Varianti per i progetti di appalto
Gli ordini di modifica sono spesso necessari nel corso di un progetto di appalto. Questo articolo ti aiuterà a capire perché sono necessari, come implementarli correttamente e quali sono i problemi più comuni a cui prestare attenzione.
Che cos’è un ordine di modifica?
Un ordine di modifica è un documento che specifica qualsiasi variazione rispetto al contratto originale tra appaltatore e cliente. Può includere ogni tipo di modifica al lavoro e all’ambito del progetto definiti inizialmente. Ad esempio, spostare una parete, utilizzare un colore diverso per la tinteggiatura o aggiungere altre luci a una stanza.
Perché è necessario ricorrere agli ordini di modifica?
Gli ordini di modifica sono una parte fondamentale del processo di appalto, perché la portata della maggior parte dei lavori tende a evolversi nel tempo. In un mondo ideale, tutti i lavori sarebbero definiti e concordati nei minimi dettagli fin dall’inizio; tuttavia, ciò accade molto raramente. Le variazioni all’ambito dei lavori hanno un impatto su entrambe le parti dell’accordo, cliente e appaltatore, e devono quindi essere formalmente concordate sotto forma di ordine di modifica.
Un ordine di modifica è una cosa positiva o negativa?
Ogni ordine di modifica può presentare potenzialmente vantaggi e svantaggi. Vediamone alcuni.
Vantaggi:
• Prima di tutto, e soprattutto, gli ordini di modifica riflettono generalmente un risultato rivisto, in linea con ciò che il cliente desidera in quel momento. Questo dovrebbe portare a un risultato di cui il cliente sarà alla fine più soddisfatto.
• Contabilizzazione corretta degli aumenti dei costi e dei ritardi. Gli studi hanno dimostrato che, nei progetti di grandi dimensioni, l’aumento medio dei costi dovuto agli ordini di modifica è pari all’11-15% del valore del contratto originale. Nel frattempo, il ritardo medio sui tempi di esecuzione è pari al 10-20% della durata inizialmente prevista per il progetto. Se questi aumenti e ritardi non venissero mai concordati tramite ordini di modifica, è possibile che non vengano mai recuperati.
• Gli ordini di modifica comportano generalmente una maggiore quantità di lavoro. Se svolto a una tariffa concordata e redditizia per l’appaltatore, un aumento del lavoro è quasi sempre una cosa positiva.
• Dimostrare flessibilità in modo organizzato ed equo è un ottimo modo per migliorare il rapporto con il cliente, aumentando potenzialmente le possibilità di ottenere altri incarichi da parte sua o segnalazioni da parte di terzi in futuro.
Svantaggi:
• Aumento del tempo dedicato alla gestione amministrativa e alla contabilità. Poiché tutti gli ordini di modifica dovrebbero essere formalmente annotati e approvati sia dal cliente sia dall’appaltatore, può svilupparsi la naturale tendenza a tagliare corto, ricorrendo ad accordi verbali.
• Conflitti di programmazione che portano al ricorso costoso a manodopera occasionale. A volte gli appaltatori sono semplicemente già impegnati al massimo della propria capacità e l’aumento del lavoro richiede ulteriore manodopera occasionale. In queste situazioni, devono prestare estrema attenzione a fatturare il lavoro aggiuntivo a una tariffa che rimanga comunque redditizia. In caso contrario, il lavoro potrebbe rivelarsi non remunerativo. Per qualsiasi appaltatore si tratta di un delicato equilibrio, perché il desiderio naturale è quello di soddisfare il cliente.
Tipi di ordini di modifica
Ora che abbiamo definito che cos’è un ordine di modifica, analizziamo più nel dettaglio le diverse tipologie.
Un ordine di modifica può essere suddiviso in tre categorie diverse:
1. Costi diretti
I costi diretti sono quelli direttamente influenzati dall’ordine di modifica. I più comuni sono materiali, manodopera, attrezzature e spese analoghe. È tuttavia importante ricordare che possono includere anche costi meno evidenti, come le comunicazioni con la squadra e gli ingegneri, la riprogettazione della struttura, la preparazione del cantiere, la pulizia e così via.
2. Costi indiretti
I costi indiretti comprendono le spese generali e possono rappresentare una componente fissa o variabile del progetto di costruzione. Se i costi indiretti sono calcolati come percentuale del lavoro complessivo, significa che, all’aumentare del costo del lavoro, aumenterà anche il costo indiretto.
3. Costi consequenziali
I costi consequenziali sono quelli sostenuti a causa del momento in cui viene emesso l’ordine di modifica, ad esempio durante una stagione caratterizzata da condizioni meteorologiche avverse o in una settimana particolarmente piovosa o nevosa. In altre parole, si tratta di circostanze al di fuori del controllo dell’appaltatore, che possono quindi essere molto difficili da quantificare, ma che possono comunque avere un impatto enorme sul progetto e sui costi a carico dell’appaltatore.
Le cause più comuni che portano alla creazione di ordini di modifica sono:
• La portata dei lavori è stata stimata inizialmente in modo errato.
