Utiliser les codes de coûts en comptabilité de la construction
Quels sont les codes de coûts ?
En termes simples, les codes de coûts sont des codes numériques qui représentent les différents postes (coûts) intégrés à un projet. Il peut s’agir de l’équipement, des matériaux, de la main-d’œuvre ou de tout autre élément. Les codes de coûts sont utiles car ils permettent de suivre et d’analyser les dépenses de manière plus fine, pendant et après un projet : pour la facturation, pour clarifier « où est passé l’argent » et pour repérer les leviers d’amélioration de la rentabilité.
Prenons un exemple : une équipe intervient pour remplacer un toit endommagé sur une maison résidentielle. Vous pouvez utiliser des codes de coûts pour les matériaux que vous allez utiliser, comme les bardeaux et les clous. Vous pouvez aussi ajouter différents codes de coûts pour le type de main-d’œuvre effectuée à différents moments pendant les heures de travail (par exemple : préparation, pose, nettoyage). Enfin, vous pourriez également inclure des codes de coûts pour tout équipement supplémentaire que vous achetez.
Chaque élément ou aspect des coûts d’un projet peut avoir son propre code. Mais il est aussi facile d’en faire trop : nous aborderons donc plus loin quelques recommandations pratiques pour bien les mettre en place.
Pourquoi est-il important d’utiliser des codes de coûts en comptabilité de construction ?
La principale raison d’utiliser des codes de coûts dans votre comptabilité est que leur utilisation vous aide à clarifier exactement combien vous avez dépensé pour un projet. Comprendre vos coûts est essentiel pour vous assurer de facturer correctement votre client en fonction de ce qui a été nécessaire pour mener le chantier à bien, et surtout, pour éviter de perdre de l’argent sur certains projets à cause de dépenses que vous ne voyez pas.
Les codes de coûts sont utilisés par les services comptables dans la plupart des entreprises. Toutefois, ils sont particulièrement importants dans le secteur de la construction. Si vous gérez, par exemple, un restaurant de burgers, il est facile de ventiler vos coûts matière en pains, bœuf, garnitures, condiments, heures de personnel, etc. Même si les prix fluctuent et que les quantités varient selon le menu, les ingrédients de chaque produit final sont assez bien définis : autrement dit, ce que vous vendez comporte des coûts fixes très clairs. Le cheeseburger sera identique d’un client à l’autre. Retourner le burger et trancher tomate et laitue impliquera toujours plus ou moins le même processus.
En construction, en revanche, la quantité de chaque poste varie selon la taille du chantier et les conditions. Les coûts engagés pour ériger même un bâtiment de même type peuvent fortement changer d’un projet à l’autre. Par exemple, un chantier peut nécessiter des travaux de fondation différents selon la configuration du terrain, ou bien les spécifications du client peuvent être plus complexes et exiger un volume imprévu d’heures de main-d’œuvre, ce qui déstabilise votre planning — et aussi vos autres chantiers.
Dans ce contexte, il devient évident que les codes de coûts peuvent vous fournir un cadre pour « extraire » vos coûts réels d’un projet à l’autre de façon beaucoup plus détaillée que si vous ne faisiez qu’un suivi global (par exemple : masse salariale, coûts matériaux totaux). C’est crucial pour assurer une facturation correcte pour les projets en cours et à venir, mais aussi pour identifier quels types de projets sont, de façon régulière, plus ou moins rentables.
Voici à quoi pourraient ressembler certains codes de coûts, concrètement :
| Élément | Catégorie | Code | Unité | Coût/Unité | Qté/Unités | Coût total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Terrassement | Principal | 100 | - | - | - | |
| Pelle mécanique | Équipement | 111 | Heure | 200 | 4 | 800 |
| Bulldozer | Équipement | 112 | Heure | 150 | 4 | 600 |
| Conducteur | Main-d’œuvre | 121 | Heure | 30 | 4 | 120 |
| Conducteur | Main-d’œuvre | 121 | Heure | 30 | 4 | 120 |
| Fondation | Principal | 200 | - | - | - | |
| Centrale à béton | Équipement | 211 | Heure | 100 | 4 | 400 |
| Maçon | Main-d’œuvre | 221 | Heure | 25 | 4 | 100 |
| Béton | Matériau | 231 | M3 | 40 | 30 | 1200 |
On voit ici qu’au sein de cette entreprise, certains grands postes ont été identifiés, par exemple Fondation et Terrassement, puis des sous-éléments ont été affectés à l’intérieur de ces codes : des « 100 » pour le Terrassement, des « 200 » pour la Fondation. Nous reviendrons plus en détail sur des modèles efficaces et des bonnes pratiques à mettre en place dans la section dédiée.
Le système utilisé dans cet exemple correspond à un schéma assez courant. Cependant, vous pouvez aussi utiliser des bibliothèques de codes de coûts prédéfinis, comme CSI Masterformat. S’appuyer sur une bibliothèque standard de l’industrie peut être pratique pour assurer la compatibilité des reportings entre vous et d’autres entreprises avec lesquelles vous travaillez.
