Nachträge bei Bauprojekten

Nachträge sind bei laufenden Bau- und Vertragsprojekten häufig erforderlich. Dieser Beitrag hilft Ihnen zu verstehen, warum sie notwendig sind, wie Sie sie korrekt umsetzen und auf welche typischen Fallstricke Sie dabei achten sollten.

Was ist ein Nachtragsauftrag?

Ein Nachtragsauftrag ist ein Dokument, in dem sämtliche Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber festgehalten werden. Dabei kann es sich um jede Art von Änderung der ursprünglich vereinbarten Arbeiten und des Projektumfangs handeln – zum Beispiel das Versetzen einer Wand, das Streichen in einer anderen Farbe oder das Anbringen zusätzlicher Lampen in einem Raum.

Warum sind Nachträge notwendig?

Nachträge sind ein wichtiger Bestandteil des Vertragsprozesses, da sich der Umfang der meisten Aufträge im Laufe der Zeit verändert. Im Idealfall wären sämtliche Arbeiten von Anfang an vollständig beschrieben und vereinbart. Das ist jedoch nur sehr selten der Fall. Änderungen am Leistungsumfang wirken sich auf beide Vertragsparteien aus – Auftraggeber und Auftragnehmer – und müssen daher in Form eines Nachtragsauftrags offiziell vereinbart werden.

Sind Nachträge gut oder schlecht?

Nachträge können sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Sehen wir uns einige davon an.

Vorteile:

• Erstens und vor allem spiegeln Nachträge in der Regel ein angepasstes Ergebnis wider, das den aktuellen Vorstellungen des Auftraggebers entspricht. Das sollte zu einem Ergebnis führen, mit dem der Auftraggeber letztlich zufriedener ist.

• Kosten- und Terminüberschreitungen werden korrekt berücksichtigt. Studien haben gezeigt, dass die durchschnittliche Kostenüberschreitung durch Nachträge bei großen Projekten 11–15 % des ursprünglichen Vertragswerts beträgt. Die durchschnittliche Terminüberschreitung liegt unterdessen bei 10–20 % der ursprünglich geplanten Projektdauer. Wenn diese Überschreitungen nie in Nachträgen vereinbart würden, besteht die Gefahr, dass sie nicht erstattet werden.

• Nachträge stehen in der Regel für zusätzliche Arbeit. Solange diese zu einem vereinbarten und für den Auftragnehmer rentablen Preis ausgeführt wird, ist zusätzliche Arbeit grundsätzlich immer etwas Positives.

• Flexibilität auf organisierte und faire Weise zu zeigen, ist eine hervorragende Möglichkeit, die Beziehung zum Auftraggeber zu verbessern. Dadurch können sich künftig weitere Aufträge desselben Auftraggebers oder Empfehlungen an andere Kunden ergeben.

Nachteile:

• Mehr Verwaltungsaufwand und zusätzliche Buchhaltung. Da alle Nachträge formal dokumentiert und von Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden sollten, besteht naturgemäß die Versuchung, Abkürzungen zu nehmen und mündliche Vereinbarungen zu treffen.

• Terminkonflikte können zu teuren Aushilfskräften führen. Es kommt vor, dass Auftragnehmer bereits vollständig ausgelastet sind und zusätzliche Arbeiten den Einsatz weiterer Aushilfskräfte erfordern. In solchen Situationen müssen Auftragnehmer besonders darauf achten, die Zusatzarbeiten zu einem für sie weiterhin rentablen Preis abzurechnen. Andernfalls können unrentable Aufträge entstehen. Für jeden Auftragnehmer ist das ein schwieriger Balanceakt, da der natürliche Wunsch besteht, den Auftraggeber zufriedenzustellen.

Arten von Nachträgen

Nachdem wir geklärt haben, was ein Nachtragsauftrag ist, sehen wir uns die verschiedenen Arten von Nachträgen etwas genauer an.

Ein Nachtrag kann in drei verschiedene Kategorien unterteilt werden:

1. Direkte Kosten

Direkte Kosten sind Kosten, die unmittelbar durch den Nachtrag beeinflusst werden. Zu den typischen direkten Kosten zählen Material, Arbeitsleistung, Geräte und ähnliche Ausgaben. Wichtig ist jedoch, dass auch weniger offensichtliche Ausgaben dazugehören können, etwa die Kosten für die Kommunikation mit dem Team und den Ingenieuren, die Kosten für eine Neuplanung der Konstruktion, für Einrichtung und Reinigung usw.

