Balances de situación para la contabilidad de la construcción
Los balances generales son uno de los aspectos más importantes de la contabilidad de la construcción, por lo que, naturalmente, una buena práctica consiste en asegurarse de que estén actualizados y sean precisos. Sin embargo, es posible que algunos propietarios o administradores de pequeñas empresas no entiendan necesariamente qué es un balance general, y mucho menos cómo elaborarlo y mantenerlo.
Este artículo pretende desmitificar un poco el concepto y ofrecer algunos consejos útiles, primero sobre qué son los balances generales y, en segundo lugar, sobre cómo implementar uno.
¿Qué es un balance general?
Antes de considerar los beneficios de contar con un buen balance general, primero debemos entender exactamente qué es.
Un balance general es un documento que especifica los activos y pasivos de una empresa. Los pasivos pueden clasificarse como deudas o patrimonio.
Los balances generales son uno de los cuatro estados financieros fundamentales que los contratistas de la construcción deben utilizar para administrar sus cuentas. Los otros tres son el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el cronograma de WIP (trabajo en curso).
¿Por qué debería llevar uno?
Proporciona una visión general de la salud financiera
Los cálculos sencillos que realizas para «equilibrar» tus cuentas —de ahí el nombre de balance general— te proporcionarán la información que necesitas para evaluar la salud financiera de tus proyectos y de tu empresa, así como una visión general «de arriba abajo» de la situación financiera actual de tu negocio.
Por el contrario, estos estados financieros fundamentales pueden desequilibrarse fácilmente si dejas de actualizarlos o no registras determinados activos o pasivos, lo que puede darte una idea incorrecta de la situación real.
Mejora la planificación de futuros proyectos
Dado que tu principal objetivo es obtener ganancias, tu balance general es la mejor fuente de información para determinar si ciertos proyectos son viables y si finalmente generarán beneficios. Te ofrecerá una visión general de lo que posees, lo que esperas recibir y lo que planeas pagar.
Es importante para las inversiones y el financiamiento
«Nunca inviertas en una empresa sin entender sus finanzas. Las mayores pérdidas en bolsa provienen de empresas con balances generales deficientes». — Peter Lynch
Para ayudar a tus socios y a tus inversionistas —incluidos los prestamistas— a entender las finanzas de tu empresa, primero debes asegurarte de que tus balances generales sean precisos y ofrezcan una imagen clara de tu situación financiera actual.
La estructura de un balance general
Un balance general tiene dos secciones principales, una izquierda y otra derecha, que deben estar equilibradas. A la izquierda se encuentran los activos, y a la derecha, una combinación de los pasivos y el patrimonio del propietario.
A continuación, se muestra un ejemplo de un balance general completo, con sus secciones izquierda y derecha, y el hecho de que deben estar equilibradas (es decir, el total de la izquierda debe ser igual al total de la derecha).
Ejemplo de balance general
| Balance general al cierre | |||
|---|---|---|---|
| Marcus Constructions, 31 de marzo | |||
| Activos | . | Pasivos y patrimonio del propietario | |
| Efectivo | $70,500 | Cuentas por pagar | $45,000 |
| Cuentas por cobrar | $45,500 | Documentos por pagar | $20,500 |
| Inventario | $20,000 | Utilidades retenidas | $25,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $2,100 | Capital aportado | $47,600 |
| $138,100 | $138,100 |
Profundicemos en estos tres segmentos.
Activos
Un activo se define como un recurso o elemento que una empresa posee. En la sección de activos del balance general encontrarás los elementos corrientes y no corrientes propiedad de la empresa.
Estos pueden utilizarse para futuras actividades comerciales o para administrar un proyecto actual. Por lo tanto, la sección de activos puede dividirse en dos subcategorías: activos corrientes y activos no corrientes.
Activos corrientes:
Un activo corriente es un elemento que puede utilizarse en el plazo de un año o durante un ciclo operativo, lo que sea más largo. Una empresa también puede liquidar estos activos con poca antelación.
