Permiso remunerado para prestar servicio como jurado en Illinois: lo que los empleadores deben preparar antes de enero de 2027
Los empleadores de Illinois tienen tiempo para revisar sus procesos de servicio como jurado y nómina antes de que entre en vigor un nuevo requisito de licencia remunerada. A partir del 1 de enero de 2027, los empleadores con 26 empleados o más deberán pagar a los empleados su tarifa horaria habitual durante la licencia existente, protegida por ley, para prestar servicio como jurado.
El cambio se promulgó mediante el proyecto de ley 4844 de la Cámara de Representantes y fue firmado por el gobernador J.B. Pritzker el 31 de julio de 2026. Modifica la Ley de Jurados de Illinois y la Ley de la Comisión de Jurados de Illinois. El resumen de Amundsen Davis sobre el cambio en la licencia remunerada por servicio como jurado en Illinois destaca un punto importante para la planificación: la nueva licencia remunerada no incluye topes ni limitaciones.
Para los empleadores, el trabajo práctico comienza antes de la fecha de entrada en vigor. Revisen quiénes están cubiertos, cómo se registra el servicio como jurado, cómo se ajustan los horarios y cómo la nómina distinguirá la licencia remunerada por servicio como jurado de otros tipos de ausencia laboral.
¿Qué empleadores de Illinois deben prepararse?
El nuevo requisito se aplica a los empleadores de Illinois con 26 empleados o más. Las empresas deben confirmar si alcanzan ese umbral y establecer una forma coherente de supervisar su cantidad de empleados. Esta revisión no debe dejarse para la primera nómina afectada por la nueva norma.
La ley se refiere a los empleados que utilizan la licencia existente, protegida por ley, para prestar servicio como jurado. Esto significa que el cambio no crea simplemente una nueva categoría de tiempo libre remunerado general. Los empleadores deben mantener la licencia por servicio como jurado separada de las vacaciones, la licencia personal, la licencia por enfermedad u otros tipos de tiempo libre remunerado, tanto en sus políticas como en sus sistemas de nómina.
La fuente describe el requisito de pago como la tarifa horaria habitual del empleado. Por lo tanto, los empleadores deben identificar cómo se representa esa tarifa en su sistema de nómina y cómo la aplicará el sistema cuando un empleado se ausente para prestar servicio como jurado. Si el esquema de pago o el patrón de trabajo de un empleado hace que la tarifa no sea clara, soliciten orientación a un abogado laboral cualificado o a un profesional de nómina en lugar de crear una regla informal.
La fuente no proporciona todos los detalles administrativos para cada situación laboral. Los empleadores deben evitar asumir que sus normas actuales sobre tiempo libre remunerado responden a las preguntas relacionadas con la licencia por servicio como jurado. En su lugar, revisen el nuevo requisito junto con las políticas vigentes y obtengan asesoramiento sobre cualquier situación que no sea sencilla.
Actualicen los procedimientos de programación y tiempo libre
El servicio como jurado puede afectar la dotación de personal incluso cuando el empleado avisa con anticipación. Los gerentes quizá deban ajustar turnos, encontrar reemplazos y evitar tratar una ausencia protegida como un problema de asistencia. Un proceso escrito puede ayudar a los supervisores a responder de manera coherente.
Comiencen por decidir dónde deben informar los empleados sobre su servicio como jurado. El proceso podría involucrar a un gerente, un contacto de Recursos Humanos, un coordinador de horarios u otra persona designada. Lo importante es que los empleados no tengan que explicar la misma ausencia a varias personas ni depender de un mensaje informal que podría pasar desapercibido.
El proceso de programación debe permitir:
- Registrar las fechas previstas del servicio como jurado.
- Marcar al empleado como no disponible para los turnos afectados.
- Evitar que la ausencia se trate como no autorizada cuando la licencia se haya notificado correctamente.
- Actualizar el horario si cambia el período de servicio.
- Compartir únicamente la información que los gerentes necesitan para planificar la cobertura.
Este también es un buen momento para revisar cómo los gerentes de turno reciben y aplican los cambios de horario. Las recomendaciones de Comunicación eficaz para gerentes de turno son relevantes en este caso, ya que una norma de nómina puede seguir generando problemas operativos si el equipo encargado de los horarios no trabaja con la misma información.
