Bilanzen für die Baubuchhaltung

Bilanzen gehören zu den wichtigsten Bestandteilen des Rechnungswesens im Baugewerbe. Daher ist es selbstverständlich sinnvoll, darauf zu achten, dass sie aktuell und korrekt sind. Manche Inhaber oder Betreiber kleiner Unternehmen wissen jedoch möglicherweise nicht genau, was eine Bilanz ist – geschweige denn, wie man sie führt und aktuell hält.

Dieser Artikel soll das Konzept ein wenig entmystifizieren und hilfreiche Hinweise dazu geben, was Bilanzen sind und wie Sie eine solche tatsächlich erstellen und in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Was ist eine Bilanz?

Bevor wir uns mit den Vorteilen einer guten Bilanz beschäftigen, müssen wir zunächst genau verstehen, worum es sich dabei handelt.

Eine Bilanz ist ein Dokument, das die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens ausweist. Verbindlichkeiten lassen sich entweder als Schulden oder als Eigenkapital kategorisieren.

Bilanzen gehören zu den vier wichtigsten Finanzberichten, die Bauunternehmen für die Verwaltung ihrer Geschäftsbücher benötigen. Die anderen drei sind die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kapitalflussrechnung und die WIP-Aufstellung (Work in Progress).

Warum sollte ich eine Bilanz führen?

Sie bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Gesundheit

Die einfachen Berechnungen, die Sie zum „Ausgleichen“ Ihrer Bücher durchführen (daher der Name Bilanz), liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Projekts und Ihres Unternehmens einzuschätzen. Außerdem erhalten Sie einen sehr umfassenden Überblick darüber, wo Ihr Unternehmen finanziell derzeit steht.

Umgekehrt können diese wichtigen Finanzberichte schnell aus dem Gleichgewicht geraten, wenn Sie sie nicht regelmäßig aktualisieren oder bestimmte Vermögenswerte bzw. Verbindlichkeiten nicht erfassen. Dadurch könnten Sie ein falsches Bild von Ihrer tatsächlichen finanziellen Situation erhalten.

Sie verbessert die Planung zukünftiger Projekte

Da Ihr Hauptziel darin besteht, Gewinne zu erzielen, ist Ihre Bilanz die beste Informationsquelle, wenn es darum geht festzustellen, ob bestimmte Projekte realisierbar sind und letztlich einen Gewinn abwerfen werden. Sie gibt Ihnen einen Überblick darüber, was Sie besitzen, welche Einnahmen Sie erwarten und welche Ausgaben Sie planen.

Sie ist für Investitionen und Finanzierungen wichtig

„Investieren Sie niemals in ein Unternehmen, ohne dessen Finanzen zu verstehen. Die größten Verluste an der Börse entstehen durch Unternehmen mit schlechten Bilanzen.“ – Peter Lynch

Damit Ihre Miteigentümer und Investoren (einschließlich Kreditgeber) die Finanzen Ihres Unternehmens verstehen können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihre Bilanzen korrekt sind und ein aussagekräftiges Bild Ihrer aktuellen finanziellen Position vermitteln.

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Der Aufbau einer Bilanz

Eine Bilanz besteht aus zwei wichtigen Bereichen – einem linken und einem rechten –, die ausgeglichen sein müssen. Auf der linken Seite stehen die Vermögenswerte, auf der rechten Seite eine Kombination aus den Verbindlichkeiten und dem Eigenkapital der Eigentümer.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine vollständige Bilanz. Sie zeigt die linke und rechte Seite sowie die Tatsache, dass beide Seiten ausgeglichen sein müssen (das heißt, die Summe am unteren Ende der linken Seite muss der Summe am unteren Ende der rechten Seite entsprechen).

Beispielbilanz

Sehen wir uns diese drei Bereiche nun genauer an.

Vermögenswerte

Ein Vermögenswert ist eine Ressource oder ein Gegenstand, den ein Unternehmen besitzt. Im Bereich der Vermögenswerte Ihrer Bilanz finden Sie kurzfristige und langfristige Vermögenswerte des Unternehmens.

Diese können für zukünftige Geschäftstätigkeiten oder zur Abwicklung eines laufenden Projekts eingesetzt werden. Der Bereich der Vermögenswerte lässt sich daher in zwei Unterkategorien aufteilen: kurzfristige Vermögenswerte und langfristige Vermögenswerte.