• Una modifica al progetto o ad altri requisiti richiesti dal cliente.
• Il cliente o l’appaltatore scopre ostacoli imprevisti.
• La sostituzione di materiali o procedure.
• Una scarsa coordinazione iniziale o un contratto redatto male.
• Nuove considerazioni in materia di sicurezza.
• Problemi finanziari da parte del cliente o dell’appaltatore.
• Una parte dei lavori si rivela irrilevante durante l’esecuzione; anche il lavoro non eseguito costituisce un ordine di modifica.
• Nuove normative o leggi emanate dalle autorità pubbliche durante l’esecuzione dei lavori.
• Condizioni meteorologiche estreme che causano ritardi o richiedono lavori aggiuntivi per completare la costruzione.
• Gli appaltatori sono inefficienti o incapaci di completare entro il budget le prestazioni richieste e al progetto devono essere aggiunti ulteriori fondi, tempo o risorse.
L’importanza di registrare formalmente gli ordini di modifica
Gli ordini di modifica devono essere registrati in un documento e approvati per iscritto sia dal cliente sia dall’appaltatore. Si tratta di un passaggio incredibilmente importante e spesso trascurato. Qualsiasi ordine di modifica può diventare estremamente problematico se non viene registrato correttamente e approvato formalmente.
Validità ed esecutività
Un contratto verbale è estremamente difficile da far valere in una situazione in cui il rapporto tra appaltatore e cliente diventa teso o conflittuale. Ordini di modifica registrati correttamente possono salvaguardare la redditività del lavoro e fornire una traccia legale chiara e opponibile nel caso in cui le cose vadano male.
A volte ci si dimentica semplicemente
Che ci crediate o no, non è sempre così facile ricordare esattamente ciò che si è detto. Nelle controversie, spesso le persone rimangono sorprese quando viene mostrato loro ciò che hanno detto o scritto e vengono presentate le prove. Inoltre, qualcuno potrebbe sostenere di non ricordare affatto un accordo raggiunto al telefono solo pochi giorni prima. Per questo motivo, un contratto verbale o un accordo basato sulla fiducia può compromettere anche i rapporti più solidi.
Segnali d’allarme e campanelli d’allarme da parte del cliente
Se un cliente rifiuta di approvare formalmente gli ordini di modifica o insiste per apportare modifiche senza documentazione, questo dovrebbe essere considerato un campanello d’allarme. Le sue proposte possono sembrare allettanti sul momento, ma in seguito potrebbero causare problemi sotto forma di fatture non pagate, mancato rispetto degli accordi verbali e persino controversie legali. L’appaltatore dovrebbe sempre rifiutarsi di eseguire lavori aggiuntivi o modificati in assenza di un ordine di modifica scritto.
Ricorda: se non è scritto, non è mai successo
Trappole comuni e come evitarle
In qualità di appaltatore, ci sono alcune trappole a cui dovresti prestare attenzione quando si parla di ordini di modifica:
1. Il cliente cerca di convincerti a iniziare i lavori di modifica senza la documentazione aggiuntiva firmata
A volte un cliente potrebbe cercare di persuaderti o spingerti a bypassare la documentazione necessaria, sostenendo che rallenterà il processo. Potrebbe suggerirti di iniziare i lavori senza di essa, ma dovresti insistere nel voler aspettare. Senza la documentazione corretta, rischi di non essere pagato per il lavoro svolto.
Come evitarlo: non permettere mai a un cliente di costringerti a fare qualcosa senza la corretta documentazione firmata.
2. Vuoi impressionare il cliente apportando alcune modifiche prima di ottenere la sua approvazione dell’ordine di modifica
Durante l’esecuzione dei lavori, potresti individuare alcuni aspetti del progetto che potresti migliorare ed essere sicuro che il cliente li apprezzerebbe, ma è meglio non agire di tua iniziativa. Anche se le modifiche sono migliorative e perfettamente adatte al cliente, quest’ultimo non ha alcun obbligo di rimborsarti. A meno che le modifiche non siano previste nel contratto originale o in un’integrazione all’ordine di modifica, non esisterà alcuna base legale per chiedere al cliente di rimborsarti. Qualsiasi azione legale verrebbe affrontata con la richiesta della documentazione relativa all’ordine di modifica e, in sua assenza, la tua posizione verrebbe meno.
Come evitarlo: non agire mai di tua iniziativa – non apportare modifiche che non siano state approvate per iscritto.
3. Il cliente è un po’ troppo esigente e sei tentato di sovraccaricarlo
A volte, durante l’esecuzione dei lavori, un cliente può chiedere qualcosa di nuovo che ritiene indispensabile per il progetto finito, ma che non era incluso nel contratto originale e richiede quindi un ordine di modifica. Le trattative che seguono possono essere importanti. Cerca di concordare un prezzo equo, in modo che né tu né il cliente abbiate la sensazione di essere stati sfruttati. In qualità di appaltatore, hai la possibilità di chiedere al cliente più di quanto dovresti, ma non è una buona soluzione nel lungo periodo. Un rapporto di lavoro positivo e una buona reputazione hanno un valore maggiore del guadagno economico ottenuto da un singolo lavoro.
