Kurzanleitung für Standardarbeitsanweisungen
Die meisten von uns kennen diese Situation: Man wurde gerade eingestellt und möchte alles richtig machen, doch fast jeder, mit dem man spricht, hat seine eigene Vorstellung davon, wie die Aufgaben am besten erledigt werden. In einem solchen Umfeld passieren viele Fehler und es entsteht eine Menge unnötiger und kostspieliger Nacharbeit. Unternehmen, die nicht in die Ressourcen investieren, um eine standardisierte Vorgehensweise zu definieren, sind häufig äußerst unorganisiert. Viele einzelne Gruppen arbeiten ineffizient und voneinander isoliert in nicht miteinander verbundenen Silos. Im Gegensatz dazu sind Unternehmen, die Prozesse und Systeme zur Förderung der Zusammenarbeit einführen, deutlich produktiver und effektiver – und haben wesentlich bessere Erfolgschancen.
In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie eine Reihe von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) einführen können, damit alle in Ihrem Unternehmen nach denselben Vorgaben arbeiten. Wir klären, was SOPs sind, wie sie sich von Prozessdokumenten unterscheiden und warum sie im Geschäftsalltag so wichtig sind. Anschließend betrachten wir die verschiedenen Arten von SOPs und besprechen, was ein gutes von einem weniger guten Set unterscheidet. Danach geht es um einige der häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung von SOPs. Zum Schluss zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie effektive SOPs für Ihr eigenes Unternehmen erstellen und einführen.
Was genau ist eine S-O-P?
Kurz gesagt ist eine Standard-Operating-Procedure – auf Deutsch eine Standardarbeitsanweisung – ein Dokument, das eine Reihe präziser Anweisungen zur korrekten Ausführung einer routinemäßigen Aufgabe enthält. Vielleicht denken Sie jetzt: „Ich kenne mein Unternehmen besser als jeder andere – wozu brauche ich das?“ Wenn Sie ein Kleinunternehmer mit nur ein oder zwei Angestellten sind und keine Wachstumspläne haben, ist Ihre Zeit möglicherweise an anderer Stelle besser investiert. Die meisten Unternehmer konzentrieren sich jedoch auf Wachstum und können die Vorteile von SOPs nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter und Prozesse mit maximaler Effizienz arbeiten und dabei hochwertige Ergebnisse sowie eine gleichbleibende Leistung liefern.
SOPs sind außerdem hervorragende Hilfsmittel, um neue Mitarbeiter in kürzester Zeit einzuarbeiten. Häufig sind sie gesetzlich vorgeschrieben, um die Einhaltung staatlicher Vorschriften sicherzustellen.
Prozess vs. Verfahren
Es ist leicht, prozedurale Dokumente mit Dokumenten zu verwechseln, die einen Prozess beschreiben. Am einfachsten lässt sich der Unterschied veranschaulichen, wenn man sich einen Prozess als das „Was“ eines Projekts vorstellt und eine SOP als das „Wie“. Der Prozess ist die aufeinanderfolgende Abfolge von Aktivitäten, die allgemein beschreibt, was erledigt werden muss. SOPs hingegen schlüsseln jeden einzelnen Arbeitsschritt von Anfang bis Ende detailliert auf.
Im Bauwesen umfasst der Prozess zur Herstellung eines Fundaments beispielsweise die folgenden sieben Schritte:
- Aushub.
- Fundamente (Schalung und Betonieren).
- Wände (Schalung und Betonieren).
- Abdichtung.
- Drainagerohr / Drainageleitung.
- Verfüllung.
- Betonboden gießen und fertigstellen.
