Órdenes de cambio en proyectos de construcción
Las órdenes de cambio suelen ser necesarias durante la ejecución de un proyecto de construcción. En este artículo te ayudaremos a entender por qué son necesarias, cómo implementarlas correctamente y qué errores habituales debes evitar durante el proceso.
¿Qué es una orden de cambio?
Una orden de cambio es un documento que especifica cualquier modificación respecto al contrato original entre un contratista y un cliente. Puede incluir todo tipo de cambios en los trabajos y el alcance del proyecto definidos inicialmente. Por ejemplo, mover una pared, pintar con otro color o añadir más luces a una habitación.
¿Por qué deben existir las órdenes de cambio?
Las órdenes de cambio son una parte fundamental del proceso de contratación, porque el alcance de la mayoría de los trabajos evoluciona con el tiempo. En un mundo ideal, todos los trabajos estarían completamente especificados y acordados desde el principio, pero esto ocurre muy pocas veces. Los cambios en el alcance afectan a ambas partes del acuerdo —el cliente y el contratista— y, por eso, deben acordarse formalmente mediante una orden de cambio.
¿Una orden de cambio es algo bueno o malo?
Las órdenes de cambio pueden tener ventajas y desventajas. Veamos algunas de ellas.
Ventajas:
• En primer lugar y, sobre todo, las órdenes de cambio suelen reflejar un resultado revisado que responde a lo que el cliente quiere ahora. Esto debería dar lugar a un resultado con el que el cliente esté finalmente más satisfecho.
• Permiten contabilizar correctamente los sobrecostes y los retrasos. Los estudios han demostrado que, en proyectos grandes, el sobrecoste medio derivado de las órdenes de cambio representa entre el 11 % y el 15 % del valor original del contrato. Por su parte, el retraso medio es de entre el 10 % y el 20 % del plazo original del proyecto. Si estos sobrecostes y retrasos nunca se acuerdan mediante órdenes de cambio, es posible que no lleguen a recuperarse.
• Las órdenes de cambio suelen representar más trabajo. Siempre que se realice a una tarifa acordada que resulte rentable para el contratista, más trabajo suele ser algo positivo.
• Demostrar flexibilidad de manera organizada y justa es una excelente forma de mejorar la relación con el cliente y, potencialmente, conseguir más trabajos de ese cliente o recomendaciones a terceros en el futuro.
Desventajas:
• Mayor tiempo dedicado a tareas administrativas y contables. Como todas las órdenes de cambio deben registrarse formalmente y ser acordadas por el cliente y el contratista, puede surgir la tendencia natural a saltarse pasos y basarse en acuerdos verbales.
• Conflictos de programación que pueden dar lugar a una costosa contratación de personal eventual. A veces, los contratistas sencillamente están trabajando al límite de su capacidad, y los trabajos adicionales requieren contratar personal eventual. En estas situaciones, los contratistas deben tener mucho cuidado de facturar el trabajo adicional a una tarifa que siga siendo rentable. De lo contrario, podrían acabar realizando trabajos con pérdidas. Para cualquier contratista, encontrar el equilibrio adecuado puede ser complicado, ya que el deseo natural es complacer al cliente.
Tipos de órdenes de cambio
Ahora que hemos definido qué es una orden de cambio, veamos con algo más de detalle los distintos tipos de órdenes de cambio.
Una orden de cambio puede dividirse en tres categorías diferentes:
1. Costes directos
Los costes directos son aquellos que se ven afectados directamente por la orden de cambio. Los más habituales son los materiales, la mano de obra, los equipos y otros gastos similares. Sin embargo, es importante tener en cuenta que también pueden incluir gastos menos evidentes, como el coste de la comunicación con el equipo y los ingenieros, el coste de rediseñar la estructura, la preparación, la limpieza, etc.
2. Costes indirectos
Los costes indirectos incluyen los gastos generales y pueden ser una parte fija o variable del proyecto de construcción. Si los costes indirectos representan un porcentaje del trabajo total, cuanto más caro sea el proyecto, mayor será el coste indirecto.
3. Costes consecuenciales
Los costes consecuenciales son aquellos en los que se incurre debido al momento en que se realiza la orden de cambio, por ejemplo, durante una temporada con condiciones meteorológicas adversas o si llueve o nieva mucho durante esa semana concreta. En otras palabras, se trata de circunstancias que escapan al control del contratista y que, por tanto, pueden ser muy difíciles de cuantificar, pero que aun así pueden tener un gran impacto en el proyecto y en los costes para el contratista.
Las causas más habituales para crear órdenes de cambio son:
• El alcance del proyecto se calculó incorrectamente al principio.
