Eine Regelung für bezahlte freie Tage in Ihrem Handwerksbetrieb erstellen
Wenn es Ihnen wie den meisten Inhabern in dieser Branche geht, jonglieren Sie gleichzeitig mit einer Million Aufgaben – und das Letzte, worüber Sie sich Gedanken machen möchten, ist, dass Ihre Mitarbeitenden Urlaub nehmen. Dennoch ist das sowohl für Ihre Belegschaft als auch für Ihr Geschäftsergebnis wichtig. Falls Sie noch keine Regelung für bezahlte Freistellung (Paid Time Off, PTO) haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eine solche einzuführen.
In diesem Artikel führen wir Sie durch alle Variablen einer PTO-Regelung und geben Ihnen einige Beispiele an die Hand, die Sie direkt einsetzen können. Zunächst sehen wir uns jedoch die Gründe an, warum Sie überhaupt bezahlte Freistellung anbieten sollten. Außerdem beleuchten wir die Vor- und Nachteile der gängigsten Arten von Freistellung und gehen darauf ein, was die Gesetzgebung von Ihnen verlangt.
Hinweis: Dieser Artikel wurde speziell für kleine Bauunternehmen in den USA verfasst. Unabhängig davon, wo Sie tätig sind und welcher Branche Sie angehören, helfen Ihnen die hier vorgestellten Konzepte jedoch dabei, eine Freistellungsregelung für Ihr eigenes Unternehmen zu entwickeln.
Warum brauche ich eine PTO-Regelung?
Bezahlte Freistellung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende ein wichtiger Vorteil. PTO kann die Moral und Produktivität eines Teams steigern, leistungsstarke Mitarbeitende gewinnen und langfristig binden sowie dazu beitragen, kostspielige Unfälle zu vermeiden.
Eine PTO-Regelung legt die wichtigsten Verantwortlichkeiten aller Beteiligten fest und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen.
Die wichtigsten Vorteile einer Regelung für bezahlte Freistellung:
Hochqualifizierte Mitarbeitende gewinnen und halten
Diese Branche ist für ihre Rentabilität und ihr Wachstum in hohem Maße auf qualifizierte Arbeitskräfte angewiesen. Gleichzeitig sind die Kosten für die Suche und Einarbeitung neuer Teammitglieder beträchtlich. Angesichts einer durchschnittlichen Fluktuationsrate von 21 % im Baugewerbe haben viele Inhaber PTO eingeführt, um ihren aktuellen und potenziellen Mitarbeitenden einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten – und dadurch ihre Wettbewerbsposition zu stärken.
Moral und Produktivität steigern
Laut Forschungsergebnissen, die in Psychology Today vorgestellt wurden, sind Mitarbeitende, die Urlaub nehmen, weniger gestresst, zufriedener, produktiver und konzentrierter. Außerdem liefern sie qualitativ hochwertigere Arbeit. Sie bauen auch eher eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Führungskräften auf und identifizieren sich stärker mit ihrer Arbeit.
Dennoch nehmen mehr als die Hälfte der US-Amerikaner ihren bereits erworbenen Urlaub nicht. Eine PTO-Regelung, die verpflichtenden Urlaub vorsieht, kann sicherstellen, dass Mitarbeitende die notwendige Erholung bekommen. Gleichzeitig lässt sich dadurch die Haftung für nicht genutzte, bereits erworbene PTO-Ansprüche begrenzen.
Kostspielige Unfälle vermeiden
Auf das Baugewerbe entfallen etwa 20 % aller tödlichen Arbeitsunfälle. Laut dem National Safety Council sind 13 % aller Verletzungen am Arbeitsplatz auf die Ermüdung von Mitarbeitenden zurückzuführen. Zwei der wichtigsten Risikofaktoren für Übermüdung sind in unserem Arbeitsalltag allgegenwärtig: lange Schichten über viele aufeinanderfolgende Arbeitstage hinweg sowie körperlich anstrengende Tätigkeiten.
