Avenants pour les projets de construction
Les avenants sont souvent nécessaires pendant un projet de travaux en cours. Cet article vous aidera à comprendre pourquoi ils sont requis, comment les mettre en place correctement et quels pièges courants éviter en cours de route.
Qu’est-ce qu’un avenant ?
Un avenant est un document qui précise toute modification apportée au contrat initial entre un entrepreneur et un client. Il peut s’agir de toutes sortes de changements concernant le travail et le périmètre du projet tels qu’ils avaient été définis au départ. Par exemple : déplacer un mur, repeindre avec une autre couleur ou ajouter davantage de luminaires dans une pièce.
Pourquoi les avenants doivent-ils exister ?
Les avenants constituent une étape essentielle dans la réalisation des travaux, car la plupart des projets évoluent dans le temps en termes de périmètre. Dans un monde idéal, tout serait entièrement défini et validé dès le départ, mais c’est rarement le cas. Les modifications du périmètre impactent les deux parties de l’accord, à savoir le client et l’entrepreneur. Elles doivent donc être acceptées formellement, via un avenant.
Un avenant, c’est une bonne ou une mauvaise chose ?
Tous les avenants présentent potentiellement des avantages et des inconvénients. Voyons-en quelques-uns ci-dessous.
Avantages :
• Tout d’abord, et surtout, les avenants reflètent généralement un résultat révisé correspondant à ce que le client souhaite désormais. Cela doit aboutir à une issue dont le client est, au final, plus satisfait.
• Prendre correctement en compte les dépassements de coûts et de planning. Des études ont montré que le dépassement de coût moyen lié aux avenants représente 11 à 15 % de la valeur du contrat initial sur les grands projets. En parallèle, le dépassement de délai moyen est de 10 à 20 % de la durée initialement prévue. Si ces dépassements n’étaient jamais validés comme avenants, il est possible qu’ils ne soient jamais récupérés.
• Les avenants correspondent généralement à davantage de travail. Tant que cela est fait à un tarif convenu et rentable pour l’entrepreneur, plus de travail est en général une bonne nouvelle.
• Montrer de la flexibilité de manière organisée et équitable est un excellent moyen d’améliorer votre relation avec le client : vous pourriez ainsi obtenir davantage de travaux à l’avenir, voire des recommandations.
Inconvénients :
• Temps administratif accru et tenue de la comptabilité. Comme tout avenant doit être noté et accepté formellement par le client et l’entrepreneur, cela peut créer une tentation naturelle de “faire au verbal”.
• Des conflits de planning menant à un recours coûteux à de la main-d’œuvre occasionnelle. Il arrive que l’entrepreneur soit déjà au maximum de sa capacité et que le travail supplémentaire nécessite alors d’ajouter des équipes temporaires. Dans ce cas, l’entrepreneur doit être extrêmement vigilant : facturer le travail additionnel à un tarif qui reste rentable. Sinon, on risque de se retrouver avec des chantiers non rentables. Cet équilibre est délicat pour tout entrepreneur, car l’envie naturelle est de satisfaire le client.
Les types d’avenants
Maintenant que nous avons établi ce qu’est un avenant, examinons plus en détail les différents types.
Un avenant peut être divisé en trois catégories :
1. Coûts directs
Les coûts directs sont ceux qui sont directement impactés par l’avenant. Les plus typiques sont les matériaux, la main-d’œuvre, le matériel et les dépenses similaires. Il est toutefois important de noter qu’ils peuvent aussi inclure des coûts moins évidents, comme la communication avec les équipes et les ingénieurs, le coût de la redéfinition de la structure, la mise en place, le nettoyage, etc.
2. Coûts indirects
Les coûts indirects comprennent les frais généraux (overhead) et peuvent être une part fixe ou variable du projet de construction. Si les coûts indirects sont calculés en pourcentage du montant global, alors plus le chantier est coûteux, plus le coût indirect augmente.
3. Coûts consécutifs
Les coûts consécutifs sont ceux qui découlent du moment où l’avenant est déclenché, par exemple pendant une période de météo saisonnière : s’il pleut ou neige beaucoup cette semaine-là. Autrement dit, il s’agit de circonstances échappant au contrôle de l’entrepreneur, qui sont donc difficiles à mesurer, mais qui peuvent malgré tout avoir un impact considérable sur le projet et sur les coûts de l’entrepreneur.
Les causes fréquentes de création d’avenants sont :
• Le travail du projet a été mal estimé au départ.
• Un changement de conception ou d’autres exigences du client.
• Le client ou l’entrepreneur découvre des obstacles imprévus.
