Kosten-Codes in der Baukostenrechnung verwenden

Was sind Kostencodes?

Einfach gesagt sind Kostencodes numerische Codes, die die verschiedenen Kostenarten eines Projekts abbilden – etwa für Ausrüstung, Materialien, Arbeitsleistungen oder andere Bestandteile. Kostencodes sind hilfreich, weil sie eine detaillierte Erfassung und Analyse der Kosten während und nach einem Projekt ermöglichen: für die Abrechnung, um transparent zu machen, „wohin das Geld geflossen ist“, und um Bereiche zu identifizieren, in denen sich die Rentabilität verbessern lässt.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Team arbeitet daran, das beschädigte Dach eines Wohnhauses zu ersetzen. Für die benötigten Materialien wie Dachschindeln und Nägel können Sie Kostencodes verwenden. Außerdem können Sie verschiedene Kostencodes für die Tätigkeiten der Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeitpunkten ihrer Schicht anlegen, etwa für Einrichtung, Eindeckung und Aufräumarbeiten. Schließlich können Sie auch Kostencodes für zusätzlich angeschaffte Ausrüstung erfassen.

Jedes Element bzw. jeder Kostenaspekt eines Projekts kann einen eigenen Kostencode erhalten. Wie Sie sich vorstellen können, lässt sich dabei jedoch leicht übertreiben. Deshalb gehen wir später noch auf einige praktische Richtlinien für die Einführung von Kostencodes ein.

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Warum Kostencodes in der Baubuchhaltung wichtig sind

Der wichtigste Grund für den Einsatz von Kostencodes in Ihrer Buchhaltung ist, dass Sie damit genau nachvollziehen können, wie viel Sie für ein Projekt ausgegeben haben. Ein klares Verständnis Ihrer Kosten ist entscheidend, um Ihren Kunden auf Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten den richtigen Betrag in Rechnung zu stellen – und vor allem, um zu verhindern, dass Sie bei bestimmten Aufträgen aufgrund nicht erkannter Kosten Geld verlieren.

Kostencodes werden in den Buchhaltungsabteilungen der meisten Unternehmen eingesetzt. Für die Baubranche sind sie jedoch besonders wichtig. Wenn Sie beispielsweise ein Burgerrestaurant betreiben, können Sie Ihre Materialkosten problemlos in Brötchen, Rindfleisch, Beläge, Saucen, Arbeitsstunden usw. aufteilen. Zwar können die Preise dieser Materialien schwanken und auch die Mengen je nach Menü variieren, doch die Bestandteile jedes fertigen Produkts sind weitgehend festgelegt. Anders gesagt: Das, was Sie verkaufen, hat klar definierte Fixkosten. Ein Cheeseburger ist von Kunde zu Kunde derselbe. Das Wenden des Burgers sowie das Schneiden von Tomate und Salat laufen immer mehr oder weniger gleich ab.

Im Baugewerbe variiert die Menge jedes einzelnen Kostenbestandteils dagegen je nach Größe und Bedingungen des Auftrags. Selbst die Kosten für die Errichtung desselben Gebäudetyps können sich von Projekt zu Projekt erheblich unterscheiden. Vielleicht erfordert ein Projekt aufgrund der Geländebeschaffenheit andere Fundamentarbeiten. Oder der Kunde hat komplexere Vorgaben, die unerwartet viele Arbeitsstunden erfordern und dadurch Ihren Zeitplan für dieses und andere Projekte durcheinanderbringen.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, wie Kostencodes einen Rahmen schaffen, mit dem Sie Ihre tatsächlichen Kosten von Projekt zu Projekt wesentlich detaillierter „herausarbeiten“ können, als wenn Sie sie nur auf einer sehr groben Ebene erfassen würden – etwa als Gesamtlohnkosten oder allgemeine Materialkosten. Das ist entscheidend für eine korrekte Abrechnung laufender und künftiger Projekte, aber auch um zu erkennen, welche Arten von Projekten sich dauerhaft als mehr oder weniger rentabel erweisen.