Neben den offensichtlichen menschlichen Folgen von Unfällen können Verletzungen auch erhebliche finanzielle Auswirkungen haben, darunter medizinische Kosten, höhere Versicherungsprämien, Sachschäden und Haftungsansprüche. Hinzu kommen zahlreiche mögliche indirekte Kosten – etwa durch Produktivitätsverluste, den Ersatz von Material und Personal, Verzögerungen, Ausfallzeiten und Überstunden, um wieder aufzuholen.
Zusammengefasst: Eine PTO-Regelung, die es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, abzuschalten und sich zu erholen, sorgt dafür, dass sie ausgeruht, motiviert und leistungsfähig sind. Das kann wesentlich dazu beitragen, teure Unfälle auf der Baustelle zu reduzieren.
Welche Arten von PTO sind am beliebtesten?
Im Allgemeinen bieten Bauunternehmen ihren Teams eine der folgenden Regelungen an:
Getrennte Kontingente / Ansparmodell
Bei diesem eher traditionellen Modell erhalten Mitarbeitende – abhängig von den vom Arbeitgeber festgelegten Anspruchsvoraussetzungen – eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen, Krankheitstagen und persönlichen freien Tagen.
Die Anzahl der Tage kann je nach den Anforderungen des Arbeitgebers variieren. Die Society of Human Resource Management empfiehlt beispielsweise zwei Arbeitswochen Urlaub (zehn Tage) zusätzlich zu acht Krankheitstagen, zwei persönlichen freien Tagen und bis zu zehn bezahlten Feiertagen.
Viele Arbeitgeber stellen das gesamte Kontingent an Krankheits- und Urlaubstagen zu Jahresbeginn bereit. Die Mitarbeitenden können diese Tage dann nach Bedarf nutzen.
In anderen Fällen starten Mitarbeitende mit null Tagen und sammeln ihre Freistellungsansprüche nach einem vom Arbeitgeber festgelegten Zeitplan an. Häufig steigt die Ansparrate mit zunehmender Betriebszugehörigkeit.
Vorteile:
• Die Erfassung liefert möglicherweise nützliche Daten darüber, wann und aus welchen Gründen Mitarbeitende freinehmen.
• Geringere Haftung: Anders als bei einem PTO-Konto stellen nur nicht genutzte Urlaubstage eine Verbindlichkeit dar.
• Verhindert, dass Mitarbeitende ihr gesamtes Kontingent für Urlaub aufbrauchen und im Krankheitsfall keine freien Tage mehr haben (siehe PTO-Konto weiter unten).
Nachteile:
• Höherer Verwaltungsaufwand, da die Ansprüche und die Nutzung für jede einzelne Person erfasst werden müssen.
• Weniger Flexibilität für Mitarbeitende.
Das PTO-Konto
Beim PTO-Konto werden die Urlaubs-, Krankheits- und persönlichen freien Tage jeder Person in einem einzigen Stundenkontingent zusammengefasst. Dieses kann genutzt werden, wann und wofür die betreffende Person möchte – vorausgesetzt, der Zeitpunkt ist mit den betrieblichen Anforderungen vereinbar.
Wie bei der getrennten Regelung erhalten Mitarbeitende ihr Kontingent entweder zu Beginn des Jahres oder im Rahmen eines Ansparmodells.
Vorteile:
• Geringerer Verwaltungsaufwand, da nur ein Element erfasst werden muss.
• Mehr Flexibilität für Mitarbeitende.
• Höherer wahrgenommener Wert für neue Bewerberinnen und Bewerber.
• Weniger ungeplante Abwesenheiten.
• Geringere Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende vorgeben, krank zu sein.
Nachteile:
• Es ist nicht mehr ersichtlich, aus welchem Grund Mitarbeitende freinehmen.
• Höhere Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende krank zur Arbeit kommen, um keinen „Urlaubstag“ zu verbrauchen.