El mejor ejemplo de un activo corriente es el efectivo. Otro ejemplo son las cuentas por cobrar, que incluyen cualquier cantidad adeudada por otra persona al contratista.
Activos no corrientes:
Los activos no corrientes son elementos que pueden beneficiar a la empresa durante más de un ciclo operativo o más de un año. Se trata de elementos tangibles como vehículos, propiedades, equipos o maquinaria.
En el ejemplo anterior, los activos totales son la suma del efectivo disponible, las cuentas por cobrar, el inventario y los gastos pagados por anticipado, lo que da un total de $138,100.
Pasivos
Los pasivos son lo opuesto a los activos. Son obligaciones económicas de la empresa que deberán liquidarse en el futuro. Al igual que los activos, los pasivos pueden ser corrientes o no corrientes.
Los pasivos corrientes deben liquidarse en el plazo de un año o durante un ciclo operativo, lo que ocurra después.
Un buen ejemplo de pasivo son las cuentas por pagar. Se trata del importe que la empresa debe por los servicios o productos recibidos. Pueden corresponder a obligaciones actuales o futuras, como los pagos de servicios públicos o los salarios pendientes del personal.
Los pasivos no corrientes son obligaciones financieras cuyo plazo supera el ciclo operativo o es superior a un año.
Los préstamos pendientes son pasivos no corrientes. Supongamos que tu empresa solicita un préstamo bancario para comprar equipos o maquinaria. Hasta que el préstamo se liquide, el banco tendrá un derecho sobre ese activo.
Por lo tanto, el derecho del banco representa un pasivo para tu empresa. Además, los impuestos diferidos también son pasivos no corrientes.
En el ejemplo anterior, los pasivos totales son la suma de los documentos por pagar y las cuentas por pagar, lo que da un total de $65,500.
Patrimonio
En pocas palabras, el patrimonio es la diferencia entre los activos y los pasivos de la empresa. El patrimonio está compuesto por tres elementos principales: capital aportado, utilidades retenidas y utilidades distribuidas.
Si consideramos el ejemplo anterior, este importe sería de $72,600 ($138,100 - $65,500).
El capital aportado es lo que el contratista invirtió en la empresa, ya sea de sus propios ahorros o de cualquier otra fuente. Las utilidades retenidas son las ganancias netas que una empresa decide conservar. Después de pagar dividendos, el excedente o las ganancias continúan acumulándose y se reinvierten en el negocio.
Por último, las utilidades distribuidas representan las ganancias que potencialmente pueden distribuirse entre los propietarios corporativos o retirarse en el caso de propietarios individuales.
En resumen, la fórmula para calcular el patrimonio es la siguiente:
Patrimonio = Activos - Pasivos
Elaboración de un balance general: algunos ejemplos prácticos
Ahora que sabemos por qué los balances generales son tan importantes y por qué debemos utilizarlos, consideremos las mejores prácticas para elaborar uno.
El primer paso es definir las transacciones.
Cuando comienza una construcción, se incurre en todo tipo de gastos: desde materiales como ladrillos, tornillos y tablas, hasta los salarios de los trabajadores. Todos estos gastos se clasifican como transacciones.
En esta etapa, puedes utilizar una hoja de transacciones para llevar un registro de todos estos gastos.
Cada gasto debe definirse y nombrarse claramente, y considerarse una transacción. El balance general representa la suma de las transacciones realizadas durante un periodo específico mientras se lleva a cabo la construcción.
El ciclo de vida de cada transacción puede variar de un trabajo a otro, pero siempre dará lugar a un aumento o una disminución de los activos, los pasivos o el patrimonio del propietario. Asegúrate de trasladar cada transacción de una sección a otra cuando sea necesario para mantener el balance equilibrado.
Si todo esto todavía te parece un poco técnico y ambiguo, aquí tienes algunos ejemplos prácticos que te ayudarán a comprobar que, en realidad, es bastante sencillo:
Ejemplo 1: Pagos de materiales
Markus Construction necesita comprar cemento, tablas para estucar y pintura para construir una casa nueva.