Kurzfristige Vermögenswerte:

Ein kurzfristiger Vermögenswert ist ein Gegenstand, der innerhalb eines Jahres oder eines Geschäftszyklus verwendet werden kann – je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Ein Unternehmen kann diese Vermögenswerte außerdem kurzfristig liquidieren.

Das beste Beispiel für einen kurzfristigen Vermögenswert ist Bargeld. Ein weiteres Beispiel sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, also Beträge, die andere Personen oder Unternehmen dem Auftragnehmer schulden.

Langfristige Vermögenswerte:

Langfristige Vermögenswerte sind Gegenstände, die dem Unternehmen über einen Geschäftszyklus oder ein Jahr hinaus zugutekommen können. Dazu zählen materielle Vermögenswerte wie Fahrzeuge, Immobilien, Ausrüstung oder Maschinen.

Im obigen Beispiel ergibt sich die Summe der Vermögenswerte aus dem verfügbaren Kassenbestand, den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, den Vorräten und den vorausbezahlten Aufwendungen. Sie beträgt $138,100.

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind das Gegenstück zu den Vermögenswerten. Dabei handelt es sich um wirtschaftliche Verpflichtungen des Unternehmens, die in Zukunft beglichen werden müssen. Wie Vermögenswerte können auch Verbindlichkeiten kurzfristig oder langfristig sein.

Kurzfristige Verbindlichkeiten müssen innerhalb eines Jahres oder eines Geschäftszyklus beglichen werden – je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Ein gutes Beispiel für eine Verbindlichkeit sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Dabei handelt es sich um Beträge, die das Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte schuldet. Dazu können aktuelle oder künftig fällige Zahlungen gehören, etwa Nebenkosten oder ausstehende Gehälter.

Langfristige Verbindlichkeiten sind finanzielle Verpflichtungen, deren Laufzeit über einen Geschäftszyklus hinausgeht oder länger als ein Jahr ist.

Ausstehende Darlehen sind langfristige Verbindlichkeiten. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen nimmt bei einer Bank ein Darlehen auf, um Ausrüstung oder Maschinen zu kaufen. Solange dieses Darlehen nicht vollständig zurückgezahlt ist, hat die Bank einen Anspruch auf diesen Vermögenswert.

Der Anspruch der Bank stellt daher eine Verbindlichkeit für Ihr Unternehmen dar. Auch latente Ertragsteuern zählen zu den langfristigen Verbindlichkeiten.

Im obigen Beispiel ergibt sich die Summe der Verbindlichkeiten aus den Darlehensverbindlichkeiten und den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie beträgt $65,500.

Eigenkapital

Einfach ausgedrückt ist das Eigenkapital die Differenz zwischen den Vermögenswerten und den Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Das Eigenkapital setzt sich aus drei Hauptbestandteilen zusammen: eingezahltem Kapital, einbehaltenen Gewinnen und ausgeschütteten Gewinnen.

Im obigen Beispiel würde dieser Betrag $72,600 betragen ($138,100 - $65,500).

Das eingezahlte Kapital umfasst die Beträge, die der Auftragnehmer in das Unternehmen investiert hat – entweder aus eigenen Ersparnissen oder aus anderen Quellen. Die einbehaltenen Gewinne entsprechen dem Nettogewinn, den ein Unternehmen im Unternehmen belässt. Nach der Ausschüttung von Dividenden wird der verbleibende Überschuss bzw. Gewinn weiter angesammelt und in das Unternehmen reinvestiert.

Die ausgeschütteten Gewinne schließlich stellen die Gewinne dar, die möglicherweise unter den Unternehmenseignern verteilt oder von privaten Eigentümern entnommen werden können.

Zusammengefasst lautet die Formel zur Berechnung des Eigenkapitals:

Eigenkapital = Vermögenswerte - Verbindlichkeiten

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Erstellung einer Bilanz: Einige praktische Beispiele

Nachdem wir nun wissen, warum Bilanzen so wichtig sind und weshalb wir sie verwenden sollten, sehen wir uns die besten Vorgehensweisen für ihre Erstellung an.

Der erste Schritt besteht darin, die Geschäftsvorfälle zu definieren.

Sobald die Bauarbeiten beginnen, fallen verschiedenste Ausgaben an – angefangen bei Baumaterialien wie Ziegeln, Schrauben und Brettern bis hin zu den Löhnen der Mitarbeiter. All diese Ausgaben werden als Geschäftsvorfälle klassifiziert.

In dieser Phase können Sie eine Aufstellung der Geschäftsvorfälle verwenden, um alle diese Ausgaben nachzuverfolgen.

