Alles, was Sie über Ausschreibungen im Bauwesen wissen müssen

Hinter jedem äußerst erfolgreichen Bauunternehmen steckt vermutlich ein Geschäftsleiter, der nicht nur den Ablauf von Ausschreibungen umfassend versteht, sondern regelmäßig auf Ausschreibungen und Aufforderungen zur Angebotsabgabe reagiert – und dabei auch regelmäßig Projekte gewinnt. Selbst das erfahrenste und kompetenteste Auftragnehmerteam kommt nicht voran, wenn es keine neuen Projekte und Umsätze akquirieren kann.

Der Ausschreibungsprozess im Bauwesen kann zeitaufwendig und kostspielig sein. Wird er jedoch korrekt durchgeführt, kann er jedes Unternehmen beleben – nicht nur durch höhere Gewinne, sondern auch durch ein stärkeres professionelles Netzwerk aus Bauleitern und anderen Generalunternehmern. Kurz gesagt: Ein gut durchgeführter Ausschreibungsprozess führt letztlich so oder so zu weiterem Wachstum.

In diesem Artikel geben wir einen allgemeinen Überblick über den Ausschreibungsprozess im Bauwesen in den Vereinigten Staaten. Wir betrachten den Unterschied zwischen Angeboten und Kostenschätzungen, den Ausschreibungsprozess sowie Projektabwicklungsmodelle und geben anschließend mehrere Empfehlungen für die Abgabe eines erfolgreichen Bauangebots. Danach gehen wir auf die Kostendeckung und die allgemeinen Baustellenkosten ein und zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Aufschlag und Ihre Gewinnmargen berechnen. Abschließend geben wir Empfehlungen dazu, was Sie tun und was Sie auf keinen Fall tun sollten, und erklären, wie Sie vorgehen, wenn Ihnen ein schwerwiegender Fehler unterläuft. Legen wir los!

Was genau ist ein Bauangebot?

Einfach ausgedrückt ist ein Bauangebot ein Vorschlag, mit dem Sie potenziellen Kunden zeigen, dass Ihr Unternehmen über die nötigen Voraussetzungen verfügt, um den Auftrag erfolgreich auszuführen. Auf Grundlage der Projektzeichnungen, Spezifikationen und Materialmengenermittlungen legt Ihr Angebot genau fest, wie Sie das Projekt umsetzen werden und welchen Betrag Sie dafür akzeptieren.

Oft werden mehrere solcher Angebote gleichzeitig von verschiedenen konkurrierenden Unternehmen ähnlicher Größe und Ausrichtung abgegeben. Der Preis ist im Allgemeinen der entscheidende Faktor dafür, ob ein Unternehmen den Zuschlag erhält. Dies gilt insbesondere für von Behörden ausgeschriebene Aufträge, bei denen der Auftraggeber gesetzlich häufig verpflichtet ist, das niedrigste Angebot auszuwählen.

Bei privaten Projekten spielt der Preis zwar ebenfalls eine Rolle, die Angebote konzentrieren sich jedoch meist stärker auf andere Faktoren wie Qualifikationen und Erfahrung.

Ist ein Bauangebot eine Kostenschätzung?

Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, sind „Angebot“ und „Kostenschätzung“ nicht völlig gleichbedeutend. Es ist wichtig, den Unterschied zu verstehen.

Eine Kostenschätzung ist eine fundierte, auf Erfahrung basierende Einschätzung der konkreten Ausgaben für Materialien, Geräte und Arbeitsleistungen bei den verschiedenen Bauelementen. Sie basiert auf Materialmengenermittlungen, detaillierten Spezifikationen sowie Architektur- und Bauplänen. Kostenschätzungen sind lediglich ein Bestandteil des Ausschreibungsprozesses und dienen dazu, ein Angebot zu erstellen.

Ein Angebot hingegen ist ein endgültiger Kostenvorschlag, der auf einer Reihe von Schätzungen sämtlicher projektbezogener Kosten beruht – von Arbeitsleistungen und Materialien bis hin zu indirekten Kosten wie Büro- und Gemeinkosten sowie der Gewinnmarge. Das Angebot ist der endgültige Preis, der für ein Projekt vorgeschlagen wird. Die Erstellung eines guten Angebots erfordert erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand: Alle projektbezogenen Informationen müssen geprüft und in einen möglichst genauen Vorschlag überführt werden. Selbst der kleinste Fehler in einer vorläufigen Berechnung kann darüber entscheiden, ob Sie ein Projekt gewinnen oder nicht – oder schlimmer noch: ob Sie es gewinnen und anschließend daran scheitern.

Der grundlegende Ausschreibungsprozess im Bauwesen

1. Zunächst erstellt der Auftraggeber (eine Privatperson oder eine Behörde) den Entwurf und die Spezifikationen für das Projekt, teilweise in Zusammenarbeit mit einem Bauleiter und/oder Architekten.
2. Anschließend veröffentlicht der Auftraggeber eine Request for Proposal (RFP), also eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, beziehungsweise eine Request to Tender (RTT), eine Ausschreibung. Dabei werden Auftragnehmer aufgefordert, Vorschläge für die Umsetzung des Projekts einzureichen. In diesem Schritt stellt der Auftraggeber jedem Auftragnehmer in der Regel Unterlagen wie Zeichnungen, Spezifikationen und Richtlinien zum Projektumfang zur Verfügung.
3. Abhängig vom Projektabwicklungsmodell (dazu später mehr) beginnen die Auftragnehmer nun mit der Erstellung ihrer Angebote. Diese können auch eine Ausschreibung unter Nachunternehmern für einzelne Teilbereiche des Gesamtprojekts beinhalten.
4. Anschließend reichen die Auftragnehmer ihre Angebote zur Prüfung beim Auftraggeber ein.
5. Nun beginnt das Auswahlverfahren und ein Gewinner wird bestimmt.
6. Schließlich wird zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein Vertrag formalisiert. Sobald dieser unterzeichnet ist, beginnt die Bauausführung.