Hoja de transacciones 1 (antes de utilizar los materiales)
| Activos | Pasivos y patrimonio del propietario | ||
|---|---|---|---|
| Efectivo | $180,000 | Cuentas por pagar | $140,000 |
| Cuentas por cobrar | $150,000 | Documentos por pagar | $80,000 |
| Inventario | $20,000 | Capital aportado | $25,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $5,000 | Utilidades retenidas | $10,000 |
| $255,000 | $255,000 |
La empresa realiza un pago de $10,000 para comprar materiales. Utiliza sus activos en efectivo, que ascendían a $180,000, para efectuar el pago.
En este caso, después de la transacción, se deducen $10,000 del efectivo, que pasa a ser de $180,000 - $10,000 = $170,000.
A continuación, debes sumar el mismo importe a la columna de activos del inventario y esperar a que los materiales se utilicen en el proyecto.
El inventario será de $20,000 + $10,000 = $30,000 hasta que se consuman los materiales.
Por último, cuando los materiales se hayan consumido, pueden deducirse tanto del inventario como del patrimonio del propietario (específicamente de la sección de capital aportado).
Hoja de transacciones 2 (después de utilizar los materiales)
| Activos | Pasivos y patrimonio del propietario | ||
|---|---|---|---|
| Efectivo | $170,000 | Cuentas por pagar | $140,000 |
| Cuentas por cobrar | $50,000 | Documentos por pagar | $80,000 |
| Inventario | $10,000 | Capital aportado | $5,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $5,000 | Utilidades retenidas | $10,000 |
| $235,000 | $235,000 |
Como resultado, puedes observar que los valores de los activos y del patrimonio han cambiado en los nuevos importes del balance general.
Más concretamente, el efectivo se ha reducido en $10,000, ya que se gastó en los materiales, y el inventario también se ha reducido en $10,000, ya que los materiales fueron utilizados.
Como estos desembolsos redujeron el lado izquierdo de la ecuación en $20,000, esto se refleja en una disminución de $20,000 en el lado derecho para mantener el equilibrio, por lo que se elimina del capital aportado.
Ejemplo 2: Solicitar dinero prestado para pagar la nómina
Markus Construction tiene veinte empleados y paga sus salarios con un préstamo bancario de $30,000.
Este tipo de transacción ocurre cuando una empresa pide dinero prestado para financiar un proyecto. Estos importes deben sumarse a las categorías de documentos por pagar y activos en efectivo.
A partir del ejemplo anterior, así quedaría el nuevo balance general:
| Activos | Pasivos y patrimonio del propietario | ||
|---|---|---|---|
| Efectivo | $200,000 | Cuentas por pagar | $140,000 |
| Cuentas por cobrar | $50,000 | Documentos por pagar | $110,000 |
| Inventario | $10,000 | Capital aportado | $5,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $5,000 | Utilidades retenidas | $10,000 |
| $265,000 | $265,000 |
Como podemos observar, el valor del efectivo ha aumentado en $30,000, y esto se ha compensado con un aumento de $30,000 en los documentos por pagar.
Es importante recordar que, hasta que se liquide el préstamo, el prestamista tendrá un derecho sobre este activo. Por lo tanto, reflejarlo en el balance general te permite tomar las decisiones adecuadas y tener siempre presente este «pasivo».
Ejemplo 3: Recibir pagos de un cliente
Cada vez que se factura a un cliente, el importe se suma tanto a las cuentas por cobrar como a la sección de patrimonio del propietario (como utilidades retenidas). Toda facturación mejorará la situación financiera de la empresa, por lo que es tan importante llevar un registro de ella.
Veamos cómo quedaría el balance general después de emitir una factura de $50,000 a un cliente.
| Activos | Pasivos y patrimonio del propietario | ||
|---|---|---|---|
| Efectivo | $200,000 | Cuentas por pagar | $140,000 |
| Cuentas por cobrar | $100,000 | Documentos por pagar | $110,000 |
| Inventario | $10,000 | Capital aportado | $5,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $5,000 | Utilidades retenidas | $60,000 |
| $315,000 | $315,000 |
Como podemos observar, se han sumado $50,000 a las cuentas por cobrar del lado izquierdo, y esto se ha equilibrado con un aumento de $50,000 en las utilidades retenidas del lado derecho.