Im Gegensatz zu dieser Liste würde eine SOP jeden einzelnen Schritt ausführlich beschreiben. In diesem Beispiel gäbe es eine eigene SOP für den Aushub, eine weitere für die Fundamente, eine weitere für die Wände und so weiter. Jede SOP würde alle beteiligten Elemente vom Aufbau bis zum Abbau beschreiben und aufführen, welche Materialien und Geräte in welcher Reihenfolge, von wem und innerhalb welcher Zeitvorgaben eingesetzt werden müssen. Außerdem würden Sicherheitsausrüstung, wichtige Aspekte, Kommunikationsprotokolle, Fristen und vieles mehr behandelt. Oft enthalten SOPs Checklisten, Illustrationen, Fotos und sogar Videos, um für zusätzliche Klarheit zu sorgen.
Zusammengefasst bietet die Prozessdokumentation den Beteiligten einen Überblick auf hoher Ebene über die zu erledigende Aufgabe. SOPs liefern dagegen eine Schritt-für-Schritt-Erklärung aller notwendigen Aktivitäten, damit jeder Prozessschritt erwartungsgemäß, mit denselben Ergebnissen und immer wieder zuverlässig abgeschlossen wird.
Wichtig ist außerdem: Auch wenn viele SOPs sehr detailliert sind, können sie je nach Bedarf ebenso kurz und einfach gehalten werden. Entscheidend ist, genau die richtige Menge an hochwertigen Informationen bereitzustellen, damit die Aufgabe korrekt erledigt werden kann.
Warum sind SOPs so wichtig?
Produktive Arbeitsabläufe fördern
SOPs bieten Unternehmen ein Werkzeug, mit dem sie einen anleitenden Rahmen für ihre Prozesse schaffen können. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten nach denselben Grundsätzen arbeiten – und dadurch effektiv und gemeinschaftlich vorankommen.
Diese Dokumente geben Unternehmern die Möglichkeit, innerhalb des Unternehmens eine klare Dokumentationsstruktur zu etablieren und sicherzustellen, dass Mitarbeiter bewährte Verfahren befolgen. Das kann dazu beitragen, das Risiko von Verletzungen oder Sachschäden zu minimieren und außerdem die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass das Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen verklagt wird. Wenn verbindliche Vorgaben eingeführt werden, nach denen Mitarbeiter offizielle Verfahren befolgen müssen, kann das Unternehmen professionell und produktiv arbeiten. Die Alternative überlässt zu viel dem Zufall.
Gleichbleibende Ergebnisse sicherstellen
Ein weiterer großer Vorteil von SOPs besteht darin, dass sie effizient für gleichbleibende Ergebnisse sorgen. Sobald ein Verfahren für einen bestimmten Prozess eingeführt wurde, kann es immer wieder angewendet werden – in dem Wissen, dass Ressourcen angemessen bereitgestellt werden und jedes Mal ein hochwertiges Produkt entsteht.
Nehmen wir als Beispiel eine Großbäckerei, die für eine bekannte Marke Kuchen produziert. Jeder einzelne Kuchen muss unbedingt dieselbe Größe, denselben Geschmack, dieselbe Konsistenz und dasselbe Aussehen haben. Dafür müssen Zutaten, Rührmaschinen und Öfen bei jeder Charge exakt gleich eingesetzt werden. Der einzige Weg, ein derart hohes Maß an Konsistenz sicherzustellen – abgesehen vom Einsatz von Robotern –, ist die Einführung einer verbindlichen Standardarbeitsanweisung.
Einheitliche Abläufe können sich auch direkt auf den Umsatz auswirken. Kunden, die regelmäßig denselben hohen Standard bei Dienstleistungen oder Produkten erleben, sind grundsätzlich loyaler und kommen gerne immer wieder zurück.
Risiken minimieren
Wenn Fragen dazu auftauchen, wie eine Aufgabe auszuführen ist, bieten SOPs einen klaren Weg nach vorn. Sie dienen als Leitfaden dafür, wie Dinge erledigt werden sollten, und weisen auf potenzielle Risiken hin, die vermieden werden müssen.
Stellen Sie sich einen neuen Mitarbeiter eines Reinigungsunternehmens vor, der einen hartnäckigen Fleck entfernen muss. Ohne SOP könnte er auf die Idee kommen, Essig und Bleichmittel zu mischen, ohne zu wissen, dass dabei giftige und möglicherweise gesundheitsschädliche Dämpfe entstehen. Eine SOP würde in diesem Fall klar festlegen, welche Chemikalien unter welchen Umständen verwendet werden dürfen und welche niemals miteinander kombiniert werden dürfen.
