Créer et interpréter les contrats de sous-traitance
Dans les « bons vieux jours », un accord conclu à la main suffisait et l’on pouvait raisonnablement compter sur le fait que le travail serait fait correctement. En cas d’imprévu, vous saviez que tout serait géré de manière amiable. Dans certaines communautés soudées, les entrepreneurs travaillent encore sur la base d’une simple poignée de main, mais cette pratique évolue rapidement.
Le problème avec ce type d’accord, c’est qu’il n’y a aucun repère auquel se référer lorsque les choses tournent mal. Un chantier typique comporte de nombreux éléments mobiles, avec plusieurs fournisseurs et sous-traitants différents. Pour réduire le risque d’erreurs, tout le monde doit être aligné dès le départ, et c’est le plus facilement réalisable avec un accord de sous-traitance.
Dans cet article, nous allons examiner en détail les accords de sous-traitance. Nous verrons ce qu’ils sont et pourquoi vous en avez besoin, puis nous discuterons des éléments qu’un bon accord devrait inclure, avant de fournir des exemples qui pourront vous guider dans la rédaction de votre propre document. Lorsque cela sera pertinent, nous ajouterons aussi d’autres points à prendre en compte.
AVIS JURIDIQUE IMPORTANT :
En lisant cet article de blog, vous acceptez que cette ressource, ainsi que tout texte contenu dans cette ressource, vous soit fournie (au lecteur) gratuitement, uniquement à des fins éducatives : servir d’exemple pour créer et comprendre des accords de sous-traitance. Cette ressource a été étudiée avec soin et rédigée selon le meilleur effort possible. Nous devons insister sur le fait que nous ne sommes pas des professionnels du droit, et que nous ne fournissons pas cette ressource pour être utilisée directement ou indirectement comme un modèle juridique contraignant pour votre entreprise. En conséquence, l’éditeur ne pourra être tenu responsable de toute responsabilité découlant de l’utilisation ou du mauvais usage de cette ressource fournie.
Désolé, mais nous devions absolument ajouter cette partie ^. Je suis sûr que vous comprenez pourquoi ! Après tout le temps passé à rechercher et à créer des clauses d’exemple, nous nous sommes soudain un peu inquiétés de publier quelque chose qui pourrait être interprété à tort comme un document juridique. Nous avons donc préféré prévenir plutôt que guérir. En tout cas, cela souligne encore davantage la nécessité d’accords formels à notre époque ! Continuons.
Qu’est-ce qu’un accord de sous-traitance, exactement ?
Quand un entrepreneur général se lance sur un nouveau projet, l’une des premières choses qu’il fait est de s’asseoir avec le maître d’ouvrage pour définir et signer ce qu’on appelle un contrat principal (Prime Contract). C’est le document de plus haut niveau qui liste les responsabilités de chaque partie et les spécifications complètes du projet à réaliser. Il donne à l’entrepreneur général le contrôle total, ainsi qu’une responsabilité pour l’ensemble du chantier.
Une fois le contrat principal signé, l’entrepreneur général répartit les tâches du projet au sein de son équipe, ainsi qu’à des ressources externes appelées sous-traitants. Il peut confier des travaux de fondations, la plomberie, l’électricité, ou encore la décoration. Dans certains cas, ces sous-traitants peuvent ensuite engager leurs propres sous-sous-traitants.
Pour garder tout cela organisé et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, l’entrepreneur général fournit aux sous-traitants une version très ciblée du contrat principal, précisant leurs responsabilités spécifiques dans le cadre du projet : spécifications des tâches, calendrier, détails de paiement et responsabilités. Les sous-traitants qui embauchent d’autres sous-traitants doivent également signer un accord similaire.
En bref : un accord de sous-traitance est un contrat juridique qui détaille l’ensemble des éléments relatifs au rôle du sous-traitant dans un projet de construction.
Quels éléments doivent figurer dans un accord de sous-traitance ?