Développons les bénéfices spécifiques de l’utilisation des codes de coûts
Assurez-vous de facturer correctement
C’est l’avantage le plus évident de l’utilisation des codes de coûts en comptabilité de construction. En gardant vos coûts bien visibles, vous vous assurez de facturer vos clients correctement, d’une manière à la fois juste pour eux et, point crucial, rentable pour vous. Trop d’entreprises échouent parce qu’elles acceptent beaucoup de chantiers non rentables (souvent en pensant naturellement que « plus de travail » est forcément une bonne chose) ou parce qu’elles ne parviennent pas à identifier et à réduire les coûts qui grignotent régulièrement leurs marges.
Sur des projets plus importants, et sur plusieurs périodes de facturation, les codes de coûts vous permettent d’établir des prévisions plus précises pour chaque phase du chantier et de les intégrer à votre tableau de suivi d’avancement (WIP). Vous pourrez ainsi repérer les situations de sous-facturation ou de sur-facturation — qu’elles soient involontaires ou volontaires — non seulement à la fin du projet, mais aussi au fil de l’eau.
Restez dans le budget
L’avantage précédent lié aux codes de coûts en comptabilité de construction mène directement au deuxième bénéfice. Les codes de coûts vous aident à vérifier si vous atteignez les coûts attendus tels qu’ils ressortent de votre WIP au fur et à mesure que vous avancez jusqu’au Pourcentage d’Avancement (POC) pour chaque cycle de facturation. Cela vous aide à suivre votre progression pendant le chantier, mais aussi à planifier plus précisément les projets futurs de nature similaire.
Obtenez des devis plus précis
Ce n’est jamais agréable de dépasser le budget d’un chantier et de devoir décider s’il faut demander au client un complément (« tendre la main ») ou absorber vous-même le surcoût. Pire encore : perdre un chantier parce qu’un autre soumissionnaire vous a sous-coté. En analysant les codes de coûts issus de projets précédents et en vous assurant de les utiliser lors de la préparation du nouveau devis, vous devriez obtenir une image plus claire de vos coûts estimés. Résultat : des devis plus solides.
Une meilleure précision des offres ne vous protège pas seulement contre le risque de perdre un chantier : elle rend aussi vos clients plus satisfaits et favorise davantage de recommandations pour les futurs projets.
Identifiez comment gagner en efficacité
L’utilisation des codes de coûts en comptabilité de construction vous permet aussi de repérer où vous pourriez réduire les dépenses tout en conservant la qualité. Par exemple, un matériau courant a peut-être augmenté récemment. S’il existe une alternative acceptable sur le marché, vous pourriez réaliser des économies en changeant de fournisseur ou de produit.
De la même façon, vous pouvez éliminer certaines inefficacités, que ce soit au niveau de l’équipement, des matériaux ou de la main-d’œuvre. Par exemple : une équipe de votre personnel met-elle systématiquement plus de temps que prévu pour réaliser ses tâches ? Prend-elle discrètement des pauses déjeuner prolongées ? Si vous ne ventilez pas les différentes parties de la main-d’œuvre via des codes de coûts, il sera beaucoup plus difficile de le détecter.
Protégez-vous contre la fraude et les détournements
C’est un équilibre à trouver : ce que vous cherchez ici, c’est d’améliorer la visibilité, donc il faut éviter de rendre votre système comptable si complexe que certaines choses puissent être « enterrées ». Cela dit, en général, ces problèmes attirent davantage l’attention et mettent en évidence des incohérences lorsqu’on tente de les dissimuler derrière des codes de coûts spécifiques, parce que les écarts ressortent plus nettement — plutôt que de se diluer dans le coût total global d’un projet.
Bonnes pratiques pour utiliser les codes de coûts en comptabilité de construction
Si deux immeubles de bureaux de quatre étages ne se ressemblent pas, alors deux entreprises de construction n’utiliseront pas leurs codes de coûts de la même manière. Cela dit, plusieurs bonnes pratiques peuvent vous aider à tirer le meilleur de vos codes de coûts et à exploiter pleinement les bénéfices évoqués plus haut.
Utilisez le bon nombre de codes de coûts pour votre entreprise
Il n’existe pas de formule universelle, mais nous vous recommandons de tester pour trouver un volume de codes de coûts adapté à votre organisation. Il n’est probablement pas utile d’avoir un code pour chaque matériau que vous avez déjà utilisé, mais il est souvent intéressant d’avoir des codes distincts pour les matériaux fréquemment utilisés dans la majorité de vos projets et qui représentent de gros postes.
Le niveau de détail nécessaire dans vos codes de coûts peut aussi être discuté. Simplifier et rester pragmatique est utile. Par exemple, avoir un code pour chaque taille de clou utilisé risque de rendre fou vos comptables et vos chefs de projet. Cela augmente aussi le risque d’erreurs lorsqu’une personne saisit le mauvais code ou n’a pas correctement mis à jour le prix. Une liste interminable de codes rend également plus difficile l’obtention d’insights rapides et utiles. Le chef de projet ne devrait pas devoir passer des heures à analyser pour comprendre si les coûts sont conformes ou s’il y a quelque chose d’anormal.
