Modèle de journal des ordres de modification du projet

Ce fichier Excel interactif est prérempli avec les formules dont vous avez besoin pour commencer à le compléter et l’utiliser immédiatement.

Souvent, en particulier sur des contrats plus importants et plus longs, il y aura un certain nombre de demandes de modification qui devront être suivies et prises en compte.

Chaque fois qu’une demande de modification est approuvée, cela signifie une modification du budget et/ou du calendrier du projet. Ce modèle de registre des modifications vous aidera vraiment à garder les demandes de modification en ordre.

Dans le cadre des marchés de construction, il est courant que les entrepreneurs tiennent une liste des demandes de modification dans un journal de demande de modification (Change Order Request log, CORL). En général, bien qu’il existe diverses solutions logicielles, les CORL sont effectués dans un tableur tel qu’Excel, avec de nombreuses colonnes permettant de suivre les demandes de modification et les mises à jour par rapport au calendrier et à l’approbation. Le journal est une liste continue de toutes les modifications apportées au contrat qui ont été approuvées et transmises par le maître d’ouvrage à l’entrepreneur, ou par l’entrepreneur à un sous-traitant. Pour être efficace, un CORL doit saisir des détails suffisants pour étayer la prise de décision pour chaque demande.

Le journal est généralement la seule référence de toutes les modifications effectuées sur un projet ; il est donc essentiel qu’il soit mis à jour et bien tenu. Il est impératif qu’un processus soit mis en place afin de garantir que, chaque fois qu’une demande de modification (Change Order Request) est soumise, elle soit ajoutée simultanément au journal et envoyée par e-mail aux parties prenantes concernées. Cela garantit à la fois que le demandeur de l’ordre dispose d’un enregistrement de la demande et que le destinataire a une vue en temps réel des changements qui se produisent, ainsi qu’un point unique où les données peuvent être trouvées pour un examen ultérieur.

Les CORL permettent également de confirmer que les modifications demandées ont effectivement été consignées, qu’elles sont en cours, qu’elles ont été mises en attente ou qu’elles ont été achevées. En outre, le journal offre un espace permettant d’exposer en détail pourquoi le changement était nécessaire et comment il impactera le projet final. Enfin, le journal doit contenir les dates applicables, les approbations et le statut.