Todo lo que necesitas saber sobre las licitaciones de obras de construcción

Detrás de cualquier empresa de contratación de obras de construcción altamente exitosa probablemente haya un gerente que no solo comprende a fondo el proceso de licitación, sino que responde periódicamente a convocatorias de licitación y solicitudes de propuestas, y gana proyectos con regularidad. Incluso el equipo de contratistas más experimentado y capacitado no llegará muy lejos si no es capaz de captar nuevos proyectos e ingresos.

El proceso de licitación de obras de construcción puede consumir mucho tiempo y ser costoso, pero, si se realiza correctamente, puede impulsar cualquier negocio, no solo aumentando las ganancias, sino también fortaleciendo su red profesional de gerentes de construcción y otros contratistas generales. En resumen, cuando se hace bien, el proceso de licitación acabará generando nuevas oportunidades de crecimiento, de una forma u otra.

En este artículo ofreceremos una visión general del proceso de licitación de obras de construcción en Estados Unidos. Analizaremos las diferencias entre licitaciones y presupuestos, el proceso de concurso y los modelos de entrega de proyectos; después, presentaremos varias recomendaciones para presentar una propuesta de construcción ganadora. A continuación, examinaremos la recuperación de costos y las condiciones generales, y te explicaremos cómo calcular el recargo y los márgenes de beneficio. Por último, ofreceremos algunas recomendaciones sobre lo que conviene hacer y lo que definitivamente no conviene hacer, y terminaremos explicando qué hacer si cometes un error importante. ¡Empecemos!

¿Qué es exactamente una licitación de construcción?

En pocas palabras, una licitación de construcción es una propuesta que demuestra a los posibles clientes que tu empresa tiene lo necesario para realizar el trabajo. Basada en los planos del proyecto, las especificaciones y las mediciones de cantidades de materiales, tu propuesta define exactamente cómo llevarás a cabo el proyecto y cuánto dinero estás dispuesto a aceptar por hacerlo.

A menudo, varias empresas competidoras de tamaño y tipo similares presentan propuestas al mismo tiempo, y el precio suele ser el factor determinante para adjudicar o no el proyecto. Esto ocurre especialmente en los contratos patrocinados por organismos públicos, donde el propietario del proyecto suele estar obligado por ley a elegir la oferta más baja.

En los proyectos privados, sin embargo, aunque el precio sigue siendo un factor importante, las propuestas suelen centrarse más en otros aspectos, como las cualificaciones y la experiencia.

¿Una licitación de construcción es un presupuesto?

Aunque a menudo se utilizan indistintamente, licitación y presupuesto no son términos completamente sinónimos, y es importante entender la diferencia.

Un presupuesto es una evaluación muy fundamentada, basada en la experiencia, del gasto específico necesario en materiales, equipos y mano de obra para cada uno de los distintos elementos de construcción, tomando como base las mediciones de cantidades de materiales, las especificaciones detalladas y los planos arquitectónicos y de construcción. Los presupuestos son solo uno de los elementos utilizados en las licitaciones de construcción para definir una propuesta.

Una licitación, por otro lado, es una propuesta final de costos basada en una serie de presupuestos de todos los costos relacionados con el proyecto, desde la mano de obra y los materiales hasta los costos indirectos, como los gastos de oficina y generales, además del margen de beneficio. La licitación es el precio final ofrecido para un proyecto. Preparar una buena propuesta requiere mucho tiempo y esfuerzo: hay que revisar todo lo relacionado con el proyecto y elaborar una oferta lo más precisa posible. Incluso el más mínimo error en un cálculo preliminar puede marcar la diferencia entre ganar o no un proyecto o, peor aún, ganarlo y acabar incurriendo en pérdidas.

El proceso básico de licitación de una obra de construcción

1. Inicialmente, el propietario —ya sea una persona o un organismo— preparará el diseño y las especificaciones del proyecto, a veces en colaboración con un gerente de construcción y/o un arquitecto.
2. A continuación, el propietario emitirá una Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés), también conocida como Solicitud de Licitación (RTT). Se trata de una invitación para que los contratistas presenten propuestas para hacerse cargo del proyecto. En esta etapa, el propietario suele entregar a cada contratista un conjunto de documentos que incluye planos, especificaciones y directrices sobre el alcance del proyecto.
3. Después, dependiendo del Método de Entrega (que veremos más adelante), los contratistas comenzarán a preparar sus propuestas, lo que puede incluir o no el envío de una RFP a subcontratistas para que presenten ofertas por partes individuales del proyecto general.
4. A continuación, los contratistas presentarán sus ofertas al propietario para que las considere.
5. Entonces comenzará el proceso de selección y se elegirá a un ganador.
6. Finalmente, el propietario y el contratista formalizarán un contrato y, una vez firmado, comenzará la construcción.

