Cómo crear una política de tiempo libre remunerado para tu empresa contratista
Si eres como la mayoría de los propietarios de este sector, tienes que ocuparte de un millón de cosas a la vez y lo último que quieres es preocuparte por los días libres de tus empleados. Pero es algo importante, tanto para tu equipo como para tus resultados. Si todavía no cuentas con una política de tiempo libre remunerado (PTO), ha llegado el momento de crear una.
En este artículo te explicaremos todas las variables que debes tener en cuenta al crear una política de PTO y te daremos algunos ejemplos que puedes poner en práctica. Pero primero veremos por qué deberías ofrecer PTO. También repasaremos las ventajas y desventajas de los tipos de tiempo libre más comunes y hablaremos de lo que exige la legislación gubernamental.
Nota: Este artículo fue escrito específicamente para pequeñas empresas de construcción en EE. UU. Sin embargo, independientemente de dónde te encuentres o del sector en el que trabajes, los conceptos que se describen aquí te ayudarán a crear una política de tiempo libre para tu propia empresa.
¿Por qué necesito una política de PTO?
El tiempo libre remunerado es un beneficio importante tanto para los empleadores como para los empleados. El PTO puede mejorar la moral y la productividad del equipo, ayudarte a atraer y retener a los empleados de mejor desempeño y contribuir a prevenir accidentes costosos.
Una política de PTO establece las responsabilidades clave de cada parte para garantizar que todos estén alineados.
Algunos de los principales beneficios de una política de tiempo libre remunerado:
Atraer y retener personal de alta calidad
Este sector depende en gran medida de una fuerza laboral calificada para generar rentabilidad y crecer, y el costo de encontrar y capacitar a nuevos miembros del equipo es bastante alto. Con una rotación promedio de empleados en la construcción del 21 %, muchos propietarios han implementado el PTO como una forma de ofrecer valor a sus trabajadores actuales y potenciales, aumentando así su ventaja competitiva.
Mejorar la moral y la productividad
Según investigaciones citadas en Psychology Today, los trabajadores que toman vacaciones están menos estresados, son más felices, productivos y concentrados, y producen resultados de mayor calidad. También tienen más probabilidades de estrechar vínculos con sus líderes y sentirse orgullosos de su trabajo.
Sin embargo, más de la mitad de los estadounidenses no toma las vacaciones que ha acumulado. Una política de PTO que exija tomar vacaciones obligatorias puede ayudar a garantizar que el personal descanse lo necesario y, al mismo tiempo, limitar la responsabilidad asociada al PTO acumulado y no utilizado.
Prevenir accidentes costosos
El sector de la construcción representa aproximadamente el 20 % de todas las muertes laborales y, según el National Safety Council, el 13 % de todas las lesiones en el lugar de trabajo son consecuencia de la fatiga de los trabajadores. Dos de los principales factores de riesgo de la fatiga son habituales en nuestras operaciones diarias: turnos largos distribuidos a lo largo de semanas extensas y trabajo físicamente exigente.
Además del evidente costo humano de los accidentes, las consecuencias económicas de las lesiones pueden incluir gastos médicos, primas de compensación, daños materiales y responsabilidad legal. También existen muchos costos indirectos relacionados con la pérdida de productividad, el reemplazo de materiales y personal, las demoras, los costos por tiempos de espera y las horas extra necesarias para recuperar el ritmo de trabajo.
En resumen, una política de PTO que permita a los miembros de tu equipo desconectarse y relajarse ayudará a garantizar que estén descansados, motivados y listos para trabajar, lo que puede contribuir en gran medida a reducir las costosas lesiones en el lugar de trabajo.
¿Cuáles son los tipos de PTO más populares?
En general, los contratistas ofrecen a sus equipos una de las siguientes opciones:
Separado (asignación/acumulación)
En este formato bastante tradicional, los empleados tienen —según las reglas de elegibilidad definidas por el empleador— un número determinado de días de vacaciones, una cantidad fija de días por enfermedad y un número establecido de días personales.
La cantidad de días de cada tipo puede variar según las necesidades del empleador. Como referencia, la Society of Human Resource Management recomienda que una política de PTO ofrezca dos semanas laborales de vacaciones (diez días), además de ocho días por enfermedad, dos días personales y hasta diez días festivos remunerados.
Muchos empleadores ofrecen por adelantado la totalidad de los días por enfermedad y de vacaciones, que los empleados pueden utilizar cuando lo necesiten.
