Congé rémunéré pour service de juré dans l’Illinois : ce que les employeurs doivent préparer avant janvier 2027

Les employeurs de l’Illinois ont le temps d’examiner leurs procédures relatives au service de juré et à la paie avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle obligation de congé payé. À compter du 1er janvier 2027, les employeurs comptant au moins 26 salariés devront rémunérer leurs salariés à leur taux horaire habituel pendant leur congé de service de juré déjà protégé par la loi.

Cette modification a été adoptée dans le cadre du House Bill 4844 et signée par le gouverneur J.B. Pritzker le 31 juillet 2026. Elle modifie l’Illinois Jury Act et l’Illinois Jury Commission Act. Le résumé d’Amundsen Davis sur la modification du congé payé de service de juré dans l’Illinois souligne un point important pour la planification : le nouveau congé payé ne comporte ni plafond ni restriction.

Pour les employeurs, le travail concret doit commencer avant la date d’entrée en vigueur. Il convient de vérifier quels salariés sont concernés, comment le service de juré est enregistré, comment les horaires sont adaptés et comment la paie distinguera le congé payé de service de juré des autres absences.

Quels employeurs de l’Illinois doivent se préparer ?

La nouvelle obligation s’applique aux employeurs de l’Illinois comptant au moins 26 salariés. Les entreprises doivent vérifier si elles atteignent ce seuil et mettre en place une méthode cohérente pour suivre leur effectif. Cet examen ne doit pas attendre la première paie concernée par la nouvelle règle.

La loi concerne les salariés qui utilisent leur congé de service de juré déjà protégé par la loi. Il ne s’agit donc pas simplement d’une nouvelle catégorie de congés payés généraux. Les employeurs doivent distinguer le congé de service de juré des congés annuels, congés personnels, congés maladie et autres congés payés dans leurs politiques et leurs systèmes de paie.

Le texte présente l’obligation de rémunération comme correspondant au taux horaire habituel du salarié. Les employeurs doivent donc déterminer comment ce taux est enregistré dans leur système de paie et comment le système l’appliquera lorsqu’un salarié sera absent pour exercer son service de juré. Si le mode de rémunération ou les horaires de travail d’un salarié rendent ce taux difficile à déterminer, demandez conseil à un avocat spécialisé en droit du travail ou à un professionnel de la paie plutôt que de créer une règle informelle.

Le texte ne fournit pas tous les détails administratifs applicables à chaque situation individuelle. Les employeurs doivent éviter de supposer que leurs règles actuelles en matière de congés payés répondent aux questions relatives au congé de service de juré. Il convient plutôt d’examiner la nouvelle obligation à la lumière des politiques en vigueur et de demander conseil pour toute situation qui n’est pas clairement définie.

Mettre à jour les procédures de planification et de congés

Le service de juré peut affecter les effectifs même lorsque le salarié prévient suffisamment à l’avance. Les responsables peuvent devoir modifier les équipes, trouver un remplaçant et éviter de traiter une absence protégée comme un problème d’assiduité. Une procédure écrite peut aider les superviseurs à réagir de manière cohérente.

Commencez par déterminer à qui les salariés doivent communiquer les informations relatives à leur service de juré. La procédure peut prévoir de s’adresser à un responsable, au service des ressources humaines, au coordinateur des plannings ou à toute autre personne désignée. L’essentiel est que les salariés n’aient pas à expliquer plusieurs fois la même absence ni à compter sur un message informel qui risque de ne pas être vu.

Votre procédure de planification doit permettre de :

• Enregistrer les dates prévues du service de juré.
• Indiquer que le salarié n’est pas disponible pendant les équipes concernées.
• Éviter que l’absence soit considérée comme non autorisée lorsqu’elle a été correctement signalée.
• Mettre à jour le planning si la durée du service change.
• Ne communiquer aux responsables que les informations nécessaires à l’organisation des remplacements.

C’est également le moment de vérifier comment les responsables d’équipe reçoivent et appliquent les changements de planning. Les conseils présentés dans Effective Communication For Shift Managers sont pertinents à cet égard, car une règle de paie peut tout de même créer des difficultés opérationnelles si l’équipe chargée des plannings ne dispose pas des mêmes informations.