Tipos de modelos de entrega de licitaciones de construcción

Una consideración importante, con enormes implicaciones para cualquier proyecto, es el modelo de entrega. También conocido como método de entrega del proyecto, es un sistema que utiliza un organismo o propietario del proyecto para establecer un acuerdo legal con distintas partes, con el fin de organizar y financiar el diseño, la construcción, la operación y el mantenimiento de un proyecto de edificación.

Cada uno de los distintos modelos de entrega busca ayudar a los propietarios a garantizar que la nueva construcción se realice dentro del plazo establecido, del presupuesto disponible y conforme a los estándares de calidad más recientes. Sin embargo, cada modelo representa distintos niveles de riesgo y responsabilidad para los principales participantes.

Actualmente se utilizan varios modelos de entrega, cada uno con sus propias variables. Estos son los más habituales:

Diseño-Licitación-Construcción (DAB), también conocido como suma alzada

Este es el método más utilizado en los proyectos del sector público. El propietario trabaja con un ingeniero y un arquitecto para elaborar los documentos contractuales basados en planos y especificaciones detalladas. Después solicita ofertas a contratistas responsables y adjudica el proyecto a quien presente la oferta más baja. En este modelo, la oferta cubre el costo total del proyecto, incluidos los costos del contratista general y de los subcontratistas, los gastos generales y el beneficio.

La ventaja del modelo DAB es que simplifica la ejecución al otorgar al propietario el control tanto del diseño como de la construcción. Por otro lado, el propietario asume un riesgo considerable en lo que respecta a las dificultades generales de gestión del proyecto y a los defectos de diseño. Antes de considerar el modelo DAB, los propietarios deberían contar con una experiencia significativa en la ejecución de obras.

Gerente de construcción con riesgo (CMAR)

En este modelo, el propietario contrata a una empresa de gestión de la construcción para que le proporcione un precio máximo garantizado (GMP), que incluye los honorarios y las contingencias del gerente de construcción, además de los costos de los servicios previos a la construcción y de la construcción propiamente dicha. El GMP ofrece al propietario cierta seguridad sobre el costo final. Sin embargo, como normalmente se incorpora al gerente de construcción al principio del proceso, cuando los documentos todavía se encuentran en la fase de diseño esquemático (SD) o de desarrollo del diseño (DD), este asume riesgos relacionados con aspectos que el arquitecto quizá aún no haya contemplado.

A menudo, el gerente de construcción participa en la selección del arquitecto y luego trabaja estrechamente con él durante el proceso de diseño, para finalmente asumir el papel de contratista general y contratar a los subcontratistas necesarios para ejecutar la obra. Como el GMP se fijó antes de completar el diseño, es posible que las ofertas de los subcontratistas sean más elevadas. Si eso ocurre, la empresa de gestión de la construcción tendrá que asumir la diferencia. Por otro lado, si los costos reales de construcción resultan inferiores al GMP, es habitual que el propietario comparta la diferencia con el gerente de construcción. En términos generales, el modelo CMAR es conocido por reducir costos.

Entre las ventajas de este modelo se encuentran una mejor gestión del proyecto y control de costos, así como una reducción general del riesgo. Dado que el propietario, el arquitecto y el gerente de construcción trabajan juntos durante la fase de diseño, pueden garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y acelerar la obra iniciando la construcción en cuanto se hayan diseñado los primeros elementos.

Gerente de construcción como agente

En este caso, el gerente de construcción administra el proceso de gestión, pero no necesariamente gestiona los contratos directamente. Este modelo es muy común en los municipios, donde el propietario mantiene el contrato principal y el gerente de construcción administra los procesos de gestión y licitación.

Entrega Integrada del Proyecto (IPD)

También conocido como equipo integrado, este modelo se concibió siguiendo los principios de la filosofía de construcción eficiente (lean construction) y tiene como objetivo mejorar la eficiencia de los proyectos y reducir los desperdicios durante la entrega. Para ello, involucra a todas las partes interesadas en la gestión del proyecto y distribuye el riesgo de forma equitativa. En un modelo IPD, el propietario, el arquitecto y el contratista general colaboran estrechamente desde el inicio y comparten la responsabilidad de todos los elementos del proyecto. Sin embargo, este modelo es conocido por prolongar la duración total de la obra.

Diseño-construcción (también conocido como diseño y ejecución)

Es similar al modelo CMAR, salvo que el arquitecto ahora trabaja directamente para el contratista. Este modelo funciona muy bien en proyectos de ritmo acelerado en los que es necesario comenzar la obra antes de que se hayan completado todos los documentos. El modelo de diseño-construcción es una buena forma de minimizar el riesgo de costos para los contratistas, manteniendo al mismo tiempo un nivel de previsibilidad para los propietarios.

