Qué deben revisar los contratistas federales antes del 26 de octubre de 2026
Los contratistas y subcontratistas federales deben prepararse para un cambio normativo este otoño. El Departamento de Trabajo de EE. UU. ha publicado una norma definitiva que deja sin efecto las regulaciones que implementaban la Orden Ejecutiva 11246. Está previsto que la norma entre en vigor el 26 de octubre de 2026.
Este cambio es especialmente relevante para las empresas que trabajan en contratos federales, incluidos algunos contratistas y subcontratistas de la construcción. Esto no significa que deba descartarse de inmediato cada parte de su proceso actual de cumplimiento. Sí significa que su empresa debe revisar los documentos, las políticas y los procedimientos relacionados con esas regulaciones antes de la fecha de entrada en vigor.
La norma definitiva publicada por el Departamento de Trabajo de EE. UU. es el punto de partida para esa revisión. Es posible que su empresa también necesite asesoramiento basado en sus contratos específicos y en su estructura empresarial.
Empiece por los documentos de sus contratos federales
El primer paso es identificar qué contratos y subcontratos podrían verse afectados. No se base únicamente en la suposición general de que el cambio se aplica a su empresa. Elabore una lista de sus contratos federales actuales, subcontratos activos, renovaciones y ofertas que podrían convertirse en contratos después de la fecha de entrada en vigor.
En cada acuerdo, busque las cláusulas y referencias relacionadas con la Orden Ejecutiva 11246 y sus reglamentos de aplicación. Revise tanto el contrato principal como los acuerdos con subcontratistas, las modificaciones, las órdenes de compra y los formularios estándar que utiliza su equipo cuando el trabajo se asigna a otra empresa.
Esta es una buena oportunidad para mejorar el control documental. Si su equipo tiene varias versiones de la misma cláusula contractual guardadas en distintas carpetas, cree una única lista de revisión y registre qué versión se utiliza para cada proyecto. Un sistema claro puede reducir el riesgo de enviar un formulario desactualizado a un cliente, subcontratista o gerente de proyecto.
Si su empresa trabaja habitualmente con subcontratistas, la revisión contractual debe incluir el proceso utilizado para comunicarles los requisitos. Nuestra guía sobre cómo crear e interpretar acuerdos con subcontratistas puede ayudarle a organizar esa revisión, aunque la propia norma definitiva debe seguir siendo la autoridad para este cambio específico.
Revise cuidadosamente las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo
La norma afecta a las regulaciones que implementaban la Orden Ejecutiva 11246, por lo que los contratistas deben revisar las políticas creadas o mantenidas debido a esos requisitos. Esto puede incluir declaraciones sobre igualdad de oportunidades en el empleo, procedimientos internos, comunicaciones dirigidas a los empleados, materiales de incorporación y el texto de las políticas incluido en manuales o documentos para contratistas.
La cuestión práctica no es simplemente si una política menciona la orden ejecutiva. Pregúntese cómo se utiliza esa política en las operaciones diarias:
- ¿Se incluye en las cartas de oferta, los manuales o los avisos del lugar de trabajo?
- ¿Utiliza el equipo de contratación un proceso estándar relacionado con la política?
- ¿Se capacita a los gerentes para seguir un procedimiento específico?
- ¿Los formularios para subcontratistas repiten el mismo texto?
- ¿Hay aprobaciones o investigaciones internas que dependan de la política existente?
Lleve un registro de lo que encuentre. Separe las políticas exigidas por un contrato o una regulación específica de los compromisos más amplios de la empresa que su negocio puede optar por mantener. La derogación de una regulación de aplicación no determina automáticamente si una empresa debe cambiar todas sus prácticas internas de igualdad de oportunidades en el empleo. Evite eliminar una política simplemente porque una referencia legal está cambiando.
En su lugar, marque cada documento para su revisión legal o de cumplimiento e identifique a la persona responsable de actualizarlo. Puede ser un gerente de recursos humanos, un responsable de operaciones, un asesor externo u otra persona con autoridad para aprobar cambios en las políticas.
Compruebe los procedimientos de registro y presentación de informes
Muchas empresas consideran que el registro de información y la presentación de informes son tareas administrativas, pero estos procedimientos suelen estar diseñados en torno a requisitos normativos específicos. Un cambio en las regulaciones puede afectar a la información que su equipo recopila, el lugar donde la almacena y la forma en que prepara informes o respuestas relacionados con el trabajo en contratos federales.
Revise los registros que su empresa conserva sobre empleados, candidatos, clasificaciones laborales, salarios, horas, decisiones de contratación y medidas adoptadas en el lugar de trabajo. El objetivo no es suponer que todos los registros pueden eliminarse o que todos los procesos de presentación de informes deben detenerse. El enfoque más prudente es identificar qué registros e informes están vinculados a las regulaciones derogadas y, a continuación, confirmar qué debe continuar conforme a los términos de sus contratos y otras obligaciones aplicables.
Revise también cómo circula la información dentro de su empresa. Por ejemplo, determine:
- ¿Quién recopila la información de empleados y candidatos?
- ¿Quién comprueba que sea exacta?
- ¿Dónde se almacenan los registros de horas, nóminas y personal?
- ¿Quién prepara los informes para un cliente federal o un equipo de contratación?
- ¿Cómo se documentan las correcciones y aprobaciones?
- ¿Qué informes se generan automáticamente a partir del software de nóminas o de gestión de personal?
Si su empresa utiliza un sistema de registro de horas, asegúrese de que sus registros puedan explicarse claramente. Un historial fiable de las horas y las asignaciones a proyectos puede respaldar la administración de nóminas y la documentación del proyecto, pero no debe considerarse un sustituto de la comprensión de los requisitos específicos asociados a un contrato. Para conocer mejoras relacionadas con los procesos de nóminas, consulte 5 consejos para eliminar errores en las nóminas.
Elabore un plan de revisión antes de la fecha de entrada en vigor
El 26 de octubre de 2026 debe considerarse una fecha límite para completar la revisión, no el día en que su equipo empezará a buscar los documentos pertinentes. Empiece por asignar a una persona para coordinar el proyecto y elaborar un inventario breve de los contratos, las políticas, los formularios, los registros y los informes afectados.
Después, utilice un sistema de estados sencillo: requiere revisión, en revisión, aprobado o reemplazado. Guarde las versiones finales en un lugar al que puedan acceder los gerentes y administradores, y retire las plantillas desactualizadas de las carpetas donde el personal suele buscar formularios. Si debe conservar un documento antiguo por motivos históricos, etiquételo claramente para evitar que se vuelva a utilizar por error.
Documente las decisiones que tome su empresa. Si mantiene una política, registre el motivo. Si cambia una cláusula o un procedimiento de presentación de informes, registre cuándo se aprobó el cambio y quién lo aprobó. Esto crea un registro interno útil y proporciona instrucciones claras a los gerentes cuando surjan preguntas.
Por último, comunique los cambios a las personas que gestionan contratos, contratación, nóminas, registros y administración de subcontratistas. La norma definitiva es una oportunidad para revisar estos procesos conjuntamente, en lugar de tratar cada documento como una tarea aislada. Una revisión enfocada ahora puede ayudar a su empresa a evitar confusiones cuando la derogación entre en vigor.