En otros casos, los empleados comienzan el año con cero días y acumulan —o ganan— tiempo libre según un calendario establecido por el empleador. A menudo, la tasa de acumulación aumenta con la antigüedad.
Ventajas:
• El seguimiento proporciona datos potencialmente útiles sobre cuándo y por qué los empleados toman tiempo libre.
• Menor responsabilidad financiera: a diferencia de los bancos de PTO, solo las vacaciones no utilizadas representan una obligación.
• Evita que los trabajadores utilicen todo su tiempo libre en vacaciones y luego no tengan días disponibles cuando se enfermen (consulta la sección Banco de PTO más adelante).
Desventajas:
• Se requiere más trabajo para llevar un registro de la acumulación y el uso del PTO de cada empleado.
• Es poco flexible para los trabajadores.
El banco de PTO
El banco de PTO combina los días de vacaciones, enfermedad y asuntos personales de cada empleado en un único fondo de horas que pueden utilizar cuando quieran y para lo que quieran, siempre que el momento sea compatible con las necesidades del negocio.
Al igual que en la política separada, los trabajadores reciben su asignación por adelantado o mediante acumulación.
Ventajas:
• Reduce la carga administrativa, ya que solo es necesario hacer seguimiento de un elemento.
• Ofrece mayor flexibilidad a los trabajadores.
• Aumenta el valor percibido por los nuevos candidatos.
• Reduce las ausencias no programadas.
• Reduce la probabilidad de que los trabajadores mientan sobre estar enfermos.
Desventajas:
• Elimina la visibilidad sobre los motivos por los que los trabajadores toman tiempo libre.
• Aumenta la probabilidad de que las personas vayan a trabajar enfermas para no utilizar un día de “vacaciones”.
• Aumenta la responsabilidad financiera: muchos estados exigen que los saldos de PTO no utilizados se paguen cuando un empleado deja la empresa (a diferencia de la política separada, en la que normalmente solo se pagan los días de vacaciones).
PTO ilimitado
Este es el más sencillo de los tres tipos y requiere prácticamente ningún seguimiento por parte de la administración. Al igual que en un banco de PTO, no diferencia entre vacaciones y días por enfermedad, pero va un paso más allá y elimina los límites por completo.
Con una política de PTO ilimitado, los trabajadores tienen libertad para elegir cuándo y durante cuánto tiempo quieren ausentarse, siempre que lo hagan dentro de un marco establecido y cumplan con su trabajo a tiempo. No es un sistema sin reglas: sigue existiendo un conjunto de normas que regulan cómo debe solicitarse el tiempo libre.
Este tipo de PTO es más adecuado para un equipo de profesionales que puedan trabajar bien de forma autónoma y en quienes se pueda confiar para terminar su trabajo a tiempo.
Ventajas:
• Es la opción más atractiva para los trabajadores y los candidatos.
• Ofrece la mayor flexibilidad.
• Como los trabajadores pueden tomarse descansos con mayor regularidad, están más descansados y son más productivos.
• Requiere muy poco tiempo de administración.
• Reduce la probabilidad de que los trabajadores vayan enfermos al trabajo, lo que a su vez disminuye el absentismo secundario.
Desventajas:
• Numerosos estudios han demostrado que los trabajadores con tiempo libre ilimitado terminan tomando menos días que con otras políticas, por temor a declarar que tienen tiempo libre disponible. Para combatir esto, algunas empresas han añadido una cláusula a su política de PTO que exige a los trabajadores tomarse al menos una semana completa de descanso al año.
• Puede dar lugar a abusos por parte de algunas personas, lo que a su vez puede provocar problemas de falta de personal, dificultar la colaboración, etc. En otras palabras, este tipo de política depende en gran medida de que los empleados sean responsables y considerados con su equipo.
Si bien los bancos de PTO se han convertido en la opción más común entre los empleadores, depende de ti decidir qué tipo de política funciona mejor para tu situación y cuáles serán sus condiciones. También tendrás que definir quiénes son elegibles para tomar tiempo libre, cómo se otorgará (por asignación completa o mediante acumulación) y varios elementos más que revisaremos a continuación.
¿Qué legislación es aplicable?
Según la Fair Labor Standards Act, no existe ninguna ley federal que obligue a las empresas, grandes o pequeñas, a pagar a sus empleados por el tiempo que no trabajen. Esto incluye los días por enfermedad, las vacaciones y los días festivos.