• Höhere Haftung: In vielen Bundesstaaten müssen nicht genutzte PTO-Guthaben beim Ausscheiden einer Person ausgezahlt werden – bei einer getrennten Regelung gilt dies in der Regel nur für Urlaubstage.
Unbegrenzte PTO
Dies ist die einfachste der drei Varianten und erfordert für die Verwaltung nahezu keine Erfassung. Wie beim PTO-Konto wird nicht zwischen Urlaub und Krankheit unterschieden. Darüber hinaus entfallen jedoch sämtliche Obergrenzen.
Bei einer Regelung mit unbegrenzter PTO können Mitarbeitende selbst entscheiden, wann und wie lange sie freinehmen möchten – sofern sie sich dabei an einen festgelegten Rahmen halten und ihre Aufgaben fristgerecht erledigen. Es handelt sich also nicht um einen Freifahrtschein: Es gelten weiterhin Regeln dafür, wie Freistellungen beantragt werden müssen.
Diese Art von PTO eignet sich am besten für ein Team aus professionellen, selbstständig arbeitenden Personen, auf die man sich bei der fristgerechten Erledigung ihrer Aufgaben verlassen kann.
Vorteile:
• Hat für Mitarbeitende und Bewerberinnen und Bewerber den höchsten wahrgenommenen Wert.
• Bietet die größtmögliche Flexibilität.
• Da Mitarbeitende regelmäßiger freinehmen können, sind sie ausgeruhter und produktiver.
• Nahezu kein Verwaltungsaufwand.
• Verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende krank zur Arbeit kommen, und reduziert dadurch auch Folgeausfälle.
Nachteile:
• Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Mitarbeitende mit unbegrenzter Freistellung letztlich weniger freie Tage nehmen als bei anderen Modellen – aus Sorge, offen zu erklären, dass sie freie Zeit zur Verfügung haben. Um dem entgegenzuwirken, haben einige Unternehmen eine Klausel eingeführt, die Mitarbeitende verpflichtet, mindestens eine zusammenhängende Woche pro Jahr freizunehmen.
• Kann von einzelnen Personen ausgenutzt werden und dadurch zu einer Unterbesetzung führen, die Zusammenarbeit erschweren usw. Mit anderen Worten: Dieses Modell setzt in hohem Maße voraus, dass Mitarbeitende verantwortungsbewusst handeln und Rücksicht auf ihr Team nehmen.
Während PTO-Konten mittlerweile die häufigste von Arbeitgebern angebotene Variante sind, liegt es an Ihnen, welches Modell am besten zu Ihrer Situation passt und welche Bedingungen gelten sollen. Außerdem müssen Sie festlegen, wer Anspruch auf Freistellung hat, wie Freistellung gewährt wird (als Gesamtkontingent oder im Ansparmodell) sowie einige weitere Punkte, die wir im Folgenden betrachten.
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten?
Nach dem Fair Labor Standards Act gibt es in den USA keine bundesrechtliche Vorschrift, die Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – verpflichtet, Mitarbeitende für nicht geleistete Arbeitszeit zu bezahlen. Das gilt auch für Krankheitstage, Urlaub und Feiertage.
Allerdings haben mehrere Bundesstaaten Gesetze erlassen, die Unternehmen verpflichten, bezahlten Krankenurlaub anzubieten (siehe Abbildung unten).
Darüber hinaus gelten in verschiedenen Counties, Kommunen und Städten eigene Regeln und Vorschriften. In vielen Fällen sollen diese gesetzlichen Bestimmungen sicherstellen, dass Unternehmen, die sich grundsätzlich für eine Vergütung entscheiden, diese fair und einheitlich anbieten.