2. Indirekte Kosten

Zu den indirekten Kosten zählen Gemeinkosten. Sie können einen festen oder variablen Bestandteil des Bauprojekts darstellen. Wenn die indirekten Kosten als Prozentsatz des Gesamtauftrags berechnet werden, steigen sie mit zunehmendem Auftragswert.

3. Folgekosten

Folgekosten entstehen aufgrund des Zeitpunkts, zu dem der Nachtrag erfolgt – beispielsweise während einer saisonal bedingten Schlechtwetterperiode, etwa wenn es in einer bestimmten Woche besonders stark regnet oder schneit. Es handelt sich also um Umstände, die außerhalb der Kontrolle des Auftragnehmers liegen und daher sehr schwer zu bemessen sein können, das Projekt und die Kosten des Auftragnehmers jedoch erheblich beeinflussen können.

Häufige Gründe für die Erstellung eines Nachtrags sind:

• Der Arbeitsumfang des Projekts wurde ursprünglich falsch eingeschätzt.

• Eine Änderung des Entwurfs oder anderer Anforderungen des Auftraggebers.

• Der Auftraggeber oder Auftragnehmer entdeckt unvorhergesehene Hindernisse.

• Der Austausch von Materialien oder Arbeitsverfahren.

• Mangelnde Koordination zu Beginn oder ein schlecht formulierter Vertrag.

• Neue sicherheitsrelevante Anforderungen.

• Finanzielle Probleme auf Seiten des Auftraggebers oder Auftragnehmers.

• Im Laufe der Arbeiten stellt sich heraus, dass bestimmte Arbeiten nicht erforderlich sind; auch nicht ausgeführte Arbeiten stellen einen Nachtrag dar.

• Neue staatliche Vorschriften oder Gesetze, die während des Projekts in Kraft treten.

• Extreme Wetterbedingungen, die zu Verzögerungen führen oder zusätzliche Arbeiten zur Fertigstellung des Bauvorhabens erforderlich machen.

• Der Auftragnehmer arbeitet ineffizient oder ist nicht in der Lage, die vereinbarten Leistungen innerhalb des Budgets zu erbringen, sodass zusätzliche finanzielle Mittel, Zeit oder Ressourcen in das Projekt eingebracht werden müssen.

Warum Nachträge unbedingt formal dokumentiert werden müssen

Nachträge müssen schriftlich festgehalten und von Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden. Dieser Prozess ist äußerst wichtig und wird dennoch häufig übersehen. Jeder Nachtrag kann erhebliche Probleme verursachen, wenn er nicht korrekt dokumentiert und formal vereinbart wird.

Durchsetzbarkeit

Ein mündlicher Vertrag lässt sich nur sehr schwer durchsetzen, wenn das Verhältnis zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber angespannt oder streitbehaftet wird. Korrekt dokumentierte Nachträge können die Rentabilität eines Auftrags sichern und eine klare, rechtlich durchsetzbare Dokumentation schaffen, falls die Dinge aus dem Ruder laufen.

Man vergisst Dinge manchmal einfach

Ob Sie es glauben oder nicht: Es ist nicht immer einfach, sich genau daran zu erinnern, was man selbst gesagt hat. In Streitfällen sind viele Menschen überrascht, wenn man ihnen vorhält, was sie gesagt oder schriftlich festgehalten haben. Außerdem kann jemand behaupten, sich überhaupt nicht an eine Vereinbarung zu erinnern, die erst wenige Tage zuvor telefonisch getroffen wurde. Eine mündliche Vereinbarung oder ein Handschlag kann daher selbst engste Beziehungen zerstören.

Warnsignale und rote Flaggen bei Auftraggebern

Wenn ein Auftraggeber sich weigert, Nachträge formal zu vereinbaren, oder darauf drängt, Änderungen ohne Dokumentation vorzunehmen, sollte dies als Warnsignal betrachtet werden. Seine Vorschläge mögen zunächst attraktiv erscheinen, später können sie jedoch zu unbezahlten Rechnungen, dem Widerruf mündlicher Vereinbarungen und sogar rechtlichen Problemen führen. Der Auftragnehmer sollte zusätzliche oder geänderte Arbeiten ohne schriftlichen Nachtragsauftrag grundsätzlich ablehnen.

Denken Sie daran: Was nicht schriftlich festgehalten ist, ist nicht geschehen.