SOPs erhöhen die Wahrscheinlichkeit positiver Ergebnisse.
Ordnungsgemäße Einarbeitung und Schulung verbessern
Jedes erfolgreiche Unternehmen steht früher oder später vor der Notwendigkeit, neue Mitarbeiter einzustellen, bestehende Mitarbeiter in weiteren Aufgaben zu schulen, neue Technologien einzuführen oder neue Arbeitsweisen zu etablieren. In all diesen Fällen ist eine Schulung erforderlich, damit die Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand kommen.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, jeden Ihrer Prozesse in seine einzelnen Bestandteile zu zerlegen und anschließend mit Standardarbeitsanweisungen zu ergänzen, verbessern Sie den Wissenstransfer und die Einarbeitung erheblich. Mitarbeiter lernen schneller und einheitlicher, während bewährte Verfahren im gesamten Unternehmen angewendet werden. Außerdem wissen diejenigen, die noch Fragen oder Zweifel haben, genau, wo sie Antworten finden.
Prozesse verbessern und Ineffizienzen reduzieren
Bei der Erstellung Ihrer SOPs werden Sie ganz automatisch zahlreiche Herausforderungen und Chancen in den derzeitigen Arbeitsweisen erkennen. Sie werden viele Situationen entdecken, die verbessert werden können, sowie zahlreiche Möglichkeiten, Verschwendung zu reduzieren und effizienter zu arbeiten. Zusätzlich werden Sie wahrscheinlich auch besondere oder unerwartete Situationen identifizieren, für die weitere Verfahren entwickelt werden müssen – und damit den Ablauf in Ihrem Unternehmen noch weiter verbessern.
Operative Abläufe optimieren
Ohne SOPs steigt die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Blockaden und Engpässen im Betriebsablauf kommt. Schon die ineffiziente Arbeitsweise einer einzigen Person kann sich negativ auf die Effizienz der gesamten Organisation auswirken. Eine effektive Leistungserbringung setzt mindestens voraus, dass alle Mitarbeiter nach denselben Vorgaben arbeiten. Genau hier zeigen SOPs ihren besonderen Wert. Formalisierte Verfahren, die sicherstellen, dass alle gemeinsam und abgestimmt arbeiten, verhindern, dass die ineffiziente Arbeitsweise Einzelner die gesamte Gruppe beeinträchtigt.
SOPs eignen sich außerdem hervorragend für das Ressourcenmanagement. Sie helfen sicherzustellen, dass Wartungsarbeiten planmäßig durchgeführt und größere Zwischenfälle minimiert beziehungsweise korrekt gehandhabt werden, um die Auswirkungen auf den Betrieb zu reduzieren.
Ein gutes Beispiel wäre ein Bauprojekt mit einem Turmdrehkran, dessen Hubseil erste Ausfransungen zeigt. Das kommt relativ häufig vor: Drahtseile können aus den verschiedensten Gründen versagen, doch der häufigste Grund ist mangelnde Wartung. Wenn regelmäßige Prüfungen und Wartungsarbeiten als fester Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs vorgeschrieben sind, können SOPs dafür sorgen, dass diese durchgeführt werden, bevor es zu Unfällen kommt.
Das Risiko panischer Reaktionen verringern
In Notfällen neigen Menschen dazu, in Panik zu geraten und schlechte Entscheidungen zu treffen. Dadurch kann eine eigentlich beherrschbare Situation schnell außer Kontrolle geraten. Ein Sicherheitsmitarbeiter in einem Chemiewerk sollte beispielsweise genau wissen, was zu tun ist, wenn er Rauch riecht. Untätigkeit oder falsches Handeln könnte verheerende Folgen haben. Für jede potenzielle Situation sollte eine SOP erstellt werden, in der genau festgelegt ist, welche Schritte zu ergreifen sind, wer kontaktiert werden muss, welche Schutzausrüstung zu tragen ist und so weiter.
