Modèle de suivi des documents de construction

Ce fichier Excel interactif est prérempli avec les formules dont vous avez besoin pour commencer à le remplir et l’utiliser immédiatement.

Presque chaque projet de construction comporte une quantité énorme de données qui doivent être suivies et maintenues organisées. De plus, tout au long du projet, de nouvelles informations devront être ajoutées et les informations existantes devront être mises à jour.

Ces données pourraient inclure tout, des conceptions et approbations initiales aux plans détaillés et spécifications, en passant par les rapports d’avancement quotidiens et hebdomadaires ainsi que les inspections.

Notre modèle de suivi des documents de construction vous offre un moyen simple de conserver toute votre documentation stockée en un seul endroit pour un accès rapide, facile et une maintenance.

Dans l’industrie de la construction, il y a une montagne de paperasse qui régit nos vies ; tout, des contrats et licences et permis aux plans, spécifications, RFP, ordres de modification et rapports d’inspection. C’est une réalité avec laquelle la plupart d’entre nous préféreraient ne pas avoir à composer, mais il n’y a pas moyen d’y échapper. Ce que vous pouvez faire toutefois, c’est veiller à ce que vos interactions liées à la paperasse soient moins accablantes et quelque peu sans stress.

Pour simplifier votre vie, vous pouvez mettre en place un système fonctionnel de gestion documentaire qui vous permet d’ajouter facilement de nouveaux contenus, de les modifier, de les consulter et de les partager avec les personnes concernées impliquées dans le projet. Cela semble compliqué, mais en réalité ce n’est pas le cas. Un bon système de gestion documentaire doit avoir des fichiers classés de manière logique qui (vous donne la capacité) d’accéder à n’importe quel document dont vous avez besoin en quelques secondes. Il doit s’agir d’une solution évolutive qui peut facilement s’adapter à des environnements en croissance au fur et à mesure que de nouveaux éléments sont ajoutés au projet, ou que des projets supplémentaires sont gérés en parallèle. Il doit être sécurisé pour empêcher tout accès non autorisé aux données XXX, et pourtant facilement partageable avec les parties prenantes qui ont besoin d’y accéder. La solution la plus simple pour la plupart des entreprises consiste à s’appuyer sur l’un des services cloud populaires tels que Google Drive pour stocker les fichiers, en tandem avec un suivi, et, pour les entreprises plus importantes avec davantage d’éléments mobiles, il est courant soit d’utiliser une solution logicielle préemballée, soit de faire développer un logiciel sur mesure.

Avant tout, vous devez obtenir l’adhésion des personnes qui utiliseront le système afin de vous assurer qu’elles suivent les étapes nécessaires pour que le système soit efficace. Vous devriez impliquer les parties prenantes dès le départ et recueillir leurs retours à chaque étape. Communiquez les changements à l’ensemble des équipes et assurez-vous que tout le monde comprend comment le nouveau système améliorera leur quotidien.