Wie funktionieren Apps zur Standortverfolgung von Mitarbeitenden?

Vielleicht haben Sie schon von den verschiedenen Apps zur Zeit- und Standorterfassung gehört, die auf den Smartphones von Mitarbeitern eingesetzt werden können. Eine häufige Funktion dieser Anwendungen ist die Möglichkeit, den Standort von Mitarbeitern während ihrer Arbeitszeit zu verfolgen.

In diesem Beitrag möchte ich einige verbreitete Irrtümer über diese Funktion ansprechen und aus der Sicht eines Insiders erklären, was funktioniert – und was nicht.

Die kurze Antwort lautet: Ja, sie funktionieren, und für die meisten Unternehmen gut genug – allerdings nicht so zuverlässig wie ein GPS-Hardwaregerät. Warum das so ist, erkläre ich im Folgenden.

Wann ist GPS kein GPS?

Ein verbreiteter Irrtum über diese Anwendungen ist, dass sie zur Standortbestimmung der Mitarbeiter „GPS“ verwenden. Das stimmt etwa in 1 % der Fälle. Tatsächlich greifen diese Apps auf die sogenannten „Ortungsdienste“ des Smartphones zurück. Dabei handelt es sich um eine Gruppe verschiedener Methoden, mit denen das Smartphone seinen Standort bestimmen kann, zum Beispiel:

• Mobilfunkmasten in der Nähe

• WLAN-Netzwerke in der Umgebung

• Echtes GPS (wird nur sehr selten verwendet und verbraucht unglaublich viel Akku)

Sie fragen sich jetzt vielleicht: WLAN-Netzwerke? Wie können WLAN-Netzwerke einem Smartphone dabei helfen, seinen Standort zu bestimmen?

WLAN-Netzwerke sind tatsächlich eine schnelle und effektive Möglichkeit für ein Smartphone, seinen Standort zu ermitteln. Außerdem werden sie bevorzugt verwendet, weil sie am wenigsten Akku verbrauchen. Das funktioniert so: Das Smartphone nimmt Kontakt zu WLAN-Netzwerken in der Umgebung auf und kann anhand der Zeit, die bis zum Eintreffen der Antwort vergeht, seine Entfernung zu diesen Netzwerken berechnen.

Nachdem dieser Vorgang in mehrere Richtungen durchgeführt wurde, kann das Smartphone seinen Standort bestimmen. Dieses Verfahren wird als „Triangulation“ bezeichnet und ist im Grunde eine Technologie aus der Zeit des Ersten Weltkriegs, die heute dafür sorgt, dass der kleine blaue Punkt in Apple Karten an der richtigen Stelle erscheint. Stellen Sie sich WLAN-Netzwerke einfach als GPS-Netzwerk auf Bodenhöhe vor!

Das Wichtigste zuerst: Diese Apps verwenden also nicht wirklich GPS. Sie fordern vom Smartphone eine Standortbestimmung an, und das Smartphone ermittelt seinen Standort anhand mehrerer Methoden, die ihm zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Einige dieser Methoden sind genauer als andere, können aber durchaus um 90 Meter oder mehr abweichen. Außerdem kann das Smartphone seinen Standort manchmal überhaupt nicht bestimmen, sodass die Anfrage zur Standortbestimmung wegen einer Zeitüberschreitung abgebrochen wird.

Akku – eine kostbare Ressource

Wenn Menschen eine App mit „Standortverfolgung“ installieren, gehen sie oft unbewusst davon aus, dass die App jederzeit den Standort des Smartphones abrufen können sollte. Schließlich handelt es sich um eine App zur Standortverfolgung!

Leider funktioniert das nicht ganz so. Tatsächlich muss die App mit einem halben Dutzend anderer Apps konkurrieren, die ebenfalls den Standort des Geräts abfragen möchten. Das kann legitime Gründe haben – oder einfach dazu dienen, Standortdaten zu sammeln und an Werbetreibende zu verkaufen (ja, das kommt vor!).

Das Smartphone kennt weder die tatsächlichen Absichten noch die Funktionen der einzelnen Apps. Es weiß nur, dass der Akku innerhalb von zehn Minuten leer wäre, wenn es all diese gleichzeitigen Standortanfragen nicht verwalten würde.

