Créer une politique de congés payés pour votre entreprise de sous-traitance
Si vous êtes comme la plupart des dirigeants dans ce secteur, vous jonglez déjà avec mille choses à la fois, et la dernière chose dont vous avez envie, c’est de vous préoccuper du fait que vos employés prennent (ou non) des congés. Pourtant, c’est essentiel, autant pour vos équipes que pour votre rentabilité. Si vous n’avez pas encore mis en place une politique de congés payés (PTO, Paid Time Off), c’est le moment de la construire.
Dans cet article, nous allons passer en revue toutes les variables d’une politique PTO et vous proposer des exemples concrets que vous pourrez appliquer. Mais avant cela, nous allons d’abord examiner pourquoi il est important d’offrir des congés payés. Nous aborderons aussi les avantages et les inconvénients des types de congés les plus courants, ainsi que ce que la législation gouvernementale exige de vous.
Note : Cet article a été rédigé spécifiquement pour les petites entreprises de construction aux États-Unis. Toutefois, quel que soit votre pays, ou votre secteur d’activité, les notions présentées ici vous aideront à bâtir une politique de congés adaptée à votre entreprise.
Pourquoi ai-je besoin d’une politique PTO ?
Les congés payés sont un avantage majeur, tant pour les employeurs que pour les employés. Les PTO peuvent renforcer la motivation et la productivité d’une équipe, attirer et fidéliser les meilleurs profils, et contribuer à prévenir des accidents coûteux.
Une politique PTO définit les responsabilités clés de chaque partie afin que tout le monde soit aligné.
Principaux avantages d’une politique de congés payés :
Attirer et fidéliser des profils de haut niveau
Ce secteur s’appuie fortement sur une main-d’œuvre qualifiée pour assurer la rentabilité et la croissance, et le coût du recrutement ainsi que de l’intégration de nouveaux membres d’équipe est élevé. Avec un taux moyen de rotation des employés dans la construction à 21 %, de nombreux dirigeants ont mis en place les PTO pour augmenter la valeur offerte à leurs travailleurs actuels et futurs—et, ce faisant, renforcer leur avantage concurrentiel.
Améliorer le moral et la productivité
Selon des recherches relayées dans Psychology Today, les travailleurs qui prennent des vacances sont moins stressés, plus heureux, plus productifs, plus concentrés et produisent un travail de meilleure qualité. Ils sont aussi plus susceptibles de créer des liens avec leurs responsables et d’être fiers de leur travail.
Cependant, plus de la moitié des Américains ne prennent pas les congés qu’ils ont accumulés. Une politique PTO qui impose des vacances obligatoires peut aider à garantir que le personnel prend bien la pause dont il a besoin, tout en limitant le risque de responsabilité lié aux PTO accumulés mais non utilisés.
Prévenir les accidents coûteux
L’industrie de la construction représente environ 20 % de l’ensemble des décès sur le lieu de travail, et d’après le National Safety Council, 13 % des blessures sur les chantiers sont dues à la fatigue des travailleurs. Deux facteurs de risque majeurs liés à la fatigue sont courants dans nos opérations quotidiennes : des journées longues étalées sur des semaines longues, et un travail physiquement exigeant.
En plus du coût humain évident des accidents, les impacts financiers peuvent inclure des frais médicaux, des primes d’indemnisation plus élevées, des pertes matérielles et la responsabilité civile. Il existe aussi de nombreux coûts indirects potentiels : perte de productivité, remplacement des matériaux et des personnes, retards, coûts de disponibilité, et heures supplémentaires nécessaires pour revenir dans les temps.
En résumé, une politique PTO qui permet à vos équipes de se déconnecter et de se détendre aide à garantir qu’elles sont bien reposées, motivées et prêtes à performer—et cela contribue largement à réduire les accidents coûteux sur les chantiers.
Quels sont les types de PTO les plus populaires ?
En règle générale, les entreprises proposent à leurs équipes l’une des options suivantes :
Répartition (dotation / accumulation)
Dans ce format plutôt classique, les employés disposent (selon les règles d’éligibilité définies par l’employeur) d’un nombre fixe de jours de congés pour vacances, d’un nombre fixe de jours de maladie, et d’un nombre fixe de jours personnels.
Selon les besoins de l’employeur, le volume de jours de chaque catégorie peut varier. À titre indicatif, la Society of Human Resource Management recommande qu’une politique PTO prévoie deux semaines de vacances (dix jours) en plus de huit jours de maladie, deux jours personnels et jusqu’à dix jours fériés payés.
