Cómo utilizar el método de la ruta crítica en proyectos de construcción

¿Por qué utilizar el método de la ruta crítica?

En la mayoría de las industrias, es necesario planificar para mantener todo en orden, y esto es especialmente cierto en el sector de la construcción. Sin un plan adecuado, incluso los proyectos más sencillos pueden fracasar (y ningún jefe de proyecto quiere incluir un fracaso en su currículum). Por suerte, existe un sistema consolidado que muchos jefes de proyecto utilizan para garantizar que sus proyectos de construcción se desarrollen sin contratiempos.

Este sistema se denomina método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés), aunque algunas personas lo conocen como análisis de la ruta crítica (CPA) o planificación de la ruta crítica.

Independientemente de que se lo denomine método o análisis, en esencia es una herramienta popular de gestión del tiempo por su sencillez y eficacia.

El CPM puede utilizarse junto con la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT). En conjunto, se asemejan a una lista de tareas pendientes: el CPM traza la duración del proyecto y el PERT funciona como diagrama de red. A cada tarea se le asigna una fecha de inicio y de finalización, así como una fecha de hito, que se supervisa a lo largo de la ruta crítica hasta completar el proyecto.

El método de la ruta crítica genera una representación visual del proyecto y estima el tiempo y los recursos necesarios para completar cada tarea. También identifica las acciones importantes que deben llevarse a cabo para que el proyecto finalice a tiempo.

En pocas palabras, es un proceso que se utiliza para programar el conjunto de actividades de un proyecto y supervisarlo eficazmente.

Cómo se aplica el CPM a la construcción

El CPM es una herramienta muy utilizada y popular en la construcción, y constituye la técnica de referencia que emplean los responsables para planificar los proyectos. Es muy valorado por su capacidad para calcular el tiempo necesario para completar las tareas, así como para organizar las horas de inicio y finalización de actividades concretas.

Dividir un proyecto en tareas de trabajo, representarlas en un diagrama de flujo, calcular la duración de cada tarea y la duración total del proyecto son aspectos que forman parte del enfoque CPM para la planificación de proyectos y que resultan necesarios para ejecutarlos. Existe una razón por la que la bibliografía sobre construcción y los responsables con años de experiencia consideran el método de la ruta crítica la mejor solución para organizar proyectos, y es fácil entender por qué.

A lo largo de los años, el CPM se ha utilizado mediante representaciones gráficas y ha evolucionado hasta convertirse en programas y software informático. En la actualidad, el software de CPM está ampliamente disponible y puede estructurar proyectos de manera eficiente mediante algoritmos específicos, lo que facilita su adopción por parte de las empresas de construcción.

Un gráfico creado mediante CPM ofrece una representación visual de los distintos trabajos y de las relaciones entre ellos. Puede presentarse en forma de diagramas compuestos por círculos y flechas codificados que representan aspectos clave del proyecto, como trabajos y fechas. Esta compleja red es lo que muchos denominan red del proyecto.

Como puedes imaginar, el método de la ruta crítica es, literalmente, una herramienta crítica para la construcción.

Desglosémoslo

Los jefes de proyecto y los superintendentes necesitan cierta información clave para elaborar un modelo de proyecto basado en CPM. Veamos en qué consiste:

