Effektive Kommunikation für Schichtleiter

Ein praxisnaher Leitfaden für die Kommunikation am Arbeitsplatz

Wir alle haben schon einmal gehört, dass „Kommunikation das A und O“ ist. Aber wie oft setzen wir eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz tatsächlich um?

Natürlich nehmen wir alle an Meetings teil und unterhalten uns gelegentlich an der Kaffeemaschine … aber wie viel von dem, was wir kommunizieren, kommt bei den Menschen, mit denen wir sprechen, wirklich an?

Wir kommunizieren zwar alle, doch viele von uns tun dies nicht effektiv. Ich sage bewusst „effektiv“, denn streng genommen wäre ein Unternehmen ohne die Kunst der Kommunikation nicht überlebensfähig. Was ein gutes von einem großartigen Unternehmen unterscheidet, ist jedoch die Qualität der Kommunikation am Arbeitsplatz.

Darüber hinaus liegt es in der Verantwortung des Managements, gute Kommunikation vorzuleben und in die Praxis umzusetzen. Zu wissen, wie man mit seinen Mitarbeitenden kommuniziert, ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige Anregungen für den Einstieg …

Warum das wichtig ist

Zunächst sollten wir verstehen, warum Kommunikation für jedes Unternehmen – ob groß oder klein – so entscheidend ist. Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind und ob Sie ein Restaurant, eine Klinik oder sogar ein Umzugsunternehmen führen: Effektive Kommunikation kann den Unterschied zwischen zufriedenen Kundinnen und Kunden und schlechten Bewertungen ausmachen. In manchen Fällen kann sie sogar über die Sicherheit eines Kunden entscheiden oder darüber, ob er einer Gefahr ausgesetzt wird.

Nehmen wir als Beispiel ein Umzugsunternehmen, in dem unter anderem Führungskräfte, Packer und sogar Organisatoren für Haushalte arbeiten. Eine Führungskraft kann einen Kostenvoranschlag erstellen, es aber versäumen, den Packern den Umfang des Umzugsguts mitzuteilen. Aus einem Auftrag, der vier Stunden gedauert hätte, wird plötzlich ein ganzer Arbeitstag – und am Ende sind sowohl die Mitarbeitenden als auch die Kundinnen und Kunden unzufrieden und frustriert.

In einem Restaurant würde schnell Chaos ausbrechen, wenn eine Empfangskraft bei der Reservierung auf eine Allergie hinweist, diese Information aber nicht an das Service- und Küchenpersonal weitergibt. Und in einer Klinik können mangelhafte Kommunikationsfähigkeiten schnell zu einer Reihe von Klagen führen.

Auch wenn schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz nicht unbedingt lebensbedrohlich ist, kann sie den Betrieb Ihres Unternehmens erheblich beeinträchtigen und sich stark auf Ihren Ruf sowie die Fluktuationsrate unter den Mitarbeitenden auswirken.

Als Führungskraft ist es entscheidend, regelmäßig mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Positive und häufige Kommunikation stärkt das Vertrauen in Ihr Team und ist ein gutes Vorbild für andere. Wenn Sie dieses Kommunikationsniveau aufrechterhalten, reduzieren Sie potenzielle Missverständnisse deutlich und steigern gleichzeitig die Produktivität insgesamt.

Im Grunde schaffen Sie dadurch eine Kommunikationskultur am Arbeitsplatz und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl in Ihrem Team.

Woran erkennt man effektive Kommunikation?

Sie muss fokussiert sein:

Bei Gesprächen kommt man leicht vom eigentlichen Thema ab. Eine Führungskraft beginnt vielleicht ein Gespräch mit der Anweisung, dass ein Mitarbeitender eine bestimmte Aufgabe erledigen soll, endet aber damit, ihm eine Vielzahl weiterer Aufgaben zu übertragen – ohne klaren Ausgangspunkt. Unweigerlich gehen diese Aufgaben im weiteren Gespräch unter, sodass der Mitarbeitende verwirrt und überfordert zurückbleibt.

In solchen Situationen geht niemand zufrieden aus dem Gespräch. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sinkt, und die Führungskraft erhält nicht das gewünschte Ergebnis.

Mangelnder Fokus ist eine der Hauptursachen für ineffektive Kommunikation am Arbeitsplatz.

