5 consejos para eliminar los errores en la nómina

Calcular correctamente la nómina es enormemente importante tanto para ti como para tu equipo. Tener que corregir errores en la nómina deteriora la relación con tu equipo, consume mucho tiempo y da una imagen poco profesional.

Quieres tomar todas las precauciones posibles para garantizar un proceso de nómina fiable y coherente. Con esto en mente, aquí tienes una guía rápida que te ayudará a eliminar errores en la nómina y a ahorrar tiempo y dinero.

Todo empieza con la incorporación

Puede resultar tentador hacer una presentación muy breve a los nuevos empleados, enseñarles los aspectos básicos de su nuevo puesto y ponerlos a trabajar de inmediato. Sin embargo, como te dirán muchas empresas de éxito, el proceso de incorporación es un momento de enorme importancia. Además de ayudarles a sentirse parte del equipo y a estar preparados para rendir, puedes aprovechar este momento para explicar claramente el proceso de nómina.

Cuando un miembro del equipo sabe cómo registrar sus horas y proporcionar sus datos para la nómina, tienes una base sólida sobre la que trabajar. Asegúrate de hacerlo bien desde el principio. Descuidar este paso puede provocar pequeños errores que se acumulen con el tiempo y terminen causando serios quebraderos de cabeza tanto a ti como a tus responsables.

Comprende los requisitos fiscales específicos de cada empleado

Pagar los impuestos correctos de cada empleado es, sin duda, uno de los aspectos más importantes de la gestión. No hacerlo puede causarles graves problemas. Por desgracia, los impuestos rara vez se aplican de la misma manera a todo el mundo.

Por eso, deberías sentarte con cada empleado desde el primer día y determinar qué códigos fiscales y deducciones se aplican en su caso, ya que pueden ser diferentes para cada persona. Explícales claramente por qué se aplican esos códigos y deducciones específicos, para que comprendan su importancia y tengan una idea básica de cómo funciona el proceso.

Haz que sea seguro

Parece que cada día los medios informan de un nuevo ciberataque. Puede llegar un momento en el que simplemente dejes de prestar atención a estas noticias, porque resultan abrumadoras. Sin embargo, la realidad es que no puedes ignorar la ciberseguridad.

Del mismo modo que tienes la responsabilidad de velar por la seguridad de tus empleados en el lugar de trabajo, también debes prestar mucha atención a cualquier información personal identificable que almacenes para gestionar sus nóminas.

Además de ser consciente de la seguridad y del riesgo de sufrir una filtración en cualquier momento, como mínimo deberías aplicar las siguientes medidas:

• Exige contraseñas seguras para cualquier software que gestione la información de tus empleados

• Evita almacenar directamente información personal identificable crítica. En su lugar, utiliza servicios de software que cuenten con políticas de seguridad sólidas

• Actualiza con regularidad los sistemas operativos y el software de todos los ordenadores o dispositivos que utilices para gestionar los procesos de nómina

Comunícate con tu equipo

Una comunicación eficaz puede ayudar a evitar que diversos problemas se agraven con el tiempo. Proporciona a tus empleados toda la información posible sobre cuánto cobran y por qué. Además, déjales claro que pueden hacerte preguntas sobre su nómina en cualquier momento. Esto contribuirá a crear una cultura de transparencia y confianza.

Convertir el proceso de nómina en una «caja negra» puede generar desconfianza y un descontento creciente entre tu equipo. Recuerda que la percepción es la realidad. Por eso, si tus empleados creen que están cobrando menos de lo que les corresponde, aunque no sea así, surgirán problemas constantes.

Si un miembro del equipo no entiende algún aspecto de su nómina, al menos debería poder hablar contigo si sabe que estás dispuesto a escucharle. Así podrás evitar que estos malentendidos se conviertan en problemas mayores con una conversación rápida y una actuación decidida.

Elimina de la ecuación el riesgo de error humano

Siempre que tienes un proceso manual y repetitivo, como el registro de horas, existe el riesgo de que se produzcan errores humanos. Depender de que alguien recuerde y comunique sus horas, o de que otra persona las procese, puede provocar errores de nómina costosos y que consumen mucho tiempo.

Por suerte, ¡los ordenadores son excelentes para realizar tareas repetitivas! Hoy en día, realmente no tiene sentido seguir dependiendo de métodos basados en papel y bolígrafo cuando existe una tecnología tan eficaz para ayudarte a ahorrar tiempo y garantizar la precisión.

Aplicaciones como SINC registran automáticamente dónde se encuentra tu equipo y cuántas horas trabaja. Esto significa que obtienes todos los informes que necesitas para gestionar la nómina de forma eficaz, sin intervención humana. Solo tienes que hacer una comprobación rápida y utilizar esos datos para procesar la nómina sin errores.