Marchés publics de plus de 5 millions de livres sterling : comment les entrepreneurs peuvent se préparer aux nouvelles exigences en matière de compétences et d’emplois locaux
Les entreprises titulaires de marchés publics et leurs sous-traitants doivent désormais tenir compte d’un nouvel élément dans leurs appels d’offres. Le gouvernement britannique a annoncé des changements destinés à accorder davantage de poids à l’emploi local, à la formation et aux réponses apportées aux pénuries de compétences régionales dans les marchés publics. Pour les marchés publics d’une valeur de 5 millions de livres sterling ou plus, la pondération accordée aux retombées pour la collectivité passera de 10 % à 20 %.
Ce changement pourrait avoir des conséquences qui dépassent la simple formulation d’une réponse à un appel d’offres. Lorsqu’une entreprise s’engage en matière d’emplois locaux, d’apprentissages, de formation ou d’heures de travail effectuées par la main-d’œuvre locale, ces engagements doivent être planifiés et justifiés pendant toute la durée du chantier. L’annonce du gouvernement sur les dépenses publiques, l’emploi et les compétences au Royaume-Uni constitue le point de départ pour évaluer ce que cela implique pour votre entreprise.
Les exigences précises dépendront des documents d’appel d’offres et du contrat. Les entreprises doivent donc éviter de considérer cette annonce comme un substitut à la lecture des documents de consultation. Utilisez-la plutôt comme une occasion d’améliorer la manière dont votre entreprise planifie, attribue, consigne et rend compte de ses engagements en matière de retombées pour la collectivité.
Ce que l’augmentation de la pondération peut changer pour les appels d’offres
Les retombées pour la collectivité ne sont plus un élément que l’on peut reléguer aux dernières pages d’une offre. Lorsque cette partie de l’appel d’offres pèse davantage dans l’évaluation, la qualité de votre plan de mise en œuvre peut avoir une incidence plus directe sur l’appréciation de votre candidature.
Pour une entreprise de construction, cela implique d’examiner l’appel d’offres en parallèle du calendrier des travaux et du plan de mobilisation des ressources. Repérez les questions ou critères d’évaluation portant sur :
- L’emploi et le recrutement locaux
- Les apprentissages et les opportunités pour les personnes débutant leur carrière
- La formation des collaborateurs en poste
- Les heures de travail effectuées par des employés locaux
- Les pénuries de compétences dans la zone du projet
- Le suivi et les justificatifs pendant l’exécution du contrat
Ne partez pas du principe qu’une déclaration générale sur le soutien à la collectivité locale suffira. Une réponse plus convaincante explique comment l’engagement sera mis en œuvre, qui en sera responsable et comment les progrès seront mesurés. Elle doit également rester réaliste. Promettre davantage d’apprentissages ou d’heures de formation que le projet ne peut en offrir crée un risque d’exécution après l’attribution du marché.
C’est également une bonne raison de revoir votre processus global de réponse aux appels d’offres dans le secteur de la construction. Les engagements en matière de retombées pour la collectivité doivent être examinés en même temps que le périmètre des travaux, le calendrier, les besoins en main-d’œuvre et la stratégie de sous-traitance, plutôt que d’être traités comme un simple élément rédactionnel distinct de l’offre.
Intégrer les engagements au plan du projet
Une fois le contrat attribué, les engagements doivent être convertis en tâches concrètes. Commencez par créer un registre simple indiquant chaque engagement, sa source dans l’appel d’offres ou le contrat, la personne responsable, la période de mise en œuvre prévue et les justificatifs qui seront conservés.
Par exemple, un plan de projet peut prévoir des actions distinctes pour :
- Publier les offres d’emploi sur des canaux locaux appropriés
- Identifier les postes susceptibles de convenir à des personnes débutant leur carrière ou à des apprentis
- Définir les actions de formation avec l’équipe projet et les organismes concernés
- Suivre les heures de travail par salarié, fonction, chantier et date
- Vérifier que les sous-traitants sont en mesure de respecter les engagements qui leur sont confiés
- Préparer régulièrement les informations d’avancement à l’intention du client
Le chef de projet, l’équipe commerciale, l’encadrement du chantier ainsi que les équipes de paie ou d’administration peuvent détenir chacun une partie des informations nécessaires au reporting. Définir les responsabilités dès le départ réduit le risque de voir les données dispersées entre les e-mails, les feuilles de temps, les tableurs et les rapports des sous-traitants.
Le plan doit également refléter le calendrier réel des travaux. Les activités de recrutement et de formation doivent intervenir lorsqu’il existe un travail adapté, un encadrement suffisant et les capacités nécessaires sur le chantier. Si un engagement dépend d’un sous-traitant, rendez cette dépendance visible avant la mobilisation et confirmez la manière dont le sous-traitant fournira les justificatifs nécessaires.
