Nouvelles normes de construction routière de l’Ontario : une liste de contrôle pratique pour les entrepreneurs en construction

Les entrepreneurs et sous-traitants en travaux routiers municipaux en Ontario doivent maintenant tenir compte d’un nouvel élément de conformité. Le Règlement 283/26 instaure des normes provinciales obligatoires pour la conception et la construction de certains projets routiers municipaux.

Ce changement concerne bien plus que les équipes qui travaillent en bordure de la route. Il peut avoir une incidence sur la façon dont l’entrepreneur interprète les documents contractuels, prépare son échéancier, coordonne les sous-traitants, gère les modifications et conserve les pièces justificatives. Le règlement ne signifie pas que tous les projets routiers municipaux sont assujettis aux mêmes exigences. La première étape consiste à confirmer si le projet relève de son champ d’application, puis à déterminer quelles exigences des Normes provinciales des routes de l’Ontario (OPSS) s’appliquent.

Le règlement de l’Ontario établissant les nouvelles normes de conception et de construction routières devrait constituer le point de départ de cet examen. Les entrepreneurs devraient également le consulter parallèlement aux documents d’appel d’offres, au contrat, aux plans et aux devis propres à chaque projet.

1. Confirmer les exigences applicables au projet

Ne partez pas du principe général que tous les contrats routiers exigent le même processus de conformité. Effectuez plutôt un examen propre au projet en vous fondant sur le règlement et les documents remis par la municipalité ou par l’autre partie contractante.

Commencez par vérifier :

• Si les travaux constituent un projet routier municipal visé par le règlement.
• Quelles normes de conception et de construction sont indiquées dans les documents du projet.
• Quelles exigences des OPSS sont citées ou intégrées au contrat.
• Si les exigences s’appliquent directement à votre portée de travaux ou par l’intermédiaire d’un autre entrepreneur.
• Si les plans, devis, addendas et modalités du contrat sont cohérents entre eux.

Dans la mesure du possible, cet examen devrait être effectué avant l’établissement du prix, de l’échéancier ou la mobilisation. Si les documents d’appel d’offres manquent de clarté, consignez la question et demandez une clarification écrite conformément au processus contractuel applicable. Une réponse écrite est plus utile qu’une conversation informelle lorsque la question a ensuite une incidence sur les coûts, les délais ou les responsabilités.

Tenez un registre de conformité succinct pour chaque projet. Il peut indiquer la norme applicable, la section contractuelle correspondante, la personne responsable de sa vérification et les preuves qui seront conservées. Le registre ne remplace pas les documents contractuels. Il donne à l’équipe de projet un moyen pratique de suivre les éléments examinés.

2. Examiner le contrat et les responsabilités des sous-traitants

Une fois les normes applicables déterminées, comparez-les au contrat principal et à chaque sous-traitat lié aux travaux routiers. Les responsabilités doivent être clairement définies avant le début des travaux, en particulier lorsqu’une partie contrôle les informations de conception et qu’une autre exécute les travaux.

Vérifiez si le contrat traite clairement des éléments suivants :

• Les normes et exigences des OPSS qui régissent les travaux.
• Les documents qui ont préséance en cas de conflit entre les plans et les devis.
• Le processus à suivre pour demander une clarification ou gérer une condition imprévue.
• Les dossiers requis pour les inspections, les approbations, les essais ou les paiements.
• La responsabilité de corriger les travaux qui ne respectent pas les exigences du projet.
• L’incidence d’une modification sur le prix, l’échéancier et les activités subséquentes.

Les sous-traitants devraient recevoir les parties des devis et des plans qui concernent leurs travaux. Évitez de vous en remettre à une directive générale leur demandant de « respecter le contrat » lorsque les exigences pertinentes peuvent être précisées. Une portée de travaux claire réduit le risque qu’un sous-traitant omette une norme intégrée ailleurs dans les documents du projet.