Veamos ahora el mismo balance una vez que el cliente paga la factura.
| Activos | Pasivos y patrimonio del propietario | ||
|---|---|---|---|
| Efectivo | $250,000 | Cuentas por pagar | $140,000 |
| Cuentas por cobrar | $50,000 | Documentos por pagar | $110,000 |
| Inventario | $10,000 | Capital aportado | $5,000 |
| Gastos pagados por anticipado | $5,000 | Utilidades retenidas | $60,000 |
| $315,000 | $315,000 |
Como podemos observar, la diferencia es que los $50,000 simplemente se han trasladado de las cuentas por cobrar al efectivo.
Uso de los balances generales para determinar la salud financiera
Como mencionamos anteriormente, junto con los estados de resultados y los informes de flujo de efectivo, los balances generales se utilizan para evaluar la salud financiera de tu empresa.
También son consultados por terceros, como prestamistas y aseguradoras, para determinar si la empresa representa un riesgo crediticio.
Existen cuatro métricas fundamentales para calcular la solidez financiera mediante un balance general:
1. Rotación del capital de trabajo
2. Razón corriente
3. Rotación del patrimonio
4. Relación deuda-capital
1. Rotación del capital de trabajo
La rotación del capital de trabajo (WCT) mide cómo se utiliza tu capital de trabajo para generar ganancias para la empresa a lo largo del tiempo.
Para entender la WCT, primero debemos comprender qué es el capital de trabajo.
Según Investopedia:
El capital de trabajo, también conocido como capital de trabajo neto (NWC), es la diferencia entre los activos corrientes de una empresa, como el efectivo, las cuentas por cobrar (facturas pendientes de pago de los clientes) y los inventarios de materias primas y productos terminados, y sus pasivos corrientes, como las cuentas por pagar.
Ahora que sabemos a qué se refiere el capital de trabajo, podemos aplicar la siguiente fórmula para calcular la WCT:
WCT = Ventas netas o ingresos ÷ Capital de trabajo
Ejemplo del cálculo de la WCT durante dos años, 2019 y 2020:
| Año | Ventas netas (en millones de $) | Capital de trabajo promedio (en millones de $) | Rotación del capital de trabajo (WCT) |
|---|---|---|---|
| 2019 | 2.4 | 1.1 | 2.18 |
| 2020 | 2.7 | 1.2 | 2.25 |
En este ejemplo podemos observar que la WCT mejoró ligeramente año tras año, pasando de 2.18 a 2.25. Esto significa que la empresa está convirtiendo el capital de trabajo en ganancias de manera un poco más eficiente, lo que se consideraría una buena señal respecto a su salud financiera.
2. Razón corriente
La razón corriente, también conocida como índice de capital de trabajo, es una métrica utilizada para evaluar si una empresa puede pagar sus obligaciones corrientes a corto plazo con sus activos corrientes.
Esta razón refleja la capacidad de una empresa para generar suficiente efectivo y pagar sus deudas cuando vencen.
También refleja el nivel de agresividad de la empresa al invertir sus activos para generar ganancias. Es decir, una razón baja indicaría un enfoque más agresivo, con una gran parte de los recursos disponibles invertidos en generar ganancias, mientras que una razón más alta indicaría un enfoque más prudente.
La fórmula para calcular la razón corriente es:
Razón corriente = Activos corrientes ÷ Pasivos corrientes
Específicamente en el sector de la construcción, se considera que existe una razón corriente «ideal» de entre 1.20 y 1.60.
Un resultado inferior al promedio podría significar un alto riesgo de incumplimiento, lo cual resulta preocupante para las instituciones externas.
Una razón superior al promedio podría indicar un uso ineficiente de los activos (es decir, que quizá no estás invirtiendo lo suficiente). Esto puede ayudarte en el proceso de toma de decisiones relacionadas con los gastos.
