Las mejores aplicaciones gratuitas para registrar el tiempo
Cuando estás empezando un negocio, necesitas mantener los gastos generales lo más bajos posible. Una forma de lograrlo es aprovechar la gran variedad de aplicaciones de gestión de asistencia que ofrecen planes gratuitos. Durante nuestro proceso de creación de SINC, hemos probado diferentes opciones y hemos recopilado algunas de nuestras favoritas, puntuándolas según los factores que consideramos más importantes para una empresa que acaba de empezar.
Ten en cuenta que las puntuaciones se basan únicamente en lo que permite el plan gratuito. Todos estos sistemas cuentan con potentes funciones de pago, pero solo los evaluamos según lo que puedes disfrutar sin pagar.
Número de usuarios gratuitos: Este es posiblemente el factor más importante al elegir el software al que suscribirse. Suponiendo que tu negocio vaya a crecer, en algún momento superarás el límite de usuarios gratuitos y tendrás que empezar a pagar. Por eso, es fundamental saber cuándo llegará ese momento y si encaja con tu negocio, ya que configurar un sistema requiere tiempo y dedicación.
Seguimiento de la ubicación del personal: Tener los datos de ubicación disponibles para tomar decisiones informadas sobre la asignación de personal te ofrece una ventaja competitiva frente a las empresas que todavía utilizan sistemas tradicionales de fichaje. Además, como lo más probable es que tus empleados ya lleven un smartphone consigo, deberías aprovechar esta tecnología siempre que sea posible.
Aplicaciones móviles y web: A menos que trabajes exclusivamente en una oficina y no tengas personal móvil, querrás que tu equipo pueda fichar desde cualquier lugar y que todos esos datos se sincronicen con la versión web que utilizas en la oficina.
Posibilidad de configurar reglas automáticas para los descansos: Esto te ahorra mucho tiempo directamente al preparar las nóminas. Cada empresa tiene sus propias reglas sobre los descansos remunerados y no remunerados, y el software puede automatizar este proceso por ti.
Notificaciones de fichaje enviadas a la dirección: A algunos propietarios de negocios les gusta saber cuándo llega y cuándo se marcha cada empleado. Esta función será tus ojos y oídos estés donde estés ese día.
Exportación de datos: En 2019, poder extraer tus datos de una aplicación es más importante que nunca. La información de las hojas de horas es un aspecto esencial para cualquier pequeña empresa, así que no querrás perder el acceso a ella. La mayoría de los proveedores te permiten exportar archivos CSV para almacenarlos fuera de la aplicación o utilizar los datos para cargar tus hojas de horas en tu proveedor de nóminas.
Opción para que los trabajadores añadan notas a los turnos: Creemos que es fundamental llevar un registro de lo que ocurre exactamente durante cada turno. Querrás tener la tranquilidad de poder volver atrás y consultar qué sucedió en un día concreto, sin tener que depender de la memoria del personal.
Asistencia 24/7 para usuarios gratuitos: Lo último que querrías es estar preparando las nóminas a las 6 de la tarde de un viernes y encontrarte con un problema en la aplicación de fichaje o no saber cómo hacer algo. Aunque una buena base de conocimientos es importante, no siempre puede resolver todos los problemas. Por eso creemos que poder contactar con una persona real a cualquier hora del día o de la noche es fundamental.
Estas son nuestras mejores opciones de software gratuito de control horario para pequeñas empresas
n.º 1: SINC Employee Time Clock
Visita el sitio de SINC Time Clock
Las aplicaciones web y móviles de SINC son ideales para cualquier empresa que tenga empleados trabajando fuera de sus instalaciones, en lugares como obras de construcción, servicios de limpieza, seguridad o prácticamente cualquier sector que preste servicios fuera de la sede de la empresa.
De estas opciones destacadas, las dos características exclusivas que diferencian a SINC son su generoso plan gratuito para 5 usuarios y el hecho de que el seguimiento por GPS viene incluido de serie en todas las cuentas gratuitas.
Próximamente, todas las cuentas gratuitas también tendrán acceso al chat interno de la empresa, para que puedas olvidarte de cambiar de aplicación cada vez que quieras comunicarte con tu equipo.
n.º 2: Time Clock Wizard
Visita el sitio de Time Clock Wizard
Esta opción ofrece a los usuarios gratuitos acceso a sus aplicaciones web y móviles, además de tres usuarios gratuitos, una cifra bastante razonable para una empresa con uno o dos empleados. El seguimiento por GPS viene incluido de serie y los empleados pueden añadir notas sobre lo que hicieron durante su turno.
Una excelente opción si no te importa pasar al plan de pago cuando contrates a un tercer empleado.
n.º 3: Tsheets
Adquirida recientemente por el gigante de la contabilidad en la nube Intuit, Tsheets es una de las empresas líderes del mercado en software de control horario. Con todas las funciones que cabría esperar y muchas más, Tsheets es una excelente opción.
El plan gratuito tiene un límite bastante estricto de un solo usuario. Por lo tanto, si todavía no estás preparado para empezar a pagar, probablemente sea la opción más adecuada para un profesional independiente o una persona que trabaja por cuenta propia y quiere aprovechar esta potente herramienta.
n.º 4: Tracking Time
Visita el sitio de Tracking Time
Aparentemente orientado más a sectores profesionales y con un límite razonable de tres usuarios gratuitos, Tracking Time es una excelente opción para una pequeña empresa de oficina que quiera controlar cuántas horas se dedican a cada cliente.
Los empleados pueden dejar comentarios sobre las tareas en las que han trabajado durante sus turnos. Una función fundamental cuando trabajas con presupuestos cerrados y horas facturables.
n.º 5: On The Clock
Visita el sitio de On The Clock
Un software de control horario sencillo y potente, con todo lo que una pequeña empresa necesita para registrar las horas de su personal. Incluye excelentes funciones gratuitas, como GPS, reglas automáticas para los descansos y notas de turno, aunque resulta algo limitado al ofrecer solo dos usuarios gratuitos.
On The Clock funcionará bien para la mayoría de las pequeñas empresas, pero ten en cuenta que, si planeas contratar a más de un empleado, tendrás que empezar a pagar a partir de ese momento.