Beaucoup d’employeurs accordent la totalité des jours de maladie et de vacances dès le départ, que les employés utilisent ensuite selon leurs besoins.
Dans d’autres cas, les employés commencent l’année à zéro et accumulent (gagnent) leurs congés selon un calendrier défini par l’employeur. Souvent, le rythme d’accumulation augmente avec l’ancienneté.
Avantages :
• Le suivi fournit des données potentiellement utiles sur le moment et les raisons pour lesquelles les employés prennent des congés.
• Risque réduit : contrairement aux banques de PTO, seuls les jours de vacances non utilisés représentent une responsabilité.
• Empêche les employés d’utiliser l’intégralité de leurs congés pour des vacances, sans avoir de temps disponible lorsqu’ils tombent malades (voir la banque de PTO ci-dessous).
Inconvénients :
• Charge de travail accrue pour suivre l’accumulation et l’utilisation des congés de chaque employé.
• Peu flexible pour les travailleurs.
La banque de PTO
La banque de PTO regroupe les jours de vacances, les jours de maladie et les jours personnels de chaque employé dans un seul “compte” (une réserve) d’heures, que l’employé peut utiliser quand il veut et pour ce qu’il veut (tant que le moment choisi correspond aux besoins de l’entreprise).
Semblable à la politique de répartition, le salarié reçoit sa dotation soit dès le départ, soit via l’accumulation.
Avantages :
• Charge de gestion réduite : il faut suivre un seul élément.
• Plus de flexibilité pour les employés.
• Valeur perçue renforcée pour les nouveaux recrutés.
• Moins d’absences non planifiées.
• Réduit les risques que des employés mentent en prétendant être malades.
Inconvénients :
• Supprime la visibilité sur les raisons des absences.
• Augmente la probabilité que des personnes viennent travailler malades afin d’éviter d’utiliser un “jour de vacances”.
• Risque accru : de nombreux États exigent le paiement du solde de PTO non utilisé si un employé quitte l’entreprise (contrairement au modèle de répartition, où seules les vacances sont concernées).
PTO illimité
C’est le type le plus simple des trois : il demande presque aucun suivi côté management. Comme pour une banque de PTO, il n’y a pas de distinction entre congés maladie et congés vacances, mais la politique va plus loin en supprimant toute limite.
Avec un système de PTO illimité, les employés ont la liberté de choisir quand et combien de temps ils souhaitent prendre—tant qu’ils le font dans un cadre défini et tant qu’ils livrent leur travail à temps. Ce n’est pas “sans règles” : il existe encore des règles encadrant la demande de congés.
Ce type de PTO convient le mieux à une équipe de professionnels capables de travailler de manière autonome et sur lesquels on peut compter pour respecter les délais.
Avantages :
• Profil de valeur le plus élevé pour les employés et les candidats.
• Flexibilité maximale.
• Comme les employés peuvent prendre des congés plus régulièrement, ils sont mieux reposés et plus productifs.
• Pratiquement aucun temps d’administration.
• Réduit le risque que des employés viennent travailler malades, ce qui diminue aussi les absences secondaires.
Inconvénients :
• De nombreuses études ont montré que les employés qui bénéficient de congés illimités finissent par prendre moins de jours que dans d’autres politiques, par peur de “déclarer” qu’ils ont du temps libre disponible. Pour contrer cela, certaines entreprises ajoutent une clause imposant au minimum une semaine complète de congé par an.
• Peut conduire à des abus individuels, entraînant à son tour des problèmes de sous-effectif, une moindre capacité à collaborer, etc. Autrement dit, ce type de politique repose fortement sur la confiance envers des employés responsables et bienveillants envers leur équipe.
Même si les banques de PTO sont devenues l’option la plus courante proposée par les employeurs, c’est à vous de choisir le type de politique qui fonctionne le mieux pour votre situation—et les conditions associées. Vous devrez aussi définir qui est éligible aux congés, comment les congés seront attribués (forfait ou accumulation), ainsi que plusieurs autres éléments que nous passerons en revue juste après.
Quelle législation s’applique ?
D’après le Fair Labor Standards Act, il n’existe aucune loi fédérale imposant aux entreprises, petites ou grandes, de payer les employés pour du temps non travaillé, y compris les jours de maladie, les vacances et les jours fériés.
En revanche, plusieurs États ont mis en place des lois qui exigent des congés maladie payés (voir l’image ci-dessous).