Una de las principales ventajas de este modelo es que fomenta inherentemente la colaboración. Aunque muchos elementos del proyecto se subcontraten, su gestión es responsabilidad última del diseñador-constructor, que trabaja estrechamente con todos los participantes. Esto promueve una mejor comprensión general de los entregables del proyecto, lo que se traduce en menos órdenes de cambio y disputas, una mejor ejecución general y, finalmente, costos más bajos.

Por otro lado, este modelo puede reducir la calidad cuando el propietario presiona para disminuir los costos. Además, como el diseñador ya no reporta directamente al propietario, no siempre queda claro cuáles son sus prioridades. Asimismo, los diseñadores-constructores asumen un riesgo considerable en materia de costos, dado que los documentos de construcción aún no están completos y, por tanto, no es posible estimar con precisión el costo inicial.

Cómo preparar una licitación ganadora

Una vez establecido el modelo de entrega, recibida la documentación del propietario y completada tu propia evaluación del sitio, es hora de comenzar el proceso crucial de estimación de costos.

No pases por alto la fase inicial

A menudo, el primer lugar al que recurren los contratistas para definir la estructura básica de su presupuesto son los planos, pero, en realidad, no siempre es la mejor opción. En cambio, muchos contratistas recomiendan abrir una hoja de cálculo y comenzar enumerando todos los códigos CSI iniciales del libro de especificaciones para cada uno de los elementos que se construirán y/o instalarán. En los planos, especialmente en los proyectos grandes, es fácil pasar por alto elementos menores recogidos en páginas individuales, mientras que el libro de especificaciones lo incluye todo.

De hecho, algunos de los errores más comunes en esta etapa están relacionados con elementos que aparecen en las primeras páginas del libro de especificaciones: aspectos menores que no figuran en los planos, pero que pueden aumentar considerablemente el costo, como requisitos especiales para la retirada de residuos o una oficina temporal para el gerente de construcción y su equipo. Tanto si eres subcontratista como contratista general, debes tomarte el tiempo necesario para leer las páginas de especificaciones y detectar todos los elementos adicionales de los que serás responsable en el proyecto. No olvides revisar también los códigos cero, ya que corresponden a los requisitos generales del proyecto.

A continuación, tendrás que revisar los planos. Tómate el tiempo necesario para revisar no solo los tuyos, sino también los del proyecto en general. Revisa asimismo los adendas para asegurarte de que tu alcance esté completamente definido y detallado. Comparte los planos y las especificaciones con los subcontratistas y dedica el tiempo necesario para comprobar que todos estén trabajando con la misma información. Lo último que quieres es incluir en tu oferta costos duplicados por tareas que realizará tu subcontratista.

Reuniones previas a la licitación

Conviene asistir a todas las reuniones previas a la licitación para asegurarte de captar cada detalle relevante. Estas sesiones son una buena oportunidad para señalar cualquier aspecto que haya quedado poco claro al revisar el libro de especificaciones y los planos. Hacerlo tendrá dos beneficios importantes. En primer lugar, recibirás las respuestas en un adenda contractual que te permitirá incluir su costo como parte del alcance. En segundo lugar, evitarás que te sorprendan durante la obra por no haber contemplado ese costo.

Un elemento importante que conviene aclarar es el de los permisos y quién será responsable de pagarlos. Por ejemplo, los permisos para conectarse a las redes de agua y alcantarillado pueden costar hasta cien mil dólares en un proyecto importante y, en algunos municipios, el contratista debe asumir ese gasto.

Lista de cantidades

Una licitación precisa requiere un análisis minucioso de los planos y las especificaciones. Cuanto mayor sea el nivel de detalle y la calidad de la información que utilices para preparar la oferta, más precisa será. El primer paso de este proceso es elaborar la lista de cantidades (BoQ).

La BoQ es una lista detallada de todos los materiales y trabajos necesarios para completar el proyecto. Puedes crearla en cuatro pasos:

1. Medición de cantidades: Este primer paso consiste en establecer las dimensiones y medir todos los elementos de construcción, enumerando cada partida sucesivamente. Dependiendo de la complejidad del proyecto, este trabajo puede requerir o no la ayuda de un especialista en medición de cantidades. Un buen especialista trabajará conforme a las Nuevas Reglas de Medición, que garantizan que las dimensiones sean coherentes y precisas.
2. Cuantificación: En este paso se define el volumen y el área total de los materiales. Para ello, se multiplican las mediciones del paso 1 por el número de veces que se construirá cada elemento. De esta manera, podemos determinar con precisión la cantidad de material y mano de obra necesaria para cada parte del proyecto.
3. Resumen: A continuación, se agrupan las dimensiones cuantificadas según el tipo y la ubicación, y se calculan los totales teniendo en cuenta los espacios vacíos, como aberturas y huecos.
4. Elaboración de la lista: Por último, se enumeran los distintos elementos con una descripción y la cantidad de materiales y trabajos necesarios, junto con el precio unitario y los totales generales, ordenados por etapa. Este producto final es la lista de cantidades.

