Contratos públicos de más de 5 millones de libras: cómo pueden prepararse los contratistas para los nuevos requisitos de capacitación y empleo local
Los contratistas y subcontratistas que trabajan para el sector público tienen un nuevo aspecto de las licitaciones que revisar. El Gobierno británico ha anunciado cambios destinados a dar más peso al empleo local, la formación y las respuestas a la escasez de competencias en las distintas regiones dentro de la contratación pública. En los contratos públicos por valor de 5 millones de libras o más, la ponderación asignada a los beneficios para la comunidad aumentará del 10 % al 20 %.
Este cambio podría afectar a mucho más que la redacción de una respuesta a una licitación. Si un contratista asume compromisos relacionados con empleos locales, aprendizajes, formación u horas de trabajo, es posible que deba planificarlos y demostrar su cumplimiento durante toda la ejecución del contrato. El anuncio del Gobierno sobre el gasto público, los empleos y las competencias en el Reino Unido es un buen punto de partida para analizar lo que esto significa para su empresa.
Los requisitos exactos dependerán de los pliegos de la licitación y del contrato. Por tanto, los contratistas no deben tratar el anuncio como un sustituto de la lectura de la documentación de contratación. Utilícelo, en cambio, como un motivo para mejorar la forma en que su empresa planifica, asigna, registra y comunica sus compromisos de beneficios para la comunidad.
Qué puede implicar una mayor ponderación en las licitaciones
Los beneficios para la comunidad ya no son un apartado que pueda dejarse para las últimas páginas de una oferta. Cuando esta parte de una licitación tiene un peso mayor, la calidad de su plan de ejecución propuesto puede influir más directamente en la evaluación de su oferta.
Para un contratista, esto implica revisar la licitación junto con el programa de construcción y el plan de recursos. Busque preguntas o criterios de evaluación relacionados con:
- Empleo y contratación locales
- Aprendizajes y oportunidades para personas que acceden al mercado laboral
- Formación para los trabajadores actuales
- Horas de trabajo realizadas por empleados locales
- Escasez de competencias en la zona del proyecto
- Seguimiento y presentación de pruebas durante la ejecución del contrato
No dé por hecho que bastará con una declaración general sobre el apoyo a la comunidad local. Una respuesta más sólida explica cómo se ejecutará el compromiso, quién será responsable y cómo se medirá el progreso. También debe ser realista. Prometer más aprendizajes u horas de formación de los que el proyecto puede asumir genera un riesgo de ejecución una vez adjudicado el contrato.
Esta es también una buena razón para revisar su proceso general de licitación en el sector de la construcción. Los compromisos de beneficios para la comunidad deben revisarse junto con el alcance, el programa, las necesidades de mano de obra y la estrategia de subcontratación, en lugar de tratarse como un texto de licitación independiente.
Integre los compromisos en el plan del proyecto
Una vez adjudicado el contrato, los compromisos deben convertirse en tareas concretas. Empiece con un registro sencillo en el que conste cada compromiso, su origen en la licitación o el contrato, la persona responsable, el periodo previsto de ejecución y las pruebas que se conservarán.
Por ejemplo, un plan de proyecto podría incluir acciones independientes para:
- Publicar las vacantes a través de los canales locales adecuados
- Identificar qué puestos podrían destinarse a personas que acceden por primera vez al mercado laboral o a aprendices
- Acordar las actividades de formación con el equipo del proyecto y los proveedores pertinentes
- Supervisar las horas de trabajo por trabajador, puesto, obra y fecha
- Comprobar si los subcontratistas pueden cumplir los compromisos que se les han asignado
- Preparar información periódica sobre los avances para el cliente
El director del proyecto, el equipo comercial, la dirección de obra y el personal de nóminas o administración pueden tener cada uno una parte de la información necesaria para elaborar los informes. Asignar responsabilidades desde el principio reduce el riesgo de que los registros queden dispersos entre correos electrónicos, hojas de control horario, hojas de cálculo e informes de subcontratistas.
El plan también debe reflejar el programa real de construcción. Las actividades de contratación y formación deben realizarse cuando haya trabajo, supervisión y capacidad adecuados en la obra. Si un compromiso depende de un subcontratista, haga visible esa dependencia antes de la puesta en marcha y confirme cómo proporcionará el subcontratista los registros justificativos.
