Uso de códigos de costos en la contabilidad de la construcción
¿Qué son los códigos de costos?
En pocas palabras, los códigos de costos son códigos numéricos que representan los distintos insumos (costos) que intervienen en un proyecto, ya sean equipos, materiales, mano de obra u otros elementos. Los códigos de costos son útiles porque permiten hacer un seguimiento y analizar los costos con mayor nivel de detalle, tanto durante como después de un proyecto: para fines de facturación, para aclarar “en qué se gastó el dinero” y para identificar áreas en las que se puede mejorar la rentabilidad.
Por ejemplo, supongamos que tienes un equipo trabajando en el reemplazo del techo dañado de una vivienda. Puedes utilizar códigos de costos para los materiales que emplearás, como tejas y clavos. También puedes incluir distintos códigos de costos para los tipos de trabajo que realizan los empleados en diferentes momentos de sus turnos (por ejemplo, preparación, colocación de tejas y limpieza). Por último, quizás también quieras incluir códigos de costos para cualquier equipo adicional que compres.
Cada elemento o aspecto de los costos de un proyecto puede tener su propio código de costos único. Sin embargo, como puedes imaginar, también es fácil excederse, así que más adelante hablaremos de algunas pautas prácticas para implementarlos.
Por qué es importante utilizar códigos de costos en la contabilidad de la construcción
La principal razón para utilizar códigos de costos en tu práctica contable es que te ayudarán a aclarar exactamente cuánto has gastado en un proyecto. Comprender tus costos es fundamental para asegurarte de cobrarle a tu cliente el importe correcto en función de lo que has gastado para completar un trabajo y, sobre todo, para no perder dinero en determinados trabajos debido a costos que no estás detectando.
Los códigos de costos se utilizan en los departamentos de contabilidad de la mayoría de las empresas. Sin embargo, son especialmente importantes en el sector de la construcción. Si gestionas, por ejemplo, un restaurante de hamburguesas, es fácil separar los costos de los materiales en panes, carne, ingredientes, condimentos, horas del personal, etc. Aunque los precios de esos materiales puedan subir y bajar, e incluso las cantidades puedan variar según el producto del menú, los insumos de cada producto final están bastante bien definidos. En otras palabras, lo que vendes tiene costos fijos claramente establecidos. La hamburguesa con queso será igual para todos los clientes. Darle la vuelta a la hamburguesa y cortar el tomate y la lechuga siempre será, más o menos, el mismo proceso.
En la construcción, sin embargo, la cantidad necesaria de cada insumo variará según el tamaño y las condiciones del proyecto. Los costos incurridos incluso al construir el mismo tipo de edificio pueden variar considerablemente de un proyecto a otro. Quizás uno requiera trabajos de cimentación diferentes debido a las características del terreno, o los clientes tengan especificaciones más complejas que exijan una cantidad imprevista de horas de trabajo para completarlo, lo que afectaría tu cronograma y el de otros proyectos.
Teniendo esto en cuenta, queda claro que utilizar códigos de costos puede proporcionarte un marco para “extraer” con mayor claridad tus costos reales de un proyecto a otro y con mucho más detalle que si simplemente los controlaras de forma general (por ejemplo, la nómina total o los costos generales de materiales). Esto es fundamental para garantizar una facturación correcta en los proyectos actuales y futuros, pero también para identificar qué tipos de proyectos están demostrando ser sistemáticamente más o menos rentables.
Veamos cómo podrían verse algunos códigos de costos en la práctica:
| Elemento | Categoría | Código | Unidad | Costo/unidad | Cant./unidades | Costo total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Excavación | Principal | 100 | - | - | - | - |
| Retroexcavadora | Equipo | 111 | Hora | 200 | 4 | 800 |
| Excavadora | Equipo | 112 | Hora | 150 | 4 | 600 |
| Operador | Mano de obra | 121 | Hora | 30 | 4 | 120 |
| Operador | Mano de obra | 121 | Hora | 30 | 4 | 120 |
| Cimentación | Principal | 200 | - | - | - | - |
| Mezcladora de concreto | Equipo | 211 | Hora | 100 | 4 | 400 |
| Albañil | Mano de obra | 221 | Hora | 25 | 4 | 100 |
| Concreto | Material | 231 | m³ | 40 | 30 | 1200 |
Aquí podemos ver que, en la estructura particular de esta empresa, han identificado algunas de sus actividades principales, como la cimentación y la excavación, y les han asignado subelementos con códigos relacionados: los códigos 100 para excavación y 200 para cimentación. Más adelante, en la sección sobre buenas prácticas, hablaremos de algunos patrones eficaces que puedes implementar.
El sistema que han utilizado aquí sigue un patrón bastante común. Sin embargo, también puedes utilizar bibliotecas de códigos de costos predefinidos, como CSI MasterFormat. Utilizar una biblioteca de códigos de costos estándar del sector puede ser útil para facilitar la compatibilidad de los informes entre tu empresa y otras compañías con las que trabajes.