Häufige Fallen und wie Sie sie vermeiden

Als Auftragnehmer sollten Sie im Zusammenhang mit Nachträgen einige Fallen im Blick behalten:

1. Der Auftraggeber versucht, Sie dazu zu bringen, ohne die zusätzlich unterzeichneten Unterlagen mit dem Nachtrag zu beginnen

Manchmal versucht ein Auftraggeber, Sie davon zu überzeugen oder unter Druck zu setzen, die erforderlichen Formalitäten zu umgehen. Er behauptet vielleicht, die Unterlagen würden den Ablauf verzögern, und schlägt vor, einfach ohne sie zu beginnen. Sie sollten jedoch unbedingt auf die Unterlagen warten. Ohne die ordnungsgemäße Dokumentation riskieren Sie, für die Arbeiten nicht bezahlt zu werden.

So vermeiden Sie das: Lassen Sie niemals zu, dass ein Auftraggeber Sie zu Arbeiten ohne die korrekt unterzeichneten Unterlagen zwingt.

2. Sie möchten den Auftraggeber beeindrucken und nehmen Änderungen vor, bevor der Nachtrag genehmigt wurde

Während der Arbeiten entdecken Sie vielleicht Aspekte des Projekts, die Sie verbessern könnten und von denen Sie überzeugt sind, dass sie dem Auftraggeber letztlich gefallen würden. Trotzdem sollten Sie nicht eigenmächtig handeln. Selbst wenn die Änderungen eine Verbesserung darstellen und genau den Vorstellungen des Auftraggebers entsprechen, ist dieser nicht verpflichtet, Ihnen die Kosten zu erstatten. Wenn die Änderungen weder im ursprünglichen Vertrag noch in einem Nachtrag festgehalten sind, gibt es keine rechtliche Grundlage für eine Erstattung durch den Auftraggeber. Bei jedem Versuch, Ihre Ansprüche rechtlich durchzusetzen, wird man die Dokumentation des Nachtrags verlangen – und ohne diese bricht Ihre Argumentation zusammen.

So vermeiden Sie das: Handeln Sie niemals eigenmächtig – nehmen Sie keine Änderungen vor, die Sie nicht schriftlich genehmigt bekommen haben.

3. Der Auftraggeber stellt überzogene Forderungen und Sie sind versucht, ihm zu viel zu berechnen

Manchmal möchte ein Auftraggeber während der Arbeiten etwas Neues, das er für die Fertigstellung des Projekts für unverzichtbar hält, obwohl es nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten war und daher einen Nachtrag erfordert. Die anschließenden Verhandlungen können entscheidend sein. Versuchen Sie, einen fairen Preis zu vereinbaren, damit weder Sie noch der Auftraggeber das Gefühl haben, übervorteilt zu werden. Als Auftragnehmer könnten Sie die Gelegenheit nutzen, mehr zu berechnen als angemessen wäre. Langfristig ist das jedoch keine gute Lösung. Eine positive Geschäftsbeziehung und ein guter Ruf sind wertvoller als der finanzielle Gewinn aus einem einzelnen Auftrag.

So vermeiden Sie das: Berechnen Sie dem Auftraggeber niemals überhöhte Preise – kalkulieren Sie die Arbeitskosten fair.

Muss der Auftragnehmer Nachträge immer ausführen?

Was steht in Ihrem Vertrag über Nachträge? Üblicherweise ist darin festgelegt, dass ein Nachtragsantrag eingereicht und genehmigt werden muss, bevor die Arbeiten offiziell ausgeführt werden dürfen. Ohne schriftliche Vereinbarung gelten alle Arbeiten, die außerhalb des Vertrags ausgeführt werden, als unentgeltliche Leistungen. Deshalb sollten Sie zusätzliche Arbeiten grundsätzlich erst ausführen, wenn der Nachtrag unterzeichnet wurde.

Wenn der Auftraggeber versucht, Sie unter Druck zu setzen, können Sie auf die Vertragsklausel verweisen, die besagt, dass Nachträge nur auf Grundlage eines unterzeichneten Dokuments ausgeführt werden dürfen. Dadurch wird der Auftraggeber gezwungen, das Verfahren einer Bauänderungsanweisung (Construction Change Directive, CCD) einzuleiten. Eine Bauänderungsanweisung ist nicht gleichbedeutend mit einem Nachtragsauftrag. Die CCD bestätigt, dass eine Änderung erforderlich ist, dass aber der dafür notwendige Zeit- und Kostenaufwand noch nicht feststeht und später verhandelt wird.