Arten von Projektabwicklungsmodellen im Bauwesen

Eine wichtige Entscheidung mit weitreichenden Auswirkungen auf jedes Projekt ist das Abwicklungsmodell. Es wird auch als Projektabwicklungsmethode bezeichnet und beschreibt ein System, das eine Behörde oder ein Auftraggeber nutzt, um rechtliche Vereinbarungen mit verschiedenen Beteiligten zu treffen und die Planung, den Bau, den Betrieb und die Instandhaltung eines Bauprojekts zu organisieren und zu finanzieren.

Jedes der verschiedenen Abwicklungsmodelle soll Auftraggeber dabei unterstützen, sicherzustellen, dass ein Bauvorhaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens, des Budgets und gemäß den neuesten Qualitätsstandards umgesetzt wird. Allerdings bringt jedes Modell unterschiedliche Risikostufen und Verantwortlichkeiten für die wichtigsten Beteiligten mit sich.

Derzeit werden verschiedene Abwicklungsmodelle eingesetzt, jeweils mit eigenen Rahmenbedingungen. Die gängigsten sind:

Design-Bid-Build (DBB), auch Pauschalpreisverfahren

Dies ist die gängigste Methode bei Projekten des öffentlichen Sektors. Der Auftraggeber arbeitet mit einem Ingenieur und einem Architekten zusammen, um auf Grundlage von Bauzeichnungen und detaillierten Spezifikationen Vertragsunterlagen zu erstellen. Anschließend fordert er Angebote von geeigneten Auftragnehmern an und erteilt dem Unternehmen mit dem niedrigsten Angebot den Zuschlag. Bei diesem Modell deckt das Angebot die gesamten Projektkosten ab, einschließlich der Kosten des Generalunternehmers und der Nachunternehmer, der Gemeinkosten und des Gewinns.

Der Vorteil des DBB-Modells besteht darin, dass die Umsetzung vereinfacht wird, da der Auftraggeber sowohl die Planung als auch die Bauausführung kontrolliert. Andererseits trägt der Auftraggeber das große Risiko, das sich aus Schwierigkeiten im Gesamtprojektmanagement und aus Planungsfehlern ergibt. Bevor Auftraggeber DBB als Abwicklungsmodell wählen, sollten sie über umfangreiche Erfahrung in der Bauausführung verfügen.

Construction Manager at Risk (CMAR)

Bei diesem Modell beauftragt der Auftraggeber ein Bauleitungsunternehmen, das ihm einen garantierten Maximalpreis (Guaranteed Maximum Price, GMP) nennt. Dieser umfasst neben den Kosten für Vorbereitungs- und Bauleistungen auch das Honorar des Bauleiters sowie Rückstellungen für unvorhergesehene Kosten. Der GMP gibt dem Auftraggeber Sicherheit darüber, mit welchen Gesamtkosten er letztlich rechnen muss. Da der Bauleiter jedoch meist frühzeitig eingebunden wird, wenn die Unterlagen noch auf dem Stand der Entwurfsplanung oder Genehmigungsplanung sind, trägt er Risiken in Bezug auf Punkte, die der Architekt möglicherweise noch nicht berücksichtigt hat.

Häufig wirkt der Bauleiter an der Auswahl des Architekten mit und arbeitet anschließend eng mit ihm am Entwurfsprozess zusammen. Letztlich übernimmt er die Rolle des Generalunternehmers und beauftragt Nachunternehmer mit der Ausführung der Arbeiten. Da der GMP festgelegt wird, bevor die Planung abgeschlossen ist, können die Angebote der Nachunternehmer höher ausfallen. In diesem Fall muss das Bauleitungsunternehmen die Mehrkosten tragen. Liegen die tatsächlichen Baukosten hingegen unter dem GMP, ist es üblich, dass der Auftraggeber die Differenz mit dem Bauleiter teilt. Generell gilt das CMAR-Modell als kostensenkend.

Zu den Vorteilen dieses Modells gehören ein verbessertes Projektmanagement, eine bessere Kostenkontrolle und insgesamt ein geringeres Risiko. Da Auftraggeber, Architekt und Bauleiter bereits während der Planungsphase zusammenarbeiten, können sie sicherstellen, dass das Projekt im Budget bleibt. Außerdem lässt sich das Projekt beschleunigen, indem mit der Bauausführung begonnen wird, sobald die ersten Elemente geplant sind.

Bauleiter als Vertreter des Auftraggebers

In diesem Fall übernimmt der Bauleiter die Organisation und Verwaltung des Managementprozesses, verwaltet jedoch nicht unbedingt die Verträge selbst. Dieses Modell ist bei Kommunen sehr verbreitet: Der Auftraggeber hält den Hauptvertrag, während der Bauleiter die Management- und Ausschreibungsprozesse betreut.

Integrierte Projektabwicklung (Integrated Project Delivery, IPD)

Dieses Modell wird auch als integriertes Team bezeichnet. Es wurde nach den Grundsätzen der Lean-Construction-Philosophie entwickelt und soll die Effizienz von Projekten verbessern sowie Verschwendung bei der Projektabwicklung reduzieren. Dazu werden alle Beteiligten in das Projektmanagement einbezogen und die Risiken gleichmäßig verteilt. Beim IPD arbeiten Auftraggeber, Architekt und Generalunternehmer von Beginn an eng zusammen und teilen die Verantwortung für alle Projektbestandteile. Allerdings ist dieses Modell dafür bekannt, die Gesamtdauer eines Bauvorhabens zu verlängern.