Profundicemos en los beneficios específicos de utilizar códigos de costos
Asegúrate de facturar correctamente
Esta es la ventaja más evidente de utilizar códigos de costos en la contabilidad de tu empresa de construcción. Tener claros tus costos te permitirá cobrarles a tus clientes correctamente, de una manera que sea justa para ellos y, fundamentalmente, rentable para ti. Demasiadas empresas fracasan porque aceptan muchos trabajos no rentables (pensando, naturalmente, que más trabajo siempre es algo positivo) o porque no logran identificar y minimizar los costos que reducen constantemente todas sus ganancias.
Cuando trabajas en proyectos grandes y a lo largo de varios períodos de facturación, utilizar códigos de costos te permitirá hacer previsiones más precisas para cada fase del proyecto e incluirlas en tu programa de trabajos en curso (WIP). Esto te permitirá identificar dónde puede estar produciéndose una facturación insuficiente o excesiva, de forma intencionada o no, no solo al final del proyecto, sino también durante su ejecución.
Asegúrate de mantenerte dentro del presupuesto
La ventaja anterior de utilizar códigos de costos en la contabilidad de la construcción está directamente relacionada con la segunda. Los códigos de costos te ayudarán a comprobar si estás cumpliendo con los costos previstos en tu WIP a medida que alcanzas el porcentaje de avance (POC) correspondiente a cada ciclo de facturación. Esto no solo te ayudará a hacer un seguimiento del progreso durante el trabajo, sino también a planificar con mayor precisión futuros proyectos de naturaleza similar.
Elabora presupuestos más precisos
Nunca es agradable excederse del presupuesto de un trabajo y tener que decidir entre pedirle más dinero al cliente, con la esperanza de que acepte, o asumir tú mismo los costos adicionales. Peor aún es perder por completo un trabajo porque otra persona presentó una oferta más baja. Al analizar los códigos de costos de proyectos anteriores y asegurarte de utilizarlos al planificar el nuevo proyecto, podrás obtener una imagen más clara de tus costos estimados. Esto dará lugar a presupuestos más precisos. Una mayor precisión en las ofertas no solo te protegerá de perder trabajos, sino que también generará clientes más satisfechos y más recomendaciones para futuros proyectos.
Determina cómo puedes ser más eficiente
Utilizar códigos de costos en la contabilidad de tu empresa de construcción también te permitirá identificar dónde puedes reducir costos sin dejar de mantener la calidad. Quizás el precio de un material de uso frecuente haya aumentado recientemente. Si existe una alternativa aceptable en el mercado, es posible que puedas ahorrar cambiándolo.
Del mismo modo, podrás detectar algunas de tus ineficiencias, ya sea relacionadas con equipos, materiales o mano de obra. Por ejemplo, ¿hay algún equipo de tu personal que constantemente parece tardar más de lo previsto en completar sus tareas? ¿Se están tomando pausas para comer más largas de lo permitido sin que nadie lo sepa? Si no divides las distintas partes de la mano de obra en códigos de costos, será mucho más difícil detectar este tipo de situaciones.
Protégete contra el fraude y la malversación
Esto puede requerir cierto equilibrio, porque lo que intentas hacer es mejorar la visibilidad. Por eso debes asegurarte de no complicar tanto tu sistema contable que la información termine quedando oculta. Sin embargo, en términos generales, estos problemas tienen más probabilidades de llamar la atención y alertarte sobre posibles inconsistencias cuando alguien intenta ocultarlos bajo determinados códigos de costos, simplemente porque las discrepancias serían más evidentes que dentro del costo total de un proyecto.
Mejores prácticas para utilizar códigos de costos en la contabilidad de la construcción
Si no hay dos edificios de oficinas de cuatro plantas que sean iguales, tampoco hay dos empresas de construcción que utilicen sus códigos de costos de la misma manera. Aun así, existen varias buenas prácticas que te ayudarán a sacar el máximo partido de tus códigos de costos y aprovechar plenamente los beneficios mencionados anteriormente.
Utiliza la cantidad adecuada de códigos de costos para tu empresa
No existe una cantidad universal, pero te recomendamos experimentar hasta encontrar un número de códigos de costos que tenga sentido para tu empresa. Probablemente no valga la pena crear códigos de costos para cada material que hayas utilizado alguna vez, pero los materiales que se usan habitualmente en la mayoría de tus proyectos y representan costos importantes seguramente merezcan códigos independientes.
También es discutible hasta qué punto necesitas desglosar tus códigos de costos. En este caso, simplificar y ser práctico resulta útil. Por ejemplo, tener un código de costos para cada tamaño de clavo que utilizas probablemente volverá locos a tus contadores y gerentes de proyecto. También aumentará la posibilidad de que se produzcan errores cuando alguien introduzca el código equivocado o no actualice correctamente el precio. Una lista interminable de códigos de costos también dificulta obtener información útil rápidamente. El gerente de proyecto no debería necesitar horas de análisis para comprobar y entender si los costos están bajo control o si hay algo que parece fuera de lugar.