Smartphone-Hersteller möchten eine Akkulaufzeit von mehr als zehn Minuten gewährleisten. Deshalb müssen sie bei der Verwaltung der Standortverfolgung etwas strenger vorgehen.

Stellen Sie sich nun vor, Sie wären eine Zeiterfassungs-App, die möglicherweise während einer gesamten Schicht (8–10 Stunden) im Hintergrund einen Standortverfolgungsprozess ausführt. Das gefällt dem Smartphone möglicherweise nicht besonders.

Was bedeutet das in der Praxis? Um Akku zu sparen, kann das Gerät einer App den Zugriff auf Standortdaten verweigern oder sogar den Standortverfolgungsprozess beenden, der für diese App im Hintergrund ausgeführt wird.

Berechtigungen, Berechtigungen, Berechtigungen

Manche Führungskräfte wissen nicht, dass eine App die entsprechende Berechtigung benötigt, um den Standort eines Mitarbeiters zu verfolgen.

Jede App, die Ortungsdienste verwendet, benötigt die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers, um auf Standortdaten zugreifen zu können. Das kann etwas aufdringlich wirken. Noch problematischer ist, dass der Nutzer diese Berechtigung jederzeit wieder entziehen kann.

Ein besonders offensichtliches Beispiel dafür sind iOS-Geräte, die Nutzern scheinbar zu einem völlig zufälligen Zeitpunkt eine unvermittelte Warnung anzeigen wie:

App X hat deinen Standort im Hintergrund verwendet. Fortfahren?

Sie können sich sicher vorstellen, wie das auf einen Mitarbeiter wirkt – der zu diesem Zeitpunkt höchstwahrscheinlich nicht eingestempelt ist. Denn App-Entwickler haben keine Möglichkeit, den Kontext der Nutzung zu erklären, etwa mit einem Hinweis wie:

Diese App hat deinen Standort im Hintergrund AUSSCHLIESSLICH WÄHREND DEINER ARBEITSZEIT VERWENDET …

Stattdessen erhalten alle dieselbe ominös klingende Warnung.

Das sorgt auf Seiten der Mitarbeiter für eine zusätzliche Hürde und – zumindest unbewusst – für weiteren Widerstand. Danke, Apple.

Wichtig ist: Sie können den Standort eines Mitarbeiters nur verfolgen, wenn dieser der App zunächst die Standortberechtigung erteilt und sie anschließend nicht wieder entzogen hat.

Zusammenfassung

Apps zur Standortverfolgung von Mitarbeitern sind sehr nützlich, da sie diese Funktion in der Regel mit weiteren Funktionen der App kombinieren, etwa der Zeit- und Auftragserfassung.

Außerdem sind sie sehr kostengünstig, weil sie nach dem Prinzip „Bring Your Own Device“ funktionieren und keine zusätzliche Hardware benötigen.

Damit sind sie für die meisten Unternehmen eine geeignete Lösung – insbesondere dann, wenn es hilfreich, aber nicht entscheidend ist, den Standort der Mitarbeiter zu kennen.

Allerdings:

Aufgrund der oben beschriebenen Faktoren kann man sich nicht zu 100 % auf sie verlassen. Das gilt für jede Zeiterfassungs-App, die auf die Ortungsdienste eines Smartphones zurückgreift – also für alle.

Wenn Ihr Unternehmen eine lückenlose und zu 100 % genaue Standortverfolgung benötigt, ist eine GPS-Lösung auf Hardwarebasis Ihre einzige zuverlässige Option.

Hardwareprodukte sind darauf ausgelegt, genau diese eine Aufgabe zu erfüllen, und erledigen sie effektiv. Dabei müssen sie weder mit Berechtigungen noch mit anderen Apps um die Akkulaufzeit konkurrieren. Außerdem verwenden sie tatsächlich GPS!

Ich hoffe, dieser Beitrag hilft Ihnen dabei, eine fundiertere Entscheidung darüber zu treffen, ob eine appbasierte Standortverfolgung für Ihr Unternehmen geeignet ist oder ob Sie eine dedizierte Hardwarelösung benötigen.