Jede Ausgabe sollte klar definiert, benannt und als Geschäftsvorfall erfasst werden. Die Bilanz stellt die Summe dieser Geschäftsvorfälle dar, die während eines bestimmten Zeitraums im Verlauf der Bauarbeiten angefallen sind.

Der Lebenszyklus eines Geschäftsvorfalls kann sich von Auftrag zu Auftrag unterscheiden. Er führt jedoch immer entweder zu einer Erhöhung oder einer Verringerung der Vermögenswerte, der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals. Achten Sie darauf, jeden Geschäftsvorfall bei Bedarf von einem Bereich in einen anderen zu übertragen, damit die Bilanz ausgeglichen bleibt.

Falls das noch etwas technisch und abstrakt klingt, helfen Ihnen die folgenden praktischen Beispiele zu erkennen, dass es tatsächlich recht unkompliziert ist:

Beispiel 1: Zahlungen für Materialien

Markus Construction muss Zement, Bretter für den Putz und Farbe kaufen, um ein neues Haus zu bauen.

Aufstellung der Geschäftsvorfälle 1 (vor Verwendung der Materialien)

Das Unternehmen bezahlt $10,000 für den Kauf der Materialien. Es verwendet dafür seinen Kassenbestand in Höhe von $180,000.

Nach diesem Geschäftsvorfall werden $10,000 vom Kassenbestand abgezogen, der sich somit auf $180,000 - $10,000 = $170,000 verringert.

Anschließend addieren Sie denselben Betrag in der Spalte für Vorräte und warten, bis die Materialien für das Projekt verwendet werden.

Die Vorräte belaufen sich so lange auf $20,000 + $10,000 = $30,000, bis die Materialien verbraucht werden.

Sobald die Materialien verbraucht wurden, können sie sowohl von den Vorräten als auch vom Eigenkapital der Eigentümer (genauer gesagt vom eingezahlten Kapital) abgezogen werden.

Aufstellung der Geschäftsvorfälle 2 (nach Verwendung der Materialien)

Wie Sie sehen, haben sich die Werte der Vermögenswerte und des Eigenkapitals in der neuen Bilanz verändert.

Genauer gesagt ist der Kassenbestand um $10,000 gesunken, da dieser Betrag für die Materialien ausgegeben wurde. Auch die Vorräte haben sich um $10,000 verringert, da die Materialien verwendet wurden.

Da diese Ausgaben die linke Seite der Gleichung um $20,000 reduziert haben, wird dies durch eine entsprechende Verringerung der rechten Seite um $20,000 ausgeglichen. Der Betrag wird daher vom eingezahlten Kapital abgezogen.

Beispiel 2: Aufnahme eines Darlehens für die Lohnzahlungen

Markus Construction beschäftigt zwanzig Mitarbeiter und bezahlt deren Gehälter mit einem Bankdarlehen in Höhe von $30,000.

Diese Art von Geschäftsvorfall tritt immer dann auf, wenn ein Unternehmen Geld zur Finanzierung eines Projekts leiht. Die entsprechenden Beträge müssen den Darlehensverbindlichkeiten und dem Kassenbestand hinzugefügt werden.

Auf Grundlage des obigen Beispiels würde die neue Bilanz folgendermaßen aussehen:

Wie wir sehen, ist der Kassenbestand um $30,000 gestiegen. Dies wird durch einen Anstieg der Darlehensverbindlichkeiten um ebenfalls $30,000 ausgeglichen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass der Kreditgeber einen Anspruch auf diesen Vermögenswert hat, bis das Darlehen vollständig zurückgezahlt ist. Wenn diese „Verbindlichkeit“ in der Bilanz ausgewiesen wird, können Sie daher entsprechende Entscheidungen treffen und sie stets berücksichtigen.

Beispiel 3: Zahlungseingänge von einem Kunden

Immer wenn Kunden Rechnungen gestellt werden, wird der Betrag sowohl zu den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als auch zum Eigenkapital (als einbehaltener Gewinn) hinzugefügt. Jede Rechnungsstellung verbessert die finanzielle Situation des Unternehmens. Deshalb ist es so wichtig, sie nachzuverfolgen.

Sehen wir uns an, wie die Bilanz nach Ausstellung einer Rechnung über $50,000 an einen Kunden aussehen würde.

Wie wir sehen, wurden auf der linken Seite $50,000 zu den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen hinzugefügt. Auf der rechten Seite wird dies durch einen Anstieg der einbehaltenen Gewinne um $50,000 ausgeglichen.