De plus, certains comtés, municipalités et villes ont leurs propres règles et règlements. Dans de nombreux cas, la législation existe pour obliger les entreprises qui décident d’offrir une compensation à le faire de manière équitable, de façon uniforme.
Il existe aussi quelques types de congés avec des conditions particulières :
• Congé de deuil (un décès dans la famille) : aucune loi fédérale n’impose aux employés de bénéficier d’un congé de deuil (payé ou non). Au niveau des États, seul l’Oregon exige un congé (jusqu’à deux semaines), sans obligation de paiement.
• Congé médical de longue durée : le Federal Family and Medical Leave Act s’applique aux entreprises de cinquante employés ou plus, et dans ce cas uniquement, il permet aux employés de bénéficier jusqu’à trois mois de congé non payé (unPTO) pour prendre soin d’eux-mêmes ou d’un membre de leur famille, avec la garantie de retrouver leur poste à leur retour. Si le membre de la famille est un membre des forces armées couvert par la loi, celle-ci autorise jusqu’à six mois de congé non payé.
• Congé parental : bien que le congé maternité et paternité soit couvert par le FMLA (ci-dessus), certains États imposent un soutien supplémentaire, incluant des PTO pour les deux parents. Il s’agit de la Californie, de la Géorgie, du Rhode Island et du New Jersey.
• Jours fériés : seuls le Rhode Island et le Massachusetts exigent que les entreprises paient les employés pour les jours fériés officiels. Le Massachusetts va plus loin avec des jours fériés payés supplémentaires et des règles détaillées par secteur. (Massachusetts Blue Laws) De nombreuses entreprises offrent des jours fériés payés pour renforcer leur image employeur. Les jours typiques sont : Jour de l’An, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving, et Noël.
• Congé sans solde / leave of absence : ce sont des périodes de temps off protégées par le poste pour une durée définie, qui peuvent ou non être payées selon l’employeur. Un exemple : lorsqu’un membre de l’armée est appelé au service actif, ou lorsqu’une personne est convoquée pour un service de juré.
• Comp time : il s’agit de congés payés que certains employeurs accordent en lieu et place du paiement des heures supplémentaires. Si un employé travaille deux heures supplémentaires, il est payé à son taux horaire normal, mais accumule aussi deux heures de temps payé à utiliser plus tard. Bien que ce soit une pratique courante, le Fair Labor Standards Act l’interdit pour les travailleurs non exemptés dans le secteur privé.
• Pratique religieuse : temps libre pour des besoins religieux, payé ou non selon la discrétion de l’employeur. Refuser ce temps peut mener à une action en justice pour discrimination religieuse. Les banques de PTO offrent généralement la meilleure solution, car le personnel peut utiliser son temps comme il le souhaite.
Points à garder en tête :
• Le Healthy Families Act est actuellement au Congrès : s’il est adopté, il imposera à toutes les entreprises de 15 employés ou plus de proposer une heure de congé maladie payé pour chaque heure travaillée, dans la limite de 56 heures par an.
• À compter du 31 décembre 2020, le Families First Coronavirus Response Act exige que les entreprises de 500 employés ou moins accordent des PTO pour plusieurs raisons liées à la Covid. Les entreprises de moins de 50 employés peuvent demander une exception. Cliquez sur le lien pour plus de détails.
• Les règles concernant les congés évoluent rapidement à tous les niveaux de gouvernement. Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droits sociaux dans votre juridiction afin de vous assurer d’avoir les informations les plus récentes.
Construire une politique : étape par étape
Prenons maintenant le temps d’examiner, du début à la fin, chaque élément d’une politique de congés. Pour chaque élément, nous avons inclus une brève explication, puis des points à considérer, et enfin un exemple.
Nous commencerons par les éléments indispensables que toute politique doit contenir, puis nous passerons à une liste d’éléments optionnels.
Les éléments indispensables
1. Le paragraphe d’ouverture
Cette section contient le nom de l’entreprise, l’objectif de la politique PTO et la date à laquelle elle entre en vigueur.
Jackson Construction
Paid Time Off Policy
Nous nous engageons à nous assurer que nos équipes sont pleinement soutenues. L’un des moyens d’y parvenir est de leur offrir du temps libre. Nous pensons que le temps personnel est directement lié à la productivité, à la qualité du travail et à la culture d’entreprise, c’est pourquoi nous avons construit cette politique en pensant à vous tous. Si vous avez la moindre question concernant les termes de cette politique, veuillez contacter votre responsable direct.
