Come utilizzare il metodo del percorso critico nei progetti edili

Perché utilizzare il metodo del percorso critico?

Nella maggior parte dei settori è necessario pianificare le attività per mantenere tutto in ordine, e questo vale soprattutto nell’edilizia. Senza un piano adeguato, anche i progetti più semplici possono fallire (e nessun project manager vuole un fallimento sul proprio curriculum). Fortunatamente, esiste un sistema consolidato che molti project manager di successo utilizzano per assicurarsi che i loro progetti edilizi procedano senza intoppi.

Questo sistema si chiama metodo del percorso critico (CPM, Critical Path Method), anche se alcuni lo definiscono analisi del percorso critico (CPA, Critical Path Analysis) o pianificazione del percorso critico.

Che lo si consideri un metodo o un’analisi, si tratta essenzialmente di un diffuso strumento di gestione del tempo, apprezzato per la sua semplicità e la sua efficacia.

Il CPM può essere utilizzato insieme alla tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT, Program Evaluation & Review Technique). Insieme, i due strumenti ricordano una sorta di lista di cose da fare: il CPM definisce la durata del progetto, mentre il PERT funge da diagramma reticolare. A ogni attività vengono assegnate una data di inizio e una di fine, oltre a una data per la milestone, che viene monitorata lungo il percorso critico fino al completamento del progetto.

Il metodo del percorso critico genera una rappresentazione visiva del progetto e stima il tempo e le risorse necessari per completare ogni attività. Identifica inoltre le azioni importanti da svolgere affinché il progetto venga completato nei tempi previsti.

In poche parole, è un processo utilizzato per pianificare l’insieme delle attività di un progetto e monitorarlo in modo efficace.

Come si applica il CPM all’edilizia

Il CPM è uno strumento molto diffuso e utilizzato nel settore edile, nonché la tecnica di riferimento per i responsabili della pianificazione dei progetti. È apprezzato perché consente di calcolare il tempo necessario per completare le attività e di organizzare gli orari di inizio e fine di determinate operazioni.

Suddividere un progetto in attività operative, rappresentarle in un diagramma di flusso, calcolare la durata di ciascuna attività e quella complessiva del progetto: sono tutti elementi dell’approccio CPM alla pianificazione e risultano indispensabili per l’esecuzione del progetto. Non c’è da stupirsi se la letteratura tecnica sull’edilizia e i responsabili più esperti indicano il metodo del percorso critico come la soluzione migliore per organizzare i progetti.

Nel corso degli anni il CPM è stato utilizzato attraverso rappresentazioni grafiche, per poi evolversi in programmi e software informatici. Oggi il software CPM è facilmente disponibile e può strutturare i progetti in modo efficiente attraverso algoritmi dedicati, rendendone più semplice l’adozione da parte delle imprese edili.

Un diagramma CPM crea una rappresentazione visiva di tutte le diverse attività e delle relazioni che le collegano. Può assumere la forma di diagrammi composti da cerchi e frecce codificati, che rappresentano aspetti fondamentali del progetto, come attività e date: questa complessa rete è ciò che molti chiamano rete di progetto.

Come si può immaginare, il metodo del percorso critico è letteralmente uno strumento fondamentale da utilizzare nel settore edile.

Analizziamolo nel dettaglio

Per costruire un modello di progetto CPM, ai project manager e ai responsabili di cantiere servono alcune informazioni fondamentali. Vediamo di cosa si tratta:

• È necessario disporre di un elenco delle attività per sfruttare appieno il CPM. Il project manager deve conoscere tutte le attività necessarie a completare un progetto. Anche se il processo può cambiare, è comunque importante elencare le attività fondamentali. Uno dei principali vantaggi del metodo CPM è la sua flessibilità e la possibilità di apportare modifiche. Un modo per raccogliere queste attività consiste nel far collaborare il project manager con i membri del team. Spesso i responsabili delineano tutte le azioni da compiere e il momento in cui devono essere eseguite utilizzando una struttura di scomposizione del lavoro.
• La Work-Breakdown Structure, ovvero la struttura di scomposizione del lavoro, è la spina dorsale del metodo CPM. Permette di suddividere grandi responsabilità in attività più piccole e facilmente gestibili. Queste attività vengono poi ordinate gerarchicamente, iniziando da quella che deve essere completata per prima. Questa priorità impedisce ai membri del team di concentrarsi su attività ancora lontane nel tempo e che non richiedono attenzione immediata. Come si può notare, ciò può accelerare il completamento del progetto, perché le attività vengono portate a termine secondo un ordine preciso.
• È necessario conoscere la durata di ciascuna attività, affinché il project manager possa determinare la pianificazione complessiva del progetto. Se le durate non fossero indicate, sarebbe impossibile sapere quanto tempo occorrerebbe per completare il progetto. I responsabili e i capi cantiere possono utilizzare il PERT per ottenere una stima accurata della durata complessiva di ciascuna attività. Come si può vedere, usare il CPM insieme al PERT può contribuire in modo significativo al successo del progetto.
• I project manager o i capi cantiere devono considerare le diverse dipendenze tra le attività. Alcuni compiti devono essere completati prima che possano iniziare altre attività, perché altrimenti queste ultime non potrebbero essere avviate. Si tratta di dipendenze che devono essere prese in considerazione durante la pianificazione del progetto. In caso contrario, qualcuno potrebbe cercare di iniziare un’attività prima del momento opportuno, con conseguenze negative sul risultato finale. In definitiva, questo rappresenta una salvaguardia per prevenire ritardi e fallimenti.
• Il project manager deve conoscere milestone e deliverable, perché da essi dipendono diversi fattori. Deve sapere quando il progetto dovrebbe concludersi e quale dovrà essere il risultato finale, così da determinare quando un’attività o un lavoro è completato. Inoltre, poiché molti subappaltatori vengono pagati sulla base dei deliverable, è fondamentale comprendere in cosa consisterà esattamente ciascun risultato. Tenendo presenti questi fattori, i responsabili possono utilizzare efficacemente il metodo del percorso critico per pianificare i propri progetti. Per usare il sistema servono soltanto la volontà di organizzarsi e la capacità di osservare il quadro generale prima di entrare nei dettagli operativi. È importante ricordare che lungo il percorso possono verificarsi dei cambiamenti, ma prima di iniziare è fondamentale disporre di basi solide.

Non lasciarti intimidire

Anche se a prima vista il metodo del percorso critico può sembrare complesso, in realtà è piuttosto semplice da comprendere e rappresenta un ottimo modo per far procedere i progetti senza intoppi.

È vero che alcuni piccoli progetti edili possono essere pianificati strada facendo, ma farlo con progetti più grandi porterebbe probabilmente al disastro, perché ci sono troppi elementi in movimento da monitorare. In questo caso, il CPM è il tuo migliore alleato.

I vantaggi dell’adozione del metodo del percorso critico

È accessibile:

Uno dei principali vantaggi del metodo del percorso critico è che è accessibile a tutti i membri del team. Poiché l’intero progetto è rappresentato in modo comprensibile, chiunque vi partecipi può vedere in che modo ogni attività influisce sulla durata complessiva. Se un’attività deve essere rimandata (per qualsiasi motivo), tutti sapranno come questo influirà sull’intero processo. Inoltre, poiché il sistema è così trasparente, c’è poco spazio per le ambiguità: nessun membro del team si chiederà perché una scadenza non è stata rispettata o chi sia responsabile di cosa. Per questo motivo, il vantaggio va oltre la gestione del progetto, aumentando anche la soddisfazione dei dipendenti e del team.

È suddiviso in parti gestibili:

Suddividere un processo complesso in attività più piccole e gestibili è uno dei modi più semplici ed efficaci per affrontare qualsiasi compito. Nel settore edile, i progetti possono comprendere molti elementi complessi e interconnessi che devono essere suddivisi e gestiti. Rappresentando le attività più piccole, il CPM riduce il senso di sopraffazione dei membri del team, perché i compiti di dimensioni ridotte sembrano più facilmente realizzabili rispetto a quelli più grandi. La suddivisione tramite CPM rende immediatamente visibili eventuali ritardi (critici e non), garantendo al contempo una gestione e un controllo più semplici.