Betrachten wir nun dieselbe Bilanz, nachdem der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Wie wir sehen, besteht der Unterschied darin, dass die $50,000 lediglich von den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum Kassenbestand verschoben wurden.

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Finanzielle Gesundheit mithilfe von Bilanzen bestimmen

Wie bereits erwähnt, werden Bilanzen gemeinsam mit Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen verwendet, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu beurteilen.

Auch Dritte wie Kreditgeber und Versicherer greifen auf sie zurück, um festzustellen, ob das Unternehmen ein Kreditrisiko darstellt.

Es gibt vier wichtige Kennzahlen, mit denen sich die finanzielle Stabilität anhand einer Bilanz berechnen lässt:

1. Umschlagshäufigkeit des Working Capitals

2. Liquiditätsgrad 3. Grades

3. Eigenkapitalumschlag

4. Verschuldungsgrad

1. Umschlagshäufigkeit des Working Capitals

Die Umschlagshäufigkeit Ihres Working Capitals (WCT) misst, wie Ihr Working Capital im Laufe der Zeit eingesetzt wird, um Gewinne für das Unternehmen zu erwirtschaften.

Um die WCT zu verstehen, müssen wir zunächst klären, was Working Capital bedeutet.

Laut Investopedia:

Working Capital, auch Nettoumlaufvermögen genannt, bezeichnet die Differenz zwischen den kurzfristigen Vermögenswerten eines Unternehmens – etwa Kassenbestand, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (unbezahlte Kundenrechnungen) sowie Rohstoff- und Fertigwarenbeständen – und seinen kurzfristigen Verbindlichkeiten, etwa Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Nachdem wir nun wissen, worauf sich Working Capital bezieht, können wir die folgende Formel anwenden, um die WCT zu berechnen:

WCT = Nettoumsatz oder Umsatz ÷ Working Capital

Beispiel für die Berechnung der WCT über zwei Jahre, 2019 und 2020:

In diesem Beispiel sehen wir, dass sich die WCT von Jahr zu Jahr leicht verbessert hat – von 2.18 auf 2.25. Das bedeutet, dass das Unternehmen sein Working Capital etwas effizienter in Gewinne umwandelt. Dies gilt als gutes Zeichen für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

2. Liquiditätsgrad 3. Grades

Der Liquiditätsgrad 3. Grades, auch als Working-Capital-Ratio bezeichnet, ist eine Kennzahl, mit der beurteilt wird, ob ein Unternehmen seine kurzfristigen Verpflichtungen mit seinen kurzfristigen Vermögenswerten begleichen kann.

Diese Kennzahl zeigt, inwieweit ein Unternehmen in der Lage ist, ausreichend liquide Mittel zu erwirtschaften, um seine Schulden bei Fälligkeit zu begleichen.

Außerdem gibt sie Aufschluss darüber, wie offensiv ein Unternehmen seine Vermögenswerte zur Gewinnerzielung einsetzt. Ein niedriger Wert deutet beispielsweise auf einen offensiveren Ansatz hin: Ein großer Teil der verfügbaren Mittel wird zur Erzielung von Gewinnen investiert. Ein höherer Wert weist dagegen auf einen vorsichtigeren Ansatz hin.

Die Formel zur Berechnung des Liquiditätsgrads 3. Grades lautet:

Liquiditätsgrad 3. Grades = Kurzfristige Vermögenswerte ÷ Kurzfristige Verbindlichkeiten

Für die Baubranche gilt ein Liquiditätsgrad 3. Grades zwischen 1.20 und 1.60 als „ideal“.

Ein unterdurchschnittlicher Wert kann auf ein hohes Ausfallrisiko hindeuten, was für externe Institutionen bedenklich ist.

Ein überdurchschnittlicher Wert kann bedeuten, dass Ihre Vermögenswerte ineffizient eingesetzt werden (Sie investieren möglicherweise nicht genug davon). Diese Erkenntnis kann Sie bei Ihren Ausgabenentscheidungen unterstützen.

Hier ist ein Beispiel für die Berechnung des Liquiditätsgrads 3. Grades für die Jahre 2019 und 2020:

Betrachten wir diese Ergebnisse, sehen wir, dass der Liquiditätsgrad dieses Unternehmens von 1.62 auf 1.53 gesunken ist. Wie bereits erwähnt, gilt ein Wert über 1.6 als problematisch, da die Vermögenswerte dann möglicherweise nicht so eingesetzt werden, wie es zur Gewinnerzielung möglich wäre.

