Kostenlose Vorlage für eine Dokumentenliste für Subunternehmer

Diese interaktive Excel-Datei ist bereits mit den Formeln vorausgefüllt, die Sie benötigen, um sofort mit dem Ausfüllen und der Nutzung zu beginnen.

Insbesondere bei größeren Projekten kann es ziemlich umständlich sein, den Überblick über alle Dokumente zu behalten, aus denen sich ein endgültiges Angebot zusammensetzt. Sie müssen sicherstellen, dass Sie zusätzlich zu den entsprechenden Arbeitsbescheinigungen und lokalen Lizenzen für das Projekt auch die aktuellsten Kontaktdaten sowie den neuesten Vertrag aller Beteiligten erfassen.

Unsere Vorlage für eine Dokumentenliste für Nachunternehmer kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben, indem sie alle relevanten Details zum Leistungsumfang, zum Bauvertrag und zu den individuellen Daten des Nachunternehmers erfasst.

Bei nahezu jedem Bauprojekt gibt es einen Berg an Unterlagen, die zusammengestellt und gepflegt werden müssen. Dies gilt insbesondere dann, wenn zusätzliche Auftragnehmer und Subunternehmer hinzugezogen werden müssen. In jedem Fall gibt es eine Vielzahl von Compliance-Dokumenten, die nachverfolgt werden müssen – von Lizenzen, Zertifizierungen, Bürgschaften und Verzichtserklärungen auf Pfandrechte bis hin zu Versicherungspolicen. Je größer das Projekt ist, desto komplizierter wird die Indexierung der Unterlagen, ganz zu schweigen von der anspruchsvollen Aufgabe, sicherzustellen, dass jede Person die Anforderungen erfüllt.

Von Zeit zu Zeit müssen Dokumente abgerufen, überprüft, aktualisiert und erneut abgelegt werden. Damit insbesondere bei größeren Projekten alles reibungslos läuft, ist es unerlässlich, irgendeine Art von System einzurichten, über das Unterlagen schnell abgerufen und gepflegt werden können. Darüber hinaus sollten die Unterlagen an einem einzigen Ort aufbewahrt werden, der für alle Personen zugänglich ist, die sie benötigen. Viele Unternehmen, insbesondere solche, die Projekte an verschiedenen Standorten verwalten, nutzen cloudbasierte Speicherlösungen wie Google Drive, OneDrive oder DropBox zur Speicherung ihrer Daten; in vielen Fällen bieten diese Lösungen beträchtlichen kostenlosen Speicherplatz.

Die Nachverfolgung erfolgt bei kleineren Projekten im Allgemeinen über eine Tabellenvorlage oder über eine robustere Lösung wie eine spezielle Software. Es ist sinnvoll, in den Unterlagen wichtige Daten zu vermerken, etwa wann die Datei ursprünglich eingereicht oder wann sie zuletzt aktualisiert wurde – dies erleichtert später die Suche nach bestimmten Informationen.

Bei der Verwaltung der Informationen, die Sie in Ihren Unterlagen gespeichert haben, sollten Sie das System anhand der wesentlichen Projektanforderungen organisieren. Beispielsweise können Listen nach Kunden oder nach Städten geordnet werden. Unabhängig von der Kategorie ist es unerlässlich, dass alle Personen in der Organisation, die auf die Daten zugreifen werden, deren Zweck, ihre Organisation und ihre ordnungsgemäße Verwendung verstehen. Falls erforderlich, müssen möglicherweise Berechtigungen für den Lese- und Bearbeitungszugriff vergeben werden. Wenn neue Dokumente in das System aufgenommen werden, sollten sie physisch auf ihre Richtigkeit überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Integrität der Daten erhalten bleibt.