Employment Rights Act 2025: Die Fristen für 2026, die kleine Arbeitgeber kennen müssen

Kleine Arbeitgeber müssen sich 2026 auf mehrere Änderungen im Arbeitsrecht vorbereiten. Der aktualisierte Zeitplan der britischen Regierung für den Employment Rights Act 2025 umfasst die Verlängerung der Frist für Klagen beim Employment Tribunal, neue Pflichten im Zusammenhang mit Belästigung sowie erweiterte Gewerkschaftsrechte. Die elektronische Abstimmung bei Gewerkschaften ist bereits in Kraft.

Die Änderungen gelten für Arbeitgeber jeder Größe, wobei sich die Einzelheiten und der Zeitplan je nach Maßnahme unterscheiden können. Am sichersten ist es, zunächst den offiziellen Zeitplan als Ausgangspunkt zu verwenden und anschließend jede relevante Änderung in konkrete Maßnahmen für Lohnabrechnung, Personalunterlagen, Richtlinien und Führungskräfte zu übersetzen. Der Zeitplan der Regierung zur Umsetzung des Plans „Make Work Pay“ und des Employment Rights Act sollte als Referenz dienen, um zu bestätigen, was wann gilt.

Vor Oktober: Ermitteln, was Ihr Unternehmen ändern muss

Beginnen Sie mit einer kurzen Umsetzungsprüfung, anstatt auf das Inkrafttreten der Änderungen im Oktober zu warten. Das muss kein großes Projekt sein. Ein kleiner Arbeitgeber kann mit vier Fragen beginnen:

• Welche Mitarbeiter und Führungskräfte sind von den Änderungen betroffen?
• In welchen Richtlinien werden Beschwerden, Belästigung, Grievances, Disziplinarmaßnahmen oder Gewerkschaften erwähnt?
• Welche Personalunterlagen würden Sie benötigen, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter eine Klage einreicht?
• Wer ist dafür verantwortlich, den offiziellen Zeitplan zu prüfen und das Unternehmen auf dem Laufenden zu halten?

Erstellen Sie ein einziges Arbeitsdokument mit der jeweiligen Maßnahme, ihrem Inkrafttreten, der verantwortlichen Person und den erforderlichen Schritten. Verlinken Sie darin die offizielle Quelle, damit alle an der Prüfung beteiligten Personen die neuesten Informationen einsehen können.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, wie Sie Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Besprechungen, Beschwerden und Personalentscheidungen dokumentieren. Gute Aufzeichnungen ersetzen keine Rechtsberatung, können aber dabei helfen, nachzuvollziehen, was wann passiert ist. Wenn Lohnabrechnungsdaten über mehrere Tabellen oder Systeme verteilt sind, überprüfen Sie diesen Prozess zusammen mit Ihrer bestehenden Checkliste zur Vermeidung von Fehlern in der Lohnabrechnung. Ziel ist nicht, unnötigen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Wichtig ist vielmehr, dass wesentliche Personalinformationen konsistent und auffindbar sind.

Ab 1. Oktober 2026: Auf die längere Klagefrist beim Employment Tribunal vorbereiten

Ab dem 1. Oktober 2026 verlängert sich die Frist für eine Klage beim Employment Tribunal von drei auf sechs Monate. Dies ist eine der klarsten Fristen im aktualisierten Zeitplan der Regierung und hat eine praktische Konsequenz für kleine Arbeitgeber: Ein Problem kann länger die Möglichkeit einer Klage begründen als nach der derzeit geltenden Frist.

Überprüfen Sie vor dem 1. Oktober, wie Ihr Unternehmen das Ende eines Arbeitsverhältnisses und formelle Streitigkeiten handhabt. Ihre Checkliste sollte Folgendes umfassen:

• Erfassen Sie die relevanten Daten für eine Kündigung durch den Mitarbeiter, eine Entlassung, ein Grievance-Verfahren, eine Disziplinarmaßnahme oder eine andere Personalentscheidung.
• Bewahren Sie Kopien von Schreiben, E-Mails, Gesprächsnotizen und Unterlagen zur Entscheidungsfindung gemeinsam in einer sicheren Personalakte auf.
• Legen Sie fest, wer die Korrespondenz ehemaliger Mitarbeiter entgegennimmt und weiterleitet.
• Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte wissen, dass Beschwerden oder rechtliche Schreiben nicht ignoriert werden dürfen, nur weil der Mitarbeiter bereits ausgeschieden ist.
• Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungs- und Zugriffsprozesse, damit befugte Personen relevante Unterlagen bei Bedarf finden können.

Dies ist in erster Linie eine Änderung im Personal- und Dokumentenmanagement, kann sich aber auch auf die Lohnabrechnung auswirken. Die Schlussabrechnung, Urlaubsberechnungen, Abzüge und sonstigen Zahlungen sollten eindeutig dokumentiert werden, einschließlich der relevanten Daten und Belege. Konsistente Arbeitszeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen können dabei helfen zu erklären, wie die Vergütung berechnet wurde. Ein digitaler Prozess kann außerdem das Risiko verringern, sich auf unvollständige Papier-Stundenzettel zu verlassen. Die Grundsätze aus So vermeiden Sie Fehler in der Lohnabrechnung sind auch hier relevant.