Da der Wert auf 1.53 gesunken ist und damit im gewünschten Bereich liegt, können wir dies mit der leichten Steigerung der WCT im selben Zeitraum von 2.18 auf 2.25 in Verbindung bringen. Mit anderen Worten: Das Unternehmen nutzt etwas mehr seiner Vermögenswerte, setzt sie jedoch effektiver zur Gewinnerzielung ein.

Diese Kennzahl kann auch verwendet werden, um die finanzielle Gesundheit verschiedener Unternehmen derselben Branche miteinander zu vergleichen. So lässt sich das Unternehmen in den Kontext der gesamten Branche einordnen. Das sind besonders für Dritte, die Ihr Unternehmen bewerten, aber auch für Ihre eigene Einschätzung der Position Ihres Unternehmens sehr nützliche Informationen.

3. Eigenkapitalumschlag

Der Eigenkapitalumschlag (ETR) misst, wie effizient ein Unternehmen sein Eigenkapital zur Erzielung von Umsätzen einsetzt. In dieser Hinsicht ähnelt er der WCT. Während sich die WCT jedoch auf das Working Capital insgesamt bezieht, konzentriert sich der ETR speziell auf die Nutzung des Eigenkapitals.

Zur Berechnung des Eigenkapitalumschlags wird folgende Formel verwendet:

Eigenkapitalumschlag = Gesamtumsatz ÷ durchschnittliches Eigenkapital

Beispiel für die Berechnung des Eigenkapitalumschlags für 2019 und 2020:

Ein hoher Eigenkapitalumschlag zeigt, dass das Eigenkapital effizient eingesetzt wird. In diesem Fall sehen wir daher, dass das Unternehmen seinen ETR von 2.67 auf 3.0 im Jahresvergleich verbessert.

Die Eigenkapitalgeber des Unternehmens dürften mit diesem Ergebnis zufrieden sein.

4. Verschuldungsgrad

Der Verschuldungsgrad wird verwendet, um den finanziellen Verschuldungsgrad eines Unternehmens zu beurteilen. Ein hoher Verschuldungsgrad bedeutet, dass ein Unternehmen stärker durch Gläubiger als durch Eigenkapital finanziert wird.

Aus diesem Grund ist diese Kennzahl für potenzielle Investoren oder weitere Kreditgeber besonders wichtig.

Die Formel zur Berechnung lautet:

Verschuldungsgrad = Gesamtverbindlichkeiten ÷ Gesamtes Eigenkapital

Sehen wir uns noch einmal unser Beispielunternehmen an:

Je höher der Verschuldungsgrad ist, desto größer ist das Risiko, das die Gläubiger übernehmen.

Bei Bauunternehmen gilt ein Verschuldungsgrad von drei oder weniger im Allgemeinen als akzeptabel. Der Verschuldungsgrad dieses Unternehmens sollte daher keinen allzu großen Anlass zur Sorge geben.

Zusammenfassung: Bilanzen zur Beurteilung der finanziellen Gesundheit und zur Planung

Wie Sie sehen, können verschiedene Berechnungen dabei helfen festzustellen, wie sich das Unternehmen entwickelt, wie solide die Projektplanung ist und ob langfristig Änderungen oder Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Bilanzen eignen sich beispielsweise hervorragend, um die Liquidität eines Bauunternehmens darzustellen. Sie helfen uns zu verstehen, wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, seine Rechnungen pünktlich zu bezahlen und wie effizient es dabei vorgeht.

Obwohl eine Bilanz im Allgemeinen am Ende eines festgelegten Finanzzeitraums, etwa vierteljährlich oder jährlich, erstellt wird, kann sie auch bei Bedarf angefertigt werden. So erhalten Sie jederzeit eine Momentaufnahme der finanziellen Situation eines Unternehmens.

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Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Bei der Anwendung dieser Beispiele sollten Sie bedenken, dass Menschen bei der Eingabe von Informationen in eine Bilanz manchmal Fehler machen.

Bei der Erstellung Ihrer Bilanz gibt es vier häufige Fehler, die Sie vermeiden müssen. Dazu gehören die Verwechslung von Verbindlichkeiten und Vermögenswerten, das Vergessen eines Geschäftsvorfalls, eine unzureichende Bestandsführung und Zahlendreher.