Plus vous ajoutez de détails dans l’accord, plus vous réduisez le risque. Rien ne doit rester ambigu : l’objectif est de garantir que les deux parties soient alignées à 100 % sur ce qui est attendu d’elles, du début à la fin du projet. Au minimum, l’accord devrait inclure chacun des éléments suivants :
Parties concernées
Tout d’abord, l’accord doit identifier toutes les parties intéressées (le client, l’entrepreneur général, et le sous-traitant). Incluez les noms des personnes, les noms des sociétés et les adresses postales.
I. Les parties. Le présent accord de sous-traitance (« Accord ») conclu le 13 avril 2021, entre une entité commerciale connue sous le nom de Jackson Construction, dont l’adresse postale est le 803-432 MAIN ST E, HAMILTON, Arizona, 991002 (« Entrepreneur »), et une entité commerciale connue sous le nom de Joe's Painting, dont l’adresse postale est le 123 Anywhere Street, Montgomery, Alabama, 050021 (« Sous-traitant »), les deux parties convenant de ce qui suit :
À prendre en compte : Il est judicieux de lister toutes vos coordonnées dans un avenant, au cas où quelque chose tournerait mal et que votre sous-traitant doive vous joindre (ou l’inverse). C’est aussi une bonne idée de clarifier la manière dont la communication doit se faire : quand et comment vous planifiez des points d’échange, des revues régulières, etc.
Étendue des travaux
L’étendue des travaux (Scope of Work) peut être l’élément le plus important de tout accord de sous-traitance. Elle communique les attentes de l’entrepreneur envers le sous-traitant (les services), en précisant exactement ce qu’il faut faire, quelles techniques doivent être utilisées, et, si nécessaire, quels critères d’évaluation seront employés pour juger du travail terminé.
L’étendue des travaux liste également toute main-d’œuvre, tout matériel ou équipement dont le sous-traitant est responsable de la fourniture, ainsi que les coûts de transport, et elle précise le lieu où les travaux auront lieu. Il est crucial de vérifier que chaque élément que vous souhaitez voir réalisé est bien inclus dans l’étendue des travaux. Tout élément manquant nécessitera un ordre de changement, ce qui augmentera presque certainement le coût et le calendrier du projet.
II. Services fournis. Le sous-traitant s’engage à fournir toute la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement et toute autre installation nécessaire pour réaliser ce qui suit : le sous-traitant doit peindre l’extérieur en bois de la maison. Ci-après dénommés les « Services ».
III. Responsabilités. Les coûts et responsabilités liés aux Services sont les suivants :
• Main-d’œuvre, y compris, sans s’y limiter, les employés, sous-traitants et toute autre personne ou agent : à la charge du Sous-traitant ;
• Matériaux, y compris, sans s’y limiter, toutes les fournitures et produits : à la charge du Sous-traitant ;
• Équipement, y compris, sans s’y limiter, les machines, accessoires ou dispositifs nécessaires pour réaliser les Services : à la charge du Sous-traitant ;
• Déplacements, y compris, sans s’y limiter, la garantie que toute main-d’œuvre, tout matériel et/ou équipement est fourni au Lieu indiqué à la Section IV : à la charge du Sous-traitant ; et
Le Sous-traitant ne sera pas responsable de tout autre coût lié aux Services (« Responsabilités »).
IV. Lieu. Le lieu principal où seront réalisés les Services par le Sous-traitant est le 2104 Prince Charles Road, Montgomery, Alabama, 36013, ou tout autre lieu convenu par l’Entrepreneur et le Sous-traitant (« Lieu »).
À prendre en compte : Les entrepreneurs incluent souvent la chaîne d’approvisionnement dans l’étendue des travaux, en faisant porter aux sous-traitants le risque de disponibilité des fournitures, mais ce n’est pas tout à fait équitable ; ces risques opérationnels ne devraient pas reposer uniquement sur les sous-traitants.