Für einige Arten von Freistellung gelten besondere Bedingungen:
• Trauerfall (Tod in der Familie): Es gibt keine bundesrechtliche Vorschrift, nach der Arbeitgeber Trauerurlaub gewähren müssen – weder bezahlt noch unbezahlt. Auf Ebene der Bundesstaaten schreibt nur Oregon eine entsprechende Freistellung vor (bis zu zwei Wochen); eine Vergütung ist dabei nicht vorgesehen.
• Langfristige medizinische Freistellung: Der Federal Family and Medical Leave Act gilt für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden. Nur in diesem Fall haben Mitarbeitende Anspruch auf bis zu drei Monate unbezahlte Freistellung, um sich selbst oder ein Familienmitglied zu versorgen. Dabei bleibt garantiert, dass ihre Stelle bei der Rückkehr verfügbar ist. Handelt es sich bei dem Familienmitglied um ein vom Gesetz erfasstes Mitglied der Streitkräfte, sind bis zu sechs Monate unbezahlte Freistellung möglich.
• Elternzeit: Während Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub durch den FMLA (siehe oben) abgedeckt sind, schreiben einige Bundesstaaten zusätzliche Unterstützung vor, darunter bezahlte Freistellung für beide Elternteile. Dies gilt in Kalifornien, Georgia, Rhode Island und New Jersey.
• Feiertage: Nur Rhode Island und Massachusetts verpflichten Unternehmen dazu, Mitarbeitende an gesetzlichen Feiertagen zu bezahlen. Massachusetts geht noch einen Schritt weiter und sieht zusätzliche bezahlte Feiertage sowie nach Branchen differenzierte Regelungen vor (Massachusetts Blue Laws). Viele Unternehmen bieten bezahlte Feiertage an, um ihre Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Zu den üblichen Feiertagen gehören Neujahr, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving und Weihnachten.
• Beurlaubung: Damit sind für einen festgelegten Zeitraum arbeitsplatzgeschützte Freistellungen gemeint, die je nach Arbeitgeber bezahlt oder unbezahlt sein können. Beispiele sind die Einberufung eines Militärangehörigen zum aktiven Dienst oder eine Vorladung zum Geschworenendienst.
• Freizeitausgleich: Hierbei handelt es sich um bezahlte Freizeit, die Arbeitgeber häufig anstelle einer Überstundenvergütung gewähren. Arbeitet eine Person zwei Überstunden, erhält sie ihren normalen Stundenlohn und sammelt zusätzlich zwei Stunden bezahlte Freizeit an, die sie später nutzen kann. Obwohl dies gängige Praxis ist, verbietet der Fair Labor Standards Act diese Regelung für nicht von der Überstundenpflicht befreite Mitarbeitende im privaten Sektor.
• Religiöse Feiertage und religiöse Pflichten: Dabei handelt es sich um Freistellung aus religiösen Gründen, die nach Ermessen des Arbeitgebers bezahlt oder unbezahlt gewährt wird. Eine Verweigerung kann zu einer Klage wegen religiöser Diskriminierung führen. PTO-Konten bieten hierfür die beste Lösung, da Mitarbeitende ihre freien Tage nach eigenem Ermessen nutzen können.
Was Sie beachten sollten:
• Der Healthy Families Act wird derzeit im US-Kongress beraten. Sollte er verabschiedet werden, müssten alle Unternehmen mit mindestens 15 Mitarbeitenden pro geleisteter Arbeitsstunde eine Stunde bezahlten Krankenurlaub gewähren – bis zu maximal 56 Stunden pro Jahr.
• Seit dem 31. Dezember 2020 verpflichtet der Families First Coronavirus Response Act Unternehmen mit höchstens 500 Mitarbeitenden dazu, aus verschiedenen COVID-19-bezogenen Gründen bezahlte Freistellung zu gewähren. Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden können eine Ausnahme beantragen. Klicken Sie auf den Link, um weitere Informationen zu erhalten.
• Die Regelungen zur Freistellung ändern sich auf allen staatlichen Ebenen schnell. Wir empfehlen, eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwältin oder einen entsprechenden Anwalt in Ihrer Region zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Informationen verfügen.