Por supuesto, utilizar muy pocos códigos de costos tampoco te permitirá obtener información útil. Por lo tanto, el número ideal de códigos de costos variará según tu empresa. Para las empresas grandes que ejecutan proyectos completos de construcción, probablemente sea buena idea dividir los códigos de costos según los aspectos principales del proyecto. Por ejemplo, si estás construyendo un edificio de oficinas, quizás quieras tener una categoría para el trabajo eléctrico y códigos de costos para el cableado, los enchufes y la mano de obra, entre otros. Probablemente no valga la pena desglosar hasta llegar a los distintos tamaños de cables y tipos de enchufes.
Otra buena sugerencia para mantener la simplicidad es incluir todo lo que subcontratas como un único código. Por ejemplo, si subcontratas el trabajo eléctrico, utiliza un solo código para todo. Por otro lado, si eres la empresa contratada para realizar el trabajo eléctrico y esa es la especialidad de tu empresa, puede valer la pena desglosar los distintos tamaños de cables y tipos de enchufes, ya que probablemente obtengas información valiosa para tus trabajos especializados y de menor escala.
Asegúrate de que todo tu equipo esté alineado
Además de encontrar el punto medio adecuado entre detalle y simplicidad, es importante asegurarte de que todos en tu empresa utilicen los códigos de costos de la misma manera. De poco sirve que los contadores hayan creado un sistema excelente si los gerentes de proyecto en el terreno no lo utilizan correctamente. El equipo de contabilidad tendrá que dedicar tiempo a conciliar y verificar la información, lo que socavará el objetivo de aumentar la eficiencia que te llevó a utilizar códigos de costos en primer lugar.
Una buena recomendación es incluir a todas las partes interesadas en el proceso de creación de los códigos de costos. Esto garantizará que todos estén alineados, que comprendan el proceso y que tengan la oportunidad de aportar sus ideas sobre lo que debería y no debería incluirse. La inclusión es la clave de la armonía y dará lugar a una empresa en la que todos trabajen para alcanzar un objetivo común.
Crea una estructura lógica
Además de incluir a todos en la creación de los códigos de costos, es importante seguir una estructura lógica. Esto te ayudará a comprender tus costos y facilitará que todos los introduzcan y hagan un seguimiento correcto durante el desarrollo de un trabajo. Una buena recomendación es organizar los códigos de costos según el orden en que completas las tareas del proyecto de construcción. Por ejemplo, podrías avanzar de la excavación a la cimentación, la estructura y la cubierta, siguiendo el orden en que realizarás la obra.
Además de mantener un orden lógico, deja espacio entre los códigos para poder desglosarlos en futuras actualizaciones. Observa el ejemplo anterior. Si creas el código de categoría 100 para la excavación, podrías desglosarlo en una subcategoría de equipos de excavación con el código 110, y luego en 111 para una retroexcavadora y 112 para una excavadora. En otros casos, quizás quieras utilizar códigos con más dígitos o un código único por categoría, seguido de un guion antes de los códigos de costos individuales. También es buena idea dejar espacio para futuras incorporaciones, en caso de que las necesites. Contar con un sistema lógico no solo facilitará su uso y comprensión para todos, sino que también reducirá el tiempo de preparación de las propuestas de proyectos. Tu planificador de proyectos podrá preparar rápidamente un presupuesto sin tener que buscar códigos en un sistema complicado y sin sentido.
IMPORTANTE: asegúrate de actualizar periódicamente los valores de tus códigos de costos
Puede que no exista una buena práctica más importante que esta. Los costos de los insumos pueden fluctuar debido a la oferta y la demanda, y no querrás utilizar precios imprecisos. Si lo haces, tus costos serán incorrectos y es muy posible que acabes perdiendo dinero por facturarle de menos a tu cliente. Aunque ciertas condiciones especiales, como la escasez de suministros, pueden requerir actualizaciones más frecuentes, una buena práctica es encargar a los responsables de compras que actualicen los códigos de costos de forma trimestral o mensual. Conviértelo en una tarea rutinaria, como hacer el inventario. Esto ayudará a garantizar que los códigos de costos estén actualizados y que los gastos registrados para una obra representen sus costos reales.
Conclusiones
En definitiva, utilizar códigos de costos en la contabilidad de tu empresa es una buena práctica básica que te permitirá comprender con precisión en qué estás gastando, trabajar de forma más eficiente y, en última instancia, asegurarte de obtener una remuneración justa por tu trabajo. Aunque crear tus códigos de costos pueda llevar algo de tiempo al principio, encontrar el equilibrio adecuado entre simplicidad y detalle valdrá la pena a largo plazo. Además, contar con un sistema que todos puedan utilizar eficazmente garantizará que aproveches al máximo sus beneficios.
Esperamos que esta guía te haya resultado útil. Seguiremos actualizando y ampliando este recurso con el tiempo, así que cuéntanos en los comentarios si hay algún aspecto que consideres que deberíamos añadir. Gracias.