Salarié ou travailleur autonome? Ce que la décision Varga signifie pour les petites entreprises canadiennes
La classification d’un travailleur fait partie de ces décisions qui peuvent avoir une incidence sur la paie, la documentation et les coûts liés à la correction d’une erreur ultérieure. Pour les petites entreprises canadiennes, la question est particulièrement importante lorsqu’une personne travaille selon un horaire régulier, mais est rémunérée comme entrepreneur indépendant.
Une récente décision de la Cour canadienne de l’impôt constitue une bonne raison de revoir la façon dont ces décisions sont prises. Dans Varga c. Sa Majesté le Roi, 2026 CCI 138, la Cour a conclu qu’une adjointe administrative qui avait travaillé dans une clinique de chiropratique pendant près de deux ans était une entrepreneure indépendante plutôt qu’une employée. L’affaire avait été portée devant la Cour en appel d’une décision de la Division des décisions de l’ARC concernant le RPC et l’AE.
La décision ne signifie pas que tous les travailleurs dans une situation similaire sont des entrepreneurs indépendants. Elle montre toutefois pourquoi les entreprises devraient examiner l’ensemble de la relation de travail plutôt que de se fier uniquement à un titre de poste, à une facture ou au fait qu’une personne est rémunérée à l’heure. L’article source de Mathews Dinsdale présente le contexte de la décision.
Commencer par la relation de travail, et non par l’étiquette
La première étape consiste à décrire ce qui se passe réellement au cours de la semaine de travail. Une entente écrite est utile, mais la relation au quotidien devrait appuyer la classification retenue.
Pour chaque travailleur rémunéré à l’heure, posez-vous les questions suivantes :
- Qui décide des heures de travail de la personne?
- Qui attribue les tâches et établit les priorités?
- Dans quelle mesure l’entreprise dirige-t-elle la façon dont le travail doit être effectué?
- La personne peut-elle refuser des mandats ou travailler pour d’autres clients?
- Qui fournit les outils, l’équipement, l’espace de travail et les systèmes?
- Le travailleur est-il responsable de corriger son travail ou d’assumer certaines dépenses professionnelles?
- La personne a-t-elle une véritable possibilité de réaliser un profit ou risque-t-elle de subir une perte?
Ces questions portent sur le contrôle et la structure concrète du mandat. Une relation avec un entrepreneur indépendant peut être différente d’une relation d’emploi, mais la distinction devrait être visible dans l’organisation du travail.
C’est également à ce stade que les petites entreprises doivent faire preuve de prudence à l’égard des postes rémunérés à l’heure. Le suivi du temps de travail ne permet pas, à lui seul, de déterminer complètement le statut d’un travailleur. Un taux horaire peut être utilisé dans différents types de relations de travail. L’important est de comprendre comment la personne exerce ses activités au sein de l’entreprise et ce que les deux parties avaient convenu quant à la nature de leur relation.
Examiner ensemble l’intégration et l’intention
Le contrôle n’est qu’un élément de l’analyse. Il faut également déterminer dans quelle mesure le travailleur est intégré à l’entreprise.
Une personne qui assume une fonction régulière, suit les mêmes processus internes que les employés, utilise les systèmes de l’entreprise et se présente aux clients comme faisant partie de l’entreprise peut être plus étroitement liée à l’organisation. Cela ne permet pas automatiquement de trancher la question, mais il s’agit d’éléments qu’il vaut la peine de documenter.
Il faut aussi tenir compte de l’intention des parties. Comment l’entreprise et le travailleur comprenaient-ils leur relation au début? Cette compréhension a-t-elle été consignée par écrit? Les deux parties ont-elles constamment agi d’une manière conforme à l’entente?
La décision Varga rappelle que l’intention peut faire partie de l’analyse. Elle ne devrait toutefois pas être considérée comme un raccourci. Qualifier une personne d’entrepreneur indépendant ne règle pas la question si la relation de travail réelle pointe dans une autre direction. À l’inverse, une entreprise ne devrait pas présumer que tout travailleur régulier ou de longue date doit être traité de la même façon sans examiner l’ensemble de la relation.