Ne promettez pas un nombre fixe de jours payés et ne fixez pas de plafond, sauf si cette restriction est fondée sur le droit applicable et validée par un conseil juridique. Le résumé d’Amundsen Davis précise que le nouveau congé payé ne comporte ni plafond ni restriction. Les employeurs doivent notamment éviter de transposer au service de juré les limites prévues par une autre politique de congés.

Préparer la paie et la tenue des dossiers

Le service de paie doit disposer d’un relevé clair indiquant quand le congé de service de juré a été pris et comment il a été rémunéré. Créez un code de temps ou de paie distinct pour le congé payé de service de juré plutôt que d’intégrer ces heures à une catégorie générale d’absence. Un code distinct facilite le contrôle de la paie, la réponse aux questions des salariés et la vérification de l’application cohérente de la procédure.

Avant le 1er janvier 2027, examinez les éléments suivants :

• Le taux horaire habituel du salarié utilisé pour le paiement.
• Les dates et heures enregistrées au titre du congé de service de juré.
• Le lien entre le planning, le relevé des heures et le traitement de la paie.
• Le justificatif d’approbation ou de notification de l’absence.
• Le rapport de paie indiquant le montant versé au moyen du code de service de juré.

Conservez les documents indiquant ce qui a été signalé, comment l’absence a été saisie et comment le paiement a été calculé. Le résumé fourni ne précise pas de durée de conservation distincte des dossiers. Les employeurs ne doivent donc pas en inventer une. Respectez les exigences applicables en matière de conservation des documents ainsi que les instructions de votre conseiller juridique.

Un code distinct peut également contribuer à éviter certaines erreurs courantes de paie, comme rémunérer le congé au mauvais taux, laisser le salarié inscrit sur un planning alors qu’il ne peut pas travailler ou traiter l’absence comme une période non rémunérée. Pour un examen plus général des contrôles de paie, consultez 5 Tips on How To Eliminate Payroll Mistakes.

Examiner les politiques et former les personnes concernées

Le manuel du salarié, la politique d’assiduité, la politique relative au service de juré, les consignes de planification et les procédures de paie doivent employer une terminologie cohérente. Si un document décrit le service de juré comme non rémunéré tandis qu’un autre renvoie les salariés vers les congés payés généraux, les salariés et les responsables risquent de recevoir des consignes contradictoires.

Votre politique mise à jour doit préciser à qui les salariés doivent signaler leur service de juré, comment ils doivent en informer l’entreprise et comment l’absence apparaîtra dans le planning et la paie. Elle doit également indiquer clairement que le congé payé de service de juré est traité séparément des autres types de congés, le cas échéant.

Les responsables qui approuvent les relevés d’heures ou attribuent les équipes doivent recevoir une brève présentation de la nouvelle procédure. Ils doivent savoir quel code utiliser, qui contacter en cas de question et que l’absence d’un salarié pour service de juré doit être gérée selon la procédure désignée. Le personnel de la paie doit tester le code et les rapports avant la première paie concernée, plutôt que de découvrir un problème une fois le paiement traité.

Un examen plus large de votre cadre de gestion des congés peut également être utile. Creating A Paid Time Off Policy For Your Contracting Business explique l’intérêt de formaliser la manière dont les différents types d’absences sont gérés. Le congé de service de juré doit être intégré à ce cadre sans être traité comme un simple congé payé discrétionnaire.

Que faire avant le 1er janvier 2027 ?

Les employeurs de l’Illinois comptant au moins 26 salariés doivent profiter des mois précédant l’entrée en vigueur pour confirmer s’ils sont concernés, déterminer le taux de paie applicable, créer un code de congé dédié et tester le processus de planification et d’approbation. Ils doivent ensuite mettre à jour leurs politiques écrites et expliquer la procédure aux responsables et aux salariés.

L’objectif concret est de disposer d’un dossier reliant la notification du service de juré par le salarié, le planning concerné, le congé approuvé et le paiement au taux horaire habituel. La mise en place de cette procédure à l’avance facilitera la gestion du changement lorsque le congé payé de service de juré entrera en vigueur le 1er janvier 2027.