Liste de documents du sous-traitant — modèle gratuit

Ce fichier Excel interactif est prérempli avec les formules dont vous avez besoin pour commencer à le remplir et l’utiliser immédiatement.

Notamment pour les projets plus importants, il peut être assez contraignant de suivre tous les documents qui composent une offre finale. Vous devez vous assurer que vous collectez toutes leurs informations de contact les plus récentes, en plus des certifications de travail liées et des autorisations locales pour le projet, ainsi que leur contrat le plus récent.

Notre modèle de liste de documents pour sous-traitants peut vraiment vous aider à vous organiser et à le rester en suivant tous les détails pertinents liés au périmètre des travaux, au contrat de construction et aux données individuelles du sous-traitant.

Dans presque chaque projet de construction, il existe une montagne de documents à compiler et à maintenir. C’est particulièrement le cas lorsqu’il faut faire intervenir des entrepreneurs supplémentaires et des sous-traitants. Dans chaque cas, il y a un ensemble de documents de conformité qui devront être suivis ; tout, depuis les licences, les certifications, les cautions, les quittances de privilège (lien waivers), et même les polices d’assurance. Plus le projet est important, plus le travail d’indexation du dossier (job of record indexing) devient complexe, sans parler de la tâche difficile consistant à s’assurer que chaque personne est en conformité.

De temps à autre, des documents peuvent devoir être récupérés, examinés, mis à jour et reclassés. Pour que tout fonctionne correctement, en particulier sur des projets plus importants, il est impératif de mettre en place un système permettant d’accéder rapidement aux documents et de les maintenir. De plus, les documents doivent être conservés dans un seul emplacement, accessible à toute personne qui en a besoin. De nombreuses entreprises, notamment celles qui gèrent des projets sur différents sites, s’appuient sur des solutions de stockage dans le cloud telles que Google Drive, OneDrive ou DropBox pour héberger leurs données, et, dans de nombreux cas, ces solutions offrent un stockage gratuit substantiel.

Le suivi se fait généralement via un modèle de tableur (spreadsheet template) pour les projets plus petits, ou via quelque chose de plus robuste comme un logiciel dédié. Il est judicieux de faire des annotations dans les documents pour des dates importantes, telles que le moment où le fichier a été soumis initialement, ou le moment où il a été mis à jour pour la dernière fois : cela facilitera les recherches ultérieures d’informations spécifiques.

En ce qui concerne la gestion des informations que vous avez en dossier, vous devez organiser le système en fonction des exigences principales du projet. Par exemple, les listes peuvent être organisées par client ou par ville. Quelle que soit la catégorie, il est impératif que toute personne dans l’organisation qui accède aux données comprenne leur objectif, la manière dont elles sont organisées et la façon dont elles doivent être utilisées. Si nécessaire, des autorisations peuvent devoir être accordées pour l’accès en lecture et en modification. Lorsque vous recevez de nouveaux documents dans le système, ils doivent être vérifiés physiquement pour en garantir l’exactitude, afin de préserver l’intégrité des données.