Design-Build (auch Design-Construct)

Dieses Modell ähnelt CMAR, allerdings arbeitet der Architekt nun direkt für den Auftragnehmer. Es eignet sich besonders gut für schnell abzuwickelnde Projekte, bei denen die Bauarbeiten beginnen müssen, bevor alle Unterlagen fertiggestellt sind. Design-Build ist eine gute Möglichkeit, das Kostenrisiko für Auftragnehmer zu reduzieren und gleichzeitig ein gewisses Maß an Planungssicherheit für Auftraggeber zu gewährleisten.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Modells besteht darin, dass es die Zusammenarbeit grundsätzlich fördert. Auch wenn viele Projektbestandteile an andere Unternehmen vergeben werden, liegt die Gesamtverantwortung beim Design-Build-Unternehmen, das eng mit allen Beteiligten zusammenarbeitet. Dies sorgt für ein besseres gemeinsames Verständnis der zu liefernden Projektergebnisse, weniger Nachträge und Streitigkeiten, eine insgesamt bessere Abwicklung und letztlich geringere Kosten.

Andererseits kann dieses Modell zu einer geringeren Qualität führen, wenn der Auftraggeber auf Kostensenkungen drängt. Da der Planer nicht mehr direkt dem Auftraggeber berichtet, ist außerdem nicht immer klar, welche Prioritäten er verfolgt. Darüber hinaus tragen Design-Build-Unternehmen ein erhebliches Kostenrisiko, da die Bauunterlagen noch nicht vollständig sind und die tatsächlichen Kosten zu Beginn daher nicht präzise geschätzt werden können.

Ein erfolgreiches Angebot erstellen

Sobald das Abwicklungsmodell feststeht, Sie die Informationsunterlagen des Auftraggebers erhalten und Ihre eigene Beurteilung vor Ort abgeschlossen haben, beginnt der entscheidende Prozess der Kostenermittlung.

Die vorbereitenden Unterlagen nicht übersehen

Viele Auftragnehmer beginnen mit der Erstellung des Grundgerüsts ihrer Kostenschätzung anhand der Pläne. Das ist jedoch nicht unbedingt die beste Vorgehensweise. Stattdessen empfehlen viele Auftragnehmer, zunächst eine Tabellenkalkulation zu öffnen und für jedes zu errichtende und/oder zu installierende Element alle einleitenden CSI-Codes aus dem Spezifikationshandbuch aufzulisten. Gerade bei größeren Projekten können in den Plänen kleinere Elemente, die nur auf einzelnen Seiten dargestellt sind, leicht übersehen werden. Im Spezifikationshandbuch hingegen ist in der Regel alles enthalten.

Viele der häufigsten Fehler in diesem Schritt betreffen tatsächlich Elemente auf den ersten Seiten des Spezifikationshandbuchs – kleinere Positionen, die in den Zeichnungen nicht auftauchen, die Kosten aber deutlich erhöhen können. Dazu gehören beispielsweise besondere Anforderungen an die Abfallentsorgung oder temporäre Büroräume für den Bauleiter und sein Team. Ganz gleich, ob Sie als Nachunternehmer oder Generalunternehmer tätig sind: Sie müssen sich die Zeit nehmen, die Spezifikationsseiten sorgfältig durchzulesen, um alle zusätzlichen Leistungen zu erkennen, für die Sie im Projekt verantwortlich sein werden. Vergessen Sie auch die Null-Codes nicht, da diese die allgemeinen Projektanforderungen enthalten.

Anschließend müssen Sie die Pläne prüfen. Nehmen Sie sich die Zeit, nicht nur Ihre eigenen Pläne, sondern auch die Gesamtplanung des Projekts zu prüfen. Kontrollieren Sie außerdem die Nachträge, um sicherzustellen, dass Ihr Leistungsumfang vollständig dargestellt und definiert ist. Teilen Sie Ihre Pläne und Spezifikationen mit den Nachunternehmern und nehmen Sie sich die Zeit, sicherzustellen, dass alle vom gleichen Leistungsumfang ausgehen. Das Letzte, was Sie wollen, sind doppelt angesetzte Kosten für Leistungen, die von Ihrem Nachunternehmer übernommen werden.

Vorbesprechungen zur Ausschreibung

Es empfiehlt sich, an allen Vorbesprechungen zur Ausschreibung teilzunehmen, damit Sie jedes relevante Detail berücksichtigen können. Diese Treffen bieten eine gute Gelegenheit, auf Punkte hinzuweisen, die bei der Prüfung des Spezifikationshandbuchs und der Pläne unklar geblieben sind.

Dies bringt zwei wesentliche Vorteile mit sich. Erstens erhalten Sie Ihre Antworten in einem vertraglichen Nachtrag, wodurch Sie die betreffende Leistung als Teil des Leistungsumfangs kalkulieren können. Zweitens riskieren Sie nicht, während der Bauausführung von Kosten überrascht zu werden, die Sie nicht berücksichtigt haben. Ein wichtiger Punkt, den Sie klären sollten, betrifft Genehmigungen und die Frage, wer für deren Kosten verantwortlich ist. Anschlussgenehmigungen für Wasser- und Kanalanschlüsse können sich bei größeren Projekten beispielsweise auf bis zu hunderttausend Dollar belaufen. In manchen Kommunen muss der Auftragnehmer diese Kosten tragen.

Leistungsverzeichnis

Eine präzise Angebotskalkulation erfordert eine sorgfältige Analyse der Pläne und Spezifikationen. Je detaillierter und hochwertiger die Informationen sind, die Sie für Ihre Kalkulation verwenden, desto genauer wird Ihr Angebot. Der erste Schritt in diesem Prozess ist das Leistungsverzeichnis (Bill of Quantities, BoQ).