• Le remplacement de matériaux ou de procédures.
• Un manque de coordination initiale ou un contrat mal rédigé.
• De nouvelles exigences en matière de sécurité.
• Des difficultés financières, que ce soit du côté du client ou de l’entrepreneur.
• Certains travaux, au final, s’avèrent inutiles ; le travail qui n’est pas réalisé constitue aussi un avenant.
• De nouvelles réglementations ou lois gouvernementales pendant le déroulement du projet.
• Des conditions météorologiques extrêmes entraînant des retards ou nécessitant des travaux supplémentaires pour achever la construction.
• Les entrepreneurs sont inefficaces ou incapables de livrer ce qui est requis dans le budget prévu, et il faut donc ajouter de l’argent, du temps ou des ressources au projet.
L’importance de consigner formellement les avenants
Les avenants doivent être consignés quelque part et acceptés par le client et l’entrepreneur, par écrit. C’est une étape extrêmement importante, mais souvent négligée. Tout avenant peut devenir extrêmement problématique s’il n’est pas correctement consigné et formellement accepté.
Opposabilité
Un contrat verbal est très difficile à faire valoir dans une situation où la relation entre l’entrepreneur et le client se dégrade ou devient conflictuelle. Des avenants correctement enregistrés peuvent préserver la rentabilité du chantier et fournir une trace légale claire et opposable si les choses tournent mal.
Parfois, on oublie tout simplement
Croyez-le ou non, il n’est pas toujours facile de se souvenir exactement de ce qu’on a soi-même dit. Souvent, lors des litiges, les gens sont surpris quand on leur montre ce qu’ils ont dit ou écrit une fois la preuve présentée. De plus, quelqu’un peut prétendre ne pas se souvenir d’un accord conclu au téléphone seulement quelques jours auparavant. Ainsi, le contrat verbal ou l’accord “entre gentlemen” peut abîmer même les relations les plus proches.
Signaux d’alerte côté client
Si un client refuse d’accepter les avenants formellement ou pousse à effectuer des changements sans documentation, cela doit être considéré comme un signal d’alerte. Ses propositions peuvent sembler intéressantes sur le moment, mais vous pourriez vous exposer à des ennuis plus tard : factures impayées, remise en cause d’accords verbaux, voire même des problèmes juridiques. L’entrepreneur doit toujours refuser tout travail additionnel ou modifié sans avenant écrit.
À retenir : Si ce n’est pas écrit, ça n’a pas eu lieu
Pièges courants et comment les éviter
En tant qu’entrepreneur, voici quelques pièges à surveiller concernant les avenants :
1. Le client essaie de vous pousser à démarrer les avenants sans les documents supplémentaires signés
Parfois, un client tente de vous persuader ou de vous mettre la pression pour contourner la paperasse nécessaire, en affirmant que cela ne fera que ralentir le processus. Il peut vous demander de commencer sans cela, mais vous devez rester ferme et attendre. Sans les documents appropriés, vous risquez de ne pas être payé pour le travail.
Comment l’éviter : Ne laissez jamais un client vous forcer à faire quoi que ce soit sans la documentation correcte signée.
2. Vous voulez impressionner le client avec certaines modifications avant d’obtenir son accord pour l’avenant
Pendant l’exécution, il se peut que vous repériez des aspects du projet que vous pourriez améliorer et dont vous pensez que le client finira par être ravi. Mais il vaut mieux ne pas agir. Même si les changements sont pour le mieux et correspondent parfaitement au client, il n’a aucune obligation de vous rembourser. À moins que ces changements ne soient écrits dans le contrat initial ou sous forme d’avenant (amendement), il n’y a aucun argument juridique pour que le client vous rembourse. Toute tentative d’action en justice sera contrée par une demande de documents d’avenant, et sans ceux-ci, l’argument s’effondre.
Comment l’éviter : Ne faites jamais cavalier seul – ne réalisez aucun changement sans validation écrite.
3. Le client est trop exigeant et vous êtes tenté de lui faire payer trop cher
Parfois, pendant le déroulement des travaux, un client veut quelque chose de nouveau qu’il juge indispensable pour le projet final, mais qui ne figurait pas au contrat initial. Cela implique alors un avenant. Les négociations qui suivent sont importantes. Cherchez un prix juste pour que ni vous ni le client n’ayez l’impression d’être lésés. En tant qu’entrepreneur, il existe la possibilité de facturer plus que nécessaire, mais ce n’est pas une bonne solution sur le long terme. La valeur d’une relation de travail positive et de votre réputation dépasse largement le gain financier d’un seul chantier.