No prometan una cantidad fija de días remunerados ni establezcan un límite, a menos que esa limitación esté respaldada por la legislación aplicable y asesoramiento legal. El resumen de Amundsen Davis señala específicamente que la nueva licencia remunerada no tiene topes ni limitaciones. Los empleadores deben tener especial cuidado de no copiar límites de otra política de licencias en el proceso de servicio como jurado.
Prepárense para la nómina y el mantenimiento de registros
La nómina necesita un registro claro de cuándo se tomó la licencia por servicio como jurado y cómo se pagó. Creen un código separado de tiempo o pago para la licencia remunerada por servicio como jurado, en lugar de incluir ese tiempo en una categoría general de ausencias. Un código específico facilita la revisión de la nómina, la respuesta a las preguntas de los empleados y la identificación de posibles inconsistencias en la aplicación del proceso.
Antes del 1 de enero de 2027, revisen los siguientes aspectos:
- La tarifa horaria habitual del empleado utilizada para el pago.
- Las fechas y horas registradas como licencia por servicio como jurado.
- La relación entre el horario, el registro de tiempo y el procesamiento de la nómina.
- El registro de aprobación o notificación que respalda la ausencia.
- El informe de nómina que muestra el pago realizado con el código de servicio como jurado.
Conserven registros que muestren qué se notificó, cómo se registró la ausencia y cómo se calculó el pago. El resumen de la fuente no especifica un período de conservación de registros independiente, por lo que los empleadores no deben inventar uno. Sigan los requisitos aplicables de mantenimiento de registros y las instrucciones de su asesor legal.
Un código separado también puede ayudar a prevenir errores comunes de nómina, como pagar la licencia con la tarifa incorrecta, dejar al empleado programado para un turno que no puede trabajar o tratar la ausencia como tiempo no remunerado. Para una revisión más amplia de los controles de nómina, consulten 5 consejos para eliminar errores de nómina.
Revisen las políticas y capaciten a las personas involucradas
El manual del empleado, la política de asistencia, la política de servicio como jurado, las instrucciones de programación y los procedimientos de nómina deben utilizar un lenguaje coherente. Si un documento describe el servicio como jurado como no remunerado, mientras que otro remite a los empleados al tiempo libre remunerado general, los empleados y gerentes podrían recibir instrucciones contradictorias.
La política actualizada debe explicar dónde deben informar los empleados sobre su servicio como jurado, cómo deben notificar a la empresa y cómo aparecerá la ausencia en los horarios y la nómina. También debe aclarar que la licencia remunerada por servicio como jurado se gestiona por separado de otras formas de licencia, cuando corresponda.
Los gerentes que aprueban las hojas de horas o asignan turnos deben recibir una explicación breve del nuevo proceso. Deben saber qué código utilizar, a quién contactar si tienen preguntas y que la ausencia de un empleado por servicio como jurado debe gestionarse mediante el procedimiento designado. El personal de nómina debe probar el código y los informes antes de la primera nómina afectada, en lugar de descubrir un problema después de haber procesado los pagos.
Una revisión del marco general de licencias de su empresa también puede ser útil. Cómo crear una política de tiempo libre remunerado para su empresa de contratación explica el valor de documentar cómo se gestionan los distintos tipos de ausencia laboral. La licencia por servicio como jurado debe incorporarse a ese marco sin tratarse como tiempo libre remunerado discrecional ordinario.
Qué hacer antes del 1 de enero de 2027
Los empleadores de Illinois con 26 empleados o más deben aprovechar los meses previos a la fecha de entrada en vigor para confirmar si están cubiertos, identificar la tarifa de nómina aplicable, crear un código específico de licencia y probar el flujo de trabajo de programación y aprobación. Después, deben actualizar las políticas escritas y explicar el proceso a los gerentes y empleados.
El objetivo práctico es contar con un registro que conecte la notificación del servicio como jurado del empleado, el horario afectado, la licencia aprobada y el pago realizado a la tarifa horaria habitual. Crear este proceso con anticipación facilitará la administración del cambio cuando la licencia remunerada por servicio como jurado comience el 1 de enero de 2027.