Sie muss schlüssig sein:

Schlüssigkeit gehört zu den am meisten unterschätzten Aspekten der Kommunikation am Arbeitsplatz. Fehlt sie, können Nachrichten unklar werden oder verloren gehen. Sie muss sich durch alle Bereiche eines Unternehmens ziehen. Stellen Sie sich vor, Sie halten eine Präsentation vor einem potenziellen Kunden und die Folien sind völlig durcheinander … Genau so sieht unschlüssige Kommunikation aus. Alle Informationen sind vorhanden, aber in einer Reihenfolge, die keinen Sinn ergibt.

Eine gute Vorbereitung kann zu mehr Schlüssigkeit beitragen. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Botschaft vermitteln möchten, bevor Sie sie weitergeben, kann das den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

Wenn Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Kolleginnen und Kollegen berücksichtigen, können Sie Ihre Botschaft auf durchdachte und logische Weise an die jeweiligen Mitarbeitenden vermitteln. Einer der Vorteile davon ist, dass Sie einen konsistenten Zusammenhang zwischen dem Gesprächsthema und der Art und Weise schaffen, wie Sie es ausdrücken.

Ihr Team wird es Ihnen langfristig danken: Die Mitarbeitenden verstehen stets, was Sie sagen möchten, und Missverständnisse am Arbeitsplatz werden deutlich reduziert.

Sie muss höflich sein:

Es gibt einen Grund, warum man dazu angehalten wird, beim Kennenlernen neuer Menschen höflich zu sein. Höflichkeit beschränkt sich nicht auf den ersten Eindruck, sondern sollte eine gesamte Beziehung prägen – ganz gleich, ob sie persönlicher oder beruflicher Natur ist.

Ein höflicher Kommunikationsstil ist entscheidend für ein positives Arbeitsumfeld.

Er kann den Unterschied ausmachen zwischen Kolleginnen und Kollegen, die offen und kooperativ sind, und solchen, die sich vollständig verschließen. Schließlich hört niemand gerne jemandem zu, auf den er wütend ist. Wir fühlen uns meist zu bestimmten Freunden, Familienmitgliedern und Kolleginnen und Kollegen hingezogen, die höflicher sind, weil sie wissen, wie sie auf eine wertschätzende Weise mit uns umgehen können. Wenn das Management diese Haltung vorlebt, hat das eine große Wirkung. Ein positives Arbeitsumfeld ist ein höfliches Arbeitsumfeld.

Sie muss klar sein:

Sagen Sie es mir nach … Klarheit ist das A und O. Wenn Sie sich bei der Kommunikation nur eine Sache merken, dann diese: Ohne Klarheit ist alles andere nebensächlich.

Im Grunde vereint Klarheit alle Punkte, über die wir bisher gesprochen haben. Da sie so umfassend ist, gibt es keinen Bereich in einem Unternehmen, der nicht von ihr profitieren würde.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihre Führungskraft kommt in Ihr Büro und bittet Sie, einen Betriebsausflug für die Mitarbeitenden zu organisieren. Sie buchen eine Location, laden alle Mitarbeitenden des Unternehmens ein und verschicken die Rückmeldeanfragen. Kurz darauf bittet Ihre Führungskraft Sie in ihr Büro. Dort sitzt sie bereits mit hochrotem Kopf. „Sie haben das GANZE Unternehmen eingeladen?“ Diese fehlende Präzision kommt allzu häufig vor, wenn das Management davon ausgeht, seine Botschaft sei eindeutig. Eine „Lies meine Gedanken“-Mentalität nützt keinem Unternehmen.

Alltägliche Aufgaben am Arbeitsplatz – etwa Feedback zu geben, Aufgaben zu delegieren oder Anweisungen zu erteilen – sind besonders effektiv, wenn Sie eindeutig verstanden werden.

Wie im obigen Beispiel ist es am besten, wenn Sie konkrete Informationen zur Unterstützung Ihrer Bitte angeben, etwa Zahlen, Fristen und weitere relevante Details. So vermeiden Sie mögliche Fehler und Missverständnisse, die leicht entstehen können.

Letztendlich entscheidet die Klarheit darüber, ob Mitarbeitende und Kolleginnen und Kollegen verstehen, was von ihnen erwartet wird und warum.

Sie muss konsistent sein:

Damit Kommunikation effektiv bleibt, ist es wichtig, dass Sie die von Ihnen gewählte Methode konsequent anwenden. Eine konsistente Kommunikation am Arbeitsplatz sorgt dafür, dass Kolleginnen, Kollegen und Mitarbeitende wissen, was sie erwartet – ohne ständige Überraschungen und wechselnde Erfahrungen.

