Contratti pubblici di valore superiore a 5 milioni di sterline: come possono prepararsi le imprese appaltatrici ai nuovi requisiti in materia di competenze e occupazione locale
Gli appaltatori e i subappaltatori che lavorano per il settore pubblico hanno un nuovo elemento da esaminare nelle gare d’appalto. Il Governo britannico ha annunciato modifiche volte a dare maggiore rilevanza all’occupazione e alla formazione locali, nonché alle risposte alle carenze di competenze a livello regionale negli appalti pubblici. Per i contratti pubblici di valore pari o superiore a 5 milioni di sterline, il peso attribuito ai benefici per la comunità aumenterà dal 10% al 20%.
Questa modifica potrebbe incidere ben oltre la formulazione dell’offerta. Se un appaltatore assume impegni in materia di posti di lavoro locali, apprendistati, formazione o ore lavorate dalla forza lavoro, tali impegni dovranno probabilmente essere pianificati e documentati durante tutta l’esecuzione del contratto. L’annuncio del Governo sulla spesa pubblica, l’occupazione e le competenze nel Regno Unito è il punto di partenza per valutare cosa comporti tutto questo per la vostra azienda.
I requisiti specifici dipenderanno dai documenti di gara e dal contratto. Gli appaltatori dovrebbero quindi evitare di considerare l’annuncio un sostituto della lettura dei documenti di gara. È invece opportuno utilizzarlo come spunto per migliorare il modo in cui l’azienda pianifica, assegna, registra e rendiconta gli impegni a beneficio della comunità.
Cosa può significare l’aumento del peso attribuito ai benefici per la comunità nelle gare
I benefici per la comunità non sono più un elemento che si può lasciare alle ultime pagine dell’offerta. Quando questa parte della gara assume un peso maggiore, la qualità del piano di realizzazione proposto può incidere più direttamente sulla valutazione della candidatura.
Per un appaltatore, ciò significa esaminare il bando insieme al programma dei lavori e al piano delle risorse. Prestate attenzione alle domande o ai criteri di valutazione relativi a:
- Occupazione e assunzioni a livello locale
- Apprendistati e opportunità per chi entra nel mondo del lavoro
- Formazione per il personale già in organico
- Ore lavorate da dipendenti locali
- Carenze di competenze nell’area del progetto
- Monitoraggio e documentazione durante l’esecuzione del contratto
Non date per scontato che una dichiarazione generica a sostegno della comunità locale sia sufficiente. Una risposta più efficace spiega come verrà realizzato l’impegno, chi ne sarà responsabile e come verranno misurati i progressi. Deve inoltre essere realistica. Promettere più apprendistati o ore di formazione di quante il progetto possa effettivamente sostenere crea un rischio di mancata realizzazione dopo l’aggiudicazione.
Questo è anche un buon motivo per rivedere il vostro più ampio processo di partecipazione alle gare nel settore delle costruzioni. Gli impegni a beneficio della comunità dovrebbero essere valutati insieme all’ambito dei lavori, al programma, al fabbisogno di manodopera e alla strategia per i subappaltatori, anziché essere trattati come una sezione separata del testo dell’offerta.
Integrare gli impegni nel piano di progetto
Una volta aggiudicato il contratto, gli impegni dovrebbero essere trasformati in attività concrete. Iniziate con un semplice registro che riporti ogni impegno, la relativa fonte nel bando o nel contratto, la persona responsabile, il periodo previsto per la realizzazione e la documentazione che verrà conservata.
Ad esempio, un piano di progetto potrebbe includere azioni distinte per:
- Pubblicizzare le posizioni attraverso canali locali appropriati
- Individuare i ruoli più adatti a nuovi ingressi o apprendisti
- Concordare le attività formative con il team di progetto e i fornitori pertinenti
- Monitorare le ore lavorate in base a lavoratore, ruolo, cantiere e data
- Verificare che i subappaltatori siano in grado di realizzare gli impegni loro assegnati
- Preparare aggiornamenti periodici sull’avanzamento per il cliente
Il responsabile di progetto, il team commerciale, la gestione del cantiere e il personale amministrativo o addetto alle paghe potrebbero detenere ciascuno una parte delle informazioni necessarie per la rendicontazione. Assegnare le responsabilità fin dall’inizio riduce il rischio che i dati rimangano distribuiti tra e-mail, registri delle ore, fogli di calcolo e report dei subappaltatori.
Il piano dovrebbe inoltre riflettere il programma effettivo dei lavori. Le attività di reclutamento e formazione devono svolgersi quando in cantiere sono disponibili attività idonee, supervisione e capacità operativa. Se un impegno dipende da un subappaltatore, rendete evidente tale dipendenza prima dell’avvio dei lavori e confermate in che modo il subappaltatore fornirà la documentazione di supporto.
