Lohnkosten senken, indem Sie Arbeitszeitbetrug verhindern
Wenn Sie Unternehmer oder Führungskraft sind, werden Sie wahrscheinlich zustimmen:
Lohnkosten können über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden
Die Lohnabrechnung gehört zu den größten – wenn nicht sogar zu den größten – Kostenfaktoren eines Unternehmens.
Glücklicherweise gibt es einige Strategien, mit denen Sie diese Kosten senken und Ihr Unternehmen profitabler machen können.
Durch eine präzisere Erfassung der Arbeitszeiten kann selbst ein kleines Unternehmen Hunderte Euro pro Woche sparen. Wie Sie sicher wissen, summiert sich diese Ersparnis schnell.
Vor diesem Hintergrund:
Hier sind einige einfache, aber wirkungsvolle Strategien, mit denen Sie Lohnbetrug verhindern und aufdecken können – und letztlich entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
Zahlen Sie nicht jeden Tag für zusätzliche Minuten – verwenden Sie eine minutengenaue Zeiterfassung
Was meinen wir mit einer „minutengenauen Zeiterfassung“? Im Grunde bedeutet das, auf das Runden von Arbeitszeiten zu verzichten.
Ob auf die nächsten 15 oder 30 Minuten gerundet wird: Diese Minuten „in die eine oder andere Richtung“ können sich deutlich summieren – insbesondere, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig aufrundet.
*Das klingt einfach genug, aber es gibt einen Haken: Wie berechne ich dann die zu vergütenden Arbeitsstunden?
Wenn Sie die Arbeitszeiten noch manuell erfassen, besteht einer der großen Vorteile gerundeter Zeiten darin, dass sie sich deutlich einfacher berechnen lassen.
• 9:30 bis 16:30 Uhr? Ganz einfach: 7 Stunden.
• 9:36 bis 16:23 Uhr? Hmm, das ist schon etwas schwieriger.
Das ist das klassische Dilemma der manuellen Zeiterfassung. Obwohl sich das erste Beispiel wesentlich leichter verarbeiten lässt, hat der Mitarbeiter im zweiten Beispiel fast eine Viertelstunde weniger gearbeitet. Bei einer gerundeten Zeiterfassung würde er jedoch für dieselbe Zeit bezahlt werden.
Stellen Sie sich das nun für jeden Mitarbeiter an jedem Tag vor. Es ist nicht schwer zu erkennen, wie durch das Runden jede Woche Hunderte Euro verloren gehen können – insbesondere, wenn ein Mitarbeiter absichtlich aufrundet.
Vorteile einer minutengenauen Zeiterfassung:
• Sie bezahlen exakt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit
• Es gibt weniger Anlass für Streit darüber, ob ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit regelmäßig aufrundet – etwas, das sich mit einer gerundeten Zeiterfassung kaum beweisen lässt
Nachteile einer minutengenauen Zeiterfassung:
- Die Berechnung der Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung wird schwieriger, wenn Sie die Arbeitszeiten manuell erfassen. Dieses Problem lässt sich mit einer Zeiterfassungs-App lösen.
Machen Sie das „Buddy Punching“ mit persönlichen Konten deutlich schwieriger
Als „Buddy Punching“ bezeichnet man das Ein- oder Ausstempeln im Namen eines anderen Mitarbeiters. Dies kann eine der gravierendsten Formen des Arbeitszeitbetrugs sein, da dadurch vorgetäuscht werden kann, dass ein Mitarbeiter bei der Arbeit war, obwohl er tatsächlich nicht anwesend war.
Überraschenderweise ist dieses Problem selbst mit modernen Kassensystemen (P.O.S.-Systemen) nur schwer zu lösen, denn überall dort, wo zum Ein- oder Ausstempeln eine PIN verwendet wird, kann diese problemlos von einem Kollegen genutzt werden.
Persönliche Konten schaffen Abhilfe!
Wenn das Ein- und Ausstempeln an ein persönliches Online-Profil gekoppelt ist – sei es in einer Smartphone-App oder in einem Webbrowser –, wird Buddy Punching plötzlich deutlich schwieriger.
Bei einem solchen System müsste ein Mitarbeiter zunächst sein eigenes Konto abmelden, sich mit den Zugangsdaten seines Kollegen anmelden, für ihn ein- oder ausstempeln und sich anschließend wieder ab- und mit seinem eigenen Konto anmelden, um selbst weiter ein- und ausstempeln zu können.
Sie verstehen, worauf wir hinauswollen ...
Unmöglich ist das zwar nicht, aber auf dem Weg nach Hause ist es deutlich aufwendiger, als einfach die PIN eines Kollegen einzugeben oder eine Arbeitszeit neben dessen Namen einzutragen.
Vorteile eines kontobasierten Ein- und Ausstempelsystems:
• Deutlich schwierigeres betrügerisches Buddy Punching
• Ermöglicht die Erfassung weiterer nützlicher Informationen, etwa zu den bearbeiteten Aufträgen
Nachteile eines kontobasierten Ein- und Ausstempelsystems:
• Etwas höherer anfänglicher Einrichtungsaufwand, da die Mitarbeiter eigene Konten anlegen müssen
Stellen Sie mithilfe von GPS sicher, dass Ihre Mitarbeiter dort sind, wo sie es angeben
Es klingt selbstverständlich, dass ein Mitarbeiter sich am Arbeitsplatz ein- und ausstempeln sollte. In einem hektischen Arbeitsumfeld kann dies jedoch schwer durchzusetzen sein und dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten telefonisch von einem anderen Ort aus melden – eine Praxis, die sehr anfällig für betrügerische Angaben ist.
Aber genau hier kommt der entscheidende Punkt ...
Wir haben etwas in unseren Taschen, das sich Smartphone nennt und erstaunlich gut darin ist, Standorte zu erfassen.
Mithilfe von Apps, die das GPS eines Smartphones nutzen, können Arbeitgeber den Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen und sich ein wesentlich besseres Bild davon machen, wo sich ein Mitarbeiter zu diesen Zeitpunkten befand.
Vorteile der GPS-gestützten Erfassung von Ein- und Ausstempelvorgängen:
• Arbeitgeber erhalten ein klareres Bild davon, wo sich ihre Mitarbeiter zu wichtigen Zeitpunkten befanden
• Wenn ein Mitarbeiter weiß, dass sein Standort erfasst wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass er versucht, sich von einem anderen Ort aus zu betrügerischen Zeiten ein- oder auszustempeln
• Kann ein wichtiges Instrument sein, um die Sicherheit und Verantwortlichkeit von Mitarbeitern im Außendienst zu verbessern
Nachteile der GPS-gestützten Erfassung von Ein- und Ausstempelvorgängen:
• Auf die Ortungsdienste von Smartphones kann man sich nicht zu 100 % verlassen. Sie können vom Nutzer deaktiviert sein oder in einem bestimmten Moment einfach nicht funktionieren. Daher sollten diese Standortdaten niemals als alleiniger Beweis für Arbeitszeitbetrug herangezogen werden.
• Mitarbeiter könnten das Gefühl bekommen, „überwacht“ zu werden. Transparenz ist der beste Weg, dem entgegenzuwirken (die Mitarbeiter sollten ebenfalls Zugriff auf die erfassten Standorte haben).
Wir hoffen, dass diese Tipps für Sie hilfreich waren. Teilen Sie uns in den Kommentaren gerne Ihre eigenen Erfahrungen mit Lohnbetrug mit!