Sehen wir uns an, wie Kostencodes in der Praxis aussehen können:

Wie Sie sehen, hat dieses Unternehmen einige seiner wichtigsten Tätigkeitsbereiche identifiziert – nämlich Fundament und Aushub – und ihnen passende Unterpositionen zugeordnet: beispielsweise Codes im 100er-Bereich für den Aushub und im 200er-Bereich für das Fundament. Im Abschnitt zu den Best Practices gehen wir später noch näher auf effektive Strukturen ein.

Das hier verwendete System folgt einem recht verbreiteten Muster. Sie können jedoch auch auf Bibliotheken mit vordefinierten Kostencodes wie CSI MasterFormat zurückgreifen. Die Verwendung einer branchenüblichen Kostencode-Bibliothek kann die Kompatibilität bei der Berichterstattung zwischen Ihnen und anderen Unternehmen erleichtern, mit denen Sie zusammenarbeiten.

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Die konkreten Vorteile von Kostencodes im Detail

Stellen Sie eine korrekte Abrechnung sicher

Das ist der offensichtlichste Vorteil von Kostencodes in der Baubuchhaltung. Wenn Sie Ihre Kosten genau kennen, können Sie Ihren Kunden einen korrekten Preis berechnen – fair für den Kunden und vor allem rentabel für Sie. Viele Unternehmen scheitern, weil sie zahlreiche unrentable Aufträge annehmen – in dem verständlichen Glauben, dass mehr Arbeit immer gut ist – oder weil sie nicht erkennen und reduzieren können, welche Kosten ihre Gewinne dauerhaft aufzehren.

Bei größeren Projekten und über mehrere Abrechnungszeiträume hinweg ermöglichen Kostencodes genauere Kostenprognosen für jede Projektphase. Diese können Sie in Ihren Work-in-Progress-Bericht (WIP) aufnehmen. So können Sie erkennen, ob es unbeabsichtigt oder absichtlich zu Unter- oder Überfakturierung kommt – nicht erst am Ende des Projekts, sondern bereits während des gesamten Verlaufs.

Halten Sie Ihr Budget ein

Der oben beschriebene Vorteil von Kostencodes in der Baubuchhaltung steht in direktem Zusammenhang mit ihrem zweiten Vorteil. Kostencodes helfen Ihnen zu erkennen, ob Sie die in Ihrem WIP erwarteten Kosten einhalten, sobald Sie in jedem Abrechnungszyklus den Fertigstellungsgrad (POC) erreichen. Dadurch behalten Sie nicht nur den Fortschritt während des Auftrags im Blick, sondern können auch künftige Projekte ähnlicher Art genauer planen.

Erstellen Sie genauere Angebote

Es macht nie Freude, bei einem Auftrag das Budget zu überschreiten und dann entscheiden zu müssen, ob man den Kunden um mehr Geld bittet oder die zusätzlichen Kosten selbst trägt. Noch schlimmer ist es, einen Auftrag ganz zu verlieren, weil ein anderer Anbieter ein zu niedriges Angebot abgegeben hat. Indem Sie die Kostencodes früherer Projekte analysieren und bei der Planung neuer Projekte verwenden, erhalten Sie ein klareres Bild Ihrer voraussichtlichen Kosten. Das führt zu besseren Projektangeboten. Eine höhere Genauigkeit bei der Kalkulation schützt Sie nicht nur davor, Aufträge zu verlieren, sondern sorgt auch für zufriedenere Kunden und mehr Empfehlungen für zukünftige Projekte.

Ermitteln Sie, wo Sie effizienter werden können

Der Einsatz von Kostencodes in Ihrer Baubuchhaltung zeigt Ihnen auch, wo Sie Kosten senken und gleichzeitig die Qualität halten können. Vielleicht sind die Preise für ein häufig verwendetes Material kürzlich gestiegen. Gibt es eine geeignete Alternative auf dem Markt, können Sie möglicherweise durch einen Wechsel Kosten sparen.

Ebenso können Sie Ineffizienzen bei Ausrüstung, Materialien oder Arbeitsleistungen aufdecken. Dauert es beispielsweise bei einem Team Ihrer Belegschaft regelmäßig länger als erwartet, seine Aufgaben zu erledigen? Verlängert es heimlich seine Mittagspause? Wenn Sie die verschiedenen Arbeitsbereiche nicht in eigene Kostencodes aufteilen, wird es deutlich schwieriger, solche Probleme zu erkennen.