À l’inverse, utiliser trop peu de codes ne vous donnera pas non plus d’enseignements exploitables. Le nombre idéal dépend donc de votre structure. Pour les grandes entreprises réalisant des projets complets de bâtiments, il est probablement pertinent de ventiler les codes par grands postes du projet. Par exemple, pour construire un immeuble de bureaux, vous pourriez prévoir une catégorie Électricité avec des codes pour le câblage, les prises et la main-d’œuvre associée. Descendre jusqu’à chaque taille de câble et chaque type de prise n’est peut-être pas nécessaire.
Autre suggestion pour garder les choses simples : regrouper sous un seul code tout ce que vous sous-traitez. Par exemple, si vous confiez l’électricité à un sous-traitant, gardez un code unique pour cela. En revanche, si vous êtes l’entreprise mandatée pour réaliser les travaux d’électricité et que c’est votre spécialité, il peut être utile de détailler les types de câbles et les prises, car vous obtiendrez probablement des informations précieuses pour vos interventions plus spécifiques et à plus petite échelle.
Assurez-vous que tout le monde dans votre équipe est aligné
En plus de trouver le bon équilibre entre détail et simplicité, il est important que tout votre personnel soit aligné sur l’utilisation de vos codes de coûts. Peu importe la qualité du travail réalisé par les comptables pour créer le système si, sur le terrain, les chefs de projet ne les utilisent pas correctement. Vous devrez alors consacrer du temps à la comptabilité pour rapprocher et vérifier les informations, ce qui va réduire l’efficacité recherchée en utilisant des codes de coûts dès le départ.
Une bonne approche consiste à inclure toutes les parties prenantes dans la création des codes de coûts. Cela garantit non seulement que tout le monde est aligné, mais aussi que chacun comprend le processus et a la possibilité de proposer ce qui doit être inclus (ou au contraire exclu). La participation favorise l’harmonie et contribue à ce que toute l’entreprise travaille vers un objectif commun.
Créez une structure logique
En plus d’impliquer tout le monde dans la création des codes de coûts, il faut suivre une structure logique. Cela vous aidera à mieux comprendre vos coûts et facilitera la saisie et le suivi corrects par tous au cours du chantier. Une bonne idée est d’organiser vos codes selon l’ordre dans lequel vous réalisez les tâches dans le cadre du projet de construction. Par exemple, vous pouvez progresser du terrassement à la fondation, puis au gros œuvre/ossature, puis à la toiture, dans l’ordre de déroulement du chantier.
En plus d’un ordre logique, prévoyez de l’espace entre les codes pour permettre des ajouts et des approfondissements lors des mises à jour. Reprenons l’exemple précédent : si vous créez un code de catégorie pour le terrassement en 100, vous pouvez détailler ensuite en sous-catégories, par exemple 110 pour l’équipement de terrassement, puis 111 pour la pelle mécanique et 112 pour le bulldozer. Dans d’autres cas, vous pouvez utiliser des codes à plus grands chiffres ou un code unique par catégorie, en utilisant un tiret avant les codes de coûts individuels. Il est aussi recommandé de réserver de la place pour d’éventuelles additions futures.
Un système logique facilitera l’utilisation et la compréhension pour tous, et réduira aussi le temps de préparation des propositions. Votre planificateur de projet pourra assembler rapidement une estimation sans avoir à chercher des codes dans un système compliqué et incohérent.
IMPORTANT — Assurez-vous que les valeurs de vos codes de coûts sont mises à jour régulièrement
C’est probablement la meilleure pratique la plus importante. Les coûts des intrants peuvent varier en fonction de l’offre et de la demande, et vous ne voulez pas utiliser des prix inexacts. Sinon, vos coûts seront faux et vous risquez très concrètement de perdre de l’argent à cause d’une sous-facturation de votre client. Même si des conditions particulières comme des pénuries peuvent exiger des mises à jour plus fréquentes, une bonne pratique consiste à demander aux responsables achats de mettre à jour les codes de coûts tous les trimestres ou chaque mois.
Faites-en une routine, comme un inventaire. Cela contribue à garantir que les codes de coûts restent à jour et que vos dépenses rapportées sur le chantier reflètent bien leurs coûts réels.
À retenir
En conclusion, utiliser des codes de coûts dans votre comptabilité est une pratique de base qui vous permet de comprendre précisément où vous dépensez, d’améliorer votre efficacité et, au final, de vous assurer une rémunération juste pour le travail accompli. Même si la création de vos codes de coûts demande un peu de temps au départ, le bon équilibre entre simplicité et détail en vaut la peine, et le fait d’adopter une méthode que tout le monde peut utiliser efficacement vous permettra d’en tirer pleinement profit.
Nous espérons que ce guide vous a été utile. C’est une ressource que nous continuerons à enrichir au fil du temps : n’hésitez pas à nous dire en commentaire s’il y a des éléments que vous pensez que nous devrions ajouter. Merci.