Comunicación eficaz para supervisores de turno

Elaboremos una guía práctica sobre la comunicación en el trabajo

Todos hemos oído decir que «la comunicación es fundamental», pero ¿con qué frecuencia ponemos realmente en práctica una buena comunicación en el trabajo?

Sí, todos asistimos a reuniones y de vez en cuando charlamos junto a la cafetera… pero ¿cuánto de lo que comunicamos llega realmente a las personas a las que nos dirigimos?

Aunque todos nos comunicamos, muchos no lo hacemos de manera eficaz. Digo «de manera eficaz» porque, técnicamente hablando, una empresa quedaría obsoleta sin el arte de la comunicación. Sin embargo, es la calidad de la comunicación dentro del entorno laboral lo que distingue a una buena empresa de una excelente.

Además, corresponde a la dirección ponerla en práctica y predicar con el ejemplo. Saber cómo comunicarse con el personal es esencial para gestionar una empresa con éxito. A continuación, encontrarás algunos consejos para empezar…

Por qué es importante

Para empezar, entendamos por qué la comunicación es tan crucial para cualquier empresa, grande o pequeña. Independientemente del sector en el que trabajes, ya sea que dirijas un restaurante, una clínica o incluso una empresa de mudanzas, una comunicación eficaz puede marcar la diferencia entre tener clientes satisfechos o recibir malas reseñas. En algunos casos, incluso puede ser la diferencia entre garantizar la seguridad de un cliente o ponerlo en peligro.

Tomemos como ejemplo una empresa de mudanzas, en la que puede haber responsables, embaladores e incluso organizadores del hogar. Un responsable puede calcular un presupuesto, pero no comunicar a los embaladores la cantidad de objetos que hay que trasladar. Lo que podría haber sido un trabajo de cuatro horas acaba convirtiéndose en una jornada completa, dejando descontentos y frustrados tanto a los empleados como a los clientes.

En el caso de un restaurante, si una persona de recepción toma una reserva especial relacionada con alergias y no se lo comunica al personal de sala ni al de cocina, pronto se desatará el caos.
En un lugar como una clínica, unas deficientes habilidades de comunicación pueden convertirse fácilmente en una pila de demandas.

Aunque una mala comunicación en el trabajo no necesariamente pone vidas en peligro, puede perjudicar las operaciones de tu empresa y afectar considerablemente no solo a su reputación, sino también a la rotación del personal.

Como responsable, es fundamental que te comuniques periódicamente con tu equipo y lo mantengas informado de lo que ocurre. Una comunicación positiva y frecuente infunde confianza en el equipo y da un gran ejemplo a los demás. Mantener este nivel de comunicación reducirá considerablemente los posibles malentendidos y mejorará la productividad general.
En definitiva, fomenta una cultura dentro del entorno laboral e inspira un sentimiento de unidad en el equipo.

¿Cómo es una comunicación eficaz?

Debe estar centrada:

Al comunicarnos, es muy fácil desviarnos hacia temas innecesarios. Un responsable puede comenzar una conversación indicando a un empleado que haga una cosa, pero terminar asignándole multitud de tareas sin un punto de partida claro. Inevitablemente, estas tareas se pierden a medida que continúa la conversación, dejando al empleado confundido y abrumado.

En situaciones así, nadie termina satisfecho. La satisfacción del empleado disminuye y el responsable no obtiene los resultados que esperaba.

La falta de enfoque es uno de los principales motivos de una comunicación ineficaz en el entorno laboral.

Debe ser coherente:

La coherencia es uno de los aspectos más infravalorados de la comunicación en el trabajo. Sin ella, los mensajes pueden distorsionarse y perderse. Debe estar presente en todos y cada uno de los aspectos de la empresa. Imagina que haces una presentación ante un posible cliente y las diapositivas están todas desordenadas… eso es la incoherencia. La información está ahí, pero organizada de una manera que no tiene sentido.

La preparación es una de las cosas que pueden ayudar a mantener la coherencia. Saber cómo quieres transmitir un mensaje antes de hacerlo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Tener en cuenta las funciones y responsabilidades de tus compañeros puede ayudarte a transmitir tu mensaje a cada empleado de forma meditada y lógica. Una de las ventajas de esto es que establecerás un flujo coherente entre el tema de conversación y la manera de expresarlo.

A la larga, tu equipo te lo agradecerá, ya que siempre entenderá lo que intentas decir y se reducirán considerablemente los malentendidos en el trabajo.

Debe ser respetuosa:

Hay una razón por la que se dice que debemos ser educados al conocer a gente nueva. La cortesía no termina con la primera impresión; debe mantenerse a lo largo de toda la relación, ya sea personal o profesional.