Calendrier du projet
Le timing est un élément majeur de tout projet, et en construction plus encore. Les retards peuvent entraîner toutes sortes de problèmes et compromettre la livraison dans les délais et le budget prévus. L’accord de sous-traitance doit contenir un calendrier indiquant quand les travaux commenceront et quand ils devront être terminés, ainsi que tout jalon ou livrable au fil du projet. Il est aussi utile de préciser les attentes en matière de communication si le sous-traitant anticipe des retards, et d’indiquer clairement les conséquences associées.
V. Date de commencement. Le Sous-traitant est autorisé à commencer les Services le 11 août 2021 (« Date de commencement »).
VI. Achèvement. Le Sous-traitant devra, sauf indication contraire dans les termes du présent Accord, achever les Services conformément aux normes de l’industrie.
L’achèvement, tel que déterminé par la présente Section, peut être modifié si les Services ne peuvent pas commencer ou se terminer en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l’Entrepreneur, notamment (sans s’y limiter) l’absence de préparation du Lieu, l’indisponibilité des matériaux de construction, ou tout autre problème considéré comme hors du contrôle des parties dans le présent Accord.
VII. Retards. Si le Sous-traitant retarde l’Entrepreneur, ou tout autre entrepreneur, sous-traitant, fournisseur et/ou fournisseur de matériaux sur l’ensemble du projet, le Sous-traitant indemnisera l’Entrepreneur et le protégera contre tout dommage, toute réclamation, toute demande, toute saisie ou lien, tout avis d’arrêt des travaux, toute action en justice, les honoraires d’avocats, ainsi que tout autre coût ou responsabilité imposé à l’Entrepreneur en lien avec ce retard causé par le Sous-traitant. Parmi les autres recours en cas de retard du Sous-traitant, l’Entrepreneur peut compléter le travail du Sous-traitant et déduire les coûts associés, à sa discrétion.
Le temps est une condition essentielle du présent Accord. Le Sous-traitant fournira à l’Entrepreneur les informations de planification sous une forme acceptable par l’Entrepreneur et devra respecter les calendriers d’avancement de l’Entrepreneur, y compris tout changement apporté par l’Entrepreneur à la planification des Services. Le Sous-traitant devra coordonner ses Services avec ceux de tous les autres entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs et/ou fournisseurs de matériaux afin de ne pas retarder ni endommager leur exécution.
Attentes de paiement
L’accord de sous-traitance doit définir explicitement quand le sous-traitant sera payé et pour quoi. S’il y a plusieurs paiements, l’accord doit inclure un calendrier, ou un tableau de paiement, et si un paiement initial a déjà été versé, il doit également être indiqué. Enfin, cette section doit préciser toute exigence relative aux formulaires à compléter et/ou aux demandes à soumettre.
Clauses de paiement conditionnel
Il devient de plus en plus courant que les contrats de construction contiennent des clauses de paiement conditionnel, qui transfèrent le risque financier des entrepreneurs généraux vers les sous-traitants. « Pay when paid » (« payé quand le client paie ») et « pay if paid » (« payé si le client paie ») sont tous deux conditionnés au fait que le maître d’ouvrage paie. Dans le premier cas, il s’agit simplement d’un sujet de calendrier : l’entrepreneur général finira par payer le sous-traitant lorsque l’entrepreneur général aura été payé par le maître d’ouvrage. Dans le second cas, « pay if paid » est beaucoup plus agressif : il supprime le besoin pour l’entrepreneur général de payer le sous-traitant, sauf si l’entrepreneur général est lui-même payé par le maître d’ouvrage.
VIII. Paiement. Le Sous-traitant sera payé pour ses Services et Responsabilités pour un montant de 1 860,00 $ (« Paiement »).
IX. Mode de paiement. Une fois que le Sous-traitant aura terminé les Services à la satisfaction de l’Entrepreneur, le montant total du paiement sera exigible immédiatement.
À prendre en compte : En ajoutant une clause de paiement conditionnel, vous transférez, de fait, tout le risque de paiement sur les épaules de vos sous-traitants.