Die längere Klagefrist bedeutet nicht, dass jeder ehemalige Mitarbeiter eine Klage einreichen wird, und sie sagt auch nichts über die Erfolgsaussichten einer Klage aus. Sie bedeutet vielmehr, dass Ihre Prozesse berücksichtigen sollten, dass ein Problem länger offen bleiben kann.

Ab Oktober: Verfahren gegen Belästigung und Schulungen für Führungskräfte aktualisieren

Der aktualisierte Zeitplan umfasst ab Oktober 2026 außerdem neue Pflichten im Zusammenhang mit Belästigung. Die Quelle bestätigt den Zeitpunkt und das Thema. Arbeitgeber sollten jedoch die offiziellen Umsetzungsunterlagen auf die konkreten Anforderungen prüfen, die für ihr Unternehmen gelten, bevor sie ihre Verfahren ändern.

Bereiten Sie in der Zwischenzeit die grundlegenden Abläufe vor:

• Legen Sie fest, an wen sich Mitarbeiter mit einem Anliegen wegen Belästigung wenden können.
• Entscheiden Sie, wer die Meldung entgegennimmt und für die Reaktion darauf verantwortlich ist.
• Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter wissen, wie sie ein Anliegen vertraulich und sicher melden können.
• Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte wissen, wie sie eine Meldung weiterleiten müssen, anstatt zu versuchen, ein schwerwiegendes Problem informell zu lösen.
• Dokumentieren Sie Meldungen, Maßnahmen, Entscheidungen und Nachverfolgungen. Der Zugriff sollte auf die zuständigen Personen beschränkt sein.
• Überprüfen Sie Richtlinien und Schulungsunterlagen, sobald die detaillierten Anforderungen bestätigt wurden.

Ihre Richtlinie sollte für Mitarbeiter leicht auffindbar und verständlich sein. Sie sollte außerdem zu dem passen, was das Unternehmen tatsächlich leisten kann. Ein Verfahren, das eine Reaktion durch eine nicht verfügbare Person verspricht oder auf einen veralteten Ansprechpartner verweist, schafft vermeidbare Probleme.

Kleine Unternehmen können für diese Prüfung ein einfaches schriftliches Verfahren verwenden. Derselbe Ansatz wie bei anderen internen Abläufen kann hilfreich sein: Definieren Sie die einzelnen Schritte, legen Sie Verantwortlichkeiten fest und prüfen Sie, ob der Prozess in der Praxis funktioniert. Ein Quickstart-Leitfaden für Standardarbeitsanweisungen bietet einen nützlichen Rahmen für die Dokumentation wiederholbarer Arbeitsabläufe.

Gewerkschaftsrechte und elektronische Abstimmungen prüfen

Gewerkschaftsrechte sind ein weiterer Bestandteil des Zeitplans für die Umsetzung im Oktober. Die Regierung bestätigt außerdem, dass die elektronische Abstimmung bei Gewerkschaften bereits in Kraft ist. Arbeitgeber sollten daher alle internen Prozesse überprüfen, die Gewerkschaftskommunikation, entsprechende Anfragen oder Vereinbarungen am Arbeitsplatz betreffen können, und vor weiteren Maßnahmen die aktuellen Anforderungen bestätigen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine alte Richtlinie oder die übliche Vorgehensweise einer Führungskraft ausreicht. Dokumentieren Sie, wer gegebenenfalls für gewerkschaftsbezogene Angelegenheiten zuständig ist, wo relevante Informationen gespeichert werden und wann fachkundige Beratung erforderlich ist. Wenn Ihr Unternehmen keine anerkannte Gewerkschaft und derzeit keine gewerkschaftlichen Aktivitäten hat, kann die Prüfung trotzdem kurz ausfallen: Halten Sie fest, dass das Thema berücksichtigt wurde, und benennen Sie die Person, die künftige Aktualisierungen beobachten wird.

Praktische Maßnahmenliste für Oktober 2026

Vor Inkrafttreten der relevanten Änderungen sollten kleine Arbeitgeber Folgendes erledigt haben:

1. Den aktualisierten Zeitplan der Regierung geprüft und ermittelt haben, welche Maßnahmen gelten.
2. Den 1. Oktober 2026 für die Änderung der Klagefrist beim Employment Tribunal von drei auf sechs Monate vorgemerkt haben.
3. Personal-, Lohnabrechnungs- und Arbeitszeitaufzeichnungen auf Vollständigkeit und eine konsistente Erfassung von Daten geprüft haben.
4. Zuständige Personen und Kontaktdaten für Beschwerden, Meldungen wegen Belästigung und formelle Korrespondenz aktualisiert haben.
5. Führungskräfte über ihre Pflichten zur Weiterleitung und Dokumentation informiert haben.
6. Gewerkschaftsprozesse und den Stand der Anforderungen an elektronische Abstimmungen geprüft haben.
7. Alle Punkte dokumentiert haben, die noch mit einer arbeitsrechtlich spezialisierten Person geklärt werden müssen.

Das praktische Ziel besteht nicht darin, jedes Detail jeder Maßnahme vorwegzunehmen. Entscheidend ist, zu wissen, welche Fristen Ihr Unternehmen betreffen, zuverlässige Aufzeichnungen zu führen und Ihre Verfahren zu aktualisieren, sobald die offiziellen Anforderungen bestätigt sind.