Welche Arten von SOPs gibt es?
Die meisten Unternehmen verwenden beim Aufbau ihrer SOPs eine von drei grundlegenden Vorlagen. Jede davon hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Welches Format Sie wählen, hängt vor allem davon ab, warum Sie die SOP erstellen und wie komplex die betreffende Aufgabe ist.
Geordnete (einfache) Checkliste
Wenn Sie es mit einem klaren, unkomplizierten Prozess mit wenigen Schritten zu tun haben und einigermaßen sicher sind, dass er jedes Mal zuverlässig funktioniert, kann die Checklistenmethode sehr gut geeignet sein. Beispiele:
- Anweisungen zum Einrichten von Maschinen
- Anmeldeabläufe für Konten
- Pflege des Arbeitsbereichs
- Rundgänge
Ein großer Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass sich mit Checklisten die vollständige Durchführung präzise überwachen lässt. Das ist hilfreich, um die Produktivität von Mitarbeitern zu beurteilen. Da die einzelnen Schritte in einer klaren Reihenfolge abgearbeitet werden, eignen sich Checklisten außerdem hervorragend für Anweisungen, bei denen die Schritte nacheinander ausgeführt werden müssen. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine einfache Checkliste, mit der ein Sicherheitsmitarbeiter sicherstellen kann, dass ein Gebäude ordnungsgemäß abgeschlossen ist.
Ein verwandtes Format, das sich besser für detaillierte Aufgaben eignet, ist die hierarchische (detaillierte) Checkliste. Sie sieht ähnlich aus, enthält neben den Hauptaufgaben jedoch auch Teilaufgaben.
Hierarchisch (detailliert)
Wenn Sie eine Liste mit zusätzlichen, detaillierten Anweisungen zu einzelnen Teilaufgaben erstellen müssen, ist das hierarchische Format die richtige Wahl. Während eine normale, sequenzielle Checkliste die Schritte A, dann B und dann C in einer leicht nachvollziehbaren Reihenfolge aufführt, kann das hierarchische Format die Struktur A, dann A1, dann A2, anschließend B und so weiter haben. Es liefert zusätzliche Details, wenn die Anweisung für eine einzelne Aufgabe nicht ausreicht.
Sehen Sie sich dieses Beispiel an: Vier grundlegende Aufgaben werden in ihre jeweiligen Teilaufgaben aufgeschlüsselt.
Wenn der Prozess unübersichtlich wird, kann es sinnvoll sein, ihn in einem Flussdiagramm darzustellen.
Flussdiagramm
Bei einem komplizierten Prozess mit mehreren unterschiedlichen Ergebnissen kann jedes Ergebnis die nachfolgenden Aktionen des Teams grundlegend verändern. Das beste Format für die Darstellung eines solchen Prozesses ist ein Flussdiagramm. Es bildet jeden Schritt in einem leicht verständlichen visuellen Ablauf ab. Flussdiagramme helfen dabei, umfangreiche und komplexe Entscheidungsabläufe in einfache, logische Optionen zu überführen.
Flussdiagramme verwenden Formen und Verbindungspfeile auf einem Blatt, um Aktionen und Ergebnisse zu beschreiben. Ihre Erstellung ist deutlich aufwendiger als die von Checklisten. Sobald sie jedoch fertiggestellt sind, lassen sie sich wesentlich schneller und leichter verstehen. Ein großer Vorteil von Flussdiagrammen besteht darin, dass sich potenzielle Komplikationen leichter erkennen und neue Abläufe einfach testen lassen.
Neben Prozessabläufen werden Flussdiagramme häufig auch verwendet, um Hierarchien innerhalb einer Organisation darzustellen und zu zeigen, wer wem unterstellt ist. Hier sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Flussdiagramm. Natürlich können solche Diagramme auch sehr viel detaillierter und komplexer ausfallen.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung von SOPs?