Responsabilité et assurance
Malheureusement, les choses ne se passent pas toujours comme prévu : la négligence peut entraîner des dommages, un défaut d’exécution, ou une perte de profits. Pour limiter la responsabilité, l’accord devrait inclure des dispositions d’indemnisation, qui peuvent aider à réduire le risque en obligeant le sous-traitant à accepter la responsabilité des charges financières.
Cependant, il est important que le risque soit réparti correctement. Il ne serait pas juste d’attribuer au sous-traitant en cloisons sèches le risque d’erreurs de conception structurelle, car ce n’est pas son domaine d’expertise. En revanche, vous pouvez lui attribuer le risque d’erreurs humaines et/ou de blessures, car il est de son ressort de s’assurer que son équipe et/ou ses sous-sous-traitants sont correctement formés et travaillent dans un environnement sûr.
Autre point à considérer : l’indemnisant (ici, le sous-traitant) dispose-t-il de ressources financières suffisantes pour remplir ses obligations d’indemnisation ? Pour cette raison, l’accord de sous-traitance devrait exiger que le sous-traitant dispose d’une couverture d’assurance suffisante. Au minimum, un sous-traitant devrait avoir une assurance responsabilité civile générale, ainsi qu’une assurance accidents du travail, et une clause devrait empêcher leur annulation sans préavis écrit.
X. Assurance. L’Entrepreneur exigera du Sous-traitant, ainsi que de chacun de ses sous-traitants, qu’ils disposent des assurances prévues dans la présente Section, selon les modalités et conditions suivantes, avant de commencer les Services :
• Assurance responsabilité civile générale. Le Sous-traitant doit souscrire une assurance responsabilité civile générale principale minimum pour les montants suivants :
800 000,00 $ Limite combinée unique : dommages corporels + dommages matériels ;
500 000,00 $ Dommages corporels en responsabilité personnelle ;
• Entretien / Annulation de l’assurance. Aucune annulation ni réduction de couverture des assurances exigées ne sera autorisée sans un préavis écrit de trente (30) jours adressé à l’Entrepreneur. Ce préavis peut être envoyé par l’assureur du Sous-traitant, son courtier d’assurance ou le Sous-traitant lui-même.
XI. Indemnisation. Dans toute la mesure permise par la loi, le Sous-traitant devra défendre, indemniser et tenir indemnes le Client et l’Entrepreneur, ainsi que leurs agents, employés ou personnes associées à leur organisation, contre toute réclamation, demande, cause d’action et responsabilité de toute nature et de quelque manière que ce soit découlant des Services du Sous-traitant ou des opérations réalisées en vertu du présent Accord, et causées (ou prétendument causées), en tout ou en partie, par tout acte ou omission du Sous-traitant ou de toute personne employée directement ou indirectement par le Sous-traitant, ou pour le compte du Sous-traitant, en lien avec les Services précédemment listés.
À prendre en compte : De nombreux États ont adopté une législation limitant l’indemnisation des sous-traitants ; vous devez donc consulter un avocat de votre région pour vous assurer que votre démarche respecte les règles.
Litiges
Peu importe la qualité de la planification en amont, aucun chantier ne se déroule exactement comme prévu, et de nos jours, les désaccords sont assez fréquents. Pour éviter des procédures judiciaires coûteuses, il est recommandé d’inclure une clause de Règlement amiable des différends (ADR). Les modes alternatifs de résolution des conflits permettent de régler rapidement et en toute confidentialité les désaccords, sans passer par les tribunaux. Voici les méthodes ADR les plus courantes :
• Médiation : c’est la méthode ADR la plus simple. Chaque partie s’entretient séparément avec un médiateur tiers, impartial, qui écoute les demandes de chacun et aide les deux parties à trouver un compromis opérationnel. La médiation n’est pas contraignante : si l’une des parties n’est pas satisfaite du résultat, elle peut tout de même porter l’affaire devant le tribunal.
