Ce que les titulaires de contrats fédéraux doivent vérifier avant le 26 octobre 2026

Les entrepreneurs et sous-traitants travaillant pour le gouvernement fédéral doivent se préparer à une évolution réglementaire cet automne. Le département du Travail des États-Unis a publié une règle finale abrogeant les réglementations qui mettaient en œuvre l’Executive Order 11246. Cette règle doit entrer en vigueur le 26 octobre 2026.

Ce changement concerne particulièrement les entreprises qui travaillent dans le cadre de contrats fédéraux, notamment certains entrepreneurs et sous-traitants du secteur de la construction. Il ne signifie pas qu’il faut immédiatement abandonner tous les éléments de votre processus de conformité actuel. En revanche, votre entreprise doit examiner les documents, politiques et procédures liés à ces réglementations avant la date d’entrée en vigueur.

La règle finale publiée par le département du Travail des États-Unis constitue le point de départ de cet examen. Votre entreprise pourrait également avoir besoin de conseils adaptés à ses contrats et à sa structure spécifiques.

Commencez par vos documents contractuels fédéraux

La première étape consiste à identifier les contrats et sous-contrats susceptibles d’être concernés. Ne partez pas du principe général que cette évolution s’applique nécessairement à votre entreprise. Dressez la liste de vos contrats fédéraux en cours, de vos sous-contrats actifs, de vos renouvellements et des appels d’offres susceptibles de déboucher sur un contrat après la date d’entrée en vigueur.

Pour chaque accord, recherchez les clauses et références liées à l’Executive Order 11246 et à ses réglementations d’application. Examinez le contrat principal ainsi que les accords conclus avec les sous-traitants, les avenants, les bons de commande et les formulaires types utilisés par votre équipe lorsque des travaux sont confiés à une autre entreprise.

C’est une bonne occasion d’améliorer la gestion documentaire. Si votre équipe dispose de plusieurs versions d’une même clause contractuelle enregistrées dans différents dossiers, créez une liste de contrôle unique et indiquez quelle version est utilisée pour chaque projet. Un système clair peut réduire le risque d’envoyer un formulaire obsolète à un client, à un sous-traitant ou à un chef de projet.

Si votre entreprise travaille régulièrement avec des sous-traitants, votre examen des contrats doit également inclure le processus utilisé pour leur communiquer les exigences applicables. Notre guide Créer et interpréter les accords de sous-traitance peut vous aider à structurer cet examen, même si la règle finale elle-même doit rester la référence pour cette évolution spécifique.

Examinez attentivement vos politiques en matière d’égalité professionnelle

La règle concerne les réglementations qui mettaient en œuvre l’Executive Order 11246. Les entrepreneurs doivent donc examiner les politiques créées ou maintenues en raison de ces exigences. Il peut s’agir de déclarations relatives à l’égalité des chances en matière d’emploi, de procédures internes, de communications destinées aux salariés, de documents d’intégration ainsi que de dispositions figurant dans les manuels internes ou les documents contractuels.

La question pratique n’est pas simplement de savoir si une politique mentionne le décret présidentiel. Demandez-vous comment cette politique est appliquée au quotidien :

• Figure-t-elle dans les lettres d’offre, les manuels internes ou les affichages sur le lieu de travail ?
• L’équipe de recrutement suit-elle une procédure standard liée à cette politique ?
• Les managers sont-ils formés pour appliquer une procédure particulière ?
• Les formulaires destinés aux sous-traitants reprennent-ils les mêmes termes ?
• Certaines validations internes ou enquêtes reposent-elles sur la politique actuelle ?

Conservez une trace de vos conclusions. Distinguez les politiques imposées par un contrat ou une réglementation spécifique des engagements plus larges que votre entreprise peut choisir de maintenir. L’abrogation d’une réglementation d’application ne détermine pas automatiquement si une entreprise doit modifier toutes ses pratiques internes en matière d’égalité professionnelle. Évitez de supprimer une politique simplement parce qu’une référence juridique évolue.

