Was Auftragnehmer des Bundes vor dem 26. Oktober 2026 prüfen sollten

Bundesauftragnehmer und Nachunternehmer sollten sich in diesem Herbst auf eine regulatorische Änderung vorbereiten. Das US-Arbeitsministerium hat eine endgültige Regelung veröffentlicht, mit der die Vorschriften zur Umsetzung der Executive Order 11246 aufgehoben werden. Die Regelung soll am 26. Oktober 2026 in Kraft treten.

Diese Änderung ist insbesondere für Unternehmen relevant, die mit Bundesaufträgen arbeiten, darunter auch einige Bauunternehmen und Nachunternehmer. Das bedeutet nicht, dass alle bestehenden Compliance-Prozesse sofort verworfen werden sollten. Es bedeutet jedoch, dass Ihr Unternehmen die Dokumente, Richtlinien und Arbeitsabläufe, die mit diesen Vorschriften zusammenhängen, vor dem Inkrafttreten überprüfen sollte.

Die vom US-Arbeitsministerium veröffentlichte endgültige Regelung ist der Ausgangspunkt für diese Überprüfung. Je nach konkreten Verträgen und Unternehmensstruktur benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise zusätzlich eine individuelle Beratung.

Beginnen Sie mit Ihren Bundesvertragsunterlagen

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, welche Verträge und Nachunternehmerverträge betroffen sein könnten. Verlassen Sie sich nicht lediglich auf die allgemeine Annahme, dass die Änderung für Ihr Unternehmen gilt. Erstellen Sie eine Liste Ihrer laufenden Bundesaufträge, aktiven Nachunternehmerverträge, Verlängerungen und Angebote, die nach dem Inkrafttreten zu Verträgen werden könnten.

Suchen Sie in jeder Vereinbarung nach Klauseln und Verweisen, die mit der Executive Order 11246 und den zu ihrer Umsetzung erlassenen Vorschriften zusammenhängen. Prüfen Sie sowohl den Hauptvertrag als auch Nachunternehmervereinbarungen, Änderungen, Bestellungen und Standardformulare, die Ihr Team verwendet, wenn Arbeiten an ein anderes Unternehmen vergeben werden.

Dies ist eine gute Gelegenheit, Ihre Dokumentenverwaltung zu verbessern. Wenn Ihr Team mehrere Versionen derselben Vertragsklausel in unterschiedlichen Ordnern gespeichert hat, erstellen Sie eine zentrale Prüfliste und halten Sie fest, welche Version für welches Projekt verwendet wird. Ein klares System kann das Risiko verringern, dass ein veraltetes Formular an einen Kunden, Nachunternehmer oder Projektleiter gesendet wird.

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Nachunternehmern arbeitet, sollte die Vertragsprüfung auch den Prozess umfassen, über den Anforderungen an diese weitergegeben werden. Unser Leitfaden Nachunternehmervereinbarungen erstellen und verstehen kann Ihnen dabei helfen, diese Überprüfung zu strukturieren. Für diese konkrete Änderung bleibt jedoch die endgültige Regelung selbst die maßgebliche Quelle.

Überprüfen Sie Richtlinien zur Gleichbehandlung sorgfältig

Die Regelung betrifft Vorschriften zur Umsetzung der Executive Order 11246. Auftragnehmer sollten daher die Richtlinien überprüfen, die aufgrund dieser Anforderungen erstellt oder beibehalten wurden. Dazu können Erklärungen zur Chancengleichheit, interne Verfahren, Mitarbeiterkommunikation, Unterlagen für die Einarbeitung sowie Formulierungen in Handbüchern oder Auftragnehmerdokumenten gehören.

Die praktische Frage lautet nicht lediglich, ob eine Richtlinie die Executive Order erwähnt. Fragen Sie sich, wie die Richtlinie im Arbeitsalltag eingesetzt wird:

• Ist sie in Einstellungsangeboten, Handbüchern oder Aushängen am Arbeitsplatz enthalten?
• Verwendet das Einstellungsteam einen Standardprozess, der mit der Richtlinie zusammenhängt?
• Sind Führungskräfte darin geschult, ein bestimmtes Verfahren einzuhalten?
• Enthalten Formulare für Nachunternehmer dieselbe Formulierung?
• Hängen interne Genehmigungen oder Untersuchungen von der bestehenden Richtlinie ab?

Halten Sie Ihre Ergebnisse fest. Unterscheiden Sie zwischen Richtlinien, die durch einen bestimmten Vertrag oder eine bestimmte Vorschrift vorgeschrieben sind, und umfassenderen unternehmerischen Verpflichtungen, die Ihr Unternehmen möglicherweise freiwillig beibehalten möchte. Die Aufhebung einer umsetzenden Vorschrift beantwortet nicht automatisch die Frage, ob ein Unternehmen alle internen Maßnahmen zur Gleichbehandlung ändern sollte. Vermeiden Sie es, eine Richtlinie allein deshalb zu entfernen, weil sich ein rechtlicher Verweis ändert.