Pour obtenir d’autres conseils sur la définition des rôles et des responsabilités, consultez Création et interprétation des contrats de sous-traitance. Si un devis est modifié après la signature de l’entente, le processus devrait également être documenté conformément à la procédure de modification du projet. Notre guide sur les ordres de modification pour les projets de construction explique pourquoi il est important de consigner les modifications plutôt que de se fier à des directives verbales.

3. Harmoniser l’échéancier, les travaux sur le terrain et la documentation

La conformité devrait être visible dans l’échéancier du projet, et non conservée dans un dossier administratif distinct. Examinez la séquence des travaux afin de repérer les activités qui dépendent d’informations approuvées, d’inspections, d’essais ou des travaux d’un autre entrepreneur.

Pour chaque activité pertinente, posez-vous les questions suivantes :

• L’équipe dispose-t-elle des plans et devis à jour?
• Le superviseur responsable est-il désigné?
• Les examens ou approbations requis sont-ils intégrés à la séquence des travaux?
• Une modification apportée à une activité pourrait-elle avoir une incidence sur les travaux subséquents?
• L’échéancier prévoit-il suffisamment de temps pour documenter les travaux terminés avant qu’ils soient recouverts ou modifiés?

Un échéancier qui ne présente que les tâches de production peut ne pas faire ressortir les étapes administratives nécessaires pour démontrer la conformité. Ajoutez des points de contrôle et des tâches de documentation lorsqu’ils ont une incidence sur la séquence des travaux. Cela peut aider le gestionnaire de projet à repérer plus tôt les retards potentiels et à les communiquer avant qu’ils ne deviennent une source de litige plus important. Le guide de la méthode du chemin critique peut aider les équipes à examiner les liens de dépendance entre les activités.

Sur le chantier, utilisez un processus uniforme de tenue des dossiers. Selon les documents du projet, le dossier peut comprendre les rapports quotidiens, les documents de livraison, les notes d’inspection, les photographies, les résultats d’essais, les modifications approuvées et la correspondance. Le règlement d’origine établit les normes obligatoires, mais les documents du projet détermineront les dossiers précis nécessaires pour chaque contrat. Ne créez pas un dossier simplement parce qu’il figure sur une liste de contrôle générique; rattachez chaque dossier à une exigence, une activité ou une décision.

Assurez-vous que les dossiers sont datés, associés au bon emplacement ou au bon élément de travaux et conservés à un endroit facilement accessible à l’équipe de projet. Si plusieurs équipes ou sous-traitants travaillent sur le même projet, utilisez la même méthode de nommage et de classement pour l’ensemble du chantier.

Un examen pratique avant la mobilisation

Avant le début des travaux, l’entrepreneur et le gestionnaire de projet devraient pouvoir répondre aux quatre questions suivantes :

1. Le projet est-il visé par les nouvelles normes provinciales?
2. Quelles exigences des OPSS et quels documents contractuels s’appliquent à notre portée de travaux?
3. Qui est responsable de chaque examen, approbation, activité sur le terrain et dossier?
4. Quelle est la procédure à suivre en cas d’exigence imprécise ou de modification?

Si l’une de ces réponses n’est pas claire, interrompez l’examen interne et réglez la question au moyen du processus de communication prévu au contrat. Conservez la question, la réponse et la directive qui en découle dans les dossiers du projet.

Le Règlement 283/26 de l’Ontario donne aux entrepreneurs en travaux routiers municipaux une raison d’examiner leur processus de conformité, mais les mesures concrètes demeurent propres à chaque projet. Examinez le règlement, faites le lien avec les exigences contractuelles et les exigences applicables des OPSS, communiquez les responsabilités aux sous-traitants et intégrez les contrôles nécessaires à l’échéancier et au processus de documentation. Cette approche fournit des directives plus claires aux équipes sur le terrain et permet à l’entrepreneur de mieux démontrer comment les travaux ont été planifiés et gérés.