Comunicarse desde el respeto es fundamental para mantener un entorno laboral agradable.

Puede marcar la diferencia entre conseguir que tus compañeros se muestren receptivos y colaborativos o lograr que se cierren por completo. Nadie quiere escuchar a alguien con quien está enfadado. Tendemos a acercarnos más a ciertos amigos, familiares y compañeros de trabajo que son más educados porque saben cómo dirigirse a nosotros de una manera que valoramos. Cuando la dirección da ejemplo de ello, sus efectos son enormes. Un entorno laboral positivo es un entorno respetuoso.

Debe ser clara:

Repítelo conmigo… la claridad es fundamental. Cuando se trata de comunicación, si solo recuerdas una cosa, que sea esta: sin claridad, nada más importa.

En esencia, la claridad reúne todos los puntos de los que hemos hablado hasta ahora. Como es un concepto tan amplio, no hay un solo aspecto de una organización que no se beneficie de ella.

Imagina lo siguiente: tu jefe entra en tu despacho y te pide que organices una jornada de convivencia para algunos miembros de la oficina. Tú reservas un lugar, invitas a todos los empleados de la oficina y envías las confirmaciones de asistencia. Poco después, tu jefe te pide que vayas a su despacho. Está allí, echando humo. «¿Has invitado a TODA la oficina?». Esta falta de precisión es demasiado habitual cuando la dirección da por sentado que el mensaje ha quedado claro. Esperar que los demás «te lean la mente» no beneficia a ninguna empresa.

Acciones habituales en el entorno laboral, como dar feedback, delegar tareas o transmitir instrucciones, son mucho más eficaces cuando te expresas con claridad.

Al igual que en el ejemplo anterior, lo mejor es proporcionar información específica que respalde tu solicitud, como cantidades, plazos y cualquier otro dato adicional. Esto eliminará posibles errores y malentendidos que pueden producirse con frecuencia.

En última instancia, la claridad es la que determina si los empleados y compañeros entienden qué se les pide y por qué.

Debe ser coherente y constante:

Para mantener una comunicación eficaz, es importante que seas constante en cualquier método que utilices. Mantener la coherencia en el entorno laboral garantiza que tus compañeros y empleados sepan qué esperar, sin someterlos a una experiencia llena de altibajos.

Todo empieza por la dirección

Todos los miembros del equipo deben perfeccionar sus habilidades comunicativas, pero todo empieza por un líder…

Lo que no debes hacer:

Hay varios factores que pueden impedir que se produzca una comunicación eficaz, y uno de ellos puede ser tan simple como no escuchar lo que la otra persona intenta decirnos. Escuchar se parece a comunicarse en el sentido de que también puede hacerse con facilidad de manera ineficaz. Puede que hayas oído la frase «estás escuchando, pero ¿de verdad estás oyendo?». Si un empleado se está comunicando contigo, asegúrate de comprender lo que intenta decir.

Otros aspectos que pueden sabotear una comunicación eficaz son juzgar a los demás, cotillear o trabajar en un entorno de desconfianza y falto de transparencia. Otro aspecto clave que solemos descuidar es la importancia del lenguaje corporal: ¡nada dice «no me apetece nada trabajar en esto» como cruzarse de brazos!

Para mantener una relación saludable con tu equipo, quizá podríais organizar un taller sobre lenguaje corporal para que todos estén en sintonía.

Es importante detectar si alguno de estos hábitos está presente en tu organización y dónde, e intentar corregirlo.

Utiliza tus herramientas:

La comunicación eficaz comienza con un líder, y normalmente esa función corresponde a la dirección.
Esto solo es posible cuando los responsables transmiten mensajes precisos y oportunos, además de prestar atención a las herramientas que utilizan para comunicarlos. La combinación de ambos factores puede influir enormemente en la manera en que el mensaje se recibe y se procesa.

Muchas empresas cuentan con un sistema para garantizar que un equipo esté adecuadamente preparado para alcanzar un objetivo o completar una tarea, y lo más habitual es que utilicen herramientas para ayudarles en el proceso.

Al igual que durante un simulacro de incendio, la comunicación es fundamental. Aun así, se necesitan determinadas herramientas para garantizar que todo el mundo esté informado y alerta.

En este caso, una herramienta puede ser muchas cosas: la alarma contra incendios, los mapas con las salidas más cercanas, los carteles, los walkie-talkies o los micrófonos.