Das Leistungsverzeichnis ist eine detaillierte Aufstellung aller Materialien und Arbeiten, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden. Sie können es in vier Schritten erstellen:

1. Mengenermittlung: Im ersten Schritt werden die Abmessungen aller Bauelemente festgelegt und erfasst; anschließend wird jedes Element der Reihe nach aufgelistet. Je nach Komplexität des Projekts kann hierfür die Unterstützung eines Mengenermittlers erforderlich sein. Ein guter Mengenermittler arbeitet nach den New Rules of Measurement, die eine einheitliche und präzise Ermittlung der Abmessungen gewährleisten.
2. Berechnung: In diesem Schritt werden das gesamte Materialvolumen und die Gesamtfläche ermittelt. Dazu werden die in Schritt 1 erfassten Maße mit der Anzahl der Ausführungen des jeweiligen Elements multipliziert. So lässt sich die erforderliche Material- und Arbeitsmenge für jeden Projektbestandteil präzise bestimmen.
3. Zusammenfassung: Anschließend werden die berechneten Maße nach Art und Standort gruppiert und addiert. Dabei werden auch Leerflächen wie Öffnungen und Schächte berücksichtigt.
4. Aufstellung: Abschließend werden die verschiedenen Elemente mit einer Beschreibung sowie den benötigten Material- und Arbeitsmengen, Einheitspreisen und Gesamtsummen aufgelistet und nach Bauphase geordnet. Dieses Endergebnis ist das Leistungsverzeichnis.

Allgemeine Baustellenkosten

Nachdem Sie das Leistungsverzeichnis erstellt haben, das die direkten Baukosten aufführt, müssen Sie die allgemeinen Baustellenkosten berücksichtigen. Diese werden auch als indirekte Kosten oder Nebenkosten bezeichnet. Dazu gehören unter anderem Baustellenleitung, Materialhandhabung und Projektmanagement. Ihre Höhe kann je nach Abwicklungsmodell variieren.

Bei einem CM-Projekt hält der Auftraggeber beispielsweise wahrscheinlich die Mittel für zusätzliche Kosten zurück. Bei einer Agency-CM-Struktur hingegen ist der Generalunternehmer der Vertreter des Auftraggebers und muss diese Kosten überwachen und decken. Gleiches gilt für das DBB-Modell, bei dem der Auftragnehmer vollständig für zusätzliche Kosten verantwortlich ist.

Um die allgemeinen Baustellenkosten zu bestimmen, müssen Sie einen Terminplan und einen Logistikplan für die Baustelle erstellen. Der Terminplan vermittelt Ihnen ein besseres Verständnis für die Projektdauer und hilft bei der Ermittlung möglicher langfristiger Ausgaben, beispielsweise für Büroräume des Bauleiters. Bei einem Pauschalpreisvertrag kann eine verkürzte Projektdauer dazu beitragen, einige Kosten aus dem Angebot herauszunehmen.

Typische Bestandteile der allgemeinen Baustellenkosten sind:

Büroausgaben einschließlich Miete, Mobiliar und elektronischer Ausstattung
Baustellenbüro einschließlich Anschlüssen und Sicherheitsmaßnahmen
Kommunikationskosten
Büropersonal
Baustellenreinigung und Abfallentsorgung
Versorgungsleistungen
Genehmigungen und Lizenzen
Sanitäreinrichtungen und Wasserversorgung
Baustelleneinrichtungen wie Zäune, Zufahrten und Beschilderung
Arbeitsschutz und Sicherheit
Witterungsschutz und Beheizung
Absturzsicherung wie Netze und Absperrungen
An- und Abreise zur Baustelle einschließlich Fahrzeugen
Personalkosten, etwa für Projekt- und Bauleiter
Versicherungen und Bürgschaften wie Haftpflicht-, Gewährleistungs- und Bauleistungsversicherung

Besondere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten

Bei der Betrachtung indirekter Kosten im Bauwesen müssen außerdem einige Besonderheiten berücksichtigt werden:

Materialanlieferung: Die Kosten können je nach Lage der Baustelle steigen. Bei einem Bauvorhaben in der Innenstadt dauert die Anlieferung aufgrund von Verkehr und Zufahrtsbeschränkungen beispielsweise länger.
Heben und Befördern: Müssen Materialien in höhere Etagen transportiert werden, steigen die Kosten für Kräne oder Bauaufzüge sowie das Bedienpersonal. Sollen interne Aufzüge genutzt werden, muss die Größe des Aufzugs im Verhältnis zu den Abmessungen der Materialien berücksichtigt werden.
Terminplanung: Häufig müssen mehrere Gewerke in denselben Bereichen arbeiten. Ohne Einblick in die Zeitpläne der anderen Teams kann es zu Konflikten kommen.
Ausschreibungsterminplan: Sobald Sie ermittelt haben, wie viele Arbeitsstunden ein bestimmtes Element erfordert, müssen Sie prüfen, wie es sich innerhalb des vorgegebenen Zeitplans umsetzen lässt und ob dafür ein größeres Team oder Überstunden erforderlich sind.
Beschränkungen auf der Baustelle: Sie müssen berücksichtigen, wie Ihre Mitarbeiter täglich zur Baustelle gelangen. Gibt es Parkmöglichkeiten? Liegt die Baustelle außerhalb des Stadtgebiets und müssen Sie die Kosten für einen Shuttle übernehmen? Haben Sie die zusätzliche Fahrzeit im Terminplan berücksichtigt?
Projektspezifische Anforderungen: Viele Projekte haben besondere Anforderungen, die über die üblichen Erwartungen hinausgehen. In einem Krankenhaus kann es beispielsweise erforderlich sein, dass alle Mitarbeiter Ausweise tragen. Die Beantragung kann pro Mitarbeiter eine Stunde in Anspruch nehmen. Bei einem großen Team können dadurch zahlreiche Arbeitsstunden verloren gehen, die in Ihrem Angebot nicht berücksichtigt wurden.

Versteckte Kosten

Neben dem Leistungsverzeichnis und den allgemeinen Baustellenkosten sollte jede Kalkulation auch die Kostendeckung für das Hauptbüro, die allgemeinen Geschäftskosten und natürlich die Gewinnmarge enthalten. Darüber hinaus gibt es eine Reihe versteckter Kosten, die nicht übersehen werden dürfen:

Wie hoch sind die tatsächlichen Materialkosten? Wenn Sie für ein Projekt eine Lkw-Ladung Trockenbauplatten für 5.000 Dollar benötigen, müssen Sie auch die Kosten für Anlieferung, Entladen, Auspacken und den Transport der Materialien in die benötigte Etage berücksichtigen. Außerdem müssen Sie klären, was mit der Verpackung geschehen soll. Haben Sie einen Container bestellt? Es gibt weitaus mehr zu berücksichtigen als nur den Stückpreis.