1. Geschäftsvorfälle nicht der richtigen Kategorie zuordnen

Wie bereits erwähnt, sind Verbindlichkeiten das, was der Auftragnehmer anderen schuldet. Vermögenswerte stellen dagegen das dar, was Ihnen geschuldet wird und was Sie besitzen. Bei der Erfassung eines Geschäftsvorfalls in der Bilanz ist es äußerst wichtig, klar zwischen diesen beiden Positionen zu unterscheiden. Sie lassen sich leicht verwechseln, sodass der Eintrag im falschen Bereich landet.

Denken Sie daran, dass die Bilanz immer ausgeglichen sein muss. Wenn ein Geschäftsvorfall auf einer Seite einen Wert darstellt, muss er daher auf der anderen Seite einen entsprechenden Gegenwert haben. Bei einem Bankdarlehen steigt beispielsweise der Kassenbestand auf der linken Seite. Dies muss durch einen entsprechenden Anstieg der Darlehensverbindlichkeiten auf der anderen Seite ausgeglichen werden.

Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Sie genau darauf achten und verstehen, was der jeweilige Geschäftsvorfall tatsächlich darstellt, bevor Sie ihn in die Bilanz eintragen. Wenn Sie unsicher sind, kann eine kurze Google-Suche dazu beitragen, zu klären, worum es sich bei einem bestimmten Geschäftsvorfall handelt und wo er einzuordnen ist.

2. Geschäftsvorfälle vergessen

Schon ein einziger nicht erfasster Geschäftsvorfall kann Ihre Bilanz vollständig aus dem Gleichgewicht bringen. Man denkt leicht, dass man den Eintrag später nachholen wird, und vergisst ihn dann doch. Dabei können Sie entweder den Geschäftsvorfall selbst oder den entsprechenden Betrag vergessen. Das kann jedem passieren.

Um diesen häufigen Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen Stift und einen Notizblock bei sich tragen und den Geschäftsvorfall sofort notieren, sobald Sie davon erfahren. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Positionen bei nächster Gelegenheit in die Bilanz einzutragen.

3. Vorräte nicht ordnungsgemäß nachverfolgen

Am Ende jeder Aufgabe muss der Projektleiter den Verbrauch der Vorräte aktualisieren. Sie sollten diese Angaben mit den vom Projektleiter gemeldeten Werten abgleichen.

Wenn Sie vergessen, die für jede Aufgabe verwendeten Vorräte zu erfassen, gerät Ihre Bilanz aus dem Gleichgewicht. Um Abweichungen zu vermeiden, notieren Sie die verwendeten Vorräte nach jeder Aufgabe auf Ihrem Notizblock und aktualisieren Sie die Bilanz, sobald Sie Zeit dafür haben.

4. Zahlendreher

Wenn Sie mehrere Geschäftsvorfälle gleichzeitig in Ihre Bilanz eintragen, kann es passieren, dass Sie Zahlen versehentlich vertauschen oder sich vertippen. Bei einem Geschäftsvorfall über $4,500 könnten Sie beispielsweise die Ziffern 45 vertauschen und den Betrag als $5,400 eintragen. Oder Sie fügen versehentlich eine zusätzliche Null hinzu und machen daraus $45,000! Solche Tippfehler sind mir beim Schreiben dieses Textes tatsächlich selbst passiert – das geht ganz leicht.

Deshalb ist es sinnvoll, einen Kollegen um ein zusätzliches Paar Augen zu bitten. Er kann Ihre Bilanz überprüfen und sicherstellen, dass die Zahlen korrekt sind.

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Die wichtigsten Erkenntnisse und Tipps

Als Faustregel gilt: Wenn Sie Ihre Bilanz erstellen, sollten Sie immer daran denken, jeden Geschäftsvorfall von links nach rechts auszugleichen. Jeder Geschäftsvorfall kann zu einer Veränderung der Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten führen, und dadurch kann sich auch das Eigenkapital verändern.

Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Bilanz mit Stift und Notizblock, sobald neue Geschäftsvorfälle anfallen, sowie die Kontrolle durch eine zweite Person sind ausgezeichnete Vorgehensweisen.

Nachdem alle Geschäftsvorfälle über einen bestimmten Zeitraum in die Bilanz eingetragen wurden, können sie als Schlussbilanz addiert werden. Diese kann später in eine neue Bilanz übertragen werden.

Wir hoffen, dass dieser Artikel für Sie und Ihr Unternehmen informativ und hilfreich war. Wir möchten diese Ressource im Laufe der Zeit weiter ausbauen. Hinterlassen Sie daher gerne einen Kommentar und teilen Sie uns mit, ob Ihrer Meinung nach etwas fehlt.

Vielen Dank fürs Lesen.