Comment l’éviter : Ne surfacturez jamais le client : soyez juste dans votre estimation des coûts de main-d’œuvre.
L’entrepreneur doit-il toujours exécuter les avenants ?
Que dit votre contrat au sujet des avenants ? En général, le contrat précise qu’une demande d’avenant doit être soumise et approuvée avant que vous puissiez officiellement l’entreprendre. Sans document écrit, tout travail réalisé en dehors du contrat est considéré comme du travail “gratuit”. C’est pourquoi il vaut mieux ne faire aucun travail additionnel avant d’avoir cet avenant signé.
Dans un scénario où le client tente de vous mettre la pression, vous pouvez vous référer à la clause du contrat indiquant que vous ne pouvez réaliser aucun avenant sans document signé. Cela obligera le client à suivre la procédure de directive de changement de construction (CCD). Une directive de changement de construction n’est pas synonyme d’un avenant. La CCD reconnaît qu’un changement existe, mais qu’il manque le temps et l’argent nécessaires, qui seront renégociés ensuite.
En tant qu’entrepreneur, vous pouvez également refuser l’avenant si vous n’avez ni le temps ni les compétences pour ce travail précis. Mais comme nous l’avons mentionné plus haut, la plupart des entrepreneurs n’aiment pas refuser un avenant, car ils impliquent généralement des coûts supplémentaires.
À quoi penser avant d’accepter un avenant
1. Lisez attentivement les clauses.
Assurez-vous que ce que le client demande est raisonnable en termes de planning et de compensation économique.
2. Gardez à l’esprit que le client peut être stressé par les changements qu’il souhaite, et qu’il peut projeter ce stress sur vous.
Il peut vous donner l’impression que ces changements sont indispensables pour le projet, même si c’est assez improbable. Si l’avenant avait été aussi crucial, ce ne serait pas un avenant, mais une spécification intégrée au contrat initial.
3. N’acceptez pas un paiement inférieur à ce que vous accepteriez habituellement.
Le client peut tenter de vous faire réaliser les changements avec une remise importante, en argumentant que cela ne représente qu’une petite partie du montant total. Pour le client, c’est peut-être vrai, mais pour vous, ce n’est pas logique. Les avenants demandent non seulement plus d’heures de travail, mais ils augmentent aussi probablement les coûts des fournitures et d’autres ressources nécessaires pour les réaliser. Il n’y a aucune raison pour que vous y perdiez financièrement à cause d’un changement de plan.
4. Tenez compte de la valeur de votre temps lors de la négociation du paiement.
Imaginons que l’avenant exige une semaine de travail supplémentaire : cela signifie que votre prochain projet sera décalé d’une semaine. Vous devriez être payé au même prix pour votre travail cette semaine-là que ce que vous auriez facturé sur le projet planifié. C’est un point important à garder en tête pendant les négociations. Chaque heure de travail a une valeur équivalente.
Gérer les avenants efficacement
Désignez un responsable dédié aux avenants.
Une fois cette personne nommée, c’est à elle qu’il incombe de s’assurer que toutes les informations liées à l’avenant sont centralisées au même endroit. Tout le monde impliqué dans l’avenant doit disposer des mêmes données et faits : signatures, dates, montants, matériaux, etc. Si le client, les architectes, les ouvriers ou toute autre personne contactent le chef de projet, ils doivent avoir accès aux mêmes informations. Il ne doit y avoir aucune ambiguïté qui pourrait amener les équipes à agir seules concernant les avenants.
Il est recommandé de n’autoriser qu’une seule personne, éventuellement l’entrepreneur ou le chef de projet, à signer les avenants afin d’éviter tout problème. Veillez à inscrire le(s) nom(s) autorisé(s) dans le contrat initial. Sinon, un client pourrait contacter le responsable d’équipe sur le chantier et le persuader ou le tromper pour qu’il signe quelque chose qui semble bon et raisonnable, alors que cela n’a pas été établi auparavant avec une personne disposant de l’autorité nécessaire.
Quand des informations sont omises ou laissées en discussion, on perd du temps. Chaque fois que quelqu’un doit contacter une autre personne pour obtenir l’approbation d’un avenant, le processus se retarde. Ce n’est idéal pour personne. Pour l’éviter, assurez-vous que tout est en ordre avant de démarrer. Il est aussi recommandé de conserver une copie de l’avenant jointe au contrat initial. Et il est important de noter que l’avenant peut aussi faire référence à du travail qui n’est finalement plus nécessaire. Il est donc préférable d’ajouter les documents d’avenant afin de justifier pourquoi certaines choses n’ont pas été réalisées, alors qu’elles étaient initialement prévues dans le contrat.