Alles beginnt beim Management

Alle Menschen am Arbeitsplatz sollten ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern – doch alles beginnt bei einer Führungskraft …

Was Sie nicht tun sollten:

Es gibt mehrere Dinge, die effektive Kommunikation behindern können. Manchmal ist es schon so einfach, dass wir nicht richtig zuhören, wenn uns jemand etwas mitteilen möchte. Zuhören ähnelt der Kommunikation insofern, als es sehr leicht ineffektiv praktiziert werden kann. Vielleicht kennen Sie den Satz: „Du hörst zwar zu, aber hörst du auch wirklich hin?“ Wenn ein Mitarbeitender mit Ihnen spricht, sollten Sie sicherstellen, dass Sie tatsächlich verstehen, was er oder sie Ihnen sagen möchte.

Weitere Faktoren, die effektive Kommunikation sabotieren können, sind vorschnelle Urteile, Klatsch und Tratsch oder ein von Misstrauen geprägtes Umfeld ohne Transparenz. Ein wichtiger Bereich, den wir ebenfalls oft vernachlässigen, ist die Bedeutung der Körpersprache. Nichts sagt deutlicher „Ich freue mich überhaupt nicht darauf, daran zu arbeiten“ als verschränkte Arme!

Um eine gesunde Beziehung zu Ihrem Team zu pflegen, könnten Sie beispielsweise einen Workshop zur Körpersprache anbieten, damit alle auf derselben Wellenlänge sind.

Achten Sie darauf, ob und wo einige dieser Verhaltensweisen in Ihrem Unternehmen auftreten, und versuchen Sie, sie zu ändern.

Nutzen Sie Ihre Hilfsmittel:

Effiziente Kommunikation beginnt bei einer Führungskraft – und damit in der Regel beim Management.

Das gelingt nur, wenn Führungskräfte ihre Botschaften präzise und zeitnah formulieren und zugleich darauf achten, welche Hilfsmittel sie für die Übermittlung verwenden. Beides zusammen kann maßgeblich beeinflussen, wie eine Botschaft aufgenommen und verarbeitet wird.

Viele Unternehmen verfügen über ein System, das sicherstellt, dass ein Team angemessen auf die Erledigung eines Ziels oder einer Aufgabe vorbereitet ist. Meistens kommen dabei verschiedene Hilfsmittel zum Einsatz.

Wie bei einer Brandschutzübung ist Kommunikation entscheidend. Gleichzeitig sind bestimmte Hilfsmittel notwendig, damit alle informiert und aufmerksam bleiben.

In diesem Fall kann es sich um ganz unterschiedliche Dinge handeln: den Feueralarm, Karten mit den nächstgelegenen Ausgängen, Hinweisschilder, Funkgeräte oder Mikrofone.

Effektive Kommunikation bedeutet sicherzustellen, dass alle wissen, wie sie handeln müssen, wann sie handeln müssen – in dieser Situation natürlich sofort! – und wohin sie gehen sollen. Beides greift ineinander und führt das Team ruhig und schnell sicher nach draußen.

Sie können davon ausgehen, dass Kommunikation effektiv ist, wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, was zu tun ist, und in der Lage sind, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und auf die erforderliche Weise zu handeln. Im Idealfall wirkt alles nahtlos.

Im Management entsteht die entscheidende Dynamik: Sie haben die Möglichkeit, die Kultur Ihres Unternehmens zu beeinflussen. Im Wesentlichen liegt es an Ihnen, dafür zu sorgen, dass die Menschen effektiv kommunizieren. Dafür gibt es einige Möglichkeiten – sehen wir sie uns an:

Finden Sie heraus, welches Kommunikationsmedium für Ihr Team am besten geeignet ist

Bei den Kommunikationstools haben wir die Qual der Wahl. Von E-Mails bis zu Zoom-Calls gibt es unzählige Softwarelösungen und Apps, die wir nutzen können. Und gefühlt kommt jede Woche eine neue hinzu. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Team dabei unterstützen, die jeweiligen Tools effizient und angemessen einzusetzen. (Verwenden Sie ein Tool nicht einfach nur um seiner selbst willen – fragen Sie sich, welches Ziel Sie damit verfolgen.)