Es besteht kein Zweifel, dass SOPs Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Gleichzeitig gibt es jedoch auch eine Reihe potenzieller Herausforderungen.
SOPs isoliert entwickeln
Stellen Sie sich vor, Sie würden den Marketingleiter einer großen Getränkemarke bitten, eine SOP für die Funktionsweise der Etikettiermaschinen in der Abfüllanlage zu schreiben. Er kennt zwar das Markenkonzept, wäre bei den technischen Spezifikationen der Maschinen jedoch überfordert, da diese nicht in seinen Verantwortungsbereich fallen. Eine andere Abteilung hätte diese Informationen. Dasselbe gilt für Prozesse innerhalb derselben Abteilung, die jedoch auf unterschiedlichen Verantwortungsebenen liegen – beispielsweise für einen Teamleiter und einen Executive Vice President in derselben Geschäftseinheit. Der Teamleiter kann die Details des Arbeitsablaufs beschreiben, während die Führungskraft eher für Strategie und Vision zuständig ist.
Keine einzelne Gruppe verfügt über alle Antworten. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre SOPs tatsächlich Ihren Prozessen und Verfahren entsprechen, besteht darin, Mitarbeiter aus allen Teams und auf allen Ebenen in die Entwicklung einzubeziehen.
Nicht das gesamte Team einbeziehen
Als wir vor Jahren unsere ersten SOPs erstellten, hatten wir unsere Prozesse selbstbewusst an der Wand im Konferenzraum ausgebreitet. Umso entsetzter waren wir, als ein Teammitglied hereinkam und sagte: „Oh nein, nein – das machen wir schon lange nicht mehr so!“ Natürlich war das der Tag, an dem wir begannen, alle Mitarbeiter in die Entwicklung und Verbesserung unserer Prozesse einzubeziehen.
Vielleicht glauben Sie, am besten zu wissen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. In Wirklichkeit entwickeln Mitarbeiter jedoch häufig eigene Umgehungslösungen, wenn sie in ihren täglichen Arbeitsabläufen auf Schwierigkeiten stoßen. Diese funktionieren zwar, können aber weit von den eigentlichen Unternehmensregeln entfernt sein und in manchen Fällen negative, unbeabsichtigte Folgen haben. Außerdem werden solche Umgehungslösungen nur selten an das Prozessverbesserungsteam zurückgemeldet. Dadurch werden KPI-Ergebnisse bewertet und möglicherweise Entscheidungen getroffen – und das alles auf Grundlage fehlerhafter Daten.
Auch deshalb ist es so wichtig, jede Ebene des Unternehmens in die Entwicklung von SOPs einzubeziehen. Veranstalten Sie Fokusgruppen auf Abteilungsebene, führen Sie sie durch den gesamten Prozessablauf und bitten Sie um Feedback zu einzelnen Aufgaben. Prüfen Sie das Wissen der Mitarbeiter über das Unternehmen. Möglicherweise entdecken Sie Schulungsbedarf, der zusätzlich zu den SOPs abgedeckt werden sollte. Ermitteln Sie, wie die Mitarbeiter mit Herausforderungen umgehen und was sie tun, wenn eine Situation vom aktuellen Prozess abweicht. So können Sie Systeme einführen, mit denen Probleme in den künftigen SOPs erfasst werden. Gleichzeitig verhindern Sie, dass Mitarbeiter die Verfahren umgehen und eigene Lösungen entwickeln, anstatt ihren Führungskräften Feedback zu geben, das letztlich zur Verbesserung der SOP beiträgt. Generell ist es eine gute Idee, Mitarbeiter an der Basis in alle Initiativen zur Prozessverbesserung einzubeziehen. Sie sollen sicher im Umgang mit den Verfahren sein, sie zuverlässig befolgen und sich dabei unterstützt fühlen.