Las condiciones generales

Una vez que hayas elaborado la BoQ, que detalla los costos directos de construcción, tendrás que considerar las condiciones generales. También conocidas como costos de la parte posterior o costos indirectos, son los costos secundarios de la construcción, que incluyen la gestión del sitio, la manipulación de materiales y la gestión del proyecto, y pueden variar según el método de entrega.

Por ejemplo, en un proyecto gestionado bajo el modelo CM, es probable que el propietario conserve el dinero destinado a cubrir los costos adicionales. Sin embargo, si se trata de un gerente de construcción como agente, el contratista general es el representante del propietario y será responsable de supervisar y cubrir todos estos costos. Lo mismo ocurre con el modelo DAB, en el que el contratista es plenamente responsable de cualquier costo adicional.

Para definir los costos de las condiciones generales, debes elaborar un cronograma y un plan logístico del sitio. El cronograma te permitirá comprender mejor la duración del proyecto, lo que ayudará a definir el posible costo de los gastos prolongados, como una oficina para el gerente de construcción. Si el método de entrega es a suma alzada, acortar la duración del proyecto puede ayudarte a reducir algunos dólares de tu oferta.

Algunos costos habituales incluidos en las condiciones generales son:

Gastos de oficina, incluidos alquiler, mobiliario y equipos electrónicos
Oficina en el sitio de la obra, incluidos servicios de conexión y seguridad
Comunicaciones
Personal de oficina
Limpieza del sitio y retirada de residuos
Servicios públicos
Permisos y licencias
Instalaciones sanitarias y suministro de agua
Instalaciones del sitio, como vallas, accesos y señalización
Seguridad y protección
Protección contra las inclemencias del tiempo y calefacción
Protección contra caídas, como redes y barreras
Desplazamientos hacia y desde los sitios de trabajo, incluidos vehículos
Personal, incluidos los costos del gerente de proyecto, gerente de construcción, etc.
Seguros y fianzas, incluidos responsabilidad civil, indemnización y seguro de riesgos del constructor

Aspectos importantes que debes tener en cuenta

También hay varios aspectos específicos de la construcción que deben considerarse al calcular los costos indirectos:

Entrega de materiales: El costo puede aumentar dependiendo de la ubicación del sitio de trabajo. Una obra en el centro de la ciudad tendrá tiempos de entrega más largos debido al tráfico y a las restricciones para vehículos.
Elevación: Si es necesario elevar los materiales, aumentará el costo de los equipos de grúa o de un elevador de carga, así como el de sus operadores. Si se van a utilizar ascensores internos, hay que tener en cuenta su tamaño en relación con las dimensiones de los materiales.
Programación: Es habitual que varios gremios tengan que trabajar en las mismas zonas. Sin información sobre los cronogramas de los demás equipos, surgirán conflictos.
Cronograma de la licitación: Una vez que hayas definido cuántas horas de trabajo requiere un elemento específico, debes considerar cómo encajarlo dentro de los plazos establecidos en el cronograma de la licitación y si será necesario contar con un equipo más grande o pagar horas extra.
Limitaciones del sitio: Debes tener en cuenta cómo llegará tu equipo al sitio cada día. ¿Hay estacionamiento disponible? Si el trabajo está fuera de los límites de la ciudad, ¿tendrás que cubrir el costo de un servicio de transporte? ¿Has incluido el tiempo adicional de desplazamiento en el cronograma de la licitación?
Necesidades específicas del proyecto: Muchos trabajos pueden tener requisitos específicos que van más allá de lo habitual. Por ejemplo, un hospital puede exigir que los trabajadores lleven credenciales de identificación; obtenerlas podría requerir que cada trabajador dedique una hora a ese trámite. Con un equipo grande, esto puede traducirse en muchas horas perdidas que no se hayan incluido en la oferta.

Costos ocultos

Además de la BoQ y las condiciones generales, todo presupuesto debería incluir la recuperación de los costos de la oficina central, la recuperación de los costos generales del negocio y, por supuesto, el margen de beneficio. Pero también hay varios costos ocultos que no pueden pasarse por alto:

¿Cuál es exactamente el costo de los materiales? Si necesitas un camión de paneles de yeso para un trabajo y la carga cuesta 5.000 dólares, también debes tener en cuenta el costo de entregarla, descargarla, desembalarla y llevar los materiales hasta el piso donde los necesitas. Además, debes considerar qué harás con los embalajes desechados: ¿has pedido un contenedor? Hay mucho más que considerar que el simple precio unitario.