Eine Regelung entwickeln: Schritt für Schritt
Sehen wir uns nun die einzelnen Bestandteile einer Freistellungsregelung von Anfang bis Ende an. Zu jedem Bestandteil finden Sie zunächst eine kurze Erklärung, anschließend einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, und danach ein Beispiel.
Wir beginnen mit den Elementen, die jede Regelung enthalten muss, und gehen anschließend auf optionale Bestandteile ein.
Die entscheidenden Bestandteile
1. Einleitender Abschnitt
Dieser Abschnitt enthält den Namen des Unternehmens, das Ziel der PTO-Regelung und das Datum ihres Inkrafttretens.
Jackson Construction
Regelung zur bezahlten Freistellung
Wir setzen uns dafür ein, dass unsere Mitarbeitenden umfassend unterstützt werden. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, bezahlte Freistellung anzubieten. Wir sind überzeugt, dass persönliche Auszeiten unmittelbar mit Produktivität, Arbeitsqualität und unserer Unternehmenskultur zusammenhängen. Deshalb haben wir diese Regelung mit jeder und jedem von Ihnen im Blick entwickelt. Wenn Sie Fragen zu den Bestimmungen dieser Regelung haben, wenden Sie sich bitte an Ihre direkte Führungskraft.
Diese Regelung tritt am 1. März 2021 in Kraft.
2. Anspruch auf Freistellung
In diesem Abschnitt wird festgelegt, ab wann Mitarbeitende freinehmen dürfen.
Zu berücksichtigen:
• Wie lange müssen neue Mitarbeitende warten, bevor sie Anspruch auf Freistellung haben? (Wie lange dauert beispielsweise Ihre Einarbeitungs- oder Probezeit?)
• Gibt es weitere Einschränkungen?
Anspruch auf Freistellung
Vollzeitbeschäftigte, die mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten, können ihre PTO-Stunden nutzen, sobald sie die 30-tägige Probezeit abgeschlossen haben.
Mitarbeitende, die weniger als 30 Stunden pro Woche arbeiten, erwerben bezahlte Freistellung anteilig.
3. Einschränkungen bei der Freistellung
In diesem Abschnitt wird festgelegt, wann Mitarbeitende Freistellungen planen können. Erwarten Sie in diesem Jahr größere Aufträge, für die alle Mitarbeitenden benötigt werden? Dann können Sie eine Sperrfrist festlegen, in der Freistellungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sind.
Zu berücksichtigen:
• Kündigen Sie Sperrfristen rechtzeitig an und legen Sie sie möglichst nicht in wichtige Ferien- oder Feiertagszeiten.
Einschränkungen bei der Freistellung
Unsere arbeitsintensivste Zeit ist jedes Jahr von Mai bis Juli. In dieser Zeit benötigen wir alle Mitarbeitenden im Einsatz.
Freistellungen sind während dieses Zeitraums daher nicht zulässig. Falls Sie dringend freinehmen müssen, wenden Sie sich bitte an Ihre direkte Führungskraft.
4. Vorankündigungsfrist
Nachdem Sie festgelegt haben, in welchen Zeiträumen Mitarbeitende Freistellungen beantragen können, müssen Sie bestimmen, wie der Antrag gestellt werden soll und wie weit im Voraus er eingereicht werden muss. Viele Unternehmen verlangen eine Vorankündigung von zwei Wochen, damit sie ausreichend Zeit haben, für Ersatz oder Vertretung zu sorgen. Bei Urlaub und längeren Freistellungen ist es üblich, Mitarbeitende zu bitten, ihre gewünschten Termine bereits im Januar für das kommende Jahr festzulegen.
Oft verlangen Unternehmen, dass Mitarbeitende ihre Freistellung per E-Mail ankündigen. So lässt sich einfach feststellen, wer einen Antrag zuerst gestellt hat, und sicherstellen, dass alle Anträge geprüft werden.