Und wie hoch sind die tatsächlichen Arbeitskosten? Ein häufiger Fehler unerfahrener Kalkulatoren besteht darin, nur den geltenden Stundenlohn anzusetzen. Tatsächlich umfassen die Lohnnebenkosten jedoch deutlich mehr. Sie müssen auch Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Arbeitsunfallversicherung, Pensions- und Altersvorsorge, Urlaub und sonstige Freistellungen sowie natürlich Lohnsteuern berücksichtigen. Hinzu kommen die Kosten für die Haftpflichtversicherung der Mitarbeiter. In manchen Fällen können die tatsächlichen Stundenkosten eines Mitarbeiters bis zu 50 % über seinem Grundlohn liegen.

Hauptbürokosten umfassen alle Aufwendungen für die tägliche Verwaltung des Unternehmens. Dazu gehören Verwaltungsmitarbeiter und Führungskräfte wie Projektleiter und Geschäftsführer sowie unterstützendes Personal. Außerdem zählen laufende Geschäftskosten dazu, etwa Telefon- und Computersysteme zur Verwaltung von Anrufen und E-Mails, Versorgungsleistungen für die Büroräume und Miete.

Allgemeine Geschäftskosten sind sämtliche Kosten, die für den Betrieb des Unternehmens anfallen, aber keinem einzelnen Projekt zugeordnet werden können. Dazu gehören die Verwaltung des dauerhaften Fuhr- und Maschinenparks, Kraftstoff, Registrierungen und Lizenzen, die Unterhaltung der Rechts- und Buchhaltungsteams, Marketing, verschiedene Versicherungen und schließlich Unternehmenssteuern. Ebenfalls einzubeziehen sind geplante Investitionskosten, wenn für die Projektabwicklung Fremdmittel aufgenommen werden, sowie etwaige Bürgschaftsprämien. All diese Kosten müssen im Angebot berücksichtigt werden. Häufig setzen Unternehmen die Hauptbüro- und allgemeinen Geschäftskosten als Prozentsatz des Projektvolumens an und schlagen sie auf den Betrag auf.

Ihre Gewinnmarge bestimmen

Der letzte Bestandteil Ihrer Kostenschätzung ist der Betrag, den Sie nach Abschluss des Projekts als Gewinn erzielen möchten. Für die meisten Menschen ist das eine schwierige Entscheidung, insbesondere für Neueinsteiger. Gerade am Anfang besteht ein starker Anreiz, das Angebot möglichst niedrig anzusetzen, um den Zuschlag zu erhalten. Das kann jedoch äußerst kontraproduktiv sein.

Der erste Schritt zur Festlegung Ihrer Marge besteht darin, den Branchendurchschnitt zu ermitteln. CSIMarket.com ist eine gute Quelle für aktuelle Branchenkennzahlen. Demnach ist die Marge im gewerblichen Baugewerbe vom Ende des vierten Quartals 2020 bis Mitte 2021 um 4,2 % auf 21,8 % gestiegen. Bei Wohnbauleistungen können die Margen dagegen zwischen einstelligen Werten und bis zu 40 % liegen. Auch die Region ist entscheidend, da Material- und Arbeitskosten stark schwanken können.

Aufschlag und Marge

Einige Auftragnehmer legen ihre Gewinnmarge nach der „10 und 10“-Methode fest: 10 % für Gemeinkosten und 10 % für Gewinn. Andere schlagen einfach ein zusätzliches Drittel auf. Wieder andere schätzen grob und akzeptieren das damit verbundene Risiko. Wie Sie Ihre Kalkulation vornehmen, bleibt Ihnen überlassen. Zwei Begriffe müssen Sie jedoch unbedingt klar unterscheiden: Marge und Aufschlag. Laut dem Branchenexperten George Hedley kennen die meisten Auftragnehmer den Unterschied nicht und wissen auch nicht, welcher Betrag in ihre Angebote gehört, damit sie zumindest kostendeckend arbeiten oder besser noch einen Gewinn erzielen.

Der Aufschlag ist der Prozentsatz, der auf die direkten Projektkosten aufgeschlagen wird, um Gemeinkosten und Gewinn abzudecken. Die Marge hingegen ist die Differenz zwischen den direkten Kosten und dem Verkaufspreis, geteilt durch den Verkaufspreis. Das ist durchaus verwirrend. Schauen wir uns den Unterschied anhand eines Beispiels an:

Wenn Sie ein Projekt mit direkten Kosten von 1.000 Dollar anbieten und diese 77 % Ihres Verkaufspreises ausmachen, führt ein Aufschlag von 30 % (300 Dollar) zu einer Marge von 23 %. Ihr endgültiger Verkaufspreis beträgt 1.300 Dollar. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie 30 % zusätzlich verdienen – Ihre Marge beträgt lediglich 23 %. Die Differenz von 7 % fließt in Ihre Gemeinkosten. Wenn Sie 30 % als Gewinn erzielen möchten, müssten Sie Ihre Kosten um 42,8 % aufschlagen.

Um Ihre Marge so zu berechnen, dass der gewünschte Gewinn und die gewünschten Gemeinkosten abgedeckt sind, müssen wir den Verkaufspreis des Projekts bestimmen und den Margenumrechnungsfaktor (Margin Conversion Rate, MCR) berücksichtigen. Der Verkaufspreis des Projekts ergibt sich, indem die direkten Projektkosten durch den MCR geteilt werden. Der MCR entspricht 1,0 abzüglich des Margenprozentsatzes.

Nehmen wir also das obige Beispiel: Um den Betrag zu bestimmen, den wir für eine Marge von 30 % berechnen müssen, ermitteln wir zunächst den MCR und teilen anschließend die direkten Projektkosten durch den MCR.