Cette politique prend effet à compter du 1er mars 2021
2. Éligibilité pour prendre des congés
Cette section définit les critères permettant aux employés de commencer à prendre des congés.
Points à considérer :
• Combien de temps les nouveaux employés doivent-ils attendre avant de pouvoir prendre des congés ? (c’est-à-dire : quelle est la durée de votre période d’essai ?)
• Y a-t-il d’autres restrictions ?
Éligibilité pour prendre des congés
Les employés à temps plein qui travaillent au minimum 30 heures par semaine peuvent commencer à utiliser leurs heures de PTO dès lors qu’ils ont terminé la période d’essai de 30 jours.
Les employés qui travaillent moins de 30 heures par semaine peuvent accumuler des congés payés au prorata.
3. Restrictions concernant les congés
Cette section précise quand les employés peuvent planifier leurs congés. Anticipez-vous de gros contrats cette année qui nécessiteraient d’avoir tout le monde mobilisé ? Si oui, vous pouvez définir une période “noircie” (black-out) durant laquelle tous les congés sont limités.
Points à considérer :
• Communiquez les périodes de black-out suffisamment tôt et évitez de les programmer pendant les périodes de fêtes majeures.
Restrictions concernant les congés
Notre haute saison s’étend chaque année de mai à juillet et, à ce moment-là, nous avons besoin de tout le monde au travail.
Par conséquent, les congés pendant cette période sont interdits. En cas de besoin urgent, veuillez contacter votre superviseur direct.
4. Délai de prévenance (préavis)
Une fois que vous avez défini les périodes pendant lesquelles les employés peuvent demander des congés, vous devrez aussi réfléchir à la manière dont ils doivent faire la demande, et au délai minimum à respecter. Beaucoup d’entreprises demandent deux semaines de préavis pour leur laisser le temps de s’assurer de la couverture. Pour les vacances et les périodes plus longues, il est courant de demander aux employés de choisir leurs dates en janvier pour l’année à venir.
Souvent, les entreprises exigent que les employés envoient un email pour notifier leur intention de prendre des congés. Ce système simplifie l’identification de la date de la première demande, et permet de s’assurer que toutes les demandes sont examinées.
Points à considérer :
• Comment le personnel doit-il vous informer de son intention de prendre des congés ?
• Y a-t-il des exigences de préavis différentes selon le type de congé ?
• Que doivent faire les employés s’ils ne parviennent pas à vous joindre ?
Délai de prévenance
Pour s’assurer que nos besoins en effectifs sont couverts, chaque employé doit fournir un préavis raisonnable à son superviseur direct, et obtenir une validation, avant d’utiliser son PTO. Pour les congés de plus de cinq jours, nous exigeons un préavis minimum d’un mois.
Occasionnellement, nous comprenons que donner un préavis à l’avance ne sera pas toujours possible. Dans un tel cas, vous devez avertir votre superviseur direct dès que possible.
5. Processus d’approbation
Vous voudrez mettre en place un système d’approbation à la fois transparent et juste. Dans le passé, l’ancienneté était souvent privilégiée, mais ce principe a largement été abandonné au profit d’un modèle “premier arrivé, premier servi” (FCFS, first come first served) qui n’exclut pas les profils plus juniors. Une autre méthode courante, notamment dans les petites équipes, consiste à instaurer une rotation des congés afin que chaque membre obtienne, à terme, la première option.
Quelle que soit la méthode choisie, le système d’approbation doit être clair et transparent, et personne ne devrait être surpris par vos décisions. Certaines petites entreprises impliquent aussi leur équipe dans le processus d’approbation afin de renforcer le sentiment d’équité.
Points à considérer :
• Souhaitez-vous gérer les validations selon l’ancienneté, selon le FCFS, ou via une rota—ou préférez-vous que la décision soit prise au cas par cas par vous ?
Processus d’approbation des congés
Nous ferons tout notre possible pour accorder les demandes de congés, tant qu’elles ne pénalisent pas négativement nos opérations.
En cas de réception de plusieurs demandes pour la même période, nous accorderons les validations selon le principe du premier arrivé, premier servi.
6. Fin du contrat de travail
Il s’agit des responsabilités de l’entreprise dans le cas où un employé quitte l’entreprise ou est licencié.
Points à considérer :
• Quelles conditions s’appliquent, le cas échéant, au PTO lors du départ d’un employé ?
