Reduce los costes de nómina frenando el fraude en el registro horario
Si eres propietario o gerente de un negocio, probablemente estarás de acuerdo:
Los costes de nómina pueden hacer prosperar o fracasar un negocio
La nómina es uno de los costes más importantes, si no el más importante, asociados a la gestión de un negocio.
Afortunadamente, puedes aplicar algunas estrategias que te ayudarán a reducir este coste y a hacer que tu negocio sea más rentable.
Al mejorar el registro de las horas trabajadas, incluso una pequeña empresa puede ahorrar cientos de dólares a la semana. Como bien sabes, ese ahorro se acumula.
Teniendo esto en cuenta:
Aquí tienes algunas estrategias sencillas pero eficaces para prevenir y detectar el fraude en las nóminas y, en última instancia, actuar contra él.
Evita pagar minutos extra cada día utilizando un método de registro exacto
¿Qué queremos decir con «método de registro exacto»? Básicamente, se trata de dejar de redondear las horas.
Ya sea que registres las horas al cuarto de hora o a la media hora más cercana, esos minutos «de más o de menos» pueden acumularse rápidamente, especialmente si un empleado suele redondear al alza.
Parece bastante sencillo, pero hay un inconveniente: ¿Cómo calculo las horas que debo pagar?
Si todavía utilizas un método manual para registrar las horas, una de las ventajas de las horas «redondeadas» es que resultan mucho más fáciles de calcular.
• ¿De las 9:30 a las 16:30? Fácil: 7 horas.
• ¿De las 9:36 a las 16:23? Mmm, esto es un poco más complicado.
Este es el dilema clásico del registro manual de horas. Aunque el primer ejemplo es mucho más fácil de procesar, en el segundo caso el empleado trabajó casi un cuarto de hora menos y, sin embargo, con el método de redondeo se le habría pagado la misma cantidad.
Ahora imagina que esto ocurre con cada empleado todos los días. No es difícil entender cómo pueden perderse cientos de dólares cada semana por culpa de este método de redondeo, especialmente si un empleado redondea deliberadamente al alza.
Ventajas del método de registro exacto:
• Pagas exactamente por el tiempo trabajado
• Hay menos margen para las disputas sobre la impresión de que un empleado redondea constantemente sus horas al alza, algo que es casi imposible de demostrar utilizando una estrategia de redondeo
Desventajas del método de registro exacto:
- El cálculo de las horas para la nómina se vuelve más complicado si utilizas métodos manuales de registro. Esto se puede solucionar utilizando una aplicación para registrar horas.
Haz que el fichaje por compañeros sea mucho más difícil utilizando cuentas personales
El fichaje por compañeros consiste en registrar la entrada o salida en nombre de otro miembro del personal. Puede ser una de las formas más graves de fraude en el registro horario, ya que permite hacer constar que un empleado estaba trabajando cuando en realidad no era así.
Sorprendentemente, incluso con herramientas como los modernos sistemas P.O.S., este sigue siendo un problema difícil de resolver, ya que cualquier sistema en el que se utilice un PIN para fichar puede ser fácilmente manipulado por otro compañero.
¡Las cuentas personales al rescate!
Al vincular la posibilidad de fichar la entrada o la salida a un perfil en línea, ya sea en una aplicación para smartphones o en un navegador web, el fichaje por compañeros se vuelve de repente mucho más difícil.
Con un sistema de este tipo, la única manera de fichar por otra persona sería que un empleado cerrara la sesión de su propia cuenta, iniciara sesión con las credenciales de su compañero, registrara la entrada o la salida y, después, cerrara la sesión y volviera a iniciar la suya para poder seguir fichando.
Ya te haces una idea...
Aunque no es imposible, resulta mucho más difícil hacerlo al salir del trabajo que simplemente introducir el PIN de un compañero o escribir una hora junto a su nombre.
Ventajas de un sistema de fichaje basado en cuentas:
• Es mucho más difícil realizar fichajes fraudulentos por compañeros
• Permite hacer un seguimiento de otra información útil, como los trabajos realizados
Desventajas de un sistema de fichaje basado en cuentas:
• Requiere algo más de configuración inicial, ya que los empleados deben crear su propia cuenta
Asegúrate de que el personal está donde dice estar utilizando el GPS
Parece obvio que un empleado debería tener que fichar la entrada y la salida desde el trabajo, pero en un entorno laboral ajetreado esto puede ser difícil de controlar y a menudo hace que los empleados registren sus horas por teléfono desde otro lugar, una práctica muy propensa a los registros fraudulentos.
Pero aquí está la cuestión...
Llevamos en el bolsillo unos dispositivos llamados smartphones que, casualmente, son bastante buenos registrando ubicaciones.
Al utilizar aplicaciones que aprovechan el GPS de un smartphone, los empleadores pueden registrar la ubicación desde la que se ficha la entrada y la salida, y hacerse una idea mucho más precisa de dónde estaba el empleado en ambos momentos.
Ventajas del seguimiento de los fichajes mediante GPS:
• Los empleadores tienen una imagen más clara de dónde se encontraba su personal en momentos clave
• Si un empleado sabe que se está registrando su ubicación, será menos probable que intente fichar fraudulentamente a distancia
• Puede ser una herramienta importante para mejorar la seguridad y la responsabilidad de los trabajadores remotos
Desventajas del seguimiento de los fichajes mediante GPS:
• No se puede confiar al 100 % en los servicios de ubicación de los teléfonos: el usuario puede desactivarlos o puede que simplemente no funcionen en ese momento. Por este motivo, estas ubicaciones nunca deben considerarse una prueba absoluta de fraude en el registro horario.
• Puede hacer que el personal sienta que está siendo «seguido». La transparencia es la mejor manera de evitarlo; el personal también debería poder ver las ubicaciones que se registran.
Esperamos que estos consejos te hayan resultado útiles. ¡Cuéntanos en los comentarios tus propias experiencias con el fraude en las nóminas!