• Se necesita una lista de actividades para aprovechar plenamente el CPM. El jefe de proyecto debe conocer todas las actividades necesarias para completar un proyecto. Aunque el proceso pueda cambiar, sigue siendo importante enumerar las actividades fundamentales. Una de las mayores ventajas del método CPM es que es flexible y puede modificarse. Una forma de recopilar estas actividades consiste en que el jefe de proyecto se coordine con los miembros de su equipo. Los responsables suelen detallar todas las acciones y cuándo deben realizarse utilizando una estructura de desglose del trabajo.
• La estructura de desglose del trabajo es la columna vertebral del método CPM. Permite dividir responsabilidades grandes en tareas pequeñas y fáciles de asimilar. Después, estas tareas se ordenan jerárquicamente, empezando por la que debe completarse primero. Esta priorización evita que los miembros del equipo se centren en asuntos demasiado lejanos que todavía no requieren atención. Como puedes ver, esto puede hacer que un proyecto se complete más rápido, ya que las tareas se van tachando de forma ordenada.
• Es necesario conocer la duración de cada actividad para que el jefe de proyecto pueda determinar el cronograma general. Si no se registran las duraciones, sería imposible saber cuánto tardaría en completarse el proyecto. Los responsables y superintendentes pueden utilizar PERT para obtener una estimación precisa de la duración total de cada actividad. Como puedes ver, utilizar el CPM junto con PERT puede resultar muy beneficioso para el éxito de un proyecto.
• Los jefes de proyecto o superintendentes deben tener en cuenta las distintas dependencias entre actividades. Hay determinadas tareas que deben completarse antes de que puedan comenzar otras, ya que estas últimas no podrían iniciarse sin las primeras. Estas dependencias deben considerarse al planificar el proyecto. De lo contrario, alguien podría intentar comenzar una actividad antes de tiempo, lo que afectaría negativamente al resultado. En última instancia, esto sirve como medida de protección para evitar contratiempos y fracasos.
• El jefe de proyecto debe conocer los hitos y entregables, ya que de ellos dependerán diversos factores. Debe saber cuándo debería concluir el proyecto y cómo es el resultado final para determinar cuándo se ha completado un trabajo o una actividad. Además, como muchos subcontratistas cobran en función de sus entregables, es fundamental entender cómo será el entregable final.

Con estos factores en mente, los responsables pueden utilizar eficazmente el método de la ruta crítica para planificar sus proyectos. Para utilizar el sistema solo hace falta estar dispuesto a organizarse y tomar distancia para ver el panorama general antes de centrarse en los detalles y comenzar. Ten en cuenta que los cambios surgen durante el proceso, pero es importante contar con una base sólida antes de empezar.

No te dejes intimidar

Aunque el método de la ruta crítica pueda parecer intimidante a primera vista, en realidad es bastante sencillo y constituye una excelente forma de lograr que los proyectos se desarrollen sin contratiempos.

Es cierto que algunos proyectos pequeños de construcción pueden planificarse sobre la marcha, pero hacerlo con proyectos más grandes probablemente conduciría al desastre, ya que hay demasiados elementos cambiantes que controlar. En este caso, el CPM es tu aliado.

Ventajas de adoptar el método de la ruta crítica

Es accesible:

Una de las mayores ventajas del método de la ruta crítica es que resulta accesible para todos los miembros del equipo. Como todo el proyecto está representado de forma comprensible, todas las personas involucradas pueden ver cómo afecta cada tarea a la duración total del proyecto. Si una tarea debe retrasarse (por cualquier motivo), todos los participantes sabrán cómo afectará al proceso completo. Además, como este sistema es tan transparente, hay muy poco margen para las dudas: ningún miembro del equipo se queda preguntándose por qué no se ha cumplido un plazo o quién es responsable de cada cosa. Por este motivo, esta ventaja va más allá de la gestión de proyectos, ya que también aumenta la satisfacción de los empleados y del equipo.

Se divide en partes pequeñas:

Dividir un proceso complejo en tareas pequeñas y fáciles de abordar es una de las formas más sencillas y eficaces de afrontar cualquier trabajo. En la construcción, los proyectos pueden incluir todo tipo de elementos grandes y complejos que deben dividirse y gestionarse. Al trazar tareas pequeñas, el CPM reduce la sensación de agobio de los miembros del equipo, ya que las tareas pequeñas parecen más alcanzables que las grandes. Desglosar el trabajo con CPM hace que cualquier posible retraso (sea crítico o no) resulte fácilmente visible, al tiempo que facilita la gestión y la supervisión.