• 24 États exigent que les entreprises paient les PTO accumulés lors du départ d’un employé, à condition que la politique PTO indique qu’il les percevra.
Fin du contrat de travail
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il recevra un paiement pour tous les PTO inutilisés restant sur son compte PTO.
Éléments optionnels
Ces éléments peuvent être ajoutés aux politiques PTO lorsque les congés sont accumulés.
1. Éligibilité à l’accumulation (accumulation partagée / accumulation PTO)
Détermine quels membres de votre équipe doivent bénéficier des avantages PTO, et à partir de quand.
Points à considérer :
• Quelle ancienneté est requise pour commencer à accumuler des PTO ?
• Faut-il que les employés soient à temps plein ?
• Y a-t-il un minimum d’heures que l’employé doit travailler ?
• Y a-t-il des restrictions ? Par exemple : employés en congé, suspension, etc.
Éligibilité à l’accumulation des PTO
Tous les employés travaillant un horaire d’au moins 30 heures par semaine sont éligibles à l’accumulation de PTO dès leur premier jour de travail. Ceux qui travaillent moins de 30 heures par semaine accumuleront des PTO au prorata.
2. Règles d’accumulation (accumulation partagée / accumulation PTO)
Cette section définit quand et combien de PTO un employé peut accumuler en fonction de son ancienneté, selon un calendrier prédéfini.
Dans certains cas particuliers, certaines entreprises autorisent les employés à entrer en “dette de PTO” — c’est-à-dire à utiliser plus de PTO qu’ils n’en ont, avec l’intention d’en accumuler davantage au cours de l’année.
Points à considérer :
• Allez-vous utiliser un modèle d’accumulation ?
• Quelles sont les conditions spécifiques qui permettront à vos employés d’accumuler des PTO ?
• Quelles sont les conditions spécifiques qui empêcheront vos employés d’accumuler des PTO ?
• Aurez-vous un calendrier distinct pour les employés à temps plein et à temps partiel ?
• Quel sera le taux d’accumulation ?
• Quel est le seuil minimal d’ancienneté pour commencer à accumuler ?
• Quel est le maximum d’accumulation ?
Règles d’accumulation
Les PTO sont accumulés par tous les employés à chaque heure travaillée et sont basés sur le CALENDRIER D’ACCUMULATION DES PTO ci-dessous. À mesure que l’ancienneté augmente, le temps pouvant être accumulé chaque année augmente également, en plus du maximum de temps que l’employé peut avoir dans sa banque PTO.
Bien que nous autorisions le report des PTO sur l’année suivante, nous avons mis en place un plafond d’accumulation. Ce plafond est destiné à encourager l’utilisation des PTO et à s’assurer que les besoins de notre entreprise sont couverts. Les heures de PTO seront plafonnées à 1,5 fois le taux annuel d’accumulation. Une fois le plafond atteint, vous n’accumulerez plus de PTO pour les heures travaillées, et vous devrez utiliser les heures de votre banque avant de pouvoir reprendre l’accumulation.
Calendrier d’accumulation des PTO
| Ancienneté | Jours accumulés | Accumulation annuelle (heures) | Plafond d’accumulation PTO | | ----------- | ------------ | --------------------- | ----------------- | | < 2 ans | 10 jours | 80 heures | 120 heures | | 3-5 ans | 15 jours | 120 heures | 180 heures | | 6-10 ans | 20 jours | 160 heures | 240 heures | | > 11 ans | 25 jours | 200 heures | 300 heures. |
Dernière étape : partager la nouvelle politique avec votre équipe
Une fois votre politique finalisée, vous devez vous assurer que tout le monde dans votre entreprise en a connaissance et comprend clairement ses responsabilités. Il est judicieux de l’inclure dans votre package d’onboarding des nouveaux employés.
Dernières réflexions
Pour résumer, en tant que manager, vous jonglez en permanence entre le besoin de flexibilité des employés et la réalité de vos exigences en matière d’effectifs / de main-d’œuvre.
C’est un défi constant, mais comme nous l’avons vu, offrir à vos équipes une politique PTO adaptée est une excellente façon d’apporter une flexibilité qui génère toutes sortes de bénéfices positifs : meilleure productivité et meilleur moral, jusqu’à une baisse du turnover et des accidents.
Nous espérons que ce guide vous a été utile et instructif. N’hésitez pas à vous inspirer des exemples fournis (les sections en bleu) pour construire votre politique. Bon courage et merci d’avoir lu ! — L’équipe SINC