das beschränkt bleiben, was für Einsatzplanung, Anwesenheitserfassung und Lohnabrechnung erforderlich ist. Unser Artikel Wie funktionieren Apps zur Standorterfassung von Mitarbeitern? bietet Hintergrundinformationen dazu, wie solche Tools standortbezogene Arbeitszeitaufzeichnungen unterstützen können.

Vergleichen Sie vor dem Abschluss der Lohnabrechnung den Einsatzplan mit den genehmigten Arbeitszeitaufzeichnungen und anschließend die Arbeitszeitaufzeichnungen mit der im Lohnabrechnungssystem hinterlegten Entgeltkategorie. Abweichungen sollten geklärt werden, solange sich die betreffende Schicht und die Genehmigung durch den Vorgesetzten noch nachvollziehen lassen.

4. Dokumentieren Sie die Entscheidung und überprüfen Sie sie bei Änderungen der Tätigkeit

Die Prüfung eines allgemeinverbindlichen Tarifvertrags sollte wiederholbar sein. Halten Sie das Ergebnis für jede relevante Unternehmenseinheit oder jeden Standort schriftlich fest:

• den geprüften Tarifvertrag oder Registereintrag;
• den berücksichtigten fachlichen und räumlichen Geltungsbereich;
• die einbezogenen Beschäftigtengruppen oder Einsätze;
• die in der Lohnabrechnung verwendeten Entgeltregelungen;
• die Person, die die Prüfung durchgeführt hat;
• offene Fragen, die noch geklärt werden müssen.

Überprüfen Sie die Entscheidung, wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet, eine neue Art von Auftrag übernimmt, sein Leistungsangebot ändert oder Mitarbeiter einer anderen Art von Tätigkeit zuweist. Eine Änderung der Arbeit kann sich darauf auswirken, ob die bisherige Konfiguration der Lohnabrechnung weiterhin angemessen ist.

Beheben Sie Unsicherheiten nicht dadurch, dass Sie den niedrigeren Lohnsatz wählen oder annehmen, dass die fehlende Mitgliedschaft die Verpflichtung entfallen lässt. Wenn der Geltungsbereich unklar ist, sollten Sie die betreffende Entscheidung zur Lohnabrechnung zurückstellen und auf Grundlage des vollständigen Tarifvertrags und der tatsächlichen Tätigkeiten des Unternehmens fachlichen Rat einholen. Wenn Sie die Frage, die geprüften Unterlagen und die erhaltene Beratung gemeinsam dokumentieren, werden spätere Prüfungen der Lohnabrechnung einheitlicher.

Eine praktische Kontrolle für die Lohnabrechnung

Nehmen Sie für betroffene Geschäftsbereiche den Punkt „Allgemeinverbindlichen Tarifvertrag geprüft“ in die Checkliste zum Abschluss der Lohnabrechnung auf. Die Prüfung sollte den Geltungsbereich, die Entgeltklassifizierung, den Arbeitsort und die Arbeitszeitaufzeichnungen abdecken, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Die Aktualisierung des BMAS erinnert Arbeitgeber daran, über den Mitgliedsstatus hinauszuschauen. Unternehmen in den genannten Bundesländern und Branchen sollten als Nächstes den aktuellen Registereintrag prüfen, seinen Geltungsbereich mit den tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten vergleichen und sicherstellen, dass Lohnabrechnung und Zeiterfassung dieselbe Klassifizierung verwenden. Diese kleine Kontrolle kann verhindern, dass geplante Arbeit, erfasste Stunden und die geltenden Entgeltregelungen nicht übereinstimmen.