• Un cambio en el diseño u otros requisitos del cliente.
• El cliente o el contratista descubre obstáculos imprevistos.
• La sustitución de materiales o procedimientos.
• La falta de coordinación inicial o un contrato mal redactado.
• Nuevas consideraciones de seguridad.
• Problemas financieros del cliente o del contratista.
• Parte de los trabajos resulta ser irrelevante durante el proceso; los trabajos que no se realizan también constituyen una orden de cambio.
• Nuevas normativas o leyes gubernamentales durante el proceso.
• Condiciones meteorológicas extremas que provocan retrasos o requieren trabajos adicionales para completar la construcción.
• Los contratistas son ineficientes o no tienen capacidad para completar dentro del presupuesto los trabajos que deben entregar, por lo que es necesario añadir dinero, tiempo o recursos al proyecto.
La importancia de registrar formalmente las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio deben registrarse en algún lugar y ser acordadas por escrito tanto por el cliente como por el contratista. Este proceso es muy importante y, con frecuencia, se pasa por alto. Cualquier orden de cambio puede volverse extremadamente problemática si no se registra correctamente y se acuerda formalmente.
Ejecutoriedad
Un contrato verbal es muy difícil de hacer cumplir en una situación en la que la relación entre el contratista y el cliente se deteriora o se vuelve conflictiva. Registrar correctamente las órdenes de cambio puede proteger la rentabilidad del trabajo y proporcionar un historial jurídico claro y ejecutable si las cosas salen mal.
A veces simplemente se olvida
Aunque parezca increíble, no siempre es fácil recordar exactamente lo que uno mismo dijo. En las disputas, a menudo las personas se sorprenden cuando se les muestra algo que dijeron o dejaron por escrito. Además, alguien puede afirmar que no recuerda en absoluto un acuerdo al que llegaron por teléfono apenas unos días antes. Por eso, un contrato verbal o un acuerdo de palabra puede destruir incluso las relaciones más estrechas.
Señales de advertencia y alertas del cliente
Si un cliente se niega a acordar formalmente las órdenes de cambio o insiste en realizar modificaciones sin documentación, debería considerarse una señal de alarma. Sus propuestas pueden parecer atractivas en ese momento, pero podrían ocasionarte problemas más adelante en forma de facturas impagadas, incumplimiento de acuerdos verbales e incluso problemas legales. El contratista siempre debe negarse a realizar trabajos adicionales o modificados sin una orden de cambio por escrito.
Recuerda: Si no está por escrito, no sucedió
Errores habituales y cómo evitarlos
Como contratista, hay varios riesgos relacionados con las órdenes de cambio a los que debes prestar atención:
1. El cliente intenta convencerte de que comiences los trabajos de la orden de cambio sin la documentación adicional firmada
A veces, un cliente puede intentar persuadirte o presionarte para que te saltes el papeleo necesario, alegando que retrasará el proceso. Puede sugerirte que empieces sin la documentación, pero debes insistir firmemente en esperar. Sin el papeleo correspondiente, corres el riesgo de no cobrar por el trabajo.
Cómo evitarlo: No permitas nunca que un cliente te obligue a hacer nada sin la documentación correcta y firmada.
2. Quieres impresionar al cliente con algunas modificaciones antes de obtener su aprobación de la orden de cambio
Durante la ejecución del trabajo, podrías encontrar aspectos del proyecto que se pueden mejorar y sentirte seguro de que al cliente le encantarían. Sin embargo, es mejor no actuar por tu cuenta. Aunque los cambios sean para mejor y se adapten perfectamente a las necesidades del cliente, este no tiene ninguna obligación de reembolsarte. A menos que los cambios estén recogidos en el contrato original o en una modificación mediante una orden de cambio, no habrá ningún argumento jurídico que obligue al cliente a reembolsarte. Cualquier intento de emprender acciones legales se encontrará con una solicitud de la documentación de la orden de cambio y, sin ella, el argumento se desmoronará.
Cómo evitarlo: No actúes nunca por tu cuenta – no hagas cambios que no hayan sido aprobados por escrito.
3. El cliente está siendo demasiado exigente y tienes la tentación de cobrarle de más
A veces, durante la ejecución del trabajo, un cliente puede querer algo nuevo que considera imprescindible para el proyecto terminado, pero que no estaba incluido en el contrato original y que, por tanto, requiere una orden de cambio. Las negociaciones posteriores pueden ser importantes. Intenta llegar a un precio justo para que ni tú ni el cliente sintáis que se han aprovechado de vosotros. Como contratista, tienes la oportunidad de cobrar al cliente más de lo debido, pero no es una buena solución a largo plazo. Las relaciones laborales positivas y la reputación tienen mucho más valor que el beneficio económico de un solo trabajo.
