Plantilla de seguimiento de documentos de construcción

Este archivo interactivo de Excel viene prellenado con las fórmulas que necesitas para empezar a completarlo y utilizarlo de inmediato.

Casi todo proyecto de construcción tiene una cantidad enorme de datos que deben rastrearse y mantenerse organizados. Además, a lo largo del proyecto, será necesario agregar nueva información y actualizar la información existente.

Estos datos podrían incluir desde diseños y aprobaciones iniciales hasta planos y especificaciones detalladas, pasando por informes de progreso diarios y semanales e inspecciones.

Nuestra plantilla de Construction Document Tracker te brinda una forma sencilla de mantener toda tu documentación almacenada en un solo lugar para una recuperación y mantenimiento rápidos y fáciles.

En la industria de la construcción, hay una montaña de papeleo que rige nuestras vidas; todo, desde contratos y licencias y permisos hasta planos, especificaciones, RFPs, órdenes de cambio e informes de inspección. Es una realidad con la que la mayoría de nosotros preferiría no tener que lidiar, pero no hay forma de evitarla. Lo que sí puedes hacer, sin embargo, es asegurarte de que tus interacciones relacionadas con el papeleo sean menos abrumadoras y algo menos estresantes.

Para simplificar tu vida, puedes implementar un sistema funcional de gestión de documentos que te permita agregar fácilmente contenido nuevo, editarlo, revisarlo y compartirlo con las personas pertinentes involucradas en el proyecto. Suena complicado, pero en realidad no lo es. Un buen sistema de gestión de documentos debe tener archivos categorizados de manera lógica que (te dé la capacidad) de acceder a cualquier registro que necesites en cuestión de segundos. Debe ser una solución escalable que pueda adaptarse con facilidad a entornos en crecimiento a medida que se agregan nuevos elementos al proyecto, o a medida que se gestionan proyectos adicionales en paralelo. Debe ser seguro para impedir el acceso no autorizado a los datos de XXX, y aun así ser fácilmente compartible con las partes interesadas que necesiten acceso. La solución más simple para la mayoría de las empresas es aprovechar uno de los servicios en la nube populares, como Google Drive para almacenar archivos, en conjunto con un rastreador, y para empresas más grandes con más piezas en movimiento, es común usar ya sea una solución de software empaquetada previamente, o tener software hecho a medida.

Por encima de todo, necesitas lograr la aceptación de las personas que usarán el sistema para asegurarte de que sigan los pasos necesarios para que el sistema sea efectivo. Debes involucrar a las partes interesadas desde el principio y obtener su retroalimentación en cada paso del camino. Comunica los cambios en todo el ámbito y asegúrate de que todos comprendan cómo el nuevo sistema mejorará sus vidas.