Vorlage für das Änderungsauftragsprotokoll des Projekts

Diese interaktive Excel-Datei ist bereits mit den Formeln vorausgefüllt, die Sie benötigen, um sofort mit dem Ausfüllen und der Nutzung zu beginnen.

Oft, insbesondere bei größeren und länger laufenden Verträgen, gibt es eine Reihe von Änderungsauftragsanträgen, die nachverfolgt und berücksichtigt werden müssen.

Wann immer ein Änderungsauftrag genehmigt wird, bedeutet dies eine Änderung des Budgets und/oder des Projektzeitplans. Diese Vorlage für ein Änderungsauftragsprotokoll hilft Ihnen dabei, Ihre Änderungsaufträge wirklich im Überblick zu behalten.

Im Bauvertragswesen ist es üblich, dass Auftragnehmer eine Liste von Änderungsauftragsanfragen in einem Änderungsauftragsanfragen-Protokoll (CORL) führen. Allgemein gilt: Obwohl verschiedene Softwarelösungen verfügbar sind, werden CORLs in einer Tabelle wie Excel geführt, die zahlreiche Spalten zur Nachverfolgung von Änderungsaufträgen sowie von Aktualisierungen im Hinblick auf Terminplan und Genehmigung enthält. Das Protokoll ist eine fortlaufende Liste aller Änderungen am Vertrag, die genehmigt und vom Auftraggeber an den Auftragnehmer oder vom Auftragnehmer an einen Nachunternehmer übermittelt wurden. Damit ein CORL effektiv ist, sollte es ausreichende Details enthalten, um die Entscheidungsfindung zu jeder Anfrage zu unterstützen.

Das Protokoll ist im Allgemeinen die einzige Referenz für alle an einem Projekt vorgenommenen Änderungen, daher ist es entscheidend, dass es aktualisiert und ordnungsgemäß gepflegt wird. Es ist unbedingt erforderlich, einen Prozess einzurichten, der sicherstellt, dass jedes Mal, wenn eine Änderungsauftragsanfrage eingereicht wird, diese gleichzeitig in das Protokoll aufgenommen und per E-Mail an die betreffenden Stakeholder gesendet wird. Dies stellt sowohl sicher, dass der Einreicher der Anfrage einen Nachweis über die Anfrage hat, als auch, dass der Empfänger in Echtzeit einen Überblick über die stattfindenden Änderungen und eine zentrale Stelle hat, an der die Daten zur späteren Prüfung zu finden sind.

CORLs bieten außerdem die Möglichkeit zu bestätigen, dass angeforderte Änderungen tatsächlich protokolliert wurden, in Bearbeitung sind, zurückgestellt wurden oder abgeschlossen sind. Darüber hinaus bietet das Protokoll Raum, um detailliert darzulegen, warum die Änderung erforderlich war und wie sie sich auf das endgültige Projekt auswirken wird. Schließlich sollte das Protokoll die zutreffenden Daten, Genehmigungen und den Status enthalten.