Marquez plutôt chaque document pour examen juridique ou de conformité et désignez un responsable chargé de sa mise à jour. Il peut s’agir d’un responsable des ressources humaines, d’un directeur des opérations, d’un conseiller externe ou de toute autre personne habilitée à approuver les modifications apportées aux politiques.

Vérifiez vos procédures de conservation des documents et de reporting

De nombreuses entreprises considèrent la conservation des documents et le reporting comme de simples tâches administratives. Pourtant, ces procédures reposent souvent sur des exigences réglementaires précises. Une évolution de la réglementation peut avoir une incidence sur les informations recueillies par votre équipe, leur lieu de stockage et la préparation des rapports ou des réponses liés aux contrats fédéraux.

Examinez les documents conservés par votre entreprise concernant les salariés, les candidats, les classifications de postes, les rémunérations, les heures travaillées, les décisions d’embauche et les mesures prises sur le lieu de travail. L’objectif n’est pas de supposer que tous les documents peuvent être supprimés ou que toutes les procédures de reporting doivent cesser. L’approche la plus prudente consiste à identifier les documents et rapports liés aux réglementations abrogées, puis à confirmer ce qui doit être maintenu au titre de vos contrats et des autres obligations applicables.

Examinez également la circulation des informations au sein de votre entreprise. Déterminez notamment :

• Qui recueille les informations concernant les salariés et les candidats ?
• Qui en vérifie l’exactitude ?
• Où sont stockés les relevés d’heures, les données de paie et les dossiers du personnel ?
• Qui prépare les rapports destinés à un client fédéral ou à l’équipe chargée des contrats ?
• Comment les corrections et les validations sont-elles documentées ?
• Quels rapports sont générés automatiquement par le logiciel de paie ou de gestion des effectifs ?

Si votre entreprise utilise un système de suivi du temps de travail, assurez-vous que ses données peuvent toujours être expliquées clairement. Un historique fiable des heures travaillées et des affectations sur les chantiers peut faciliter la gestion de la paie et la documentation des projets, mais ne doit pas être considéré comme un substitut à la compréhension des exigences spécifiques liées à un contrat. Pour améliorer vos processus de paie, consultez également 5 conseils pour éliminer les erreurs de paie.

Établissez un plan d’examen avant la date d’entrée en vigueur

Le 26 octobre 2026 doit être considéré comme une échéance pour avoir terminé l’examen, et non comme le jour où votre équipe commencera à rechercher les documents concernés. Commencez par désigner une personne chargée de coordonner le projet et d’établir un inventaire succinct des contrats, politiques, formulaires, documents et rapports concernés.

Utilisez ensuite un système de suivi simple : à examiner, en cours d’examen, approuvé ou remplacé. Enregistrez les versions finales dans un emplacement accessible aux managers et aux administrateurs, et retirez les modèles obsolètes des dossiers dans lesquels le personnel recherche habituellement les formulaires. Si un ancien document doit être conservé pour des raisons historiques, identifiez-le clairement afin d’éviter toute réutilisation par erreur.

Documentez les décisions prises par votre entreprise. Si vous conservez une politique, indiquez pourquoi. Si vous modifiez une clause ou une procédure de reporting, notez la date d’approbation de la modification ainsi que l’identité de la personne qui l’a approuvée. Vous créerez ainsi une piste interne utile et donnerez aux managers des consignes claires en cas de question.

Enfin, informez les personnes qui s’occupent des contrats, du recrutement, de la paie, de la conservation des documents et de la gestion des sous-traitants. La règle finale constitue une occasion d’examiner ces processus dans leur ensemble, plutôt que de traiter chaque document comme une tâche isolée. Un examen ciblé dès maintenant peut aider votre entreprise à éviter toute confusion lorsque l’abrogation prendra effet.