Es flexible:

Dada la naturaleza cambiante de los proyectos de construcción, es importante poder crear un plan que se modifique cuando sea necesario. Pueden surgir muchos contratiempos diferentes, por lo que es fundamental ser flexible y adaptarse a las circunstancias del momento. El método de la ruta crítica facilita este proceso, ya que está diseñado para permitir cambios. Para modificarlo, el jefe de proyecto deberá actualizar y supervisar continuamente el proceso a fin de garantizar su eficacia general.

Seis pasos para aplicar el CPM

Ahora pasemos a la acción. Estas son algunas formas de llevar la teoría a la práctica:

1. Identificar las actividades

Empieza elaborando una lista de las actividades del proyecto. Puedes obtenerla a partir de la estructura de desglose del trabajo o del alcance y las características específicas del proyecto. Después, se añadirán la secuencia y la duración. Las actividades se identifican mediante un nombre, un sistema de codificación, una cadena contable u otro identificador, y deben tener una duración o, en el caso de los hitos, una fecha objetivo. Lo primero que debes hacer es esto, para tener claro todo lo que hay que completar.

Aquí tenemos algunos ejemplos de actividades y su duración prevista

2. Determinar la secuencia de las actividades

Para que el proyecto se desarrolle sin contratiempos, es fundamental determinar la secuencia de las actividades que deben completarse. Para crear y conectar la lista de actividades organizada en la fase anterior, necesitarás comprender de forma completa y minuciosa la secuencia de actividades. Para representar correctamente las conexiones en el cronograma, el jefe de proyecto o de construcción debe comprender primero las operaciones relacionadas o vinculadas. Los contratistas a menudo no reconocen estas conexiones, lo que provoca retrasos en el proyecto y otros problemas.

3. Crear la red

Este es el paso en el que realmente se forma la telaraña. El CPM consiste en resumir las actividades descritas y mostrar al mismo tiempo su interdependencia. Todas las secuencias de tareas clave deben coordinarse y planificarse de forma lógica. La unidad principal de planificación debe basarse en días naturales; en un cronograma CPM deben evitarse los días laborables, ya que son más propensos a generar confusión y errores.

4. Estimar el tiempo de finalización de las actividades

Ahora es un momento importante para que el jefe de proyecto utilice su experiencia previa a fin de determinar el intervalo de tiempo de cada actividad. Una vez que conozcas el plazo de cada actividad, tendrás una visión clara de la duración total del proyecto.

5. Identificar la ruta crítica

Aquí es donde empieza lo realmente importante. Veámoslo en detalle.

El método de la ruta crítica es una parte esencial del proceso de planificación. Las actividades incluidas en esta ruta no pueden posponerse sin afectar al resto del proyecto.

Para identificar la ruta de una actividad, definamos primero algunos términos clave:

• Inicio temprano (ES) → El momento más temprano en que puede comenzar una actividad.
• Finalización temprana (EF) → El momento más temprano en que puede finalizar una actividad.
• Inicio tardío (LS) → El momento más tardío en que puede comenzar una actividad sin provocar un retraso en todo el proyecto.
• Finalización tardía (LF) → El momento más tardío en que puede finalizar una actividad (esencialmente, el momento en que DEBE completarse) sin provocar un retraso en todo el proyecto.

Ahora vamos a dividirlo en varios pasos para ver cómo puedes utilizar estos parámetros para encontrar la ruta crítica.

Paso 1 – Recorrido hacia adelante

Utilizamos esta técnica para determinar el tiempo de finalización temprana (EF) de cada actividad y evaluar la duración total del proyecto.

Para calcular el EF, utilizamos esta fórmula:

Finalización temprana (EF) = Inicio temprano (ES) + Duración de la actividad

En el diagrama siguiente podemos observar la relación entre EF y ES. Las primeras actividades, A y B, comienzan en 0. El inicio temprano de las actividades posteriores, C y F, corresponde a la finalización temprana de A y B.

«Para aclararlo: el ES de la actividad C será 5, y el ES de la actividad F será 4».

