Öffentliche Aufträge im Wert von über 5 Millionen Pfund: So können sich Auftragnehmer auf die neuen Anforderungen an Qualifikationen und lokale Arbeitsplätze vorbereiten

Öffentliche Auftragnehmer und Subunternehmer sollten einen neuen Aspekt bei Ausschreibungen prüfen. Die britische Regierung hat Änderungen angekündigt, durch die lokale Beschäftigung, Ausbildung und der Umgang mit regionalen Fachkräfteengpässen bei der öffentlichen Beschaffung stärker berücksichtigt werden sollen. Bei öffentlichen Aufträgen im Wert von 5 Millionen Pfund oder mehr steigt die Gewichtung des gesellschaftlichen Mehrwerts von 10 % auf 20 %.

Diese Änderung könnte mehr betreffen als nur die Formulierung eines Ausschreibungsangebots. Wenn ein Auftragnehmer Zusagen zu lokalen Arbeitsplätzen, Ausbildungsplätzen, Schulungen oder Arbeitsstunden von Beschäftigten macht, müssen diese Zusagen möglicherweise während der gesamten Ausführung geplant und nachgewiesen werden. Die Ankündigung der britischen Regierung zu öffentlichen Ausgaben, britischen Arbeitsplätzen und Qualifikationen ist ein guter Ausgangspunkt, um zu prüfen, was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.

Die konkreten Anforderungen hängen von den Ausschreibungsunterlagen und dem Vertrag ab. Auftragnehmer sollten die Ankündigung daher nicht als Ersatz für die sorgfältige Prüfung der Vergabeunterlagen verstehen. Nutzen Sie sie vielmehr als Anlass, die Planung, Zuweisung, Dokumentation und Berichterstattung zu Zusagen mit gesellschaftlichem Mehrwert in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Was die höhere Gewichtung für Ausschreibungen bedeuten kann

Gesellschaftlicher Mehrwert ist kein Punkt mehr, den man bis zu den letzten Seiten eines Angebots aufschieben kann. Wenn dieser Teil einer Ausschreibung stärker gewichtet wird, kann die Qualität Ihres geplanten Umsetzungskonzepts einen direkteren Einfluss darauf haben, wie Ihr Angebot bewertet wird.

Für einen Auftragnehmer bedeutet das, die Ausschreibung gemeinsam mit dem Bauzeitenplan und dem Ressourcenplan zu prüfen. Achten Sie auf Fragen oder Bewertungskriterien zu folgenden Themen:

• Lokale Beschäftigung und Personalgewinnung
• Ausbildungsplätze und Einstiegsmöglichkeiten
• Schulungen für bestehende Mitarbeitende
• Von lokal Beschäftigten geleistete Arbeitsstunden
• Fachkräfteengpässe in der Projektregion
• Berichterstattung und Nachweise während der Vertragsausführung

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine allgemeine Aussage zur Unterstützung der lokalen Gemeinschaft ausreicht. Eine überzeugendere Antwort erläutert, wie die Zusage umgesetzt wird, wer dafür verantwortlich ist und wie der Fortschritt gemessen wird. Sie sollte außerdem realistisch sein. Mehr Ausbildungsplätze oder Schulungsstunden zu versprechen, als das Projekt tatsächlich ermöglichen kann, schafft nach der Auftragsvergabe ein Umsetzungsrisiko.

Dies ist auch ein guter Anlass, Ihren gesamten Prozess für Bauausschreibungen erneut zu prüfen. Zusagen zum gesellschaftlichen Mehrwert sollten gemeinsam mit Leistungsumfang, Bauzeitenplan, Personalbedarf und Subunternehmerstrategie bewertet werden und nicht als separater Teil des Ausschreibungstextes gelten.