Comunicarse eficazmente implica asegurarse de que todos sepan cómo actuar, cuándo hacerlo —en este caso, ¡siempre!— y adónde dirigirse. Ambas cosas trabajan de la mano para guiar al equipo al exterior de manera segura, tranquila y rápida.

Puedes dar por eficaz la comunicación cuando tu personal entiende lo que debe hacer y es capaz de actuar cuándo, dónde y cómo sea necesario. En esencia, todo debería funcionar sin complicaciones.

La dirección es donde ocurre la magia: tienes la capacidad de influir en la cultura de tu organización. En esencia, depende de ti conseguir que las personas se comuniquen de manera eficaz. Hay varias formas de hacerlo; veámoslas:

Determina qué medio de comunicación funciona mejor para tu equipo

Cuando se trata de herramientas de comunicación, tenemos mucho donde elegir. Desde los correos electrónicos hasta las videollamadas por Zoom, existen infinidad de programas y aplicaciones disponibles, y parece que cada semana aparece uno nuevo. Lo principal es guiar a tu equipo para que los utilice de manera eficaz y adecuada. (No utilices una herramienta solo por utilizarla: pregúntate cuál es su objetivo).

Asegúrate de establecer límites claros sobre cómo, cuándo y dónde utilizar estos medios.

Aborda los problemas de comunicación

Dada la enorme cantidad de herramientas disponibles, como responsable te encontrarás inevitablemente con empleados que prefieren una herramienta a otra. Por ejemplo, algunos pueden preferir las reuniones por Zoom, mientras que otros prefieren recibir un correo electrónico. Y también habrá quienes prefieran una conversación cara a cara antes que cualquier opción que implique tecnología.

Cuando surjan estos conflictos, es importante recordar que cada método tiene sus ventajas. Depende de ti ejercer tu criterio y guiar al equipo hacia adelante.

Teje una red:

Cuando trabajamos en una organización ajetreada, es fácil que nos limitemos a nuestro equipo y departamento, trabajando con una mentalidad de «sálvese quien pueda» —o, en este caso, «cada equipo a lo suyo»—. Sin embargo, al igual que una red compleja, una empresa próspera requiere conectar los distintos departamentos y que estos se comuniquen eficazmente entre sí.
Es fundamental poder comunicarse con otros responsables, equipos y directivos de la empresa, al mismo tiempo que defiendes los intereses de tu equipo.

Al ponerlo en práctica, recuerda:

Sé accesible:

Como responsable, tus empleados deben sentir que pueden acudir a ti con sugerencias y problemas, y que pueden establecer contigo un canal de comunicación bidireccional en el que se sientan seguros y respaldados. El hecho de que tus empleados puedan abrirse contigo es una señal de que existe confianza y unidad en el equipo.

Construye una cultura:

Si un empleado sugiere algo que puede beneficiar a tu organización de alguna manera, reconoce su aportación y demuéstrale que su opinión importa. Esto puede darle una sensación de propósito y pertenencia, al tiempo que indica a los demás empleados que se encuentran en un lugar donde se valora lo que tienen que decir y donde tienen una oportunidad justa de expresarlo.

De vez en cuando, los ejercicios de cohesión de equipo, como los talleres de oratoria y otras formaciones, pueden ser útiles para quienes tienen dificultades para expresarse. Permitir que tus empleados mantengan contigo un canal de comunicación abierto no solo favorece su desarrollo profesional, sino que también te consolida como un líder eficaz (¡el trabajo en equipo no consiste en una sola persona!).

Incorpora a las nuevas personas:

Ahora que cuentas con nuevas técnicas de comunicación, debes asegurarte de que las nuevas incorporaciones puedan integrarse fácilmente en la cultura de tu entorno laboral. Para ello, haz que se sientan conectadas con el equipo, asígnales compañeros con experiencia y proporciónales formación y otros materiales que les ayuden a ponerse al día. Asegurarte de que se sientan respaldadas y valoradas durante el periodo de prueba es uno de los principales factores que determinarán si se convertirán o no en miembros permanentes del equipo.

¿Listo para hacer algunos cambios?

Si estás preparado para mejorar las estrategias de comunicación de tu entorno laboral, no hay mejor momento que el presente. Asegúrate de identificar los aspectos que deben mejorarse —¡e incluye al equipo!— y, después, desarrolla un plan de acción.

En esencia, si quieres evitar posibles desastres, debes establecer una cultura de comunicación eficaz dentro de tu organización. La comunicación eficaz comienza con el liderazgo, y ahí es donde un responsable puede marcar la diferencia.

En definitiva, saber cómo comunicarse con el personal es esencial para gestionar una empresa con éxito.