• Arbitrage : cette méthode est beaucoup plus formelle que la médiation et est généralement nettement plus coûteuse. Dans ce cas, l’arbitrage est mené par un arbitre professionnel (souvent un juge à la retraite) qui écoute chaque partie, examine les données, puis rend une décision. Contrairement à la médiation, l’arbitrage est contraignant et ne peut souvent pas être remis en cause devant un tribunal.
• Comité de résolution des litiges : les DBR sont composés d’experts impartiaux du secteur qui comprennent les défis propres à la construction et peuvent contribuer à obtenir un résultat plus équitable, adapté aux deux parties. Toutefois, ces comités sont extrêmement coûteux et sont généralement utilisés uniquement pour des projets très importants et complexes.
Le plus courant, en sous-traitance générale, est la médiation en premier choix, suivie de l’arbitrage.
XII. Résolution des litiges. Médiation telle que régie par les lois de l’État où les Services sont réalisés. Les parties conviennent d’engager des négociations de bonne foi, avec l’aide d’un médiateur neutre, afin de tenter de résoudre le différend. Si aucune solution ne peut être trouvée par la médiation, les parties conviennent de recourir à un arbitrage contraignant.
Si les parties ont un différend, quelle que soit la solution de règlement évoquée ci-dessus, l’Entrepreneur peut, avant, pendant ou après tout arbitrage ou médiation, prendre toute mesure requise par la loi pour préserver ou obtenir toute sûreté ou lien sur le bien afin d’assurer le paiement des sommes dues.
Ordres de changement
Peu importe la planification effectuée en amont, il faut presque toujours apporter des changements au contrat initial. Les clients peuvent être extrêmement changeants : ils décident au dernier moment de vouloir modifier les plans d’origine, par exemple en ajoutant quelque chose ici, ou en remplaçant un matériau là. Parfois aussi, les fournisseurs ne parviennent pas à fournir les bons matériaux et il faut alors ajuster le plan initial.
Il est impératif que les sous-traitants comprennent et reconnaissent qu’un ordre de changement signé et approuvé est obligatoire avant que tout travail supplémentaire puisse être effectué. Dans l’accord de sous-traitance, vous devriez prévoir une section précisant cette exigence, ainsi que ce que le sous-traitant doit faire si un changement est demandé ou nécessaire.
En outre, en cas de changement, le coût du projet sera presque certainement ajusté, et donc le montant payé au sous-traitant. Le contrat doit indiquer les étapes à suivre pour faire valoir et rectifier une telle demande.
XIII. Ordres de changement. Toute modification ou déviation par rapport aux Services mentionnés ou à toute autre spécification contractuelle entraînant une révision du présent Accord doit être exécutée et jointe au présent Accord sous forme d’ordre de changement (« Ordre de changement »). Tous les changements, aussi insignifiants soient-ils, doivent être approuvés par le Client par écrit.
XIV. Réclamations. Si l’Entrepreneur ou le Sous-traitant formule une réclamation en lien avec un Ordre de changement, ou au sujet de toute question connexe au présent Accord, ou encore concernant l’exécution des Services et/ou des Services à fournir, chaque partie aura le droit de soumettre un avis écrit de cette réclamation par courrier certifié avec accusé de réception. Après réception d’une réclamation écrite par l’une ou l’autre des parties à cet Accord, les parties disposeront de 7 jours ouvrables pour corriger la réclamation avant de chercher une résolution selon les instructions de la Section IX.
Licences de l’entrepreneur
Il est impératif que les sous-traitants puissent prouver qu’ils disposent des licences et certifications nécessaires pour réaliser les travaux correctement, légalement, et qu’ils se sont dûment enregistrés dans les registres locaux et étatiques. Ne pas disposer des licences appropriées peut entraîner de lourdes amendes, voire pire : imaginez qu’un bâtiment s’effondre parce que le sous-traitant engagé n’a pas installé les supports structurels adéquats.
L’accord devrait contenir une formulation exigeant explicitement que le sous-traitant reconnaisse qu’il dispose bien de toutes les licences nécessaires, qu’elles sont à jour et actives. Voici une liste des exigences de licences pour le secteur du contractant général au niveau des États.