Come evitarlo: non sovraccaricare mai il cliente: calcola in modo equo i costi stimati della manodopera.
L’appaltatore è sempre tenuto a eseguire gli ordini di modifica?
Cosa prevede il tuo contratto in merito agli ordini di modifica? Di solito, il contratto stabilisce che la richiesta di un ordine di modifica debba essere presentata e approvata prima di poter procedere ufficialmente con i lavori. In assenza di un documento scritto, tutti i lavori eseguiti al di fuori del contratto sono considerati gratuiti. Per questo è preferibile non eseguire alcun lavoro aggiuntivo prima di aver ottenuto l’ordine di modifica firmato.
Se il cliente cerca di metterti sotto pressione, puoi fare riferimento alla parte del contratto che stabilisce che non puoi eseguire alcun lavoro di modifica senza un documento firmato. In questo modo il cliente sarà costretto ad avviare la procedura della direttiva di modifica dei lavori (construction change directive, o CCD). Una direttiva di modifica dei lavori non è sinonimo di ordine di modifica. La CCD riconosce l’esistenza di una modifica, ma il fatto che non siano ancora stati definiti il tempo e il compenso necessari sarà oggetto di una successiva negoziazione.
In qualità di appaltatore, puoi anche rifiutarti di eseguire l’ordine di modifica se non hai il tempo o le competenze necessarie per quel lavoro specifico. Tuttavia, come abbiamo già detto, la maggior parte degli appaltatori non ama rifiutare un ordine di modifica, poiché in genere comporta un guadagno aggiuntivo.
Cosa valutare prima di accettare un ordine di modifica
1. Leggi attentamente le clausole.
Assicurati che quanto richiesto dal cliente sia ragionevole in termini di tempi e compenso economico.
2. Tieni presente che il cliente potrebbe essere stressato per le modifiche che desidera e riversare questo stress su di te.
Potrebbe darti l’impressione che tali modifiche siano essenziali per il progetto, anche se è piuttosto improbabile che lo siano. Se l’ordine di modifica fosse stato davvero così importante, non sarebbe stato un ordine di modifica, ma una specifica prevista nel contratto originale.
3. Non accettare un compenso inferiore a quello che accetteresti normalmente.
Il cliente potrebbe cercare di convincerti a eseguire le modifiche con uno sconto considerevole, sostenendo che rappresentano una piccola parte dell’importo complessivo. Per il cliente potrebbe essere così, ma per te non avrebbe senso. Gli ordini di modifica non richiedono soltanto più ore di lavoro: probabilmente aumenteranno anche i costi delle forniture e delle altre risorse necessarie per completarli. Non hai alcun motivo di subire una perdita economica a causa di una modifica al progetto.
4. Considera il valore del tuo tempo quando negozi il compenso.
Supponiamo che l’ordine di modifica richieda una settimana di lavoro aggiuntiva: ciò significa che il tuo prossimo progetto verrà rimandato di una settimana. Dovresti essere pagato per il lavoro svolto questa settimana quanto saresti stato pagato per il progetto già programmato. È importante tenerlo presente quando negozi il compenso. Ogni ora di lavoro ha lo stesso valore.
Gestire efficacemente gli ordini di modifica
Nomina un responsabile dedicato agli ordini di modifica.
Una volta nominata questa persona, sarà sua responsabilità assicurarsi che tutte le informazioni relative all’ordine di modifica siano raccolte in un unico luogo. Tutti coloro che partecipano all’ordine di modifica devono avere accesso agli stessi dati e alle stesse informazioni, come firme, date, importi, materiali e così via. Se il cliente, gli architetti, gli operai edili o chiunque altro contatta il responsabile del progetto, deve poter accedere alle medesime informazioni. Non devono esserci dubbi che possano portare gli operai edili ad agire di propria iniziativa in relazione agli ordini di modifica.
Per evitare problemi, è consigliabile autorizzare alla firma degli ordini di modifica una sola persona, ad esempio l’appaltatore o il responsabile del progetto. Assicurati di indicare i nomi delle persone autorizzate nel contratto originale. In caso contrario, un cliente potrebbe rivolgersi al caposquadra tra gli operai edili e persuaderlo o indurlo con l’inganno a firmare qualcosa che sembra vantaggioso e ragionevole, anche se non era stato precedentemente concordato con una persona autorizzata.
Quando mancano informazioni o alcuni aspetti sono ancora in discussione, si perde tempo. Ogni volta che qualcuno deve contattare un’altra persona per ottenere l’approvazione di un ordine di modifica, il processo subirà un ritardo. Questo non è l’ideale per nessuno. Per evitarlo, assicurati che tutto sia in ordine prima di iniziare. È buona pratica conservare una copia dell’ordine di modifica allegata al contratto originale. Inoltre, è importante ricordare che l’ordine di modifica può riguardare anche lavori non più necessari. È quindi preferibile allegare la documentazione relativa all’ordine di modifica, così da dimostrare perché alcune attività previste originariamente nel contratto non sono state eseguite.