Consigner l’emploi local, la formation et les heures de travail
Les justificatifs doivent être réunis au fur et à mesure de l’exécution des travaux, et non reconstitués à la fin du projet. Le système adapté dépendra du contrat, mais les documents utiles peuvent inclure les feuilles de temps approuvées, les informations relatives aux fonctions et aux lieux de travail, les listes de présence aux formations, les dossiers d’apprentissage, les actions de recrutement et les relevés transmis par les sous-traitants.
Pour les heures de travail, définissez les informations à recueillir avant le début des travaux. Il peut s’agir du nom ou de l’identifiant du salarié, de la date, du projet, de la fonction, du nombre d’heures travaillées ainsi que des informations nécessaires pour établir que le travail répond à la définition locale ou à la définition des retombées pour la collectivité prévue au contrat. Ne recueillez ni ne communiquez davantage de données personnelles que nécessaire au regard de la finalité indiquée.
La fiabilité des relevés horaires est particulièrement importante lorsque les engagements sont mesurés sur toute la durée d’un projet. Un processus de suivi du temps peut aider les responsables à comparer les heures prévues et les heures réellement effectuées, à repérer rapidement les écarts et à constituer une piste d’audit claire. Il peut également réduire la nécessité de se fier à la mémoire ou de regrouper manuellement des données provenant de différentes équipes. Pour en savoir plus sur le choix d’une approche adaptée, consultez Comment fonctionnent les applications de suivi de la localisation du personnel ?, tout en tenant compte des exigences du projet en matière de confidentialité et des stipulations contractuelles.
Les justificatifs de formation doivent être tout aussi précis. Conservez la date, l’activité, les participants, l’organisme de formation ou la personne responsable, ainsi qu’une brève description de ce qui a été réalisé. Pour les apprentissages ou les postes destinés aux nouveaux entrants, conservez les informations nécessaires pour démontrer que l’opportunité a été créée et accompagnée, sans présenter une intention comme une réalisation effective.
Les données relatives aux coûts et à la main-d’œuvre peuvent également bénéficier d’une structure de projet commune. L’article Utiliser les codes de coûts dans la comptabilité de la construction explique comment un codage cohérent peut faciliter l’analyse des informations liées au projet. Le même principe peut s’appliquer ici : définissez des intitulés cohérents pour les projets, les activités, les catégories de travailleurs et les périodes de reporting avant la remise du premier rapport.
Examiner les responsabilités des sous-traitants avant le début des travaux
Les entreprises principales ne doivent pas supposer qu’un engagement en matière de retombées pour la collectivité prend fin dès lors que les travaux sont sous-traités. Si un sous-traitant doit fournir des emplois locaux, des actions de formation ou des heures de travail, ces attentes doivent être clairement formulées dans les documents de sous-traitance et les instructions relatives au projet.
Définissez ce que le sous-traitant doit réaliser, les dates auxquelles les informations doivent être transmises et les justificatifs acceptés. Décidez également qui vérifiera ces informations et comment les engagements non respectés seront signalés et traités. Un sous-traitant peut disposer de bons relevés de chantier sans avoir de procédure permettant d’identifier les résultats en matière d’emploi local ou de formation dans le format exigé par le marché public.
Il s’agit d’une extension pratique d’une bonne gestion des contrats de sous-traitance. L’objectif n’est pas d’ajouter des formalités sans utilité, mais de veiller à ce que les engagements pris dans l’offre principale puissent être suivis tout au long de la chaîne d’approvisionnement et étayés par des justificatifs.
Une liste de contrôle pratique pour se préparer
Avant de répondre à un marché public d’une valeur de 5 millions de livres sterling ou plus, les entreprises doivent :
- Vérifier comment l’appel d’offres définit et évalue les retombées pour la collectivité.
- Identifier les engagements demandés en matière d’emploi local, de compétences, de formation et d’heures de travail.
- Évaluer chaque engagement proposé au regard du calendrier, du plan de main-d’œuvre et des capacités d’encadrement disponibles.
- Désigner un responsable de la mise en œuvre et du reporting.
- Mettre en place un processus cohérent de collecte des feuilles de temps et des justificatifs de formation.
- Confirmer les responsabilités des sous-traitants ainsi que les dates de transmission des informations.
- Examiner régulièrement l’avancement au lieu d’attendre le rapport final du contrat.
L’annonce du gouvernement marque un renforcement de l’attention portée aux retombées pour la collectivité dans ces marchés publics, mais ce sont l’appel d’offres et le contrat qui déterminent les obligations de votre entreprise. Les entreprises qui relient leurs engagements formulés dans l’offre au calendrier des travaux, à la chaîne d’approvisionnement et à des relevés de projet fiables seront mieux placées pour respecter ce qu’elles ont proposé et rendre compte des résultats.