¿Y cuál es exactamente el costo de la mano de obra? Un error común entre los presupuestadores principiantes es tener en cuenta únicamente la tarifa horaria vigente, cuando, en realidad, la carga laboral es mucho más que eso. También debes considerar beneficios adicionales, como el seguro médico, el seguro de compensación laboral, la pensión, los planes de ahorro para la jubilación, las vacaciones y los permisos, y, por supuesto, los impuestos sobre la nómina. Además, debes tener en cuenta el costo del seguro de responsabilidad civil de los trabajadores. En algunos casos, el costo real por hora de un trabajador puede ser hasta un 50 % superior a su tarifa base.

Los costos de la oficina central incluyen todo lo necesario para gestionar el negocio en el día a día. Esto incluye al personal administrativo y los puestos directivos, como el gerente de proyecto y los ejecutivos, además del personal de apoyo. También abarca los gastos diarios del negocio, como los sistemas telefónicos e informáticos para gestionar llamadas y correos electrónicos, los servicios públicos de la oficina y el alquiler.

Los costos generales del negocio son todos aquellos necesarios para operar la empresa y que no están relacionados con un proyecto específico. Incluyen la gestión de la flota permanente de vehículos y equipos, el combustible, la obtención de registros y licencias, el mantenimiento de los equipos jurídicos y contables, el marketing, la contratación de todo tipo de pólizas de seguro y, por último, los impuestos de la empresa. También incluyen los costos de capital previstos —si se pide dinero prestado para completar el proyecto—, junto con las primas de las fianzas. Todo esto debe incluirse en la oferta. A menudo, las empresas calculan los costos de la oficina central y los costos generales del negocio como un porcentaje del importe del proyecto y los añaden al total.

Cómo determinar tus márgenes de beneficio

El último elemento que debes incluir en la estimación de costos es la cantidad de dinero que esperas llevarte a casa una vez finalizado el proyecto. Es una decisión difícil para la mayoría de las personas, especialmente para quienes están empezando en el sector. Sobre todo al principio, existe una fuerte tentación de mantener la oferta lo más baja posible para asegurarse de ganar el contrato, pero esto puede ser extremadamente contraproducente.

El primer paso para definir tu margen es determinar el promedio del sector. CSIMarket.com es una buena fuente de métricas actualizadas del sector. Según sus datos, entre el final del cuarto trimestre de 2020 y mediados de 2021, el sector comercial aumentó del 4,2 % al 21,8 %. Por otro lado, los márgenes de los servicios residenciales pueden ir desde cifras de un solo dígito hasta un 40 %. La región también es un factor clave, ya que los precios de los materiales y las tarifas de mano de obra pueden fluctuar considerablemente.

Recargo frente a margen

Algunos contratistas establecen su margen de beneficio mediante el método del “10 y 10”, incluyendo un 10 % para gastos generales y un 10 % para beneficios, mientras que otros simplemente añaden un tercio adicional. Otros hacen una estimación aproximada y aceptan el riesgo inherente. Tú decides cómo calcularlo, pero hay dos elementos que debes entender claramente: el margen y el recargo. Según el experto del sector George Hedley, la mayoría de los contratistas no conoce la diferencia entre ambos ni cuánto debe incluir en sus ofertas para alcanzar el punto de equilibrio o, mejor aún, obtener beneficios.

El recargo es el porcentaje de dinero que se añade a los costos directos del trabajo para cubrir tanto los gastos generales como el beneficio. El margen, en cambio, es la diferencia porcentual entre los costos directos y el precio de venta, dividida por el precio de venta. Puede resultar bastante confuso. Veamos la diferencia con un ejemplo:

Si estás licitando un trabajo cuyo costo directo es de 1.000 dólares y representa el 77 % de tus ventas, y añades un recargo del 30 % (300 dólares), tu margen será del 23 %. El precio final de venta será de 1.300 dólares, pero eso no significa que estés obteniendo un 30 % adicional: tu margen es de solo el 23 %. La diferencia, el 7 %, se destina a los gastos generales. Si quisieras llevarte un 30 %, tendrías que aplicar un recargo del 42,8 % a tus costos.

Para calcular el margen necesario para alcanzar el beneficio y los gastos generales que deseas, debemos definir el precio de venta del trabajo e incorporar el factor de conversión del margen (MCR). El precio de venta del trabajo se obtiene dividiendo los costos directos del trabajo entre el MCR. El MCR es 1,0 menos el porcentaje del margen.

Siguiendo el ejemplo anterior, para determinar cuánto debemos cobrar para obtener un margen del 30 %, primero debemos definir el MCR y después dividir los costos directos del trabajo entre el valor del MCR.