Registrare l’occupazione locale, la formazione e le ore lavorate
La documentazione dovrebbe essere raccolta man mano che i lavori vengono eseguiti, non ricostruita alla fine del progetto. Il sistema più adatto dipenderà dal contratto, ma i documenti utili possono includere registri delle ore approvati, informazioni su ruolo e località, presenze ai corsi di formazione, documentazione relativa agli apprendistati, attività di reclutamento e rendicontazioni dei subappaltatori.
Per le ore lavorate, definite le informazioni da raccogliere prima dell’inizio dei lavori. Potrebbero includere nome o identificativo del lavoratore, data, progetto, ruolo, ore lavorate e i dati necessari a stabilire se l’attività soddisfa la definizione pertinente di occupazione locale o beneficio per la comunità prevista dal contratto. Non raccogliete né comunicate più dati personali di quanti siano necessari per lo scopo dichiarato.
La registrazione coerente delle ore è particolarmente importante quando gli impegni vengono misurati nell’arco dell’intero progetto. Un processo di rilevazione delle ore può aiutare i responsabili a confrontare le ore pianificate con quelle effettive, individuare tempestivamente eventuali scostamenti e predisporre una chiara traccia di verifica. Può inoltre ridurre la necessità di affidarsi alla memoria o di combinare manualmente i dati provenienti da team diversi. Per informazioni utili alla scelta dell’approccio più adatto, consultate Come funzionano le app per il monitoraggio della posizione del personale?, tenendo conto dei requisiti in materia di privacy e delle condizioni contrattuali del progetto.
Anche la documentazione della formazione dovrebbe essere altrettanto specifica. Conservate la data, l’attività, i partecipanti, il fornitore o la persona responsabile e una breve descrizione di quanto è stato svolto. Per gli apprendistati o i ruoli destinati ai nuovi ingressi, conservate le informazioni necessarie a dimostrare che l’opportunità è stata creata e supportata, senza presentare un’intenzione come un risultato già conseguito.
Anche i dati relativi a costi e manodopera possono trarre vantaggio da una struttura di progetto comune. Utilizzare i codici di costo nella contabilità edile spiega come una codifica coerente possa rendere più semplice l’analisi delle informazioni di progetto. Un principio simile può essere utile anche in questo caso: concordate etichette coerenti per progetti, attività, categorie di lavoratori e periodi di rendicontazione prima della scadenza del primo report.
Esaminare le responsabilità dei subappaltatori prima dell’avvio dei lavori
Gli appaltatori principali non dovrebbero presumere che un impegno a beneficio della comunità venga meno nel momento in cui i lavori vengono affidati in subappalto. Se ci si aspetta che un subappaltatore metta a disposizione ruoli locali, attività formative o ore lavorate, tali aspettative dovrebbero essere chiaramente indicate nei documenti di subappalto e nelle istruzioni di progetto.
Concordate cosa dovrà realizzare il subappaltatore, quando dovranno essere fornite le informazioni e quale documentazione sarà accettata. Stabilite inoltre chi verificherà i dati e come verranno gestiti e segnalati gli impegni non rispettati. Un subappaltatore potrebbe disporre di buoni registri di cantiere, ma non avere un processo per identificare i risultati in termini di occupazione locale o formazione nel formato richiesto dal contratto pubblico.
Si tratta di un’estensione pratica di una buona gestione degli accordi con i subappaltatori. L’obiettivo non è aggiungere burocrazia fine a sé stessa, ma fare in modo che gli impegni assunti nell’offerta principale possano essere tracciati lungo la catena di fornitura e supportati da una documentazione adeguata.
Una checklist pratica per prepararsi
Prima di partecipare a una gara per un contratto pubblico di valore pari o superiore a 5 milioni di sterline, gli appaltatori dovrebbero:
- Verificare come il bando definisce e valuta i benefici per la comunità.
- Individuare gli impegni richiesti in materia di occupazione locale, competenze, formazione e ore lavorate.
- Verificare ogni impegno proposto rispetto al programma, al piano della manodopera e alla supervisione disponibile.
- Assegnare un responsabile per la realizzazione e la rendicontazione.
- Stabilire un processo coerente per la raccolta dei registri delle ore e della documentazione relativa alla formazione.
- Confermare le responsabilità dei subappaltatori e le date per la rendicontazione.
- Esaminare regolarmente i progressi invece di aspettare il report finale del contratto.
L’annuncio del Governo segnala una maggiore attenzione ai benefici per la comunità nell’ambito di questi contratti pubblici, ma sono il bando e il contratto a stabilire cosa la vostra azienda debba effettivamente fare. Gli appaltatori che collegheranno le promesse contenute nell’offerta al programma dei lavori, alla catena di fornitura e a registri di progetto affidabili saranno meglio posizionati per realizzare quanto proposto e illustrare i risultati ottenuti.