Un examen pratique devrait donc comparer trois éléments :
- Ce que prévoit le contrat ou la lettre de mandat.
- Ce que l’entreprise et le travailleur avaient l’intention de créer au départ.
- Ce qui se passe réellement dans le cadre des activités quotidiennes.
Si ces trois descriptions concordent, la décision de classification est plus facile à expliquer. Si elles se contredisent, il est préférable de faire une pause et d’obtenir des conseils professionnels avant de poursuivre la même entente.
Constituer la documentation avant qu’une question ne se pose
La documentation devrait être créée pendant la relation, et non seulement après l’apparition d’une préoccupation liée à la paie ou à la fiscalité. Conservez ensemble l’entente, les factures, les dossiers d’attribution des tâches et les communications pertinentes. L’objectif n’est pas de créer de la paperasse pour elle-même, mais de garder une trace claire de la structure de la relation et de son fonctionnement.
Un dossier utile pourrait comprendre :
- L’entente signée et ses modifications, le cas échéant.
- Une description des services et des livrables attendus.
- Des renseignements sur la partie qui fournit l’équipement et les systèmes.
- Les factures du travailleur.
- Des notes sur la souplesse de l’horaire et la façon dont les mandats sont acceptés.
- Des documents indiquant si la relation a évolué au fil du temps.
Les petites entreprises peuvent également examiner leurs ententes avec les entrepreneurs en consultant le guide Créer et interpréter des ententes de sous-traitance. Cet article ne remplace pas les conseils relatifs à la classification au Canada, mais il peut aider à déterminer si une entente décrit clairement la relation commerciale.
La documentation ne devrait pas dire une chose alors que les procédures de travail en disent une autre. Par exemple, une entente peut présenter la personne comme un fournisseur de services indépendant, tandis que les gestionnaires la traitent exactement comme une employée sans consigner les raisons de cette façon de faire. Cet écart peut rendre la classification plus difficile à défendre.
Vérifier les conséquences liées au RPC et à l’AE
La décision relative à la classification peut avoir une incidence sur la question de savoir si les retenues et cotisations liées au RPC et à l’AE auraient dû être traitées différemment. L’examen ne devrait donc pas s’arrêter au contrat ou à la facture du travailleur.
Examinez la façon dont la personne a été rémunérée, les documents qui ont été conservés et la manière dont l’entreprise a traité les travailleurs dans des situations similaires. Si la classification est incertaine, évitez d’apporter une modification précipitée en vous fondant sur un seul élément. Rassemblez plutôt les documents, consignez les pratiques de travail pertinentes et demandez conseil à un professionnel canadien qualifié de la paie ou de l’emploi.
Des registres exacts du temps de travail et des paiements demeurent importants dans les deux types de relations. Le guide de SINC intitulé 5 conseils pour éliminer les erreurs de paie propose des moyens pratiques de réduire les erreurs dans les processus de paie. Pour les équipes rémunérées à l’heure, des registres uniformes peuvent également faciliter le repérage des changements liés aux heures, aux tâches ou à la supervision qui pourraient nécessiter un examen de la classification.
Une prochaine étape concrète pour les petites entreprises
Choisissez quelques mandats rémunérés à l’heure en cours et examinez chacun d’eux à l’aide de la même liste de contrôle : contrôle, intégration, intention, documentation et traitement aux fins du RPC et de l’AE. Ne vous fiez pas uniquement au titre du travailleur ou au format de la facture. Comparez l’entente écrite avec la relation de travail réelle et notez les différences.
La décision Varga est utile parce qu’elle montre que le statut d’un travailleur peut nécessiter un examen attentif de l’ensemble de la relation. Pour une petite entreprise, le processus le plus sûr est un processus uniforme : documenter l’entente initiale, suivre son évolution et demander des conseils professionnels lorsque les faits ne correspondent pas clairement à une seule catégorie.