1. MCR = (1,0 - Margen %) = (1,0 - 0,30) = 0,70

2. Precio de venta del trabajo = Costos directos del trabajo / MCR = 1.000 $ / 0,70 = 1.428 $

En resumen, si el costo directo del trabajo es de 1.000 dólares, tendrás que cobrar 1.428 dólares para obtener un margen del 30 %. Es extremadamente importante comprender este concepto y varios otros. Si las finanzas no son lo tuyo, quizá deberías inscribirte en un curso de contabilidad de construcción en línea o, como mínimo, contratar a alguien que pueda orientarte. Es muy fácil cometer un error y acabar perdiendo dinero.

Recomendaciones

Ocho pasos para alcanzar el éxito

Estos son ocho pasos que puedes seguir para asegurarte de que tu oferta tenga muchas posibilidades de ganar.

1. Registra tu intención: Informa al organismo de compras de tu intención de licitar en el proyecto. Esto garantizará que recibas cualquier información importante relacionada con la competencia.
2. Asiste a todas las sesiones informativas: Asiste a las reuniones informativas de la licitación. No solo son un excelente espacio para formular preguntas pertinentes, sino que también te darán visibilidad ante un amplio grupo de contratistas y subcontratistas. Además, en el caso de los proyectos públicos, los representantes gubernamentales suelen entregar en estas sesiones materiales informativos que no están disponibles en ningún otro lugar.
3. Define las necesidades del organismo: Cada organismo de compras tiene expectativas y requisitos diferentes. Dedica tiempo desde el principio a revisar licitaciones anteriores que hayan ganado otros contratistas para evaluar qué funciona y qué no. Si es necesario, ponte en contacto con el coordinador de licitaciones del organismo para obtener más detalles. ¿Qué están buscando y qué puedes hacer para satisfacer sus necesidades?
4. Diseña una estrategia para tu respuesta: Hazte estas preguntas para asegurarte de comprender el proyecto en su conjunto. En primer lugar, ¿qué recursos físicos y financieros se necesitarán para gestionar el contrato? ¿Cómo se distribuirá la carga de trabajo? ¿Cuánto costará preparar la oferta y cuánto tiempo llevará? ¿Quién gestionará el proceso de licitación y qué pasos implica? Después, ¿qué información debe recopilarse? Piensa también en las demás empresas involucradas: ¿quiénes son tus competidores y qué historial tienen con este organismo? ¿Qué probabilidades tienes de que te adjudiquen el proyecto?
5. Promociona tu empresa: Suponiendo que los precios sean iguales, tu propuesta será el factor decisivo para que te adjudiquen o no el proyecto. Si no eres bueno redactando, es muy recomendable contratar a alguien que sí lo sea. Primero, establece los aspectos básicos de la propuesta y crea su estructura mediante encabezados; después, completa el contenido. Conviene preparar un primer borrador y revisarlo una y otra vez hasta estar seguro de que la oferta representa claramente tu propuesta. Asegúrate de seguir todas las directrices proporcionadas y de aplicar lo aprendido en cada uno de los puntos anteriores. Sobre todo, comprueba que tu propuesta esté directamente alineada tanto con los criterios de evaluación establecidos en la solicitud de licitación como con las necesidades concretas del proyecto.
6. Aporta credibilidad: Especialmente si eres nuevo en el sector, los organismos querrán saber con quién están trabajando. Al igual que en una solicitud de empleo, conviene incluir un par de referencias que puedan dar fe de la calidad de tu trabajo. Asegúrate de explicarles de antemano lo que estás haciendo y de que sepan qué se espera de ellos.
7. Revisa, revisa y vuelve a revisar: Muchas licitaciones incluyen una lista de comprobación con sus expectativas y requisitos; si no es así, crea una propia que refleje sus necesidades y asegúrate de haberlo comprobado todo. También es buena idea que otra persona revise tu oferta antes de presentarla. Una vez entregada, no hay vuelta atrás. Si estás licitando para un proyecto público, probablemente habrá un proceso de presentación establecido: síguelo al pie de la letra. En los proyectos residenciales, muchas empresas envían su oferta por correo electrónico, pero recomendamos entregarla en persona. Esto te brinda la oportunidad de explicar la propuesta al cliente y responder en el momento a cualquier pregunta que pueda tener.
8. Prepara tu presentación: Muchos organismos de compras, especialmente en proyectos grandes, exigen que los licitadores realicen una presentación formal en la que expliquen los conceptos clave de su propuesta. Si no eres buen orador, quizá quieras contratar a alguien que te represente en este proceso o, como mínimo, recibir formación en técnicas de presentación. Por encima de todo, la preparación es fundamental: dedica tiempo a ensayar tu exposición. Durante la presentación, no te desvíes del tema; normalmente, menos es más. Expón los elementos principales de tu propuesta y después invita a formular preguntas. Más adelante, tanto si aceptan tu oferta como si no, solicita comentarios al comité de selección. Estarán encantados de compartir sus opiniones y consejos sobre cómo mejorar la próxima vez.