Kennzeichnen Sie stattdessen jedes Dokument für eine rechtliche oder Compliance-Prüfung und benennen Sie eine verantwortliche Person für die Aktualisierung. Das kann ein HR-Manager, eine Führungskraft aus dem operativen Bereich, ein externer Berater oder eine andere Person sein, die befugt ist, Richtlinienänderungen zu genehmigen.

Überprüfen Sie Prozesse zur Aufbewahrung von Unterlagen und Berichterstattung

Viele Unternehmen betrachten die Aufbewahrung von Unterlagen und die Berichterstattung als Verwaltungsaufgaben. Diese Prozesse basieren jedoch häufig auf konkreten regulatorischen Anforderungen. Eine Änderung der Vorschriften kann sich darauf auswirken, welche Informationen Ihr Team erfasst, wo diese gespeichert werden und wie Berichte oder Antworten im Zusammenhang mit Bundesaufträgen erstellt werden.

Überprüfen Sie die Unterlagen, die Ihr Unternehmen zu Beschäftigten, Bewerbern, Tätigkeitsklassifizierungen, Vergütung, Arbeitszeiten, Einstellungsentscheidungen und Maßnahmen am Arbeitsplatz führt. Ziel ist nicht die Annahme, dass sämtliche Unterlagen gelöscht werden können oder jeder Berichtsprozess eingestellt werden sollte. Der sicherere Ansatz besteht darin, zunächst festzustellen, welche Unterlagen und Berichte mit den aufgehobenen Vorschriften zusammenhängen, und anschließend zu bestätigen, was gemäß den Vertragsbedingungen und anderen geltenden Verpflichtungen weitergeführt werden muss.

Überprüfen Sie außerdem, wie Informationen in Ihrem Unternehmen weitergeleitet werden. Klären Sie zum Beispiel:

• Wer erfasst Informationen zu Beschäftigten und Bewerbern?
• Wer prüft diese auf Richtigkeit?
• Wo werden Arbeitszeit-, Lohnabrechnungs- und Personalunterlagen gespeichert?
• Wer erstellt Berichte für einen öffentlichen Auftraggeber oder das zuständige Vertragsteam?
• Wie werden Korrekturen und Genehmigungen dokumentiert?
• Welche Berichte werden automatisch aus der Lohnabrechnungs- oder Personalsoftware erstellt?

Wenn Ihr Unternehmen ein Zeiterfassungssystem verwendet, sollten Sie sicherstellen, dass sich die darin enthaltenen Aufzeichnungen weiterhin eindeutig nachvollziehen lassen. Eine verlässliche Dokumentation von Arbeitszeiten und Tätigkeitszuordnungen kann die Lohnabrechnung und Projektdokumentation unterstützen. Sie sollte jedoch nicht als Ersatz dafür dienen, die konkreten Anforderungen eines Vertrags zu verstehen. Weitere Hinweise zur Verbesserung von Lohnabrechnungsprozessen finden Sie unter 5 Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung.

Erstellen Sie vor dem Inkrafttreten einen Prüfplan

Der 26. Oktober 2026 sollte als Frist für die Überprüfung betrachtet werden – nicht als der Tag, an dem Ihr Team erstmals nach den relevanten Unterlagen sucht. Bestimmen Sie frühzeitig eine Person, die das Projekt koordiniert, und erstellen Sie eine kurze Übersicht der betroffenen Verträge, Richtlinien, Formulare, Unterlagen und Berichte.

Verwenden Sie anschließend ein einfaches Statussystem: Prüfung erforderlich, in Prüfung, genehmigt oder ersetzt. Speichern Sie die endgültigen Versionen an einem Ort, auf den Führungskräfte und Verwaltungsmitarbeiter zugreifen können, und entfernen Sie veraltete Vorlagen aus den Ordnern, in denen Ihre Mitarbeiter normalerweise nach Formularen suchen. Muss ein altes Dokument aus historischen Gründen aufbewahrt werden, kennzeichnen Sie es eindeutig, damit es nicht versehentlich erneut verwendet wird.

Dokumentieren Sie die Entscheidungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie eine Richtlinie beibehalten, halten Sie den Grund dafür fest. Wenn Sie eine Klausel oder einen Berichtsprozess ändern, dokumentieren Sie, wann die Änderung genehmigt wurde und wer sie genehmigt hat. So entsteht eine nützliche interne Dokumentation, und Führungskräfte erhalten klare Anweisungen für den Fall, dass Fragen auftreten.

Informieren Sie schließlich die Personen, die für Verträge, Einstellungen, Lohnabrechnung, Unterlagen und die Verwaltung von Nachunternehmern zuständig sind, über die Änderungen. Die endgültige Regelung bietet Anlass, diese Prozesse gemeinsam zu überprüfen, anstatt jedes Dokument als isolierte Aufgabe zu behandeln. Eine gezielte Prüfung zum jetzigen Zeitpunkt kann Ihrem Unternehmen helfen, Verwirrung zu vermeiden, wenn die Aufhebung in Kraft tritt.