SOPs nicht aktuell halten
Viele Unternehmen investieren viel Zeit in die Erstellung ihrer SOPs, legen sie anschließend in eine Schublade und vergessen sie dort. Das Problem dabei: Nichts bleibt für immer gleich. Neue Technologien, Materialien und Arbeitsweisen werden ständig entwickelt. Das Letzte, was Sie wollen, sind ineffiziente Abläufe oder Schlimmeres, weil Mitarbeiter mit veralteten Prozessen arbeiten – oder die richtigen Prozesse falsch ausführen.
Wenn Sie Zeit und damit auch Geld in die Erstellung präziser SOPs investieren, ist es kein großer zusätzlicher Aufwand, einen Wartungsplan für SOPs einzuführen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente stets die neuesten Änderungen enthalten.
Unzureichende Materialien, Ausrüstung und/oder Schulungen
Mitarbeiter müssen unbedingt über die nötige Schulung und die erforderlichen Ressourcen verfügen, um die in den SOPs beschriebenen Verfahren umzusetzen. Außerdem müssen sie über alle Änderungen an den Verfahren informiert werden, die ihre Arbeit betreffen.
Stellen Sie sich die SOP für eine Reinigungskraft vor, die in einer Sporthalle den Bodenbelag entfernen soll. Sie könnte folgendermaßen aussehen:
- Hindernisse von dem zu behandelnden Boden entfernen.
- Einen Liter Ready-Rinse-Abbeizer in einen Eimer Wasser geben.
- Den Abbeizer mit einem Mopp auf dem Boden verteilen.
- Das Produkt trocknen lassen und überschüssiges Material mit einem Handgerät entfernen.
- Einen Liter Ready Neutralizer in einen Eimer Wasser geben und die Lösung erneut mit einem Mopp auf dem Boden verteilen.
- Die Flüssigkeit mit einem Nass-/Trockensauger aufnehmen.
Wenn das Management beschließt, einen elektrischen Bodenschrubber anzuschaffen, um den Vorgang zu beschleunigen, würden sich mehrere Schritte ändern. Aus Sicht des Personals müsste die Schulung die Funktionsweise des neuen Geräts erklären, und es müssten die erforderlichen Ressourcen bereitgestellt werden. Vor allem aber würden Schrubben, Neutralisieren und Absaugen nun gleichzeitig erfolgen – wodurch Zeit und Ressourcen eingespart würden. Ohne aktualisierte SOPs erkennen ungeschulte Reinigungskräfte möglicherweise nicht, dass Neutralisieren und Absaugen nicht mehr erforderlich sind. Wenn Sie dafür sorgen, dass SOPs aktuell sind und die Mitarbeiter Änderungen gelesen und bestätigt haben, können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.
Mangelnde Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von SOPs
Sie können sich SOPs als lebende Dokumente vorstellen, deren Wirksamkeit davon abhängt, wer sie nutzt. Prozessdokumentationen sind am effektivsten, wenn das Team leicht darauf zugreifen kann. Alle Mitarbeiter müssen offenen Zugriff auf die SOPs haben, die für ihre jeweilige Rolle relevant sind. Außerdem sollte es einen Mechanismus geben, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter sich regelmäßig mit der Dokumentation befassen und Fragen oder Kommentare stellen können, auf die anschließend auch reagiert wird.
SOPs sollten in einer zentralen Datenbank gepflegt werden. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen exakt dieselben aktuellen Informationen sehen. Das Letzte, was Sie brauchen, sind zahlreiche Kopien einer SOP-Datei mit unterschiedlichen Überarbeitungen und Aktualisierungen, die im Unternehmen kursieren und schnell unüberschaubar werden.
Wie erstellt man eine gute SOP?
Es gibt keinen einheitlich festgelegten Standard für SOPs, und jeder hat seine eigenen Vorlieben hinsichtlich Stil und Inhalt. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die wir bei der Erstellung unserer eigenen SOPs verwendet haben.