A continuación, se muestra un ejemplo del cálculo de la razón corriente para los años 2019 y 2020:
| Año | Activos corrientes (en millones de $) | Pasivos corrientes (en millones de $) | Razón corriente |
|---|---|---|---|
| 2019 | 8.1 | 5.0 | 1.62 |
| 2020 | 8.0 | 5.2 | 1.53 |
Si observamos estos resultados, vemos que la razón corriente de esta empresa disminuyó de 1.62 a 1.53. Como mencionamos anteriormente, una razón superior a 1.6 se consideraría problemática porque los activos no se están utilizando todo lo posible para generar ganancias.
Si tenemos en cuenta que la razón disminuyó a 1.53, lo cual se considera un valor deseable, podemos relacionarlo con el hecho de que nuestra WCT aumentó ligeramente durante el mismo periodo, de 2.18 a 2.25. En otras palabras, la empresa está utilizando un poco más de sus activos, pero lo está haciendo de forma más eficaz para generar ganancias.
Esta métrica también puede utilizarse para comparar la salud financiera de distintas empresas del mismo sector. Esto puede ayudar a situar a la empresa en el contexto más amplio de la industria, una información muy útil, especialmente para terceros que evalúan tu empresa, así como para que tú mismo comprendas la posición que ocupa tu negocio.
3. Rotación del patrimonio
La rotación del patrimonio (ETR) mide la eficiencia con la que una empresa utiliza el patrimonio de sus accionistas para generar ingresos. En este sentido, es muy similar a la WCT; sin embargo, mientras que la WCT utiliza el capital de trabajo en general, la ETR se centra específicamente en el uso del patrimonio de los accionistas.
La siguiente fórmula se utiliza para calcular la rotación del patrimonio:
Rotación del patrimonio = Ingresos totales ÷ Patrimonio promedio de los accionistas
Ejemplo del cálculo de la rotación del patrimonio para 2019 y 2020:
| Año | Ventas netas (en millones de $) | Patrimonio total de los accionistas (en millones de $) | Rotación del patrimonio |
|---|---|---|---|
| 2019 | 2.4 | 0.9 | 2.67 |
| 2020 | 2.7 | 0.9 | 3.0 |
Una rotación del patrimonio elevada indica que el patrimonio de los accionistas se está utilizando de forma eficiente. En este caso, podemos observar que la empresa está mejorando su ETR año tras año, de 2.67 a 3.0.
Los accionistas de la empresa deberían estar satisfechos con este resultado.
4. Relación deuda-capital
La relación deuda-capital se utiliza para evaluar el apalancamiento financiero de una empresa. Una relación deuda-capital elevada significa que la empresa está respaldada por acreedores en lugar de por capital propio.
Por este motivo, esta razón es especialmente importante para posibles inversionistas o futuros prestamistas.
La fórmula para este cálculo es la siguiente:
Relación deuda-capital = Pasivos totales ÷ Patrimonio total
Veamos nuevamente nuestra empresa de ejemplo:
| Año | Pasivos totales (en millones de $) | Patrimonio total de los accionistas (en millones de $) | Relación deuda-capital |
|---|---|---|---|
| 2019 | 2.25 | 0.9 | 2.67 |
| 2020 | 1.9 | 0.9 | 2.11 |
Cuanto mayor sea la relación deuda-capital, mayor será el riesgo que asumen los acreedores.
En el caso de las empresas de construcción, una relación de tres o menos suele considerarse aceptable, por lo que la relación deuda-capital de esta empresa no debería generar demasiada preocupación.
Resumen del uso de los balances generales para evaluar la salud financiera y elaborar proyecciones
Como puedes observar, distintos cálculos pueden ser útiles para determinar cómo se está desempeñando la empresa, qué tan sólida es la planificación de los proyectos y si es necesario realizar cambios o ajustes a largo plazo.
Los balances generales son una excelente forma de demostrar, por ejemplo, la liquidez de una empresa de construcción. Nos ayudan a comprender qué capacidad tiene una empresa para pagar sus facturas a tiempo y qué tan eficientemente lo hace.