Sin embargo, varios estados cuentan con leyes que exigen a las empresas ofrecer licencia por enfermedad remunerada (consulta la imagen a continuación).
Además, distintos condados, municipios y ciudades tienen sus propias normas y regulaciones. En muchos casos, la legislación busca obligar a las empresas que deciden ofrecer una compensación a hacerlo de manera justa y uniforme.
También existen algunos tipos de licencia con condiciones especiales:
• Licencia por duelo (fallecimiento de un familiar): no existen leyes federales que obliguen a los empleadores a ofrecer licencia por duelo, remunerada o no. A nivel estatal, solo Oregón exige concederla (hasta dos semanas), y no existe obligación de pagarla.
• Licencia médica prolongada: la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica se aplica a las empresas con cincuenta empleados o más y, únicamente en ese caso, concede a los empleados hasta tres meses de licencia no remunerada para cuidar de sí mismos o de un familiar, garantizando que su puesto estará disponible cuando regresen. Si el familiar es un miembro de las fuerzas armadas cubierto por la ley, esta permite hasta seis meses de licencia no remunerada.
• Licencia parental: aunque la licencia por maternidad y paternidad está contemplada en la FMLA (mencionada anteriormente), algunos estados exigen apoyo adicional, incluido PTO para ambos progenitores. Estos estados son California, Georgia, Rhode Island y Nueva Jersey.
• Días festivos: solo Rhode Island y Massachusetts exigen que las empresas paguen a sus empleados por los días festivos oficiales. Massachusetts va un paso más allá, con días festivos remunerados adicionales y regulaciones específicas por sector. (Leyes azules de Massachusetts) Muchas empresas ofrecen días festivos remunerados como una forma de mejorar su propuesta como empleador. Los días festivos habituales son Año Nuevo, Memorial Day, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias y Navidad.
• Licencia de ausencia: son períodos de tiempo libre protegido por el puesto durante un período determinado, que pueden ser remunerados o no según el empleador. Un buen ejemplo sería cuando llaman a un miembro de las fuerzas armadas al servicio activo o cuando alguien debe cumplir con su deber como jurado.
• Tiempo compensatorio: es tiempo libre remunerado que los empleadores suelen conceder en lugar del pago de horas extra. Si un empleado trabaja dos horas extra, recibe su tarifa horaria normal, pero acumula dos horas de tiempo libre remunerado para utilizarlas en el futuro. Aunque es una práctica común, la Fair Labor Standards Act la prohíbe para los trabajadores no exentos del sector privado.
• Observancia religiosa: es tiempo libre por motivos religiosos y puede ser remunerado o no, a discreción del empleador. Negarse a concederlo puede dar lugar a una demanda por discriminación religiosa. Los bancos de PTO ofrecen la mejor solución, ya que el personal puede utilizar su tiempo como prefiera.
Aspectos que debes tener en cuenta:
• La Healthy Families Act se encuentra actualmente en el Congreso. Si se aprueba, exigirá que todas las empresas con 15 empleados o más ofrezcan una hora de licencia por enfermedad remunerada por cada hora trabajada, hasta un máximo de 56 horas al año.
• A fecha del 31 de diciembre de 2020, la Families First Coronavirus Response Act exige que las empresas con 500 empleados o menos concedan PTO por diversos motivos relacionados con el COVID-19. Las empresas con menos de 50 empleados pueden solicitar una exención. Haz clic en el enlace para obtener más información.
• Las regulaciones sobre el tiempo libre están cambiando rápidamente en todos los niveles de gobierno. Te recomendamos consultar con un abogado especializado en derechos laborales de tu jurisdicción para asegurarte de contar con la información más reciente.
Cómo crear una política: paso a paso
Ahora examinaremos uno por uno todos los elementos de una política de tiempo libre. Para cada elemento, incluimos una breve explicación, seguida de algunos aspectos que debes considerar y un ejemplo.
Comenzaremos con los elementos que toda política debe incluir y luego veremos una lista de elementos opcionales.
Elementos esenciales
1. El párrafo inicial
Esta sección incluye el nombre de la empresa, el objetivo de la política de PTO y la fecha de entrada en vigor.