È flessibile:

Data la natura in continua evoluzione dei progetti edili, è importante poter creare un piano modificabile quando necessario. Possono verificarsi numerosi imprevisti, quindi è fondamentale essere flessibili e adattarsi alle circostanze del momento. Il metodo del percorso critico semplifica questo processo, perché è progettato per consentire modifiche. Per aggiornarlo, il project manager dovrà monitorare e modificare costantemente il processo, così da garantirne l’efficacia complessiva.

Sei passaggi operativi per applicare il CPM

Passiamo ora alla pratica: ecco alcuni modi per trasformare la teoria in azione:

1. Identificare le attività

Inizia creando un elenco delle attività del progetto, che puoi ricavare dalla struttura di scomposizione del lavoro oppure dall’ambito e dalle specifiche del progetto. Successivamente aggiungerai la sequenza e la durata. Le attività vengono indicate con un nome, un sistema di codifica, una voce contabile o un altro identificativo e devono avere una durata oppure, nel caso delle milestone, una data obiettivo. È importante partire da qui per avere una visione completa di tutto ciò che deve essere realizzato.

Qui sono riportati alcuni esempi di attività e la loro durata prevista

2. Determinare la sequenza delle attività

Affinché il progetto proceda senza intoppi, è fondamentale determinare la sequenza delle attività da completare. Per creare e collegare l’elenco delle attività organizzato nella fase precedente, è necessaria una comprensione completa e approfondita della sequenza operativa. Per rappresentare correttamente i collegamenti nella pianificazione, il project manager o il responsabile di cantiere deve innanzitutto comprendere le operazioni collegate o correlate. Spesso gli appaltatori non riconoscono questi collegamenti, causando ritardi nel progetto e altri problemi.

3. Creare la rete

È in questa fase che si forma davvero la ragnatela. Il CPM riassume le attività descritte, mostrandone al contempo le interdipendenze; tutte le sequenze operative fondamentali devono essere coordinate e pianificate secondo una logica. L’unità di pianificazione principale dovrebbe basarsi sui giorni di calendario, evitando i giorni lavorativi nella pianificazione CPM, poiché sono più soggetti a generare confusione ed errori.

4. Stimare i tempi di completamento delle attività

A questo punto è importante che il project manager utilizzi la propria esperienza per determinare la durata di ciascuna attività. Una volta stabilito l’intervallo di tempo di ogni attività, sarà possibile avere un quadro chiaro della durata complessiva del progetto.

5. Identificare il percorso critico

Ecco il cuore del metodo. Analizziamolo nel dettaglio.

Il metodo del percorso critico è una componente essenziale del processo di pianificazione. Le attività inserite in questo percorso non possono essere posticipate senza influire sul resto del progetto.

Per identificare il percorso di un’attività, definiamo innanzitutto alcuni termini fondamentali:

• Inizio anticipato (ES, Early Start) → Il momento più anticipato in cui è possibile iniziare un’attività.
• Fine anticipata (EF, Early Finish) → Il momento più anticipato in cui è possibile terminare un’attività.
• Inizio ritardato (LS, Late Start) → Il momento più tardo in cui è possibile iniziare un’attività senza ritardare l’intero progetto.
• Fine ritardata (LF, Late Finish) → Il momento più tardo in cui è possibile terminare un’attività (e, in sostanza, entro il quale l’attività DEVE essere completata) senza ritardare l’intero progetto.

Vediamo ora, passo dopo passo, come utilizzare questi parametri per individuare il percorso critico.

Passaggio 1 – Passaggio in avanti

Utilizziamo questa tecnica per determinare la fine anticipata (EF) di ogni attività e valutare la durata complessiva del progetto.

Per calcolare l’EF, utilizziamo questa formula:

Fine anticipata (EF) = Inizio anticipato (ES) + Durata dell’attività

Nel diagramma qui sotto possiamo vedere la relazione tra EF ed ES. Le prime attività, A e B, iniziano al giorno 0. L’inizio anticipato delle attività successive, C e F, corrisponde alla fine anticipata di A e B.

«In altre parole, l’ES dell’attività C sarà 5, mentre l’ES dell’attività F sarà 4.»