XV. Licences requises. Toutes les parties au présent Accord, y compris (sans s’y limiter) l’Entrepreneur, le Sous-traitant, les autres sous-traitants et tous les employés, ainsi que les agents directs ou indirects des parties, doivent être titulaires des licences conformément aux lois respectives de l’État dans lequel la personne exerce son métier ou fournit son service. Toutes les personnes couvertes par le présent Accord seront régies par leur organisme de délivrance des licences respectif, qui a compétence pour enquêter sur les plaintes déposées par tout tiers (3e partie).
Résiliation
Tout contrat doit prévoir une clause de résiliation. En construction, il existe de nombreuses raisons de résilier ; le plus souvent, elles sont liées au non-paiement, au défaut d’exécution ou à des retards excessifs. Dans l’accord, précisez qui peut résilier, quel préavis est requis, si la résiliation doit être faite par écrit, et enfin, les conditions de paiement.
XVI. Résiliation. L’Entrepreneur ou le Sous-traitant peut, à tout moment et pour quelque raison que ce soit, résilier le présent Accord pour convenance moyennant au moins 5 jours ouvrables de préavis. En cas de résiliation pour convenance, le Sous-traitant ne recouvrera que le coût réel des travaux effectués jusqu’à la date de résiliation, dans des unités de travail approuvées ou en pourcentage d’avancement.
Clauses finales
La divisibilité (severability) garantit qu’au cas où une ou plusieurs dispositions du contrat seraient jugées invalides, les autres dispositions resteront intactes et valides.
La force majeure retire la responsabilité de l’une ou l’autre des parties en cas de situation imprévisible, indépendante de leur volonté, qui empêche la poursuite des travaux. Par exemple : coupures de courant, ouragans ou inondations. L’accord doit préciser quelles mesures doivent être prises dans un tel cas.
Le droit applicable définit la loi qui doit être utilisée pour évaluer les termes de l’accord.
XVII. Divisibilité. Si un tribunal compétent juge qu’une disposition, promesse, condition ou clause du présent Accord est invalide, nulle ou inapplicable, le reste des dispositions restera pleinement en vigueur et conservera tous ses effets, sans être affecté, altéré ou invalidé de quelque manière que ce soit.
XVIII. Force majeure. Aucune des parties n’est responsable de tout manquement à exécuter le présent Accord lorsque ce manquement est dû à des causes échappant au contrôle raisonnable de cette partie, y compris (sans s’y limiter) les actes des autorités de l’État ou des autorités gouvernementales, les actes de terrorisme, les catastrophes naturelles, l’incendie, la tempête, l’inondation, les tremblements de terre, les accidents et la pénurie prolongée d’énergie. En cas de tel retard, toute date indiquée dans le présent document sera prolongée de la durée nécessaire, convenue entre l’Entrepreneur et le Sous-traitant. Si le retard se poursuit au-delà de trente (30) jours, l’Entrepreneur a le droit de résilier le présent Accord en adressant un avis écrit au Sous-traitant.
XIX. Droit applicable. Le présent Accord est régi par les lois de l’État où les Services sont fournis.
EN FOI DE QUOI, le présent Accord a été signé par les parties, par l’entremise de leurs représentants dûment autorisés, et prend effet à la date indiquée ci-dessous.
Signature de l’Entrepreneur _____________________ Date ___________
Nom en lettres capitales _________________________
Nom de l’entreprise : Jackson Construction
Signature du Sous-traitant _____________________ Date ___________
Nom en lettres capitales _________________________
Nom de l’entreprise : Joe's Painting
Résumé
Gardez également à l’esprit que les clauses contenues dans l’accord de sous-traitance constituent la base de toute procédure juridique future en cas de litige. Il est donc impératif qu’elles aient été mûrement réfléchies et qu’elles aient été relues par un avocat expérimenté dans les contrats de construction.