Jackson Construction
Política de tiempo libre remunerado
Nos comprometemos a garantizar que nuestro personal cuente con todo el apoyo necesario. Una de las formas en que lo hacemos es ofreciendo tiempo libre. Creemos que el tiempo libre personal está directamente relacionado con la productividad, la calidad del trabajo y la cultura laboral, por eso hemos creado esta política pensando en cada uno de ustedes. Si tienen alguna pregunta sobre los términos de esta política, comuníquense con su supervisor directo.
Esta política entra en vigor el 1 de marzo de 2021.
2. Elegibilidad para tomar tiempo libre
Esta sección establece los criterios que determinan cuándo los trabajadores pueden comenzar a tomar tiempo libre.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Cuánto tiempo deben esperar los nuevos empleados antes de tener derecho a tomar tiempo libre? (Es decir, ¿cuánto dura el período de prueba?)
• ¿Existen otras restricciones?
Elegibilidad para tomar tiempo libre
Los empleados de tiempo completo que trabajan un mínimo de 30 horas a la semana pueden comenzar a utilizar sus horas de PTO una vez que hayan completado el período de prueba de 30 días.
Los empleados que trabajan menos de 30 horas a la semana pueden acumular tiempo libre remunerado de forma proporcional.
3. Restricciones del tiempo libre
Esta sección define cuándo pueden programar tiempo libre los empleados. ¿Prevés firmar contratos importantes este año que requieran que todo el personal esté disponible? Si es así, puedes establecer un período restringido durante el cual no se permita tomar licencias.
Aspectos que debes considerar:
• Comunica los períodos restringidos con suficiente antelación y procura no establecerlos durante las principales fechas festivas.
Restricciones del tiempo libre
Nuestra temporada de mayor actividad es de mayo a julio y durante ese período necesitamos que todos estén trabajando.
Por lo tanto, no se permite tomar tiempo libre durante este período. Si tienes una necesidad urgente de ausentarte, comunícate con tu supervisor directo.
4. Aviso previo
Una vez que hayas establecido los períodos en los que las personas pueden solicitar tiempo libre, tendrás que definir cómo deben solicitarlo y con cuánta antelación deben presentar la solicitud. Muchas empresas exigen avisar con dos semanas de antelación para tener tiempo de garantizar la cobertura necesaria. Para las vacaciones y los períodos de ausencia más largos, es habitual que las empresas pidan a los trabajadores que elijan sus fechas en enero para todo el año siguiente.
A menudo, las empresas exigen que los empleados envíen un correo electrónico notificando su intención de tomar tiempo libre. Este sistema facilita determinar quién hizo la solicitud primero y garantiza que todas las solicitudes sean revisadas.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Cómo debe notificar el personal su intención de tomar tiempo libre?
• ¿Existen diferentes requisitos de aviso según el tipo de tiempo libre?
• ¿Qué debe hacer el personal si no puede ponerse en contacto contigo?
Aviso previo
Para garantizar que nuestras necesidades de personal estén cubiertas, cada empleado debe avisar con una antelación razonable a su supervisor directo y obtener su aprobación antes de utilizar el PTO. Para ausencias de más de cinco días, exigimos un aviso mínimo de un mes.
Entendemos que, en ocasiones, no será posible avisar con antelación. Si se presenta una situación así, debes informar a tu supervisor directo lo antes posible.
5. Proceso de aprobación
Deberás establecer un sistema para aprobar las solicitudes que sea transparente y justo. En el pasado, se daba preferencia a la antigüedad, pero este sistema se ha sustituido en gran medida por un modelo de orden de solicitud (FCFS, por sus siglas en inglés), que no excluye al personal con menor antigüedad. Otro método habitual, especialmente en equipos pequeños, es implementar un calendario rotativo de tiempo libre que garantice que cada miembro del equipo tenga eventualmente la primera opción.
Cualquiera que sea el método que elijas, el sistema de aprobación debe ser claro y transparente, y nadie debería sorprenderse por tus decisiones. Algunas empresas pequeñas también involucran a su equipo en el proceso de aprobación como una forma de fomentar la sensación de equidad.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Quieres gestionar las aprobaciones según la antigüedad, el orden de solicitud o un sistema rotativo, o prefieres tomar la decisión caso por caso?
Proceso de aprobación del tiempo libre
Haremos todo lo posible por aprobar las solicitudes de tiempo libre siempre que no afecten negativamente nuestras operaciones. Si recibimos varias solicitudes para el mismo período, las aprobaremos según el orden en que fueron recibidas.