Legen Sie klare Regeln dafür fest, wie, wann und wo diese Medien genutzt werden sollen.

Gehen Sie Kommunikationsprobleme an

Angesichts der großen Anzahl verfügbarer Tools werden Sie als Führungskraft unweigerlich auf Mitarbeitende treffen, die ein Tool einem anderen vorziehen. Manche bevorzugen beispielsweise Zoom-Meetings, während andere lieber eine E-Mail erhalten. Und dann gibt es diejenigen, die ein persönliches Gespräch jeder technischen Lösung vorziehen.

Wenn solche Konflikte auftreten, sollten Sie bedenken, dass jede Methode ihre Vorteile hat. Es liegt an Ihnen, Ihr Urteilsvermögen einzusetzen und Ihr Team in die richtige Richtung zu führen.

Knüpfen Sie ein Netzwerk:

In einem geschäftigen Unternehmen kann es leicht passieren, dass wir uns auf unser eigenes Team oder unsere Abteilung beschränken und nach dem Motto „Jeder ist sich selbst der Nächste“ arbeiten. In diesem Fall wäre es: Jede Abteilung arbeitet für sich. Doch ähnlich wie bei einem komplexen Netz müssen in einem erfolgreichen Unternehmen die verschiedenen Abteilungen miteinander verbunden sein und effektiv kommunizieren.

Es ist entscheidend, mit anderen Führungskräften, Teams und der Unternehmensleitung kommunizieren zu können und gleichzeitig die Interessen des eigenen Teams zu vertreten.

Denken Sie bei der Umsetzung daran:

Seien Sie ansprechbar:

Als Führungskraft sollten Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, mit Vorschlägen und Problemen zu Ihnen kommen zu können. Sie sollten außerdem die Möglichkeit haben, mit Ihnen einen Dialog aufzubauen, in dem sie sich sicher und unterstützt fühlen. Dass Ihre Mitarbeitenden sich Ihnen gegenüber öffnen können, ist ein Zeichen für Vertrauen und Zusammenhalt in Ihrem Team.

Schaffen Sie eine Kultur:

Wenn ein Mitarbeitender etwas vorschlägt, das Ihrem Unternehmen in irgendeiner Weise zugutekommen kann, sollten Sie die entsprechende Anerkennung aussprechen und zeigen, dass seine oder ihre Stimme zählt. Das kann ein Gefühl von Sinn und Zugehörigkeit vermitteln. Gleichzeitig signalisiert es den anderen Mitarbeitenden, dass sie an einem Ort arbeiten, an dem ihre Meinung geschätzt wird und sie eine faire Chance haben, sich einzubringen.

Gelegentliche Teambuilding-Maßnahmen wie Rhetorik-Workshops und andere Schulungen können Mitarbeitenden helfen, denen es schwerfällt, sich auszudrücken. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einen offenen Kommunikationskanal zu Ihnen bieten, fördert das nicht nur ihre berufliche Entwicklung, sondern stärkt auch Ihre Position als effektive Führungskraft (im Team gibt es kein „Ich“!).

Neue Mitarbeitende integrieren:

Nachdem Sie Ihre neuen Kommunikationsmethoden eingeführt haben, sollten Sie sicherstellen, dass sich neue Mitarbeitende problemlos in Ihre Unternehmenskultur integrieren können. Sorgen Sie dafür, dass sie sich zugehörig fühlen, indem Sie ihnen erfahrene Teammitglieder zur Seite stellen und ihnen Schulungen sowie weiteres Material zur Verfügung stellen, damit sie schnell auf den aktuellen Stand kommen. Während der Probezeit sollten Sie darauf achten, dass sie sich unterstützt und wertgeschätzt fühlen. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren dafür, ob sie dauerhaft Teil des Teams werden.

Bereit für Veränderungen?

Wenn Sie die Kommunikationsstrategien an Ihrem Arbeitsplatz verbessern möchten, gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt. Ermitteln Sie zunächst, in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial besteht – und beziehen Sie Ihr Team dabei mit ein! Entwickeln Sie anschließend einen konkreten Maßnahmenplan.

Wenn Sie potenzielle Katastrophen vermeiden möchten, müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur effektiver Kommunikation etablieren. Effektive Kommunikation beginnt bei der Führung – und genau hier kann eine Führungskraft den Weg weisen.

Letztendlich ist es für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich, zu wissen, wie man mit seinen Mitarbeitenden kommuniziert.