Zusagen in den Projektplan integrieren

Nach der Auftragsvergabe sollten die Zusagen in konkrete Aufgaben übersetzt werden. Beginnen Sie mit einem einfachen Register, in dem für jede Zusage deren Quelle in der Ausschreibung oder im Vertrag, die verantwortliche Person, der geplante Umsetzungszeitraum und die aufzubewahrenden Nachweise festgehalten werden.

Ein Projektplan könnte beispielsweise eigene Maßnahmen vorsehen für:

• Die Ausschreibung von Stellen über geeignete lokale Kanäle
• Die Ermittlung von Positionen, die sich für Berufseinsteiger oder Auszubildende eignen
• Die Abstimmung von Schulungsmaßnahmen mit dem Projektteam und relevanten Anbietern
• Die Erfassung von Arbeitsstunden nach Mitarbeitenden, Rolle, Baustelle und Datum
• Die Prüfung, ob Subunternehmer die ihnen zugewiesenen Zusagen erfüllen können
• Die Erstellung regelmäßiger Fortschrittsinformationen für den Auftraggeber

Der Projektleiter, das kaufmännische Team, die Baustellenleitung sowie die Lohnbuchhaltung oder Verwaltung können jeweils über einen Teil der für die Berichterstattung erforderlichen Informationen verfügen. Wenn die Zuständigkeiten von Anfang an festgelegt werden, sinkt das Risiko, dass Nachweise über E-Mails, Stundenzettel, Tabellen und Berichte von Subunternehmern verstreut sind.

Der Plan sollte außerdem den tatsächlichen Bauzeitenplan berücksichtigen. Personalgewinnung und Schulungsmaßnahmen müssen zu einem Zeitpunkt stattfinden, an dem geeignete Arbeiten, Betreuung und Kapazitäten auf der Baustelle vorhanden sind. Wenn eine Zusage von einem Subunternehmer abhängt, sollte diese Abhängigkeit vor der Mobilisierung sichtbar gemacht und geklärt werden, wie der Subunternehmer die erforderlichen Nachweise bereitstellt.

Lokale Beschäftigung, Schulungen und Arbeitsstunden dokumentieren

Nachweise sollten während der Ausführung der Arbeiten gesammelt und nicht erst am Projektende rekonstruiert werden. Welches System geeignet ist, hängt vom Vertrag ab. Sinnvolle Unterlagen können jedoch genehmigte Stundenzettel, Angaben zu Rolle und Einsatzort, Schulungsteilnahmen, Ausbildungsnachweise, Informationen zu Personalgewinnungsmaßnahmen und Rückmeldungen von Subunternehmern umfassen.

Bei Arbeitsstunden sollten Sie vor Beginn der Arbeiten festlegen, welche Informationen erfasst werden müssen. Dazu können Name oder Kennung der beschäftigten Person, Datum, Projekt, Rolle, geleistete Stunden sowie die Angaben gehören, anhand derer festgestellt werden kann, ob die Arbeit der im Vertrag geltenden Definition von lokaler Beschäftigung oder gesellschaftlichem Mehrwert entspricht. Erheben oder melden Sie nicht mehr personenbezogene Daten, als für den angegebenen Zweck erforderlich sind.

Einheitliche Zeiterfassung ist besonders wichtig, wenn Zusagen über den Verlauf eines Projekts hinweg gemessen werden. Ein Zeiterfassungssystem kann Führungskräften dabei helfen, geplante und tatsächliche Stunden zu vergleichen, Lücken frühzeitig zu erkennen und eine nachvollziehbare Prüfspur zu erstellen. Außerdem kann es den Aufwand verringern, auf Erinnerungen angewiesen zu sein oder Aufzeichnungen aus verschiedenen Teams manuell zusammenzuführen. Hintergrundinformationen zur Auswahl eines geeigneten Ansatzes finden Sie unter Wie funktionieren Apps zur Standorterfassung von Mitarbeitenden?. Berücksichtigen Sie dabei stets die Datenschutzanforderungen und vertraglichen Vorgaben des Projekts.