Ziele und Vision festlegen
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, müssen Sie zunächst den Grund definieren, aus dem Sie überhaupt SOPs erstellen möchten. Reservieren Sie einen Konferenzraum, setzen Sie sich mit Ihrem Führungsteam zusammen und überlegen Sie, wie genau SOPs Ihr Unternehmen verbessern sollen. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Probleme, mit denen Sie derzeit zu kämpfen haben und bei deren Lösung SOPs helfen könnten. Werden sie die Produktivität steigern? Werden sie das Kundenerlebnis und damit verbundene Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit und Kundenbindung verbessern? Werden sie Verschwendung reduzieren? Werden SOPs das Betriebsergebnis verbessern?
Nachdem Sie die wichtigsten Herausforderungen identifiziert haben, müssen Sie die Ziele jeder einzelnen SOP definieren. Das hilft Ihnen beim Erstellen des Dokuments, den Umfang einzuhalten und sicherzustellen, dass die eingeführten Verfahren sowohl kurz- als auch langfristig direkt zu positiven Ergebnissen beitragen.
Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um zu prüfen, ob Sie für bestimmte Prozesse überhaupt SOPs benötigen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise seine Schicht beginnt, muss er sich möglicherweise einstempeln. Aber braucht dieser Vorgang wirklich eine SOP? Es gibt viele ähnliche Aufgaben, die Menschen ständig erledigen und die klar oder intuitiv sind – sie würden durch eine Reihe von SOPs nicht verbessert. Andererseits benötigt jede potenziell verwirrende Aufgabe oder jeder Vorgang, der Schritt für Schritt ausgeführt werden muss – etwa das Mischen von Chemikalien – eine Anleitung, damit die Mitarbeiter die Aufgabe immer wieder korrekt erledigen.
Prozessanwender und Beteiligte definieren
Als Nächstes sollten Sie ermitteln, wer die Endanwender der jeweiligen SOP sein werden. So können Sie Stil und Sprache gezielt auf diese Zielgruppe abstimmen. Das Vokabular, das Sie gegenüber einer Führungskraft verwenden, kann sich beispielsweise von dem unterscheiden, das für eine Sekretariatskraft geeignet ist. Auch der Fachjargon bestimmter Handwerks- oder Fachberufe ist möglicherweise in höheren Managementpositionen nicht bekannt. Schreiben Sie Ihre SOPs so einfach wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn möglich, verwenden Sie Bilder, um die Aufmerksamkeit der Anwender zu gewinnen und ein schnelles Verständnis zu ermöglichen.
Außerdem sollten Sie alle Personen in die Entwicklung der SOP einbeziehen, die von ihr betroffen sein könnten. Dazu gehören nicht nur die Endanwender, die die Praxistauglichkeit einzelner Prozesse beurteilen können, sondern auch das mittlere Management, das für die Festlegung bewährter Verfahren und die Erstellung operativer Pläne zuständig ist, sowie die Führungsebene, die sich hauptsächlich mit Strategie und langfristigen Zielen befasst.
Ein weiteres wichtiges Element ist die Festlegung, wer genau die SOP-Dokumentation verfassen wird. Die betreffende Person muss das Thema gut verstehen und in der Lage sein, klar und logisch zu schreiben.
Ein leicht verständliches Format wählen
Eines der wichtigsten Elemente einer SOP ist das Format, in dem sie verfasst wird. Da das Ziel einer SOP darin besteht, die richtige Vorgehensweise zu vermitteln, muss jedes Element leicht verständlich und schnell erfassbar sein. Man sollte eine SOP zur Hand nehmen und sofort verstehen können, was zu tun ist. Unübersichtliche oder anderweitig ungeordnete SOPs wirken kontraproduktiv.
Weiter oben in diesem Artikel haben wir die verschiedenen Formate ausführlich vorgestellt. Zusammengefasst sind dies die drei am häufigsten verwendeten:
Einfache Checkliste: für sehr einfache Anweisungen
Hierarchisch (detailliert): für Listen mit mehreren Ebenen
Flussdiagramm: für komplexe Listen mit Entscheidungsabzweigungen
Natürlich sollten Sie das Format wählen, in dem sich das Verfahren am einfachsten darstellen lässt. Es ergibt keinen Sinn, Dinge unnötig zu verkomplizieren.