6. Terminación de la relación laboral
Esta sección establece las responsabilidades de la empresa cuando un empleado se marcha o es despedido.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Qué condiciones existen, si las hay, para el PTO cuando un empleado deja la empresa?
• 24 estados exigen que las empresas paguen el PTO acumulado cuando un empleado deja la empresa, siempre que la política de PTO estipule que recibirá dicho pago.
Terminación de la relación laboral
Cuando un empleado deje la empresa, recibirá el pago correspondiente a todo el PTO no utilizado que permanezca en su cuenta de PTO.
Elementos opcionales
Cada uno de estos elementos puede añadirse a las políticas de PTO en las que el tiempo libre se acumula.
1. Elegibilidad para acumular PTO (acumulación separada/acumulación de PTO)
Determina qué miembros de tu equipo deben recibir los beneficios del PTO y cuándo pueden comenzar a acumularlo.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Cuánta antigüedad se requiere para comenzar a acumular PTO?
• ¿Es necesario que los empleados trabajen a tiempo completo?
• ¿Existe un número mínimo de horas que el empleado debe trabajar?
• ¿Existen restricciones? Por ejemplo, trabajadores con licencia, suspendidos, etc.
Elegibilidad para acumular PTO
Todos los empleados que trabajen al menos 30 horas a la semana pueden acumular PTO desde su primer día de trabajo. Quienes trabajen menos de 30 horas semanales acumularán PTO de forma proporcional.
2. Pautas de acumulación (acumulación separada/acumulación de PTO)
Esta sección define cuándo y cuánto PTO puede acumular un trabajador según su antigüedad y un calendario predeterminado.
En casos especiales, algunas empresas permiten que los empleados tengan un saldo negativo de PTO: es decir, que utilicen más PTO del que tienen, con la intención de acumular más durante el resto del año.
Aspectos que debes considerar:
• ¿Utilizarás un modelo de acumulación?
• ¿Cuáles son las condiciones específicas en las que tus trabajadores acumularán PTO?
• ¿Cuáles son las condiciones específicas en las que tus trabajadores NO acumularán PTO?
• ¿Tendrás un calendario diferente para el personal de tiempo completo y de tiempo parcial?
• ¿Cuál será la tasa de acumulación?
• ¿Cuál es la antigüedad mínima para comenzar a acumular PTO?
• ¿Cuál será el límite máximo de acumulación?
Pautas de acumulación
Todos los empleados acumulan PTO por cada hora trabajada, según el CALENDARIO DE ACUMULACIÓN DE PTO que aparece a continuación. A medida que aumenta la antigüedad, también aumenta la cantidad de tiempo que se puede acumular cada año, así como el máximo de tiempo que un empleado puede tener en su banco de PTO.
Si bien permitimos transferir el PTO al año siguiente, hemos establecido un límite de acumulación. Este límite busca fomentar el uso del PTO y garantizar que se cubran las necesidades del negocio. Las horas de PTO tendrán un límite equivalente a 1,5 veces la tasa anual de acumulación. Una vez alcanzado el límite, dejarás de acumular PTO por las horas trabajadas y tendrás que utilizar las horas de tu banco antes de poder reanudar la acumulación.
Calendario de acumulación de PTO
Antigüedad Días acumulados Acumulación anual por horas Límite de acumulación de PTO < 2 años 10 días 80 horas 120 horas 3-5 años 15 días 120 horas 180 horas 6-10 años 20 días 160 horas 240 horas > 11 años 25 días 200 horas 300 horas.
Paso final: comunicar la nueva política al equipo
Una vez que hayas finalizado la política, debes asegurarte de que todos en tu empresa la conozcan perfectamente y tengan claro cuáles son sus responsabilidades. Es buena idea incluirla en el paquete de incorporación de los trabajadores.
Reflexiones finales
En resumen, como gerente, tienes que equilibrar constantemente la necesidad de flexibilidad de los empleados con la realidad de las necesidades de personal y mano de obra de tu empresa.
Este es un desafío constante, pero como hemos explicado, ofrecer a tu personal una política de PTO adecuada es una excelente manera de brindar flexibilidad y generar todo tipo de beneficios positivos: desde una mayor productividad y moral hasta una menor rotación y menos accidentes.
Esperamos que esta guía te haya resultado informativa y útil. No dudes en utilizar los ejemplos incluidos —las secciones en azul— al crear tu política. ¡Buena suerte y gracias por leernos! — El equipo de SINC