Schützen Sie sich vor Betrug und Veruntreuung

Hier gilt es, das richtige Maß zu finden. Sie möchten die Transparenz erhöhen, dürfen Ihr Buchhaltungssystem aber nicht so kompliziert gestalten, dass Unregelmäßigkeiten darin untergehen. Grundsätzlich ist es jedoch wahrscheinlicher, dass solche Probleme auffallen und Sie auf Unstimmigkeiten aufmerksam werden, wenn jemand versucht, sie unter bestimmten Kostencodes zu verbergen. Die Abweichungen treten dann deutlicher hervor, anstatt in den Gesamtkosten eines Projekts unterzugehen.

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Best Practices für den Einsatz von Kostencodes in der Baubuchhaltung

Wenn kein zweistöckiges Bürogebäude dem anderen gleicht, gilt das auch für die Art und Weise, wie zwei Bauunternehmen ihre Kostencodes verwenden. Dennoch gibt es einige Best Practices, die Ihnen helfen, den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Kostencodes zu ziehen und die oben beschriebenen Vorteile voll auszuschöpfen.

Verwenden Sie die richtige Anzahl an Kostencodes für Ihr Unternehmen

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Wir empfehlen jedoch, verschiedene Varianten auszuprobieren, um die für Ihr Unternehmen passende Anzahl an Kostencodes zu ermitteln. Für jedes Material, das Sie jemals verwendet haben, einen eigenen Kostencode anzulegen, lohnt sich wahrscheinlich nicht. Materialien, die in den meisten Ihrer Projekte regelmäßig zum Einsatz kommen und einen wesentlichen Kostenfaktor darstellen, sollten dagegen eigene Kostencodes erhalten.

Wie detailliert Sie Ihre Kostencodes aufschlüsseln sollten, lässt sich ebenfalls diskutieren. Vereinfachung und Augenmaß sind hier hilfreich. Ein eigener Kostencode für jede verwendete Nagelgröße würde Ihre Buchhalter und Projektleiter wahrscheinlich in den Wahnsinn treiben. Außerdem steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit, wenn jemand den falschen Code eingibt oder den Preis nicht ordnungsgemäß aktualisiert. Eine endlose Liste von Kostencodes erschwert zudem schnelle und aussagekräftige Einblicke. Der Projektleiter sollte nicht stundenlang analysieren müssen, ob die Kosten planmäßig verlaufen oder etwas aus dem Rahmen fällt.

Natürlich liefern auch zu wenige Kostencodes keine nützlichen Erkenntnisse. Die ideale Anzahl hängt daher von Ihrem Unternehmen ab. Für größere Firmen, die komplette Bauprojekte umsetzen, ist es wahrscheinlich sinnvoll, die Kostencodes nach den wichtigsten Projektbereichen zu gliedern. Wenn Sie beispielsweise ein Bürogebäude errichten, könnten Sie eine Kategorie für Elektroarbeiten und darin Kostencodes für Verkabelung, Steckdosen und Arbeitsleistungen anlegen. Eine weitere Aufschlüsselung nach Kabelgrößen und Steckdosentypen lohnt sich möglicherweise nicht.

Eine weitere gute Möglichkeit, das System einfach zu halten, besteht darin, alle extern vergebenen Leistungen unter einem einzigen Code zusammenzufassen. Wenn Sie beispielsweise die Elektroarbeiten an einen Subunternehmer vergeben, reicht dafür ein Kostencode aus. Wenn Ihr Unternehmen dagegen selbst als Auftragnehmer für Elektroarbeiten tätig ist und dies zu seinem Fachgebiet gehört, kann es sich lohnen, Kabelgrößen und Steckdosentypen detailliert aufzuschlüsseln. Gerade bei spezialisierten Arbeiten in kleinerem Umfang erhalten Sie dadurch wahrscheinlich wertvolle Erkenntnisse.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist

Neben dem richtigen Gleichgewicht zwischen Detailtiefe und Einfachheit ist es wichtig, dass alle in Ihrem Unternehmen dieselben Kostencodes verwenden und verstehen. Es spielt keine Rolle, wie gut die Buchhaltung das System erstellt hat, wenn die Projektleiter auf der Baustelle es nicht korrekt einsetzen. Dann muss das Buchhaltungsteam zusätzliche Zeit für Abgleiche und Prüfungen aufwenden – und das Ziel einer höheren Effizienz, das Sie mit Kostencodes eigentlich erreichen wollten, wird untergraben.