Aspectos a los que debes prestar atención

Por desgracia, el proceso de licitación de obras de construcción no es sencillo: existen muchos obstáculos potenciales que pueden atraparte y llevar fácilmente a tu empresa a la quiebra. Antes siquiera de considerar la posibilidad de licitar para un trabajo, asegúrate de tener absoluta certeza sobre tus estimaciones y sobre tu capacidad para llevar el proyecto hasta su finalización. Una forma de mitigar parte del riesgo es evitar los errores cometidos por otros.

Errores comunes

Para ayudarte en ese sentido, hemos recopilado una lista de los errores más habituales que cometen los contratistas al licitar un trabajo:

No tener en cuenta las contingencias de los materiales: Es habitual que los contratistas presenten ofertas suponiendo que los materiales estarán disponibles. Comprueba siempre con los proveedores locales que haya existencias suficientes. También debes establecer la fecha límite de validez de los precios de los materiales, ya que los costos pueden fluctuar con facilidad.
No visitar el sitio: Es sorprendente cuántas personas utilizan Google Maps en lugar de inspeccionar físicamente el lugar de trabajo. Es imposible prever todas las condiciones particulares del sitio que podrían aumentar los gastos y poner en riesgo el proyecto. Podrías descubrir que el terreno no soporta vehículos pesados o que las calles se encuentran en una zona residencial y obligan a realizar los trabajos fuera del horario habitual. Siempre es mejor contar con toda la información. Tómate el tiempo necesario para visitar el lugar de trabajo y conocerlo a fondo.
Mediciones imprecisas: Es esencial que las mediciones y los desgloses de cantidades que utilices sean precisos y se basen directamente en los documentos de construcción proporcionados. Ten cuidado con la escala de los documentos, especialmente si trabajas con planos electrónicos, y desconfía de las mediciones indicadas en las especificaciones. Las mediciones imprecisas pueden provocar errores en el cálculo de las necesidades de mano de obra y las cantidades de materiales, lo que a su vez generará una sobreestimación o subestimación de los costos de construcción. Ambas situaciones pueden afectar negativamente a tu oferta.
No solicitar aclaraciones: Nunca hagas suposiciones. Sea cual sea el tema, si después de revisar las especificaciones y los documentos no estás seguro de algo, es tu responsabilidad solicitar aclaraciones al arquitecto o al propietario. Es importante señalar que muchos proyectos cuentan con un proceso específico para formular preguntas y que algunos incluso establecen una fecha límite después de la cual ya no se puede solicitar información. Si esa fecha ya ha pasado y no tienes plena confianza en los datos disponibles, deberías considerar retirarte del proceso.
Rellenar incorrectamente los formularios: Una de las formas más fáciles de conseguir que rechacen tu oferta es no seguir las instrucciones del organismo de compras para presentar las licitaciones. La mayoría de los organismos establece un proceso de licitación exhaustivo, con requisitos sobre precalificaciones especiales, asistencia obligatoria a reuniones previas a la licitación, cumplimentación de formularios específicos y cumplimiento de plazos. Desde el principio, prepara una lista de comprobación con todo lo que solicitan y úsala para asegurarte de no dejar ningún detalle sin revisar. Incluso después, vuelve a comprobar que todos los formularios estén completos. También es buena idea que otra persona revise tu propuesta.
Cometer errores de cálculo: Los errores más comunes en las licitaciones son de naturaleza aritmética. Un solo cero mal colocado al cuantificar puede tener consecuencias catastróficas. No hagas los cálculos en papel: utiliza una calculadora o, mejor aún, un software diseñado específicamente para licitaciones de construcción. Como siempre, revisa tus cifras tres veces y, si es posible, pide a otra persona que las compruebe.
Aplicar tarifas de mano de obra incorrectas: Un error extremadamente común entre los contratistas nuevos es calcular la mano de obra utilizando la tarifa horaria básica. Para empezar, los salarios varían considerablemente de un condado a otro y los distintos gremios pueden cobrar cantidades muy diferentes. Algunos estados tienen una tarifa mínima básica y otros utilizan salarios vigentes, que representan el promedio de las tarifas pagadas en varios proyectos de una zona. Treinta y dos estados tienen sus propios salarios vigentes, que pueden variar según el tipo de construcción: industrial, comercial o residencial. Los proyectos federales también utilizan tarifas vigentes. Casi todos los salarios vigentes, tanto estatales como federales, establecen una tarifa horaria base e incluyen una serie de beneficios, como vacaciones, permisos, comidas, desplazamientos, etc. Además, los salarios vigentes aplican multiplicadores para las horas extra. No pagar la tarifa correcta, especialmente en obras públicas, puede tener graves consecuencias. Asegúrate de consultar las leyes salariales aplicables a los gremios específicos del condado donde se realizará la construcción.
Calcular incorrectamente los costos de mano de obra: Supongamos que ya has tenido en cuenta las tarifas vigentes en tu condado; ¿has pensado en la productividad de los trabajadores? Tu capacidad para terminar una tarea en una hora no necesariamente será la misma que la de alguien con menos experiencia. Aunque muchos contratistas nuevos prefieren contratar trabajadores jóvenes y menos experimentados que acepten una remuneración menor, con ello asumen el riesgo de sufrir retrasos por una menor productividad, trabajos repetidos y un aumento de las ausencias, las lesiones y la rotación de personal.
No tener en cuenta las necesidades de equipos: Una forma muy sencilla de ver cómo se reducen tus beneficios es calcular mal los equipos que necesitarás para completar el trabajo. No solo existe un gasto directo por su alquiler o compra, sino que también pueden producirse retrasos si el equipo no está disponible. No des por sentado que los equipos que ya posees funcionan correctamente y están disponibles: comprueba primero que no estén asignados a otro trabajo ni programados para mantenimiento o reparación. Además, asegúrate de incluir el combustible y/o las necesidades energéticas y operativas de la maquinaria, así como su transporte hacia y desde el sitio.