Cómo evitarlo: No cobres nunca de más al cliente; calcula de forma justa los costes de mano de obra.
¿El contratista siempre tiene que realizar las órdenes de cambio?
¿Qué dice tu contrato sobre las órdenes de cambio? Normalmente, el contrato establece que debe presentarse y aprobarse una solicitud de orden de cambio antes de poder ejecutarla oficialmente. Si no existe por escrito, todo trabajo realizado fuera del contrato se considera trabajo gratuito. Por eso, lo mejor es no realizar ningún trabajo adicional antes de contar con la orden de cambio firmada.
Si el cliente intenta presionarte, puedes remitirte a la parte del contrato que establece que no puedes realizar ninguna orden de cambio sin un documento firmado. Esto obligará al cliente a iniciar el proceso de directiva de cambio de construcción o CCD. Una directiva de cambio de construcción no es sinónimo de una orden de cambio. La CCD reconoce que existe un cambio, pero que todavía no se han determinado el tiempo y el importe necesarios, que se negociarán más adelante.
Como contratista, también puedes rechazar la orden de cambio si no tienes tiempo o conocimientos para realizar ese trabajo concreto. Sin embargo, como hemos mencionado antes, a la mayoría de los contratistas no les gusta rechazar una orden de cambio, ya que normalmente implica ingresos adicionales.
Qué debes tener en cuenta antes de aceptar una orden de cambio
1. Lee detenidamente las condiciones.
Asegúrate de que lo que exige el cliente sea razonable en términos de plazo y compensación económica.
2. Ten presente que el cliente puede estar estresado por los cambios que quiere y proyectar ese estrés sobre ti.
Puede darte la impresión de que esos cambios son esenciales para el proyecto, aunque eso es bastante improbable. Si la orden de cambio hubiera sido tan importante, no habría sido una orden de cambio, sino una especificación incluida en el contrato original.
3. No aceptes un pago inferior al que aceptarías normalmente.
El cliente puede intentar conseguir que realices los cambios con un descuento considerable, alegando que representan una pequeña parte del importe total. Para el cliente puede ser así, pero eso no tiene sentido para ti. Las órdenes de cambio no solo requieren más horas de trabajo, sino que probablemente también aumentarán los costes de los suministros y de otros recursos necesarios para completarlas. No tienes por qué asumir un perjuicio económico debido a un cambio en el plan.
4. Ten en cuenta el valor de tu tiempo al negociar el pago.
Supongamos que la orden de cambio requiere una semana adicional de trabajo; eso significa que tu próximo proyecto se retrasará una semana. Deberías recibir por el trabajo de esa semana el mismo importe que cobrarías por el proyecto que tenías programado. Es algo importante que debes tener presente al negociar el pago. Cada hora de trabajo tiene el mismo valor.
Gestión eficaz de las órdenes de cambio
Designa a un responsable específico de las órdenes de cambio.
Una vez designada esta persona, será responsable de que toda la información relacionada con la orden de cambio se encuentre en un mismo lugar. Todas las personas involucradas en la orden de cambio deben tener acceso a los mismos datos y hechos, como firmas, fechas, importes, materiales, etc. Si el cliente, los arquitectos, los trabajadores de la construcción o cualquier otra persona se pone en contacto con el director del proyecto, este debe tener acceso a la misma información. No debe haber dudas que lleven a los trabajadores de la construcción a actuar por su cuenta en relación con las órdenes de cambio.
Se recomienda que solo una persona, quizá el contratista o el director del proyecto, esté autorizada a firmar órdenes de cambio para evitar problemas. Asegúrate de indicar el nombre o los nombres autorizados en el contrato original. De lo contrario, un cliente podría dirigirse al jefe de equipo entre los trabajadores de la construcción y persuadirlo o engañarlo para que firme algo que parece bueno y razonable, aunque no se hubiera acordado previamente con una persona con autoridad.
Cuando falta información o hay asuntos pendientes de discusión, se pierde tiempo. Cada vez que alguien necesita contactar con otra persona para obtener la aprobación de una orden de cambio, el proceso se retrasa. Esto no es ideal para nadie. Para evitarlo, asegúrate de que todo esté en orden antes de empezar. Es buena idea conservar una copia de la orden de cambio adjunta al contrato original. Además, es importante tener en cuenta que la orden de cambio también puede referirse a trabajos que ya no son necesarios. Por eso, lo mejor es adjuntar la documentación de la orden de cambio para demostrar por qué no se realizaron determinados trabajos que originalmente estaban especificados en el contrato.