1. MCR = (1,0 – Margen%) = (1,0 – 0,30) = 0,70

2. Verkaufspreis des Projekts = Direkte Projektkosten / MCR = 1.000 $ / 0,70 = 1.428 $

Zusammengefasst: Wenn die direkten Kosten eines Projekts 1.000 Dollar betragen, müssen Sie 1.428 Dollar berechnen, um eine Marge von 30 % zu erzielen. Es ist äußerst wichtig, dieses Konzept und einige weitere Grundlagen zu verstehen. Wenn Finanzen nicht Ihre Stärke sind, sollten Sie einen Onlinekurs für Baukostenrechnung belegen oder zumindest jemanden hinzuziehen, der Sie fachkundig unterstützt. Es ist sehr leicht, einen Fehler zu machen und am Ende Geld zu verlieren.

Empfehlungen

Acht Schritte zum Erfolg

Mit den folgenden acht Schritten erhöhen Sie die Chancen, dass Ihr Angebot den Zuschlag erhält:

1. Ihre Teilnahmeabsicht registrieren: Informieren Sie die ausschreibende Stelle über Ihre Absicht, ein Angebot abzugeben. So stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen zum Wettbewerb erhalten.
2. An allen Informationsveranstaltungen teilnehmen: Nehmen Sie an den Briefings zur Ausschreibung teil. Sie bieten nicht nur eine ausgezeichnete Möglichkeit, relevante Fragen zu stellen, sondern verschaffen Ihnen auch Sichtbarkeit vor einem großen Publikum aus anderen Auftragnehmern und Nachunternehmern. Bei öffentlichen Projekten geben Vertreter der Behörden bei diesen Veranstaltungen häufig Informationsmaterialien aus, die anderweitig nicht erhältlich sind.
3. Anforderungen der ausschreibenden Stelle definieren: Jede ausschreibende Stelle hat andere Erwartungen und Anforderungen. Nehmen Sie sich frühzeitig die Zeit, frühere erfolgreiche Angebote zu prüfen und herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Ausschreibungskoordinator, um weitere Informationen zu erhalten. Was wird erwartet und was können Sie tun, um diese Anforderungen zu erfüllen?
4. Ihre Antwort strategisch planen: Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um das Projekt insgesamt im Griff zu haben: Welche physischen und finanziellen Ressourcen werden für die Vertragsabwicklung benötigt? Wie wird die Arbeitslast verteilt? Wie viel wird die Angebotserstellung kosten und wie lange wird sie dauern? Wer wird den Ausschreibungsprozess leiten und welche Schritte sind erforderlich? Welche Informationen müssen zusammengestellt werden? Denken Sie auch an die anderen beteiligten Unternehmen: Wer sind Ihre Wettbewerber und welche Erfahrungen haben sie mit dieser ausschreibenden Stelle? Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie den Zuschlag erhalten?
5. Sich selbst vermarkten: Bei vergleichbaren Preisen ist Ihr Angebot selbst der entscheidende Faktor dafür, ob Sie den Zuschlag erhalten. Wenn Sie nicht besonders gut schreiben, ist es dringend empfehlenswert, jemanden zu beauftragen, der diese Aufgabe beherrscht. Skizzieren Sie zunächst die Grundlagen Ihres Vorschlags, indem Sie mit Überschriften eine Struktur schaffen, und füllen Sie diese anschließend aus. Es ist sinnvoll, zunächst einen Entwurf zu erstellen und ihn dann so oft zu überarbeiten, bis Sie sicher sind, dass das Angebot Ihre Absichten klar widerspiegelt. Halten Sie sich an alle vorgegebenen Richtlinien und berücksichtigen Sie die Erkenntnisse aus den oben genannten Punkten. Vor allem muss Ihr Angebot sowohl auf die im Ausschreibungstext genannten Bewertungskriterien als auch auf die konkreten Anforderungen des Projekts ausgerichtet sein.
6. Glaubwürdigkeit schaffen: Besonders wenn Sie neu in der Branche sind, möchte die ausschreibende Stelle wissen, mit wem sie zusammenarbeitet. Ähnlich wie bei einer Bewerbung sollten Sie einige Referenzen angeben, die die Qualität Ihrer Arbeit bestätigen können. Informieren Sie die betreffenden Personen im Voraus über Ihr Vorhaben und stellen Sie sicher, dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird.
7. Prüfen, prüfen und nochmals prüfen: Viele Ausschreibungen enthalten eine Checkliste mit den Erwartungen und Anforderungen. Falls nicht, erstellen Sie selbst eine Liste, die alle Anforderungen abdeckt, und prüfen Sie alles doppelt. Es ist außerdem sinnvoll, Ihr Angebot vor der Abgabe von einer zweiten Person gegenlesen zu lassen. Nach der Abgabe gibt es kein Zurück mehr. Bei öffentlichen Projekten ist der Ablauf für die Angebotsabgabe meist genau vorgegeben – halten Sie sich strikt daran. Bei privaten Bauprojekten versenden viele Unternehmen ihr Angebot per E-Mail. Wir empfehlen jedoch, es persönlich zu übergeben. So können Sie dem Kunden das Angebot erläutern und Fragen sofort beantworten.
8. Ihre Präsentation vorbereiten: Viele ausschreibende Stellen, insbesondere bei größeren Projekten, verlangen von den Bietern eine formelle Präsentation, in der die wichtigsten Inhalte des Angebots erläutert werden. Wenn Sie kein guter Redner sind, sollten Sie gegebenenfalls jemanden beauftragen, Sie dabei zu vertreten, oder zumindest ein Training in Präsentationstechniken absolvieren. Entscheidend ist vor allem eine gute Vorbereitung: Üben Sie Ihren Vortrag im Vorfeld gründlich. Bleiben Sie während der Präsentation beim Thema – weniger ist in der Regel mehr. Stellen Sie die wichtigsten Elemente Ihres Angebots vor und bitten Sie anschließend um Fragen. Holen Sie danach, unabhängig davon, ob Ihr Angebot angenommen wurde, Feedback vom Auswahlkomitee ein. Die Mitglieder geben Ihnen gerne ihre Einschätzung und Tipps, wie Sie sich beim nächsten Mal verbessern können.