Als Auftragnehmer können Sie die Ausführung eines Nachtrags auch ablehnen, wenn Ihnen für die betreffenden Arbeiten die Zeit oder die erforderlichen Kenntnisse fehlen. Wie bereits erwähnt, lehnen die meisten Auftragnehmer Nachträge jedoch nur ungern ab, da diese in der Regel zusätzliche Einnahmen bedeuten.

Was Sie vor der Zustimmung zu einem Nachtrag bedenken sollten

1. Lesen Sie die Bedingungen sorgfältig.

Vergewissern Sie sich, dass die Forderungen des Auftraggebers hinsichtlich Zeitplan und finanzieller Vergütung angemessen sind.

2. Denken Sie daran, dass der Auftraggeber wegen der gewünschten Änderungen möglicherweise unter Stress steht und diesen auf Sie überträgt.

Er könnte Ihnen den Eindruck vermitteln, dass die Änderungen für das Projekt unverzichtbar sind. Das ist jedoch eher unwahrscheinlich. Wäre die Änderung wirklich so wichtig gewesen, wäre sie kein Nachtrag, sondern bereits Bestandteil des ursprünglichen Vertrags gewesen.

3. Stimmen Sie keiner Vergütung zu, die unter Ihrem üblichen Preis liegt.

Der Auftraggeber versucht möglicherweise, Sie mit einem erheblichen Rabatt zur Ausführung der Änderungen zu bewegen, und argumentiert, dass diese nur einen kleinen Teil des Gesamtauftrags ausmachen. Für den Auftraggeber mag das zutreffen, für Sie ist es jedoch nicht sinnvoll. Nachträge erfordern nicht nur zusätzliche Arbeitsstunden, sondern erhöhen wahrscheinlich auch die Kosten für Material und andere notwendige Ressourcen, die Sie für ihre Ausführung benötigen. Sie müssen aus finanziellen Gründen keinen Verlust hinnehmen, nur weil sich der ursprüngliche Plan geändert hat.

4. Berücksichtigen Sie bei den Vergütungsverhandlungen den Wert Ihrer Zeit.

Nehmen wir an, die Ausführung des Nachtrags erfordert eine zusätzliche Arbeitswoche. Dann verschiebt sich Ihr nächstes Projekt um eine Woche. Für Ihre Arbeit in dieser Woche sollten Sie genauso vergütet werden wie für das ursprünglich geplante Projekt. Das ist ein wichtiger Gesichtspunkt bei den Vergütungsverhandlungen. Jede Arbeitsstunde hat denselben Wert.

Nachträge effektiv verwalten

Bestimmen Sie einen zuständigen Nachtragsmanager.

Nach seiner Ernennung ist diese Person dafür verantwortlich, dass sämtliche Informationen zum Nachtrag an einem Ort gebündelt werden. Alle am Nachtrag Beteiligten müssen über dieselben Daten und Fakten verfügen, etwa zu Unterschriften, Daten, Beträgen, Materialien usw. Wenn der Auftraggeber, Architekten, Bauarbeiter oder andere Beteiligte den Projektmanager kontaktieren, müssen sie Zugriff auf dieselben Informationen haben. Es darf keine Unklarheiten geben, die dazu führen könnten, dass Bauarbeiter eigenmächtig über Nachträge entscheiden.

Es empfiehlt sich, nur eine Person – etwa den Auftragnehmer oder den Projektmanager – zur Unterzeichnung von Nachträgen zu berechtigen, um Probleme zu vermeiden. Halten Sie den oder die berechtigten Namen im ursprünglichen Vertrag fest. Andernfalls könnte ein Auftraggeber den Teamleiter unter den Bauarbeitern ansprechen und ihn dazu bringen oder dazu überreden, etwas zu unterzeichnen, das sinnvoll und vernünftig klingt, aber zuvor nicht mit einer entscheidungsbefugten Person vereinbart wurde.

Wenn Informationen fehlen oder noch diskutiert werden, geht Zeit verloren. Jedes Mal, wenn jemand eine andere Person kontaktieren muss, um eine Nachtragsgenehmigung einzuholen, verzögert sich der Prozess. Das ist für niemanden ideal. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass vor Beginn alles geregelt ist. Es ist sinnvoll, eine Kopie des Nachtrags dem ursprünglichen Vertrag beizufügen. Außerdem ist es wichtig zu beachten, dass sich ein Nachtrag auch auf Arbeiten beziehen kann, die nicht mehr erforderlich sind. Fügen Sie daher am besten die Nachtragsunterlagen bei, aus denen hervorgeht, warum bestimmte ursprünglich im Vertrag vorgesehene Arbeiten nicht ausgeführt wurden.