Den Umfang festlegen
Vielleicht erstellen Sie eine SOP, in der beschrieben wird, wie Mitarbeiter ihre Passwörter festlegen sollen. In diesem Fall wäre eine einfache Checkliste ausreichend. Möglicherweise entwickeln Sie jedoch auch eine SOP, die ein vollständiges Lieferkettensystem beschreibt, das sich durch mehrere Abteilungen und Unternehmensstandorte zieht. In einer solchen Situation müssten Sie mit zahlreichen Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenarbeiten – ein potenziell zeitaufwendiges und kompliziertes Projekt.
Verschiedene Verfahren haben unterschiedliche Komplexitätsgrade. Manche verweisen auf andere SOP-Dokumente, während andere zahlreiche Verweise auf miteinander verbundene Systeme enthalten. Wenn Sie sich gleich zu Beginn die Zeit nehmen, den Umfang festzulegen, wird Ihr Dokument relevanter, übersichtlicher und effektiver. Außerdem sparen Sie sich später eine Menge möglicher Nacharbeit.
Als letzten Schritt sollten Sie die Zustimmung der Beteiligten einholen. Sie können sicherstellen, dass Ihre Teams hinter dem Dokument stehen, indem Sie sie bitten, den Entwurf vor der Veröffentlichung ausdrücklich zu genehmigen.
Verteilung und Nachbereitung
Nachdem Sie Ihre SOP erstellt haben, ist es an der Zeit, sie an Ihr Team zu verteilen und sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen verwendet wird. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass alle relevanten Personen das neue Dokument erhalten und gelesen haben. Eine gute Möglichkeit dafür ist, sich die Kenntnisnahme von jeder Person bestätigen zu lassen.
Anschließend müssen Sie einen Weg finden, das Verständnis der neuen Verfahren zu überprüfen. Es ist ein Unterschied, ob Mitarbeiter eine SOP lesen oder ob sie sie tatsächlich verstanden haben. Jeder Prozessschritt, der von Anfang an nicht vollkommen klar ist oder keinen Sinn ergibt, wird wahrscheinlich nur schlecht angenommen. Sie müssen außerdem Wissenslücken identifizieren und bei Bedarf Schulungen durchführen.
Denken Sie daran: Jedes Mal, wenn Sie Ihre Arbeitsweise ändern, müssen Sie auch die SOPs aktualisieren. Das kann neue Geräte, neue Software, neue Richtlinien oder Produkte, neue Materialien oder Standorte und vieles mehr betreffen. Vielleicht möchten Sie sogar eine eigene Rolle im Unternehmen schaffen, die dafür verantwortlich ist, dass SOPs korrekt, aktuell und vom Team effektiv genutzt werden. In größeren Unternehmen kann daraus sogar eine eigene Stelle werden.
Letztlich können Sie Ihre SOPs selbst erstellen oder die Arbeit an spezialisierte Drittanbieter auslagern. Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, benötigen Sie einen Prozess, der sicherstellt, dass Ihre neuen SOPs regelmäßig angenommen, verwendet und aktualisiert werden. Vielleicht sollten Sie sogar eine SOP für Ihre SOPs erstellen!
Abschließende Worte
Zusammenfassend lässt sich sagen: Standardarbeitsanweisungen können den Unterschied zwischen einem produktiven, organisierten und zukunftsorientierten Unternehmen und einem Unternehmen ausmachen, das stagniert. SOPs tragen dazu bei, dass Ihr gesamtes Team an einem Strang zieht, fokussiert bleibt und gemeinsam auf übergeordnete Ziele hinarbeitet.
Sie können die Einarbeitung verbessern, die Sicherheit erhöhen, Verbesserungspotenziale aufzeigen, Verschwendung reduzieren und bewährte Verfahren weitergeben. Ganz gleich, was im Unternehmen passiert oder wer gerade abwesend ist: Wenn Sie SOPs etabliert haben, können Sie sicher sein, dass selbst die schwierigsten Aufgaben effektiv und einheitlich bewältigt werden.