Aunque un balance general suele elaborarse al final de un periodo financiero predeterminado, como un trimestre o un año, también puede prepararse cuando sea necesario. Esto proporcionaría una fotografía de la situación financiera de una empresa en cualquier momento.
Errores comunes y cómo evitarlos
Algo que debes tener en cuenta al aplicar estos ejemplos es que a veces se cometen errores al introducir información en el balance general.
Al elaborar tu balance general, tendrás que evitar cuatro errores comunes. Estos incluyen confundir los pasivos con los activos, olvidar registrar una transacción, no llevar un control adecuado del inventario y cometer errores de transposición.
1. Clasificar las transacciones en la categoría incorrecta
Como mencionamos anteriormente, los pasivos son lo que el contratista debe a otra persona, mientras que los activos representan lo que se te debe y lo que posees. Al registrar una transacción en el balance general, es muy importante establecer una distinción clara entre estos dos elementos. Es muy fácil confundirlos y registrarlos en la sección equivocada.
Recuerda que el balance siempre debe estar equilibrado, por lo que, cuando una transacción representa algo en un lado, debe representar un valor correspondiente en el otro. Por ejemplo, en el caso de un préstamo bancario, se produce un aumento del efectivo en el lado izquierdo, que debe compensarse con un aumento de los documentos por pagar en el otro lado.
Para evitar este error, asegúrate de prestar mucha atención y entender qué representa realmente cada transacción antes de registrarla en el balance. Si tienes dudas sobre una transacción concreta y dónde debe registrarse, puede ser útil hacer una búsqueda rápida en Google.
2. Omitir transacciones
Omitir una sola transacción puede desajustar por completo tu balance general. Es muy fácil pensar que registrarás el movimiento más tarde y luego olvidarlo. También puedes olvidar la transacción en sí o el importe. Esto le puede pasar a cualquiera.
Para evitar este error común, lleva contigo un bolígrafo y una libreta, y anota la transacción tan pronto como tengas conocimiento de ella. Acostúmbrate a registrar estos elementos en el balance general en cuanto tengas la oportunidad.
3. No llevar un control adecuado del inventario
Al final de cada tarea, el líder del proyecto debe actualizar el consumo de inventario. Además, debes compararlo con lo reportado por los líderes del proyecto.
Si olvidas llevar un registro del inventario utilizado en cada tarea, esto desajustará tu balance general. Para evitar discrepancias, anota en tu libreta los artículos de inventario utilizados después de cada tarea y actualiza el balance en cuanto tengas tiempo.
4. Errores de transposición
Al introducir varias transacciones al mismo tiempo en tu balance general, a veces puedes invertir accidentalmente los números o cometer un error tipográfico. Por ejemplo, si una transacción es de $4,500, podrías invertir el 45 y escribir $5,400. O podrías añadir accidentalmente un cero de más y convertirlo en $45,000. De hecho, este tipo de errores me ocurrió mientras escribía esto; es muy fácil cometerlos.
Por eso es recomendable pedirle a un compañero que revise tu balance general y compruebe que las cifras sean correctas.
Conclusiones y consejos finales
La regla general es que, al elaborar tu balance general, siempre debes recordar equilibrar cada transacción de izquierda a derecha. Toda transacción puede provocar un cambio en los activos o pasivos, y esto puede afectar el patrimonio del propietario.
Utilizar una libreta y un bolígrafo, actualizar periódicamente el balance general cuando se produzcan nuevas transacciones y contar con una persona adicional que revise tu trabajo son excelentes prácticas.
Una vez que se hayan registrado todas las transacciones en el balance general durante un periodo determinado, pueden sumarse como saldo de cierre. Posteriormente, este saldo puede transferirse a un nuevo balance general.
Esperamos que esta información te haya resultado útil e interesante para ti y tu empresa. Queremos seguir ampliando este recurso con el tiempo, así que no dudes en dejar un comentario a continuación y contarnos si crees que hemos pasado algo por alto.
Muchas gracias por leernos.