Vorlage für ein Schreiben zur Information eines Mitarbeiters darüber, dass er Gegenstand einer Untersuchung ist

Das Word-Dokument kann unten kostenlos heruntergeladen werden. Wir hoffen, dass dies die Verwaltung Ihrer Personalangelegenheiten in Ihrem Kleinunternehmen etwas erleichtert!

Als Geschäftsinhaber müssen Sie möglicherweise irgendwann gegen einen Ihrer Mitarbeiter ermitteln. Es liegt in Ihrer Verantwortung, beim ersten Anzeichen eines Problems schnell und wirksam zu handeln.

Wenn ein Fehlverhalten stattgefunden hat, möchten Sie der Sache so schnell wie möglich auf den Grund gehen. Außerdem obliegt es Ihnen, die Fakten festzustellen und zu entscheiden, wie Sie entsprechend und im Einklang mit dem Gesetz handeln.

Sobald eine Untersuchung der Handlungen eines Mitarbeiters eingeleitet wurde, müssen Sie den Mitarbeiter darüber informieren, dass gegen ihn ermittelt wird. Unsere Vorlage zur Benachrichtigung eines Mitarbeiters über eine Untersuchung soll Ihnen dabei helfen, diesen Prozess formell zu befolgen.

Einige häufige Gründe für Untersuchungen von Mitarbeitern sind:

• Belästigung
• Diebstahl am Arbeitsplatz
• Diskriminierung
• Substanzmissbrauch
• Verstöße gegen Arbeitsregeln
• Einstellungsprobleme
• Bedrohungs-/Sicherheitsprobleme

Wann benötigen Sie eine Untersuchung?

Zu wissen, wann Sie eine Untersuchung durchführen müssen, ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Führung eines Unternehmens. Sie möchten sicherstellen, dass Ihnen keine Warnsignale entgehen, die Sie oder andere Mitarbeiter bemerken. Eine Untersuchung ist der logische nächste Schritt, wenn:

• Ein Mitarbeiter etwas Verdächtiges meldet
• Ein Mitarbeiter eines Fehlverhaltens verdächtigt wird
• Ein Mitarbeiter eine formelle Beschwerde einreicht
• Ein Verstoß gegen eine Arbeitsplatzregel stattfindet
• Ein Mitarbeiter eine plötzliche Verhaltensänderung zeigt

Übliche Schritte einer Untersuchung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Unternehmen eine Untersuchung durchführen kann. Hier sind einige allgemeine Richtlinien, die Sie befolgen sollten.

• Das Unternehmen muss anerkennen, wann eine Untersuchung erforderlich ist.
• Die Untersuchung muss klar darlegen, was festgestellt werden soll. Es ist eine gute Idee, dies eindeutig zu dokumentieren.
• Ermittler müssen bestimmt werden.
• Ermitteln Sie alle relevanten Dokumente und/oder Zeugen, die überprüft bzw. befragt werden sollen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Details und Aufzeichnungen der Untersuchung sicher aufbewahrt werden. Diese Dokumentation wird für alle nachfolgenden Maßnahmen der Geschäftsleitung relevant sein.
• Informieren Sie den Mitarbeiter, gegen den ermittelt wird, darüber.

Schreiben zur Information des Mitarbeiters über die gegen ihn laufende Untersuchung:

Sehr geehrte/r [Name],

mit diesem Schreiben möchten wir Sie darüber informieren, dass das Unternehmen die Entscheidung getroffen hat, dass es notwendig ist, eine Untersuchung im Zusammenhang mit Ihren Handlungen durchzuführen [Handlungen des Mitarbeiters auflisten].

Der für die Untersuchung zuständige Vertreter des Unternehmens ist [Name des Unternehmensvertreters]. Ziel der Untersuchung ist es, so viele Informationen wie möglich von den verschiedenen an diesem Vorfall beteiligten Personen zu sammeln.

Wir planen, die Untersuchung bis zum [Datum] abzuschließen. Sobald wir unsere Untersuchung abgeschlossen haben, werden Sie über die Ergebnisse informiert und gebeten, an einer Disziplinaranhörung teilzunehmen.

Es kann sein, dass Sie an einem Untersuchungsgespräch mit der zuständigen Person teilnehmen müssen, um Ihre Darstellung der Ereignisse zu erläutern. Sollte dies der Fall sein, werden Ihnen Datum und Uhrzeit im Voraus mitgeteilt.

Wenn Sie Fragen haben oder Informationen, die Sie im Zusammenhang mit der Untersuchung besprechen möchten, wenden Sie sich bitte an [Name der für die Untersuchung zuständigen Person]. Die Kontaktdaten lauten [Kontaktdaten].

Wir bitten Sie, diese Angelegenheit vertraulich zu behandeln, um sicherzustellen, dass diese Untersuchung fair durchgeführt wird. Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeit könnte Disziplinarmaßnahmen zur Folge haben.

Bitte beachten Sie, dass Sie weiterhin verpflichtet sind, wie gewohnt zur Arbeit zu erscheinen [es sei denn, Sie halten eine Suspendierung für erforderlich; ändern Sie diesen Abschnitt dann entsprechend].

Mit freundlichen Grüßen

[Name]