Registre el empleo local, la formación y las horas de trabajo
Las pruebas deben recopilarse a medida que se ejecuta el trabajo, no reconstruirse al final del proyecto. El sistema adecuado dependerá del contrato, pero entre los registros útiles pueden incluirse partes de horas aprobados, información sobre el puesto y la ubicación, asistencia a formaciones, registros de aprendizajes, actividades de contratación y declaraciones de los subcontratistas.
En el caso de las horas de trabajo, defina qué información debe registrarse antes de comenzar. Esto puede incluir el nombre o identificador del trabajador, la fecha, el proyecto, el puesto, las horas trabajadas y la información necesaria para determinar si el trabajo cumple la definición local o de beneficio para la comunidad aplicable en el contrato. No recopile ni comunique más información personal de la necesaria para el fin indicado.
Los registros de tiempo coherentes son especialmente importantes cuando los compromisos se miden a lo largo de un proyecto. Un proceso de control horario puede ayudar a los responsables a comparar las horas previstas con las reales, detectar pronto las carencias y preparar un registro de auditoría claro. También puede reducir la necesidad de depender de la memoria o de combinar manualmente registros de distintos equipos. Para obtener información sobre cómo elegir un enfoque adecuado, consulte ¿Cómo funcionan las aplicaciones de seguimiento de la ubicación del personal?, teniendo siempre en cuenta los requisitos de privacidad y contractuales del proyecto.
Las pruebas de formación deben ser igual de específicas. Conserve la fecha, la actividad, los asistentes, el proveedor o la persona responsable y una breve descripción de lo realizado. En el caso de aprendizajes o puestos para personas que acceden por primera vez al mercado laboral, conserve la información necesaria para demostrar que la oportunidad se creó y recibió apoyo, sin presentar una intención como si fuera un resultado ya conseguido.
Los registros de costes y mano de obra también pueden beneficiarse de una estructura común para el proyecto. Uso de códigos de costes en la contabilidad de la construcción explica cómo una codificación coherente puede facilitar el análisis de la información del proyecto. Un principio similar puede resultar útil en este caso: acuerde etiquetas coherentes para los proyectos, las actividades, las categorías de trabajadores y los periodos de información antes de que deba presentarse el primer informe.
Revise las responsabilidades de los subcontratistas antes de la ejecución
Los contratistas principales no deben suponer que un compromiso de beneficio para la comunidad termina cuando el trabajo se subcontrata. Si se espera que un subcontratista proporcione puestos locales, formación u horas de trabajo, estas expectativas deben quedar claras en los documentos de subcontratación y en las instrucciones del proyecto.
Acuerde qué debe entregar el subcontratista, cuándo debe facilitar la información y qué pruebas serán aceptables. Decida también quién comprobará la información y cómo se escalarán los incumplimientos. Un subcontratista puede contar con buenos registros de obra, pero carecer de un proceso para identificar los resultados de empleo local o formación en el formato exigido por el contrato público.
Se trata de una extensión práctica de una buena gestión de los acuerdos con subcontratistas. El objetivo no es añadir papeleo sin sentido, sino asegurarse de que los compromisos asumidos en la licitación principal puedan rastrearse a lo largo de la cadena de suministro y estén respaldados por registros.
Lista práctica de preparación
Antes de presentar una oferta para un contrato público por valor de 5 millones de libras o más, los contratistas deberían:
- Confirmar cómo define y evalúa la licitación los beneficios para la comunidad.
- Identificar los compromisos de empleo local, competencias, formación y horas de trabajo que se solicitan.
- Comprobar cada compromiso propuesto con el programa, el plan de mano de obra y la supervisión disponible.
- Asignar un responsable de la ejecución y la presentación de informes.
- Establecer un proceso coherente para recopilar partes de horas y pruebas de formación.
- Confirmar las responsabilidades de los subcontratistas y las fechas de presentación de información.
- Revisar los avances periódicamente en lugar de esperar al informe final del contrato.
El anuncio del Gobierno indica que los beneficios para la comunidad tendrán una importancia mayor en estos contratos públicos, pero la licitación y el contrato siguen siendo los documentos que determinan lo que su empresa debe hacer. Los contratistas que conecten las promesas de su oferta con el programa, la cadena de suministro y unos registros de proyecto fiables estarán mejor preparados para cumplir lo que proponen y explicar los resultados.