Worauf Sie achten sollten

Leider ist der Ausschreibungsprozess im Bauwesen alles andere als unkompliziert. Es gibt zahlreiche potenzielle Fallstricke, die Ihr Unternehmen leicht in die Insolvenz treiben können. Bevor Sie überhaupt erwägen, ein Angebot abzugeben, müssen Sie sich absolut sicher sein, dass Ihre Kalkulationen stimmen und Sie das Projekt bis zum Abschluss umsetzen können. Eine Möglichkeit, einen Teil des Risikos zu reduzieren, besteht darin, die Fehler anderer zu vermeiden.

Häufige Fehler

Damit Sie diese vermeiden können, haben wir eine Liste der häufigsten Fehler zusammengestellt, die Auftragnehmer bei der Angebotskalkulation machen:

Materialrisiken nicht berücksichtigen: Häufig geben Auftragnehmer Angebote unter der Annahme ab, dass die benötigten Materialien verfügbar sein werden. Prüfen Sie stets bei den örtlichen Lieferanten, ob ausreichende Bestände vorhanden sind. Außerdem sollten Sie festlegen, bis wann die Materialpreise gültig sind, da sich Kosten leicht verändern können.
Die Baustelle nicht besichtigen: Es ist erstaunlich, wie viele Menschen Google Maps nutzen, anstatt die Baustelle persönlich zu inspizieren. Zahlreiche besondere örtliche Gegebenheiten, die Kosten erhöhen und ein Projekt aus dem Zeitplan bringen können, lassen sich unmöglich aus der Ferne vorhersehen. Vielleicht stellen Sie fest, dass der Baugrund keine schweren Fahrzeuge trägt oder dass sich die Straßen in einem Wohngebiet befinden und Arbeiten nur außerhalb der üblichen Zeiten zulässig sind. Es ist immer am besten, alle Informationen aus erster Hand zu haben. Nehmen Sie sich die Zeit, die Baustelle zu besuchen und sich ein genaues Bild zu machen.
Ungenaue Mengenermittlungen: Die verwendeten Maße und Mengenermittlungen müssen präzise sein und direkt auf den bereitgestellten Bauunterlagen basieren. Achten Sie auf den Maßstab der Dokumente, insbesondere bei elektronischen Zeichnungen, und seien Sie vorsichtig mit Maßangaben in den Spezifikationen. Ungenaue Maße können zu einer falschen Einschätzung des Arbeits- und Materialbedarfs führen. Dadurch werden die Baukosten entweder zu hoch oder zu niedrig angesetzt – beides kann sich negativ auf Ihr Angebot auswirken.
Keine Klärungen einholen: Treffen Sie niemals Annahmen. Wenn Sie nach der Prüfung der Spezifikationen und Unterlagen bei einem Punkt unsicher sind, liegt es vollständig in Ihrer Verantwortung, beim Architekten oder Auftraggeber eine Klärung einzuholen. Beachten Sie, dass viele Projekte ein festgelegtes Verfahren für Fragen vorsehen und teilweise einen Stichtag haben, nach dem keine Informationen mehr angefordert werden können. Ist dieser Termin verstrichen und sind Sie bei den vorliegenden Daten nicht vollständig sicher, sollten Sie erwägen, sich aus dem Verfahren zurückzuziehen.
Formulare falsch ausfüllen: Eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Ablehnung Ihres Angebots zu verursachen, besteht darin, die Vorgaben der ausschreibenden Stelle für die Angebotsabgabe nicht einzuhalten. Die meisten Stellen haben einen umfassenden Ausschreibungsprozess mit Anforderungen an besondere Präqualifikationen, die Teilnahme an verpflichtenden Vorbesprechungen, das Ausfüllen bestimmter Formulare und die Einhaltung von Fristen. Erstellen Sie frühzeitig eine Checkliste mit allen geforderten Unterlagen und verwenden Sie sie, um sicherzustellen, dass alles vollständig und korrekt ist. Prüfen Sie anschließend nochmals, ob alle Formulare vollständig ausgefüllt wurden. Lassen Sie Ihr Angebot außerdem möglichst von einer zweiten Person kontrollieren.
Berechnungsfehler machen: Die häufigsten Fehler bei Ausschreibungen sind arithmetischer Natur. Eine einzige falsch gesetzte Null bei der Berechnung kann tragische Folgen haben. Führen Sie Ihre Berechnungen nicht auf Papier durch, sondern verwenden Sie einen Taschenrechner oder – noch besser – eine speziell für Bauausschreibungen entwickelte Software. Prüfen Sie Ihre Zahlen wie immer dreifach und lassen Sie sie nach Möglichkeit zusätzlich von einer zweiten Person kontrollieren.
Falsche Lohnsätze anwenden: Ein äußerst häufiger Fehler neuer Auftragnehmer besteht darin, die Arbeitskosten anhand des einfachen Stundenlohns zu berechnen. Erstens unterscheiden sich die Löhne von Landkreis zu Landkreis erheblich, wobei die verschiedenen Gewerke sehr unterschiedliche Beträge verdienen. Einige Bundesstaaten haben einen einheitlichen Mindestlohn, andere verwenden ortsübliche Löhne, die sich am Durchschnitt der bei mehreren Projekten in einer Region gezahlten Löhne orientieren. 32 Bundesstaaten haben eigene ortsübliche Lohnregelungen, die je nach Bauart – Industrie-, Gewerbe- oder Wohnungsbau – unterschiedlich ausfallen können. Auch bei Bundesprojekten gelten ortsübliche Lohnsätze. Fast alle ortsüblichen Löhne auf Bundesstaats- und Bundesebene legen einen Grundstundenlohn fest und beinhalten eine Reihe von Zusatzleistungen wie Urlaub, Freistellungen, Verpflegung, Fahrtkosten und Ähnliches. Außerdem enthalten sie Zuschläge für Überstunden. Werden insbesondere bei öffentlichen Projekten nicht die korrekten Lohnsätze gezahlt, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Prüfen Sie die geltenden Lohngesetze für die jeweiligen Gewerke in dem Landkreis, in dem die Bauarbeiten ausgeführt werden.
Arbeitskosten falsch einschätzen: Nehmen wir an, Sie haben die in Ihrem Landkreis geltenden Lohnsätze bereits berücksichtigt. Haben Sie auch die Produktivität der Mitarbeiter bedacht? Ihre Fähigkeit, eine Aufgabe in einer Stunde zu erledigen, ist nicht unbedingt mit der einer weniger erfahrenen Person vergleichbar. Viele neue Auftragnehmer stellen bevorzugt jüngere, unerfahrenere Mitarbeiter ein, die mit einer geringeren Bezahlung einverstanden sind. Damit gehen sie jedoch das Risiko von Verzögerungen durch geringere Produktivität, Nacharbeiten sowie häufigere Fehlzeiten, Verletzungen und Personalwechsel ein.
Ausrüstungsbedarf nicht berücksichtigen: Eine sehr einfache Möglichkeit, den Gewinn zu schmälern, besteht darin, den für die Ausführung des Projekts erforderlichen Gerätebedarf falsch einzuschätzen. Neben den direkten Miet- oder Anschaffungskosten kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die benötigte Ausrüstung nicht verfügbar ist. Gehen Sie nicht selbstverständlich davon aus, dass bereits vorhandene Geräte funktionieren und verfügbar sind. Prüfen Sie zunächst, ob sie nicht bereits für ein anderes Projekt eingeplant oder für Wartungs- beziehungsweise Reparaturarbeiten vorgesehen sind. Berücksichtigen Sie außerdem den Kraftstoff- sowie Energie- und Betriebsbedarf der Maschinen und den Transport zur Baustelle und zurück.