Zu berücksichtigen:
• Wie sollen Mitarbeitende Sie über ihren Wunsch nach Freistellung informieren?
• Gelten je nach Art der Freistellung unterschiedliche Vorankündigungsfristen?
• Was sollen Mitarbeitende tun, wenn sie Sie nicht erreichen können?
Vorankündigungsfrist
Damit unser Personalbedarf gedeckt ist, muss jede Person ihre direkte Führungskraft rechtzeitig im Voraus informieren und eine Genehmigung erhalten, bevor PTO genutzt werden darf. Für Freistellungen von mehr als fünf Tagen ist eine Vorankündigungsfrist von mindestens einem Monat erforderlich.
Uns ist bewusst, dass eine vorherige Ankündigung in manchen Fällen nicht möglich ist. Sollte eine solche Situation eintreten, müssen Sie Ihre direkte Führungskraft so schnell wie möglich informieren.
5. Genehmigungsverfahren
Sie sollten ein transparentes und faires Verfahren zur Genehmigung von Anträgen einführen. Früher wurde häufig die Betriebszugehörigkeit berücksichtigt. Dieses Vorgehen wurde jedoch weitgehend durch das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ (First Come, First Served, FCFS) abgelöst, das auch Mitarbeitende mit kürzerer Betriebszugehörigkeit berücksichtigt. Eine weitere verbreitete Methode – insbesondere in kleineren Teams – ist ein rotierender Freistellungsplan, der sicherstellt, dass jedes Teammitglied irgendwann bei der Terminwahl an erster Stelle steht.
Für welches Verfahren Sie sich auch entscheiden: Der Genehmigungsprozess sollte klar und transparent sein, damit niemand von Ihren Entscheidungen überrascht wird. Einige kleine Unternehmen beziehen auch ihr Team in die Genehmigung ein, um ein Gefühl von Fairness zu schaffen.
Zu berücksichtigen:
• Möchten Sie Genehmigungen nach Betriebszugehörigkeit, nach dem FCFS-Prinzip oder anhand eines Rotationsplans erteilen – oder sollen Sie jeden Antrag individuell entscheiden?
Genehmigung von Freistellungen
Wir bemühen uns, Freistellungsanträge zu genehmigen, sofern sie unseren Betriebsablauf nicht beeinträchtigen. Wenn mehrere Anträge für denselben Zeitraum eingehen, genehmigen wir sie nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.
6. Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Hier werden die Pflichten des Unternehmens geregelt, wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder ihr gekündigt wird.
Zu berücksichtigen:
• Welche Bedingungen gelten gegebenenfalls für PTO beim Ausscheiden einer Person?
• 24 Bundesstaaten verpflichten Unternehmen dazu, angesammelte PTO beim Ausscheiden einer Person auszuzahlen, sofern die PTO-Regelung dies vorsieht.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen erhält die betreffende Person eine Auszahlung für alle nicht genutzten PTO-Stunden, die noch auf ihrem PTO-Konto vorhanden sind.
Optionale Bestandteile
Diese Elemente können PTO-Regelungen hinzugefügt werden, bei denen Freistellungsansprüche angesammelt werden.
1. Anspruch auf Ansammlung von PTO (getrenntes Ansparmodell / PTO-Ansparmodell)
Hier wird festgelegt, welche Teammitglieder PTO-Leistungen erhalten und ab wann.
Zu berücksichtigen:
• Welche Betriebszugehörigkeit ist erforderlich, um mit dem Ansammeln von PTO zu beginnen?
• Müssen Mitarbeitende in Vollzeit beschäftigt sein?
• Müssen sie eine bestimmte Mindeststundenzahl arbeiten?
• Gibt es Einschränkungen, beispielsweise für Mitarbeitende in Beurlaubung oder mit Suspendierung?