Eine gute Vorgehensweise besteht darin, alle Beteiligten in die Erstellung der Kostencodes einzubeziehen. So stellen Sie nicht nur sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, sondern auch, dass jeder den Prozess versteht und seine Einschätzung dazu abgeben kann, welche Positionen aufgenommen werden sollten und welche nicht. Einbeziehung schafft Harmonie und trägt dazu bei, dass alle im Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Schaffen Sie eine logische Struktur

Neben der Einbindung aller Beteiligten in die Erstellung der Kostencodes ist eine logische Struktur entscheidend. Sie hilft Ihnen, Ihre Kosten zu verstehen, und macht es allen leichter, sie während eines Auftrags korrekt zu erfassen und nachzuverfolgen. Eine gute Möglichkeit besteht darin, die Kostencodes entsprechend der Reihenfolge zu strukturieren, in der die Aufgaben im Bauprojekt erledigt werden. Sie könnten beispielsweise mit Aushub beginnen und anschließend Fundament, Rohbau und Dach in der Reihenfolge aufführen, in der der Bau tatsächlich erfolgt.

Lassen Sie zusätzlich zwischen den Codes ausreichend Spielraum für eine spätere weitere Aufschlüsselung. Siehe dazu das obige Beispiel: Wenn Sie den Aushub mit dem Kategoriecode 100 versehen, können Sie die Aushubgeräte als Unterkategorie mit 110 erfassen und diese anschließend weiter in 111 für einen Bagger und 112 für einen Bulldozer aufteilen. In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise längere Zifferncodes oder einen einzelnen Code pro Kategorie verwenden und den individuellen Kostencodes einen Bindestrich voranstellen. Es ist außerdem sinnvoll, Platz für künftige Ergänzungen zu lassen. Ein logisches System erleichtert nicht nur die Nutzung und das Verständnis für alle Beteiligten, sondern verkürzt auch die Vorbereitungszeit für Projektangebote. Ihr Projektplaner kann schnell einen Kostenvoranschlag erstellen, ohne Codes in einem komplizierten und unsinnigen System nachschlagen zu müssen.

WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass die Werte Ihrer Kostencodes regelmäßig aktualisiert werden

Es gibt möglicherweise keine wichtigere Best Practice als diese. Die Kosten für einzelne Kostenbestandteile können aufgrund von Angebot und Nachfrage schwanken, und Sie sollten nicht mit veralteten Preisen arbeiten. Andernfalls sind Ihre Kostenangaben falsch und Sie laufen Gefahr, durch eine zu niedrige Abrechnung Geld zu verlieren. Während besondere Umstände wie Lieferengpässe häufigere Aktualisierungen erforderlich machen können, empfiehlt es sich, Ihre Einkaufsleiter mit der vierteljährlichen oder monatlichen Aktualisierung der Kostencodes zu beauftragen. Machen Sie dies zu einer regelmäßigen Routine – ähnlich wie die Inventur. So bleiben Ihre Kostencodes aktuell und die erfassten Ausgaben für ein Bauprojekt entsprechen den tatsächlichen Kosten.

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Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen: Kostencodes in der Buchhaltung Ihres Unternehmens gehören zu den grundlegenden Best Practices. Sie ermöglichen es Ihnen, genau zu verstehen, wofür Sie Geld ausgeben, effizienter zu arbeiten und letztlich sicherzustellen, dass Ihre harte Arbeit angemessen vergütet wird. Auch wenn die erstmalige Erstellung Ihrer Kostencodes etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, zahlt sich das richtige Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Detailtiefe langfristig aus. Ein System, das alle effektiv nutzen können, stellt sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden für Sie hilfreich war. Wir werden diese Ressource im Laufe der Zeit weiter aktualisieren und ausbauen. Teilen Sie uns daher gerne in den Kommentaren mit, welche Themen Ihrer Meinung nach noch ergänzt werden sollten. Vielen Dank.