Auch Schulungsnachweise sollten konkret sein. Halten Sie Datum, Maßnahme, Teilnehmende, Anbieter oder verantwortliche Person sowie eine kurze Beschreibung der durchgeführten Inhalte fest. Bei Ausbildungsplätzen oder Stellen für Berufseinsteiger sollten Sie die Informationen aufbewahren, die belegen, dass die Möglichkeit geschaffen und unterstützt wurde, ohne eine Absicht als bereits erbrachte Leistung darzustellen.

Auch Kosten- und Arbeitsaufzeichnungen können von einer einheitlichen Projektstruktur profitieren. Kostenstellen in der Bau-Buchhaltung verwenden erläutert, wie eine konsistente Codierung die Analyse von Projektinformationen erleichtern kann. Ein ähnliches Prinzip kann auch hier hilfreich sein: Legen Sie einheitliche Bezeichnungen für Projekte, Aktivitäten, Mitarbeiterkategorien und Berichtszeiträume fest, bevor der erste Bericht fällig ist.

Zuständigkeiten der Subunternehmer vor der Ausführung prüfen

Generalunternehmer sollten nicht davon ausgehen, dass eine Zusage zum gesellschaftlichen Mehrwert endet, sobald Arbeiten an einen Subunternehmer vergeben werden. Wenn ein Subunternehmer lokale Arbeitsplätze, Schulungen oder Arbeitsstunden bereitstellen soll, müssen diese Erwartungen in den Subunternehmerverträgen und Projektanweisungen eindeutig festgehalten werden.

Vereinbaren Sie, was der Subunternehmer leisten muss, wann Informationen fällig sind und welche Nachweise akzeptiert werden. Legen Sie außerdem fest, wer die Angaben prüft und wie verfehlte Zusagen eskaliert werden. Ein Subunternehmer verfügt möglicherweise über gute Baustellenaufzeichnungen, hat aber kein Verfahren, um Ergebnisse zu lokaler Beschäftigung oder Ausbildung in dem vom öffentlichen Auftrag geforderten Format zu erfassen.

Dies ist eine praktische Erweiterung eines guten Managements von Subunternehmervereinbarungen. Ziel ist nicht, ohne Zweck zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Vielmehr soll sichergestellt werden, dass Zusagen aus dem Hauptangebot entlang der Lieferkette nachverfolgt und durch Nachweise belegt werden können.

Praktische Checkliste zur Vorbereitung

Vor der Abgabe eines Angebots für einen öffentlichen Auftrag im Wert von 5 Millionen Pfund oder mehr sollten Auftragnehmer:

1. Prüfen, wie gesellschaftlicher Mehrwert in der Ausschreibung definiert und bewertet wird.
2. Die geforderten Zusagen zu lokaler Beschäftigung, Qualifikationen, Schulungen und Arbeitsstunden ermitteln.
3. Jede geplante Zusage anhand des Bauzeitenplans, des Personalplans und der verfügbaren Betreuungskapazitäten prüfen.
4. Eine verantwortliche Person für Umsetzung und Berichterstattung benennen.
5. Einen einheitlichen Prozess zur Erfassung von Stundenzetteln und Schulungsnachweisen festlegen.
6. Zuständigkeiten und Berichtstermine der Subunternehmer bestätigen.
7. Den Fortschritt regelmäßig prüfen, statt bis zum abschließenden Vertragsbericht zu warten.

Die Ankündigung der britischen Regierung signalisiert eine stärkere Fokussierung auf gesellschaftlichen Mehrwert bei diesen öffentlichen Aufträgen. Maßgeblich dafür, was Ihr Unternehmen leisten muss, bleiben jedoch die Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen. Auftragnehmer, die ihre Zusagen aus dem Angebot mit dem Bauzeitenplan, der Lieferkette und zuverlässigen Projektnachweisen verknüpfen, sind besser aufgestellt, um die geplanten Leistungen umzusetzen und die Ergebnisse nachvollziehbar darzustellen.