Control de daños

Imagina la siguiente situación: te enteras de que se va a realizar un nuevo proyecto en tu zona que encaja perfectamente con las capacidades de tu empresa, así que dedicas dos semanas a preparar la oferta perfecta. Te reúnes con el propietario y el arquitecto, asistes a las reuniones informativas previas a la licitación, haces tus mediciones, recibes ofertas de los subcontratistas, te reúnes con los proveedores para confirmar precios y disponibilidad, y, en general, pones todo tu empeño en el proyecto. Al final, presentas una oferta con un margen de beneficio de solo el 10 %, con la esperanza de conseguir el contrato como el licitador más barato. ¿Y adivina qué? ¡Ganas!

Pero después descubres que el segundo licitador más bajo presentó una oferta un 40 % superior a la tuya y que todas las demás fueron, en promedio, un 50 % más altas. O todos los demás son demasiado codiciosos —algo poco probable— o has cometido un error grave de cálculo. ¿Qué haces? ¿Puedes retirarte del proceso? ¿Te obligarán a ejecutar la obra y asumir las pérdidas?

Sorprendentemente, este tipo de situaciones ocurre con más frecuencia de lo que podrías pensar. Por suerte, dependiendo del tipo de error, la mayoría de los organismos te permitirá retirarte sin consecuencias. El factor determinante es si el error fue administrativo o se debió a una mala decisión.

Errores administrativos

Aunque cada estado y condado tiene sus propias leyes sobre las licitaciones de construcción, la mayoría permite que un contratista retire su oferta si puede demostrar que: a) un error administrativo provocó un error de hecho que afectó negativamente a la oferta, y b) el contratista informó al organismo tan pronto como se dio cuenta de que había cometido el error. Los errores administrativos habituales son las erratas matemáticas, la transposición incorrecta de cifras o incluso la colocación incorrecta de una coma decimal.

Errores de criterio

Por desgracia, si no comprendiste plenamente el alcance del proyecto, no planificaste adecuadamente los riesgos, no evaluaste correctamente la cantidad de materiales o equipos necesarios, o cometiste cualquiera de los otros muchos errores posibles al preparar la oferta, no podrás retirarte una vez vencido el plazo de presentación. O, como mínimo, tendrás que afrontar una penalización considerable. A menudo, los contratistas que se encuentran en esta situación se ven obligados a pagar la diferencia entre su oferta y la del siguiente licitador más bajo. Dependiendo del tamaño del proyecto, una medida así puede llevar fácilmente a la empresa a la quiebra.

Conclusión

Presentar siempre ofertas perfectas es más fácil decirlo que hacerlo, pero si estableces un sistema de revisión y un conjunto de procedimientos que puedas seguir con cada presupuesto, probablemente tendrás mucho más éxito. Además, acostúmbrate a revisar desde el principio los códigos CSI y las especificaciones, asistir a todas las reuniones previas a la licitación, visitar el sitio y solicitar aclaraciones siempre que exista alguna duda. Asegúrate también de añadir tiempo suficiente al cronograma para hacer frente a situaciones imprevistas y, sobre todo, pide siempre a otra persona que revise tu trabajo.

Esperamos que esta información te haya resultado útil.

El equipo de SINC

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