¿Cómo funcionan las aplicaciones para rastrear la ubicación del personal?

Es posible que hayas oído hablar de las distintas aplicaciones de control horario y ubicación disponibles para los smartphones de los empleados. Una función habitual de estas aplicaciones es la posibilidad de rastrear la ubicación de los empleados mientras están fichados.

En este artículo quiero abordar algunos mitos comunes sobre esta función y explicar, desde la perspectiva de alguien del sector, qué funciona y qué no.

La respuesta breve es: sí, funcionan, y lo suficientemente bien para la mayoría de las empresas, pero no tan bien como un GPS de hardware. A continuación explico por qué.

¿Cuándo el GPS no es GPS?

Un mito común sobre estas aplicaciones es que utilizan el «GPS» para rastrear a los empleados. Esto es cierto aproximadamente el 1 % de las veces. Lo que utilizan estas apps son los llamados «servicios de ubicación» del teléfono. Se trata de un conjunto de distintos métodos que el teléfono puede usar para determinar dónde se encuentra, como:

• Antenas de telefonía móvil cercanas

• Redes WiFi cercanas

• GPS real (se utiliza muy pocas veces y consume una cantidad increíble de batería)

Ahora te estarás preguntando: ¿redes WiFi? ¿Cómo ayudan las redes WiFi a un teléfono a saber dónde está?

Pues bien, las redes WiFi son una forma rápida y eficaz de determinar la ubicación de un teléfono y el método preferido, ya que es el que menos batería consume. El funcionamiento es el siguiente: el teléfono se comunica con las redes WiFi cercanas y, al reconocer el tiempo que tardan en responder, puede calcular la distancia a la que se encuentra de ellas.

Una vez hecho esto en varias direcciones, puede determinar su ubicación. Este proceso se conoce como «triangulación» y es, básicamente, una tecnología de la época de la Primera Guerra Mundial que ahora ayuda a colocar el pequeño punto azul en el lugar correcto en Apple Maps. Piensa en las redes WiFi como una red GPS a nivel del suelo.

Por lo tanto, lo primero que hay que tener en cuenta es lo siguiente: estas apps no utilizan realmente el GPS; solicitan la ubicación al teléfono, y el teléfono calcula de forma aproximada dónde se encuentra basándose en varios métodos disponibles en ese momento.

Algunos de estos métodos son más precisos que otros, pero la ubicación puede desviarse hasta 90 metros o incluso más. Además, en ocasiones el teléfono no puede determinar su ubicación y el proceso de solicitud de ubicación termina agotándose.

La batería, un recurso valioso

Cuando alguien instala una app con «rastreo de ubicación», suele asumir inconscientemente que el teléfono debería permitirle obtener la ubicación cuando quiera. Al fin y al cabo, ¡es una app de rastreo de ubicación!

Por desgracia, no funciona así. En realidad, la app tiene que competir con media docena de aplicaciones más que también quieren solicitar la ubicación del dispositivo. Esto puede deberse a motivos legítimos o simplemente a que quieren registrar los datos de ubicación y vendérselos a los anunciantes (¡sí, esto ocurre!).

El teléfono no conoce las verdaderas intenciones ni las funciones de cada app; solo sabe que, si no gestiona todas esas solicitudes de ubicación simultáneas, la batería se agotará en diez minutos.

Los fabricantes de teléfonos quieren que la batería dure más de 10 minutos, así que tienen que adoptar una postura algo agresiva a la hora de gestionar el rastreo de ubicación.

Ahora imagina que eres una app de control horario que puede estar ejecutando un proceso de rastreo de ubicación en segundo plano durante todo un turno (entre 8 y 10 horas). Esto es algo que al teléfono puede no gustarle.

¿Qué significa esto en la práctica? Significa que, para ahorrar batería, el dispositivo puede impedir que una app obtenga ubicaciones o incluso finalizar el proceso de rastreo que dicha app esté ejecutando en segundo plano.

Permisos, permisos y más permisos

A menudo, algunos responsables no se dan cuenta de que, para que una app pueda rastrear la ubicación de un empleado, necesita tener permiso para hacerlo.

Todas las apps que utilizan los servicios de ubicación necesitan que el usuario les conceda permiso explícito para acceder a la ubicación. Esto puede resultar algo intrusivo y, lo que es peor, el usuario puede retirar este permiso en cualquier momento.

Un ejemplo muy evidente de esto son los dispositivos iOS, que muestran a los usuarios una advertencia inesperada en un momento aparentemente aleatorio, como:

La app X ha estado utilizando tu ubicación en segundo plano. ¿Quieres continuar?

Puedes imaginar cómo puede interpretarlo un empleado (que, con toda seguridad, no estará fichado en ese momento), ya que los desarrolladores de la app no tienen forma de aclarar el contexto del uso, por ejemplo:

Esta app SOLO HA ESTADO UTILIZANDO TU UBICACIÓN MIENTRAS ESTABAS FICHADO en segundo plano...

Es exactamente la misma advertencia ominosa para todo el mundo.

Esto añade una capa adicional de fricción y resistencia por parte del empleado, aunque sea de forma inconsciente. Gracias, Apple.

Es importante recordar que solo puedes rastrear la ubicación de un empleado si primero ha concedido a la app permiso para acceder a ella y no lo ha retirado posteriormente.

Resumen

Las aplicaciones de rastreo de la ubicación de los empleados son muy útiles, ya que normalmente combinan esta funcionalidad con otros aspectos de la app, como el control horario y la gestión de trabajos.

También son muy asequibles porque funcionan con el modelo «Bring Your Own Device» (cada empleado utiliza su propio dispositivo) y no requieren hardware adicional.

Esto las convierte en una solución adecuada para la mayoría de las empresas, en las que es útil conocer la ubicación del personal, pero no resulta algo crítico.

Sin embargo:

Debido a los factores descritos anteriormente, no se puede confiar en ellas al 100 %. Esto ocurre con cualquier aplicación de control horario que utilice los servicios de ubicación de un teléfono (es decir, con todas).

Si tu empresa necesita un rastreo de ubicación crítico y 100 % preciso, la única opción fiable es una solución GPS basada en hardware.

Los dispositivos de hardware están diseñados para hacer una sola cosa y la hacen de forma eficaz, sin tener que competir con los permisos ni con otras aplicaciones por la batería. Además, utilizan GPS de verdad.

Espero que este artículo te ayude a tomar una decisión más informada sobre si el rastreo de ubicación mediante una app es adecuado para tu empresa o si necesitas una solución de hardware específica.