El inicio temprano de la actividad C será de 5 días, y el ES de la actividad F será de 4 días

Un dato importante que debes tener en cuenta es que, cuando una actividad depende de varios predecesores, como la actividad D, cuyos predecesores son C y B, debes elegir el predecesor con el tiempo de finalización temprana más alto.

En este caso, sería la actividad D, con un valor de 10. Lo mismo ocurre con la actividad J, que depende de tres predecesoras: H, I y G. Por lo tanto, el tiempo EF correcto que se debe elegir sería el de H: 25.

Paso 2 – Recorrido hacia atrás

Utilizamos esta técnica para determinar el inicio tardío (LS) de cada actividad.

Para calcular el LS, utilizamos esta fórmula:

Inicio tardío (LS) = Finalización tardía (LF) – Duración de la actividad

En el diagrama siguiente debemos avanzar de derecha a izquierda. Puedes ver que la finalización tardía inicial es, de hecho, la duración total del proyecto (30), mientras que la finalización tardía del resto de las actividades del diagrama corresponde al inicio tardío de la actividad predecesora de cada una.

Al aplicar el recorrido hacia atrás, si una actividad tiene varios predecesores, el LF será el LS más bajo de cada actividad anterior. Por ejemplo, la actividad E depende de las actividades H e I, cuyos LS son 20 y 23, respectivamente. Por lo tanto, el LF de la actividad E será 20.

El proceso de recorrido hacia atrás comienza en la finalización tardía de la actividad J

Paso 3 – Cálculo de la holgura

Una vez evaluados los parámetros anteriores, podemos utilizar esta técnica para encontrar la holgura total y la holgura libre, que son fundamentales para determinar la ruta crítica de nuestro proceso de planificación.

Holgura total

La holgura total representa el tiempo que puede retrasarse una actividad concreta sin retrasar todo el proyecto.

Para calcular la holgura total, podemos utilizar una de estas dos fórmulas:

Holgura total (TF) = Finalización tardía (LF) – Finalización temprana (EF)

Holgura total (TF) = Finalización tardía (LF) – Finalización temprana (EF)

El resultado de ambas fórmulas debería ser el mismo. Si no lo es, tendrás que revisar de nuevo los pasos 1 y 2.

Holgura libre

La holgura libre representa el tiempo que puede retrasarse una actividad antes de que se retrase cualquier actividad posterior.

Para calcular la holgura libre, utilizamos esta fórmula:

Holgura libre (FF) = el inicio temprano (ES) más bajo del predecesor – el EF de la actividad.

Aquí podemos ver la holgura total y la holgura libre de cada actividad, marcadas en rojo

Paso 4 – Encontrar la ruta crítica

La ruta crítica de un proyecto se refiere a la serie de actividades que no pueden retrasarse si se quiere completar el proyecto a tiempo. La holgura total de todas las actividades de la ruta crítica debe ser igual a cero.

En el diagrama siguiente, las actividades F, G e I tienen una holgura total superior a cero, por lo que no pueden incluirse en la ruta crítica.

Aquí podemos ver la ruta crítica marcada en rojo

6. Actualizar el diagrama CPM según sea necesario

Puedes ajustar la ruta crítica a medida que avanza el proyecto. Cuando se hayan incorporado todas las acciones completadas hasta el momento, puede ser posible crear una nueva ruta crítica. Podría aparecer una ruta diferente, y las soluciones alternativas podrían acelerar el proyecto o mantenerlo encaminado. En ocasiones, puede ser necesario incorporar cambios y tareas adicionales que originalmente no formaban parte de la ruta crítica.

Conclusión

En definitiva, el método de la ruta crítica es un sistema excelente que muchos jefes de proyecto del sector de la construcción utilizan para planificar sus proyectos. Ofrece protección frente a los contratiempos y, al mismo tiempo, deja margen para realizar los cambios y las actualizaciones necesarios. Aunque el método pueda parecer abrumador, puede dividirse en unos pocos principios básicos que cualquiera puede seguir. En esencia, no es más que una herramienta eficaz y útil de gestión del tiempo, imprescindible para cualquier empresa de construcción que quiera prosperar.