L’inizio anticipato dell’attività C sarà al giorno 5, mentre l’ES dell’attività F sarà al giorno 4

È importante ricordare che, quando un’attività dipende da più predecessori, come l’attività D, che ha come predecessori C e B, è necessario scegliere il predecessore con la fine anticipata più alta.

In questo caso, si tratterebbe dell’attività D, con valore 10. Lo stesso vale per l’attività J, che dipende da tre predecessori: H, I e G. Pertanto, il valore EF corretto da scegliere sarebbe quello di H, pari a 25.

Passaggio 2 – Passaggio all’indietro

Utilizziamo questa tecnica per determinare l’inizio ritardato (LS) di ogni attività.

Per calcolare l’LS, utilizziamo questa formula:

Inizio ritardato (LS) = Fine ritardata (LF) – Durata dell’attività

Nel diagramma qui sotto dobbiamo procedere da destra verso sinistra. Si può vedere che la fine ritardata iniziale corrisponde in realtà alla durata complessiva del progetto (30), mentre la fine ritardata di tutte le altre attività del diagramma corrisponde all’inizio ritardato del predecessore di ciascuna attività.

Quando si applica il passaggio all’indietro, se un’attività ha più predecessori, il valore LF corrisponde al valore LS più basso tra quelli delle attività precedenti. Per esempio, l’attività E dipende dalle attività H e I, con un LS rispettivamente di 20 e 23. La LF dell’attività E sarà quindi 20.

Il passaggio all’indietro inizia dalla fine ritardata dell’attività J

Passaggio 3 – Calcolo del margine

Dopo aver valutato i parametri precedenti, possiamo utilizzare questa tecnica per calcolare il margine totale e il margine libero, fondamentali per determinare il percorso critico del nostro processo di pianificazione.

Margine totale

Il margine totale rappresenta il tempo di cui è possibile ritardare una singola attività senza ritardare l’intero progetto.

Per calcolare il margine totale, possiamo utilizzare una delle due formule seguenti:

Margine totale (TF) = Fine ritardata (LF) – Fine anticipata (EF)

Margine totale (TF) = Fine ritardata (LF) – Fine anticipata (EF)

Il risultato di entrambe le formule dovrebbe essere uguale. In caso contrario, sarà necessario rivedere i passaggi 1 e 2.

Margine libero

Il margine libero rappresenta il tempo di cui è possibile ritardare un’attività prima di ritardare una qualsiasi attività successiva. Per calcolare il margine libero, utilizziamo questa formula:

Margine libero (FF) = l’Inizio anticipato (ES) più basso del predecessore – l’EF dell’attività.

Qui possiamo vedere il margine totale e il margine libero di ogni attività, evidenziati in rosso

Passaggio 4 – Individuare il percorso critico

Il percorso critico di un progetto è la sequenza di attività che non può essere ritardata se si vuole completare il progetto nei tempi previsti. Il margine totale di tutte le attività del percorso critico deve essere pari a zero.

Nel diagramma qui sotto, le attività F, G e I hanno tutte un margine totale superiore a zero e pertanto non possono essere incluse nel percorso critico.

Qui possiamo vedere il percorso critico evidenziato in rosso

6. Aggiornare il diagramma CPM secondo necessità

È possibile modificare il percorso critico man mano che il progetto procede. Dopo aver inserito tutte le attività già completate, potrebbe essere possibile creare un nuovo percorso critico. Potrebbe emergere un percorso diverso e soluzioni alternative potrebbero accelerare il progetto o mantenerlo in linea con la pianificazione. In alcuni casi, potrebbe essere necessario integrare modifiche e attività aggiuntive che inizialmente non facevano parte del percorso critico.

In sintesi

In definitiva, il metodo del percorso critico è un sistema eccellente, utilizzato da molti project manager del settore edile per pianificare i propri progetti. Protegge da ritardi e imprevisti, lasciando al contempo spazio per le modifiche e gli aggiornamenti necessari. Sebbene il metodo possa sembrare complesso, può essere suddiviso in alcuni principi fondamentali che chiunque può seguire. In sostanza, è semplicemente uno strumento efficace e utile per la gestione del tempo, indispensabile per un’impresa edile che vuole prosperare.