Anspruch auf Ansammlung von PTO
Alle Mitarbeitenden, die mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten, können ab ihrem ersten Arbeitstag PTO ansammeln. Personen, die weniger als 30 Stunden pro Woche arbeiten, sammeln PTO anteilig an.
2. Richtlinien für die Ansammlung (getrenntes Ansparmodell / PTO-Ansparmodell)
In diesem Abschnitt wird festgelegt, wann und wie viel PTO eine Person abhängig von ihrer Betriebszugehörigkeit gemäß einem vorab festgelegten Zeitplan ansammeln kann.
In besonderen Fällen gestatten manche Unternehmen, dass Mitarbeitende ein negatives PTO-Guthaben aufbauen – also mehr PTO nutzen, als sie bereits erworben haben, in der Erwartung, im Laufe des Jahres weitere Ansprüche anzusammeln.
Zu berücksichtigen:
• Werden Sie ein Ansparmodell verwenden?
• Unter welchen konkreten Bedingungen sammeln Ihre Mitarbeitenden PTO an?
• Unter welchen konkreten Bedingungen sammeln sie keine PTO an?
• Wird es separate Zeitpläne für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte geben?
• Wie hoch soll die Ansparrate sein?
• Welche Mindestbetriebszugehörigkeit ist erforderlich, um mit dem Ansammeln zu beginnen?
• Wie hoch ist der maximale Anspruch?
Richtlinien für die Ansammlung
Alle Mitarbeitenden sammeln mit jeder geleisteten Arbeitsstunde PTO an. Die Höhe richtet sich nach dem unten aufgeführten PTO-ANSPARPLAN. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit steigt sowohl die jährliche Ansammlung als auch die maximale Anzahl an Stunden, die eine Person auf ihrem PTO-Konto haben kann.
Wir erlauben zwar die Übertragung von PTO ins Folgejahr, haben jedoch eine Obergrenze eingeführt. Diese soll dazu beitragen, dass PTO tatsächlich genutzt wird und gleichzeitig unser betrieblicher Bedarf gedeckt bleibt. Das PTO-Guthaben ist auf das 1,5-Fache des jährlichen Ansammlungsanspruchs begrenzt. Sobald diese Obergrenze erreicht ist, werden für geleistete Arbeitsstunden keine weiteren PTO-Stunden angesammelt. Erst wenn Stunden vom Konto genutzt wurden, kann die Ansammlung wieder beginnen.
PTO-Ansparplan
Betriebszugehörigkeit Angesammelte Tage Jährlicher Stundenanspruch PTO-Obergrenze < 2 Jahre 10 Tage 80 Stunden 120 Stunden 3–5 Jahre 15 Tage 120 Stunden 180 Stunden 6–10 Jahre 20 Tage 160 Stunden 240 Stunden > 11 Jahre 25 Tage 200 Stunden 300 Stunden.
Letzter Schritt: Teilen Sie die neue Regelung mit Ihrem Team
Sobald Sie Ihre Regelung fertiggestellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen sie kennen und ihre jeweiligen Pflichten verstehen. Es empfiehlt sich, die Regelung in die Unterlagen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender aufzunehmen.
Abschließende Gedanken
Zusammengefasst müssen Sie als Führungskraft ständig die gewünschte Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden mit den tatsächlichen Personal- und Arbeitsanforderungen Ihres Unternehmens in Einklang bringen.
Das ist eine dauerhafte Herausforderung. Wie wir jedoch gesehen haben, ist eine passende PTO-Regelung eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten und gleichzeitig zahlreiche positive Effekte zu erzielen – von höherer Produktivität und besserer Arbeitsmoral bis hin zu weniger Fluktuation und Unfällen.
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden informativ und hilfreich für Sie war. Nutzen Sie beim Erstellen Ihrer eigenen Regelung gerne die enthaltenen Beispiele (die blau markierten Bereiche). Viel Erfolg und vielen Dank fürs Lesen! – Das SINC-Team