Schadensbegrenzung

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie erfahren von einem neuen Projekt in Ihrer Region, das perfekt zu den Fähigkeiten Ihres Unternehmens passt. Deshalb investieren Sie zwei Wochen in die Erstellung des perfekten Angebots. Sie treffen sich mit dem Auftraggeber und dem Architekten, nehmen an den Vorbesprechungen teil, führen Mengenermittlungen durch, holen Angebote von Nachunternehmern ein, sprechen mit Lieferanten, um Preise und Verfügbarkeit zu bestätigen, und geben insgesamt alles. Schließlich reichen Sie ein Angebot mit einer Gewinnmarge von nur 10 % ein, in der Hoffnung, als günstigster Bieter den Zuschlag zu erhalten. Und was passiert? Sie gewinnen!

Dann stellen Sie jedoch fest, dass das Angebot des zweitgünstigsten Bieters 40 % über Ihrem liegt und alle anderen Angebote im Durchschnitt sogar 50 % höher sind. Entweder sind alle anderen gierig – eher unwahrscheinlich – oder Ihnen ist ein schwerwiegender Kalkulationsfehler unterlaufen. Was tun Sie? Können Sie aus dem Verfahren aussteigen? Sind Sie gezwungen, das Projekt trotzdem auszuführen und den Verlust hinzunehmen?

Überraschenderweise kommt so etwas häufiger vor, als man denkt. Glücklicherweise erlauben es die meisten Behörden – abhängig von der Art des Fehlers –, ohne Konsequenzen vom Angebot zurückzutreten. Entscheidend ist, ob es sich um einen Schreib- beziehungsweise Rechenfehler oder um eine Fehleinschätzung handelte.

Schreib- und Rechenfehler

Obwohl jeder Bundesstaat und jeder Landkreis eigene Gesetze für Bauausschreibungen hat, gestatten die meisten Auftragnehmern den Rücktritt von einem Angebot, wenn nachgewiesen werden kann, dass a) ein Schreib- oder Rechenfehler zu einem sachlichen Irrtum geführt und das Angebot nachteilig beeinflusst hat und der Auftragnehmer die ausschreibende Stelle informiert hat, sobald er den Fehler erkannt hatte. Typische Schreib- und Rechenfehler sind Zahlendreher, mathematische Tippfehler oder ein falsch gesetztes Dezimalkomma.

Fehleinschätzungen

Wenn Sie hingegen den vollständigen Projektumfang nicht erfasst, Risiken nicht angemessen eingeplant, die benötigte Material- oder Gerätemenge falsch eingeschätzt oder bei der Angebotserstellung einen von tausend anderen Fehlern gemacht haben, können Sie nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr zurücktreten. Oder zumindest droht eine empfindliche Vertragsstrafe. Auftragnehmer in dieser Situation müssen häufig die Differenz zwischen ihrem Angebot und dem des nächstgünstigsten Bieters bezahlen. Je nach Projektgröße kann eine solche Zahlung Ihr Unternehmen leicht aus dem Geschäft drängen.

Fazit

Perfekte Angebote abzugeben ist leichter gesagt als getan. Wenn Sie jedoch ein Kontrollsystem und feste Abläufe einführen, die Sie bei jeder Kostenschätzung befolgen, werden Sie vermutlich deutlich erfolgreicher sein. Gewöhnen Sie sich außerdem daran, CSI-Codes und Spezifikationen frühzeitig zu prüfen, an allen Vorbesprechungen teilzunehmen, Baustellen zu besichtigen und bei Unklarheiten Erläuterungen einzuholen. Planen Sie ausreichend Zeit für unerwartete Situationen ein. Und vor allem: Lassen Sie Ihre Arbeit immer von einer zweiten Person kontrollieren.

Wir hoffen, dass diese Informationen für Sie hilfreich waren – Ihr SINC-Team