Lista de documentos del subcontratista: plantilla gratuita

Este archivo interactivo de Excel viene prellenado con las fórmulas que necesitas para empezar a completarlo y utilizarlo de inmediato.

Especialmente para proyectos más grandes, puede resultar bastante engorroso llevar el control de todos los documentos que forman una oferta final. Debe asegurarse de recopilar toda su información de contacto más reciente, además de las certificaciones de trabajo relacionadas y la licencia local para el proyecto, y también su contrato más reciente.

Nuestra Plantilla de Lista de Documentos del Subcontratista puede ayudarle realmente a obtener y mantenerse organizado al realizar el seguimiento de todos los detalles pertinentes relacionados con el Alcance del Trabajo, el contrato de construcción y los datos individuales del subcontratista.

En casi cada proyecto de construcción, hay una montaña de papeleo que debe compilarse y mantenerse. Esto es especialmente cierto en el caso de que sea necesario incorporar contratistas y subcontratistas adicionales. En cada caso, hay un conjunto de documentos de cumplimiento que será necesario rastrear; desde licencias, certificaciones, fianzas, renuncias de gravamen (lien waivers) e incluso pólizas de seguro. Cuanto más grande es el proyecto, más se vuelve complicado el trabajo de indexación del expediente (job of record), sin mencionar la desafiante tarea de garantizar que cada persona cumpla.

De vez en cuando, puede ser necesario recuperar, revisar, actualizar y volver a archivar documentos. Para mantener todo funcionando sin problemas, especialmente en proyectos más grandes, es imprescindible contar con algún tipo de sistema que le permita acceder y mantener registros rápidamente. Además, los registros deben conservarse en una sola ubicación a la que pueda acceder cualquier persona que los necesite. Muchas empresas, especialmente las que gestionan proyectos en diferentes sitios, dependen de soluciones de almacenamiento basadas en la nube como Google Drive, OneDrive o DropBox para alojar sus datos, y en muchos casos, estas soluciones ofrecen un almacenamiento gratuito considerable.

El rastreo generalmente se realiza mediante una plantilla de hoja de cálculo para proyectos más pequeños, o algo más sólido como software dedicado. Es una buena idea hacer anotaciones en los registros para fechas importantes, como cuándo se presentó inicialmente el archivo o cuándo se actualizó por última vez; esto facilitará la búsqueda de información específica en el futuro.

En cuanto a la gestión de la información que tiene archivada, debe organizar el sistema en función de los requisitos principales del proyecto. Por ejemplo, las listas pueden organizarse por cliente o por ciudad. Cualquiera que sea la categoría, es imprescindible que todas las personas de la organización que accederán a los datos comprendan el propósito de ello, cómo está organizado y cómo debe usarse. Si es necesario, puede que deban otorgarse permisos para acceso de lectura y edición. Cuando reciba nuevos documentos en el sistema, deben verificarse físicamente para comprobar su exactitud y asegurar que la integridad de los datos se mantenga intacta.